Die Bearbeitung von Geschäftsprozessen erfordert in der Regel als ein Zusammenwirken verschiedener Personen und Organisationseinheiten. Hierbei muss zwischen den Beteiligten sowohl ein Informationsaustausch als auch eine Steuerung der Vorgänge organisiert werden.

Eine Organisation auf der Basis von Papier scheidet aus, da der zeitliche Durchlauf zu lang wird und – wenn überhaupt – eine Transparenz nur genau an einer Stelle im Unternehmen existiert. In einem Projekt sind neben den internen Stellen auch externe Personen oder Unternehmen beteiligt. So gibt es z. B. oftmals technische Büros, Architekten, Planungsabteilungen des Auftraggebers, Behörden, mit denen die Zusammenarbeit koordiniert werden muss.

Solche Aufgaben können nach dem Grad der Komplexität und den notwendigen Folgeaktivitäten unterschieden werden. In oxaion kennen wir sowohl fixe als auch variable Workflows, die projektspezifisch unterschiedlich beschrieben sein können.

Nachfolgend werden sowohl die innerhalb des Projektmanagements vordefinierten Workflows, die für einen bestimmten Geschäftsprozess notwendig sind, beschrieben als auch die variable Gestaltung von Tätigkeitsketten, mit denen individuell die Art der Tätigkeit, die Zeit und Verantwortlichkeit definiert wird. 

Insgesamt kann mit dem System die Qualität der Prozessausführung und die Durchlaufzeit für die Abarbeitung der Prozesse verbessert werden.

Freigabe Bestellvorschläge

Wird eine Baugruppe oder ein Einzelteil im Projekt freigegeben, so generiert oxaion einen Bestellvorschlag, der in den Arbeitsvorrat eines Einkäufers und Disponenten gelangt. Die Prüfung von Bestellvorschlägen kann von mehreren Personen durchgeführt werden. Termin und Menge werden von der Disposition überprüft und das Ergebnis dem Einkauf mitgeteilt. Dieser kann die Lieferanten- und Preissituation beurteilen und anschließend den Vorschlag zur Bestellung freigeben.

Die Folgeaktivitäten werden im Einkauf gestartet, Wareneingang und Rechnungsprüfung sorgen für Informationen im Projekt. Weitere Einzelheiten sind im Abschnitt Beschaffungsprozess beschrieben oder stehen in den Verfahrenshandbüchern der Einkaufsabwicklung (EKS) zur Verfügung.

Freigabe Fertigungsvorschläge

Ähnlich wie bei der Freigabe der Bestellvorschläge werden bei Produktionsteilen Fertigungsvorschläge in den Arbeitsvorrat eines Disponenten gestellt. Wesentliche Statusänderungen werden im Projekt für Projektleiter dokumentiert. Abweichungen vom Plan (Termin, Menge, Kosten) werden im Projekt dokumentiert und können die Änderungsfreigabe durch eine autorisierte Person erfordern.

Änderungen zum Projektstatus

Ein Projekt durchläuft in der Regel eine Reihe von Phasen. Über die Definition von Statuswerten kann im Projekt die generelle Bearbeitungssituation dokumentiert werden. Solche Statuswerte könnten sein:

• Anfrage eingetroffen
• Anfrage in Bearbeitung
• Angebot verschickt
• Auftrag eingetroffen
• ...

Nähere Informationen sind der Dokumentation zur Projektstatusverwaltung zu entnehmen.

Der Workflow zum Anwenderstatus ermöglicht nun die gezielte Information an einen gewünschten Personenkreis, der seinerseits nun Folgeaktivitäten vornimmt. Es kann aber auch im Sinne der Dokumentation zum Abspeichern von Projektdaten führen.

Bei entsprechenden Änderungen innerhalb eines Projekts werden die so definierten Maßnahmen aktiv.

Das Setzen eines Anwenderstatus kann

• in einer Historiendatei protokolliert werden
• von anderen Anwenderstatuswerten abhängig sein
• eine Mail an verschiedene Sachbearbeiter auslösen

Variabler mehrstufiger Workflow (ToDo-Liste)

Oftmals kann der genaue Ablauf von Folge-Aktivitäten erst mit dem konkreten Projekt beschrieben werden. In oxaion besteht die Möglichkeit auf Kopiervorlagen zuzugreifen, diese einzukopieren und gezielt die Vorgangssteuerung für das Projekt zu beschreiben.

Die in der Kopiervorlage hinterlegten Termine für den geplanten Start und das geplante Ende werden automatisch umgerechnet.

Beispiel:

Aufgabe1: Auftragskalkulation durchführen von 01.01.2015 bis 15.01.2015

Wird die Kopiervorlage am 13.03.2015 in das Projekt übernommen, so wird die Umrechnung zu folgendem Ergebnis führen:

Aufgabe1: Auftragskalkulation durchführen von 13.03.2015 bis 27.03.2015

Der Workflow kann für die verschiedenen Bereiche vordefiniert werden, lässt eine individuelle Ablaufsteuerung zu und ist im Rahmen der Dialogverarbeitung jederzeit kontrollier- und nachvollziehbar.

Mit dem Workflow werden eine rasche Bearbeitung und größtmögliche Transparenz der weiteren Arbeitsschritte zu einem Vorgang ermöglicht.

Die Funktionalitäten im Einzelnen:

• Es kann als Arbeitsgrundlage auf Kopiervorlagen zugegriffen werden
• Es können Arbeitsfolgen mit der Kurzbeschreibung von Tätigkeiten hinterlegt werden
• Das System zeigt dem Benutzer beim Aufruf des Projekts dass ein Workflow existiert. Es wird der Knoten "Workflow" im Projektexplorer ausgegeben
• Ein Benutzer wird bei der Anmeldung in oxaion automatisch (in den Favoriten muss das Programm auf "Autostart" gesetzt sein) auf anstehende Aufgaben eines Workflows aufmerksam gemacht. Die Einzelheiten der Aufgaben lassen sich komfortabel ermitteln, ohne dass das Projekt bekannt sein muss
• Der Workflow kann in der Gantt-Anzeige (wenn die Termine geplantes Start- und Enddatum gepflegt wurden) bearbeitet werden
• Der Workflow kann gemeinsam mit den Projektpositionen als Gantt-Anzeige grafisch dargestellt werden

Wurde eine Aufgabe durch den Benutzer bearbeitet, so setzt er deren Status auf "erledigt" und die Folgeaufgabe kann (optional) automatisch den Status "eröffnet" bekommen (Ausnahme ist die letzte Arbeitsfolge).

Die Art der Nummernvergabe je Workflow-Art wird über die Tabelle FRDWFA definiert. Ein Beispiel für eine Untergliederung der Workflow-Aufgaben für ein Projekt ist nachfolgend aufgeführt. Auch können ausführliche Texte jeder Aufgabe hinzugefügt werden.

Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Aufgaben und Workflows".

Workflow mit Leitstand Personal/Ressourcen verbinden

Der Workflow zur Beschreibung von komplexen Arbeitsaufgaben im Projekt kann sowohl für Abteilungen als auch für Einzelpersonen genutzt werden. Einige der Aufgaben haben einen kurzfristigen Charakter wie "Abstimmung Aufstellungsplan mit Auftraggeber". Andere Aufgaben hingegen gehen über einen längeren Zeitraum und müssen für verschiedene Personen geplant werden.

Im Projekt kann z.B. eine Dienstleistungsposition "Konstruieren" pauschal mit einer Anzahl Stunden eingetragen werden. Möchte nun der Konstruktionsleiter von hier aus die Struktur und die Aufgabenverteilung vornehmen, so kann er eine komplexe Aufgabe in Teilaufgaben unterteilen und bereits Einzelpersonen dafür vorsehen. Es ist aber auch möglich einzelne Aufgaben zuerst auf eine Planungshilfe vorzunehmen, die dann im Leitstand Personal/Ressourcen verteilt werden. Über das Kontextmenü im Workflow kann die Übernahme in den Leitstand Personal/Ressourcen erfolgen.

Den Benutzern stehen verschiedene Planungsebenen zur Verfügung:

• Stufe 1: Kosten und Ausführungsplanung (Terminrahmen) auf der Ebene Projektposition Dienstleistung
• Stufe 2: Detaillierte Aufgabenplanung zur Projektposition
• Stufe 3: Übernahme der Aufgabenplanung in den Leitstand Personal/Ressourcen mit der Zuordnung der Detailaufgaben auf Einzelressourcen

Die 3-stufige Planung sollte immer von oben nach unten erfolgen!

Projektposition(en) Stufe 1 Terminrahmen
|-------------------------------|

Workflowposition(en) Stufe 2 Einzelaufgaben
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|---------|
|-------------|

Personaleinsatzplanung Stufe 3 Mitarbeiterzuordnung
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Mögliche Vorgehensweise

Ein Projekt wird angelegt. Zu diesem Projekt wird ein Übersichtsworkflow einkopiert, der die wichtigsten Meilensteine beinhaltet.

Die zu entwickelnden Baugruppen werden als Materialposition und als Dienstleistungsposition angelegt. Für jede aufwändige Dienstleistungsposition wird nach einer geeigneten Kopiervorlage Workflow gesucht.

• Der Workflow wird mit Bezug zur Projektposition einkopiert, die oberste Ebene des Workflows muss vorgegeben werden und darf noch nicht belegt sein
• Hinsichtlich Struktur/Aufwand/Termine kann nun jede Workflowposition überarbeitet werden
• In der grafischen Workflowanzeige kann im Verhältnis zum Gesamtprojekt ebenfalls eine Überprüfung vorgenommen werden
• Leitstand Personal/Ressourcen mit Personaleinsatzdaten versorgen

Die Rückmeldung der Ist-Stunden kann über die Verwaltung der Tagesberichte bis auf die Ebene der Workflowposition erfolgen. Damit erhält der Planer für zukünftige Projekte Erfahrungswerte und kann diese auch im Leitstand Personal/Ressourcen einem Soll-/Ist-Vergleich unterziehen.

Im Laufe der Zeit werden Erfahrungswerte zu einer guten Sammlung von Kopiervorlagen führen, die dann pro Dienstleistungsposition eingefügt werden können.

Umgang mit Änderungen

Manuelle Terminänderungen können in der Dienstleistungsposition im Verwaltungsprogramm vorgenommen werden. Bei Terminänderungen muss der Benutzer immer von "oben nach unten" arbeiten.
Aber:

• Sie dürfen nicht gegen den Terminrahmen des Projektkopfes verstoßen
• Sie ändern nicht die Datensätze im Workflow. Ist eine Workflowposition der Projektposition zugeordnet, so wird eine Hinweismeldung zur Prüfung der Einträge im Workflow ausgegeben, da es mögliche Terminkonflikte geben könnte.

Änderungen in der Workflowposition – egal ob Aufwand oder Termine – verändern die Einträge im Leitstand Personal/Ressource nicht automatisch. Hier muss der Benutzer gezielt Aufwände oder Termine im Leitstand korrigieren. Über die Auskunftsprogramme erhält der Planer eine Unterstützung.

Globale Terminänderungen

Globale Transaktion "Umterminieren" über Kontextmenü Dienstleistungsposition:

Mit dieser globalen Transaktion erfolgt ein Umterminieren der Dienstleistungsposition mit den darunterliegenden Ebenen Workflow und Leitstand Personal/Ressourcen

Globale Transaktion "Umterminieren" einer Workflowposition:

Mit dieser globalen Transaktion erfolgt das Umterminieren einer Workflowposition mit der darunterliegenden Ebene Leitstand Personal/Ressourcen