oxaion DMS bietet neben den Grundfunktionalitäten aus Dokumentenablage im Dokumente-Knoten und Dokumentenablage - weitere Funktionen, noch die Möglichkeiten Dokumente zu archivieren und zu versionieren. Diese beiden Zusatzfunktionen werden im Nachfolgenden beschrieben.

Versionierung

Bestandteil von oxaion DMS ist die Versionierung von Dokumenten. Damit ist es möglich, die unterschiedlichen Stände eines Dokuments im Nachhinein nachvollziehen und vergleichen zu können. 
Ob ein Dokument versioniert ist, ist u. a. an den blauen Fußspuren des Dokuments  zu erkennen. In den Eigenschaften eines Dokuments können weitere Details zur Versionierung angezeigt werden. Hier wird z. B. angezeigt, wann und von wem die Versionierung gestartet wurde und wie viele Versionen das Dokument besitzt.

Über das Kontextmenü können die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments angezeigt und ausgewählt werden. Zudem werden der Erfasser und das Datum der Versionierung aufgelistet. 

Versionierte Dokumente können im Nachhinein auch archiviert werden. Allerdings sind sie anschließend nicht mehr änderbar und es wird nur der letzte Stand archiviert.

Je nachdem in welchem Programm die Dokumente verwendet werden, kann das versionierte Dokument per Workflow versendet oder ein Historieneintrag erstellt werden.
Eine neue Version wird erst erstellt, wenn das Dokument auf den Server gespeichert wird, nicht bei jeder Speicherung in der Anwendung.

Archivierung

Alle archivierten Dokumente, unabhängig davon, ob sie automatische beim Druck oder manuell ins Archivsystem gekommen sind, werden durch ein gelbes Schloss als archiviert gekennzeichnet.
Sobald ein Dokument archiviert wurde, kann das Dokument nicht mehr geändert, gelöscht oder versioniert, aber durchaus noch im Dokumente-Knoten verschoben werden.
Weiterhin lässt sich dieses Dokument, je nachdem in welchem Programm es abgelegt wurde, als Workflow oder per E-Mail versenden oder als Anlage zum Druck definieren. Im Nachhinein kann für dieses Dokument auch noch ein Historiensatz angelegt werden.
Im Eigenschafts-Dialog können trotz Archivierung die Berechtigung für das archivierte Dokument geregelt und Stichworte zum besseren Auffinden hinterlegt werden. Außerdem finden sich weitere Details zur Archivierung (Datum der Archivierung und der Sachbearbeiter, welcher die Archivierung gestartet hat).
Archivierte Dokumente können innerhalb der Dokumente verschoben werden. Werden sie kopiert, gilt das kopierte Dokument als nicht archiviert und muss explizit archiviert werden, wenn es im Archiv vorhanden sein soll.
Werden einzelne Ordner in der Struktur archiviert, vererbt sich die Archivierung auf alle Unterdokumente und -ordner. Werden neue Dokumente in den Ordner eingestellt, werden diese automatisch ebenfalls als archiviert gekennzeichnet.
 

Automatische Archivierung

Alle Belege, welche mit oxaion Print gedruckt werden, können mit oxaion DMS archiviert werden.
Um diese Belege grundsätzlich archivieren zu können, kann in den Vorlaufeinstellungen aus Jobsteuerungsparameter (MN50110) festgelegt werden, ob als Voreinstellung die Archivierung des Belegs vorgesehen ist. Ob die Archivierung für einen Beleg eingeschaltet ist, kann beim Druck in den Abrufparametern im Feld "Ausgabe archivieren" erkannt werden.

Um auch bei automatisch archivierten Dokumenten eine Struktur im Dokumenten-Knoten zu etablieren, kann, wie in Jobabläufe (OP20010) beschrieben, ein Ablagepfad hinterlegt werden. Über das Programm „Defaultstruktur Dokumente" können für diese Ordner Berechtigungsobjekte vergeben werden, welche eine dezidierte Berechtigungsvergabe ermöglichen. Auch der Eigner kann hier vorgegeben werden. Wird dort kein Eigner vorgegeben, so wird der aktuelle Sachbearbeiter, der druckt, als Eigner eingestellt.
Existiert im Programm „Defaultstruktur Dokumente" nur der Datensatz für den Wurzelordner, so wird dessen Berechtigungsobjekt auf alle neu angelegten Ordner übernommen. Existieren Sätze für Unterordner, so werden diese Berechtigungsobjekte übernommen. Damit ist eine fein granulierte Berechtigungsvergabe möglich, aber nicht notwendig, so dass alle Anwendungsfälle abgedeckt sind.
Die Dokumente erhalten immer das Berechtigungsobjekt vom übergeordneten Ordner, in dem sie liegen.

Beispiel einer solchen Ordnerstruktur im Geschäftspartner.:
 

Manuelle Archivierung

Neben der automatischen Archivierung beim Druck von Belegen, gibt es die Möglichkeit alle Unterlagen, welche sich in den Dokumenten befinden manuell zu archivieren.
Hierbei kann es sich z. B. um E-Mails, Word-Dokumente oder Excel-Dokumente handeln, welche per Drag & Drop in den Dokumenten abgelegt wurden.

Dokumente

Alle Unterlagen, welche als Dokument vorhanden sind, können archiviert werden. Sobald sie über das Kontextmenü in oxaion gespeichert sind, lassen sie sich ebenfalls über das Kontextmenü archivieren.
Wurde ein Dokument manuell archiviert, wird das Dateisymbol ebenfalls mit einem gelben Schloss angezeigt.

Druckausgaben

Mit oxaion DMS lässt sich auch jede Druckausgabe archivieren. Um diese zu archivieren, muss über das Kontextmenü der Druckausgaben die Funktion „Archivieren" aufgerufen werden.

Im sich anschließend öffnenden Fenster muss ein Dokumentenname vergeben werden. Zudem können der Druckausgabe wahlfreie Stichworte zugeordnet werden, welche bei der freien Suche berücksichtigt werden. Der Dokumententyp bestimmt, in welchen Dokumente-Knoten (Explorer) der Druck eingeordnet werden soll. Weitere Indexfelder werden dynamisch eingeblendet.
Die Druckausgabe kann danach, wie jedes andere archivierte Dokument auch, über die Auskunft Archivierung oder über den Dokumente-Knoten aufgefunden werden.

Dokument archivieren

Beispiel einer manuellen Eingangsrechnung mit Angabe von Indexfeldern. Indexfelder hängen vom Dokumententyp ab und dienen der späteren Auffindung von Dokumenten. Je höher der Aufwand bei der Anlage des Archivdokuments und der Pflege der Indexfelder, desto besser ist die Qualität des Archivs.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist von Archiv-Dokumenten lässt sich am Dokumententyp der Tabelle FRDDTY festlegen. Dort kann man eine Aufbewahrungsfrist der Tabelle FRD905 zuordnen. Wurde keine explizite Zuordnung getroffen, so wird das Dokument zwar verschoben, aber in einen Bereich mit unendlicher Aufbewahrungsfrist.

Auskunft Archivierung

Gleichzeitig zu dem Kennzeichen in den Dokumenten werden die archivierten Dokumente im Programm „Auskunft Archivierung" aufgelistet.
Dort besteht die Möglichkeit nach den Belegen zu suchen. Neben den Feldern auf der Maske, lassen sich die Dokumente auch nach dem Dokumenteninhalt durchsuchen. Diese "Freie Suche" basiert auf oxaion Search und durchsucht neben den Belegdaten auch die Stichworte und die archivierten Dokumente.

Aus der „Archiv-Auskunft" kann in die entsprechenden Anwendungen gesprungen oder in den entsprechenden Verwaltungsprogrammen per Senden An in die „Auskunft Archiv" verzweigt werden.

Export ins Dateisystem

Archivierte Dokumente können in ein PC-Verzeichnis exportiert werden. Im Auskunftsprogramm der Archivierung kann eine Selektion vorgenommen werden um alle der Selektion entsprechenden Archivdokumente zu exportieren. Damit wird das oxaion DMS u. a. der Forderung zur GDPdU gerecht.

Hierbei muss ein leeres PC-Verzeichnis angegeben werden. Will man mehrmals Dokumente ausgeben, so empfiehlt sich, die Verzeichnisse sprechend am gleichen Ort zu wählen.

Ein Überblick über die ausgegebenen Dateien liefert eine csv-Datei, die folgenden Aufbau hat:

Senden An Archivierung

Wurde die Senden An-Funktionalität eingerichtet, kann direkt aus z. B. der Auftragsverwaltung des Verkaufs (VK20090) direkt in das Auskunftssystem Archivierung verzweigt werden.

Einrichtung der Senden An-Verwaltung

Diese Senden An-Funktionalität kann nicht nur für den Verkauf definiert werden, sondern für alle Felder, die archiviert werden und eine Klasse besitzen. Soll die Funktionalität z. B. zusätzlich für den Einkauf definiert werden, kann als weitere Klasse noch LINR (Lieferantennummer) aufgenommen werden.

Wurde der Beleg nur einmal archiviert (keine doppelten Originale und keine Kopie), wird bei der Verzweigung ins Archiv der Beleg direkt geöffnet. Gibt es mehrere Auswahlmöglichkeiten wird im Archiv eine Liste aller zugehörigen, archivierter Belege angezeigt.

Archiv-Vollständigkeitsprotokoll  (AR40300)

Aufgrund der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung müssen einige Belegnummern (z. B. Rechnungsnummern) lückenlos aufsteigend durchnummeriert werden. Um zu prüfen, ob diese Belege korrekt archiviert wurden, kann ein Archiv-Vollständigkeitsprotokoll gedruckt werden. Dieses Protokoll listet alle fehlenden Belegnummern, sowie deren Vorgänger und Nachfolger auf.