Damit das Dokumentenmanagementsystem (oxaion DMS) über die Jahre einwandfrei funktioniert, ist eine laufende Betreuung notwendig. Dazu gehört ein regelmäßiger Aufruf von Integritätsprüfungen und ein Blick in die Mailbox, ob Fehler beim Druck, die ein automatisches Archivieren eines Belegs verhindern, aufgetreten sind. Dies ist Aufgabe des System-Administrators oder auch Anwendungsmanagers genannt.

Regelmäßige Integritätsprüfungen

Wir empfehlen die Durchführung der Integritätsprüfungen einmal wöchentlich. Dazu ist im Programm "Jobs planen" ein Eintrag zu hinterlegen. Dieser könnte z. B. so aussehen:

Im Feld DUEXDF stehen die Mandanten, in denen das DMS-System aktiv ist. Diese sind blanksepariert zu übergeben. DU112K bedeutet, dass ein Echtlauf durchgeführt wird und kein Prüflauf. DU101K bis DU107K sind die Schalter für die einzelnen Prüfungen. Diese sollten natürlich alle durchlaufen werden. Über dass Kontextmenü "Parameter verwalten" können diese Werte auch im Dialog des Programm zu Integritätsprüfungen verwaltet werden.
Der Zeitpunkt, wann dieser Test durchgeführt wird, sollte so gewählt werden, dass oxaion „aktiv" ist und so wenig wie möglich Anwender aktiv sind. Während der Integritätstest läuft, ist kein Arbeiten in dem jeweiligen Mandanten möglich. Dies wird über eine Funktionssperre sichergestellt.
Die Protokolle, die entstehen, müssen kontrolliert werden. Nicht jeder Fehler kann und darf automatisch korrigiert werden. Prüfsummenfehler und sämtliche Fehler mit archivierten Dokumenten erfordern einen manuellen Eingriff des Administrators. Jeder Echtlauf wird festgehalten. Aus der Auflistung der Integritätsläufe kann in das archivierte Protokoll verzweigt werden.
 

Mailbox

Zum Anwendungsmanagement an sich gehört sowieso heute bereits ein regelmäßiger Blick in die Mailbox von oxaion. Im Zuge der Nutzung von oxaion DMS ist dieser Blick besonders wichtig. Fehler beim Druck oder beim automatischen Archivieren von Belegen werden in der Mailbox protokolliert. Klar ist, dass nur dann alle Belege ordnungsgemäß archiviert worden sind, wenn in der Mailbox kein Fehler gefunden werden kann. Eine Empfehlung, wie oft die Mailbox kontrolliert werden sollte, kann nicht gegeben werden. Das obliegt dem Kunden und seiner internen Organisation der administrativen Prozesse.