Im Leistungsumfang wird beschrieben, welchen Beitrag EDI zum Unternehmenserfolg beitragen kann und wie EDI mit den anderen oxaion-Modulen zusammen arbeitet. Außerdem welche Belegarten sich übermitteln lassen und wie der Ablauf ist.

Vorteile des Datenaustausches mit EDI

Der Einsatz von EDI bringt für ein Unternehmen unterschiedliche Vorteile. Es werden Medienbrüche bei dem Datenaustausch vermieden. Das wiederholte Erfassen und die Ausgabe von Drucken entfallen. Im besten Fall müssen die Daten nur ein einziges Mal erfasst werden. Sie werden dann zum EDI Partner übertragen und eingelesen. Dies hat einen Geschwindigkeitsvorteil gegenüber papierbasierten Übertragung. Sehr leicht können automatische Rückantworten erzeugt werden. Weiterhin sinkt die Fehleranfälligkeit, da bei erneuten Datenerfassungen sehr leicht Fehler entstehen können. EDI ermöglicht also einen fehlerfreieren Datenaustausch, erhöht die Geschwindigkeit und verringert den Arbeitsaufwand.

Das oxaion EDI-Modul „KIS" ermöglicht den Datenaustausch zwischen Fremdsystemen mit dem Unternehmen. Dabei können mit Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungsdaten Einkaufsdaten übermittelt werden. Mit Aufträgen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungsdaten können Vertriebsdaten übermittelt werden. Darüber hinaus können auch Artikelstammdaten ausgetauscht werden. Das EDI-Modul übernimmt dabei die Konvertierung der Daten und gliedert die elektronischen Belege in den Geschäftsprozess ein.

Anwendung im Überblick

Wie im vorherigen Kapitel beschrieben, können sowohl Vertriebs-, wie auch Einkaufsprozesse abgebildet werden.

Innerhalb dieser Bereiche gibt es eingehende und ausgehende Prozesse. Unter einem eingehenden Prozess werden Nachrichten verstanden, die von einem Fremdsystem nach oxaion gesendet werden, unter einem ausgehenden, dass Daten von oxaion an das Fremdsystem geschickt werden. Die wichtigsten Nachrichten sind Aufträge/Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. In oxaion ist jeder Prozess, egal ob eingehend oder ob ausgehend in zwei Stufen unterteilt.

Eingehende EDI-Nachrichten werden zunächst von dem externen Konverter in die sogenannten Inhouse-Dateien gestellt. Diese sind die Ausgangsbasis für das Modul EDI-Kommunikation. Von dort werden die Daten in einem zweistufigen Verfahren in die oxaion Anwendung gebracht.
Im ersten Schritt werden die den EDI-Konventionen entsprechenden Daten in die oxaion Form umgesetzt. Weiter werden in diesem Schritt die Berechtigungen des Absenders der EDI-Nachrichten geprüft und diverse Existenzprüfungen durchgeführt. Als Ergebnis liegen die Daten als iSeries Datenbankdatei in einer für die oxaion Anwendung verständlichen Form, der sogenannten oxaion Schnittstelle, vor.

Im zweiten Schritt werden die Daten aus der oxaion Schnittstelle in die Anwendung gebracht. Dabei werden anwendungsspezifische Prüfungen durchgeführt und die Daten anhand der oxaion Stammdaten ergänzt. Zu den Prüfungen gehören Plausibilitäten (z.B. Lieferdatum für einen Auftrag muss in der Zukunft liegen) und sachliche Prüfungen (z.B. Preisprüfung, Kreditprüfung im Vertriebssystem). Als Beispiele für die Ergänzung nicht übertragener Daten seien z.B. Zahlungsbedingung und abweichende Lieferanschrift beim Auftragseingang genannt.
Der umgekehrte Weg mit entsprechender Vorgehensweise wird bei ausgehenden Nachrichten beschritten. Die versendungsfertigen Daten stehen danach in den zugehörigen Inhouse-Dateien, von wo sie durch den externen Konverter abgeholt und an die Kommunikationssoftware übergeben werden.

Die Inhousedateien werden archiviert.

Weiter enthält das Modul EDI-Kommunikation verschiedene Stammdateien, die wichtige Informationen für die Übertragung, den Empfang, die Konvertierung und die Prüfung der EDI-Nachrichten enthalten. Diese Stammdaten sind vor Aufnahme der EDI-Kommunikation mit einem Geschäftspartner gewissenhaft zu pflegen.

Entsprechend der oben beschriebenen Stellung des Moduls EDI-Kommunikation in der Gesamtanwendung oxaion wird im Folgenden die Struktur des Moduls für den Stammdaten-, den Einkauf- und den Verkauf-Bereich einzeln dargestellt.

Zum elektronischen Übertragen von EDI-Belegen im Rahmen des Originaldrucks an den Geschäftspartner muss in den Jobsteuerungsparametern für den EDI-Jobablauf der Parameter Liste drucken markiert sein, damit neben dem Druck der Belege auch die EDI-Übertragung in den Jobsteuerungsinformationen beim Übertragen des Druckauftrages aktiviert ist. Natürlich kann dort dieser Jobablauf auch von Hand markiert werden.

Stammdaten

Im Rahmen des Datenaustauch durch EDI lassen sich Artikelstamm- und Preislisten Daten übertragen. Im Folgenden werden diese Prozesse dargestellt. Werden Daten in nach oxaion übertragen, werden diese durch einen externen Konverter in der Inhousedatei bereitgestellt. Von hier aus werden die Daten durch en oxaion Programm konvertiert und in der Schnittstelle bereitgestellt. Die Konvertierung wird in der Regel regelmäßig angestoßen. Sobald die Daten in der Schnittstelle stehen, können sie von Anwendern bearbeitet werden. Daran werden sie anschließend in das Produktivsystem übernommen. Bei einer ausgehenden Datenübermittlung werden die Daten zunächst in die Schnittstelle übertragen. Von hier aus findet wieder eine regelmäßige Übertragung in die Inhousedatei statt. Von hier aus werden die Daten über einen Konverter abgeholt und in das Fremdsystem übertragen.

Einkauf-Bereich

Im Einkauf stehen die Nachrichtenarten für Bestellungen, Bestelländerungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen zur Verfügung. Bestellungen sind dabei ein ausgehender Prozess, alle anderen sind eingehende Prozesse. Generell ist es möglich für jede Nachrichtenart einzeln zu entscheiden, ob der Weg per EDI gewählt wird, oder ob die Daten über den herkömmlichen Weg versendet werden.

Verkauf-Bereich

Im Verkauf stehen die Nachrichtenarten Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungslisten und Inventory Report zur Verfügung. Aufträge und Inventory Reports sind eingehende Nachrichten, alle anderen Nachrichtenarten sind ausgehende Nachrichten.

Automotive

In open gibt es für den Automobil-Bereich noch zusätzliche Nachrichten für Liefer-/Feinabrufe, Lieferungen und Gutschriftsanzeigen.
Details siehe Abschnitt Branche Automotive.

Auflistung der Einzelfunktionen

Für einen Überblick werden alle Einzelfunktionen aufgelistet.

Stammdatenverwaltung des Moduls EDI-Kommunikation

• Netzadressen
• EDI-Partnerdaten allgemein
• EDI-Partnerdaten pro EDI-Nachrichtentyp
• Partnerspezifische Konvertierungen

Einkaufs-Bereich

• EDI-spezifische Prüfungen in der Bestellverwaltung
• Übermittlung von Bestellungen und von Änderungen an bereits übermittelte Bestellungen per EDI
• Empfang von Bestellantworten
• Schnittstellenverwaltung von empfangenen Bestellantworten
• Empfang der Nachrichten über eine avisierte Lieferung und Erzeugung eines Wareneinganges
• Schnittstellenverwaltung von empfangenen Lieferavis
• Empfang von Rechnungen mit anschließender Rechnungsprüfung
• Schnittstellenverwaltung von empfangenen Rechnungen
• Druck diverser Übertragungsprotokolle
• Anpassung des Einkauf-Auskunftssystems an die EDI-Erfordernisse

Verkauf-Bereich

• Empfang von Aufträgen und Verbuchung in oxaion
• Senden von Bestellantworten (Fehlernachrichten, Auftragsbestätigung, Auftragsänderungen)
• EDI-spezifische Prüfungen in der Auftragsverwaltung
• Schnittstellenverwaltung für eingehende Aufträge
• Automatische Generierung und Versendung des Lieferavis
• Automatische Generierung und Versendung der Rechnung
• Reorganisation der oxaion Schnittstelle Verkauf
• Anpassung des Auskunftssystems in dem Bereich Verkauf an die EDI-Erfordernisse

Fehlerhandlung in der EDI-Kommunikation

EDI ist ein stark automatisierter Prozess. Daher ist es besonders wichtig Fehler rechtzeitig zu erkennen und zu lösen. Hierzu ist organisatorische und personelle Planung notwendig.
Die Ermittlung der Fehler verläuft wie auch die einzelnen Prozesse auf zwei Ebenen: Bei der Konvertierung der Daten aus oder in die Inhousedateien werden Fehlerspools geschrieben. Bei der Übermittlung aus oder in die Schnittstellendateien werden Mailboxnachrichten geschrieben. Außen vor sind hierbei die Fehler, die im Konverter auftreten. Im schlechtesten Fall können Fehler nicht erkannt werden. Hier gibt es Möglichkeiten durch eine Anbindung an den EDI-Monitor. Fehlerhandling bedeutet, dass festgelegt werden muss, wie Fehler erkannt werden können.

Weitere Details hierzu finden sich unter Fehlerhandling in der EDI Kommunikation.