Abweichende Beleganschriften verwalten
Mit diesem Programm können Adressen erfasst und geändert werden. In diesem Programm werden die abweichenden Adressen für die Lieferscheine und Aufträge verwaltet, wobei die einzelnen Positionen in die Datei VTEXTP geschrieben werden.
Verwendung dieses Programms
- VK20090 Verkaufsaufträge
Felder
Adressdaten
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kunde | Jeder Kunde muss mit der zugehörigen Filiale als Debitor im Personenkontenstamm und mit den entsprechenden Adressangaben im Adressstamm angelegt sein. Der Kunde wird in der Folge für sämtliche kundenbezogenen Aussagen benötigt. | ||||||||||
| Adressnummer | Diese Nummer identifiziert die abweichenden Adressen für jeden Kunden oder Lieferanten. Es können je Kunde bzw. Lieferant bis zu 99.999 abweichende Anschriften hinterlegt werden. Die ersten beiden Stellen der Nummer müssen mit "XX" beginnen. Bei Neuanlage wird diese Nummer automatisch mit der nächsten freien Nummer fortgeschrieben. | ||||||||||
| Land | Ein Land ist in der Länderdatei hinterlegt. Die hier angegebenen Länder sind nicht die offiziellen Länder des statistischen Bundesamtes, sondern dienen als eindeutiger Schlüsselbegriff zur Identifikation eines Landes. In den Fällen, in denen das Land des statistischen Bundesamtes eindeutig ist, stimmen die beiden Länder jedoch überein. Das Land dient in Verbindung mit dem Geschäftspartner der Erstellung länderbezogener Statistiken sowie der Adressaufbereitung in der jeweiligen landesüblichen Schreibweise. | ||||||||||
| Name | In dieser Zeile wird die Adresse angezeigt. Wird dieses Datenfeld in Verbindung mit dem Matchcode-Suchverfahren eingesetzt, ist es sinnvoll, zusätzliche Suchkriterien wie Alpha-Sortierbegriff und Postleitzahl anzugeben. Ansonsten kann der Suchvorgang sehr lange dauern und das System stark belasten. Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). | ||||||||||
| Name (Fortsetzung 1) | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. | ||||||||||
| Straße | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. | ||||||||||
| Straße (Fortsetzung) | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. | ||||||||||
| Name (Fortsetzung 2) | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. | ||||||||||
| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. | ||||||||||
| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. | ||||||||||
| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. | ||||||||||
| Postleitzahl / Ort | Die Postleitzahl ist für die postalische Zustellung von Briefsendungen usw. erforderlich. Darüber hinaus ist sie ein wichtiges Hilfsmittel, um über das Matchcode-Suchverfahren Adressen auffinden zu können. Zum Beginn des Matchcode-Suchverfahrens für Adressen muss die Postleitzahl stellengerecht und linksbündig in das zur Verfügung stehende Datenfeld eingegeben werden. Zum Ausführen des Suchverfahrens genügen bereits Fragmente der Postleitzahl, sie muss nicht vollständig sein. Beim Erfassen einer Adresse können die gültigen Postleitzahlen über den List-Button aufgerufen werden, sofern für das entsprechende Land das Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt ist. In der Länderdatei wird festgelegt, wie viele Stellen die Postleitzahl eines Landes maximal haben darf. | ||||||||||
| Ort | Hier geben Sie den Standort des Geschäftspartners ein. Falls für das ausgewählte Land ein Postleitzahlenverzeichnis vorhanden ist, kann über den Matchcode der zugehörige Ort ausgewählt werden. Der Ortsname darf insbesondere im Bereich der Deutschen Bundespost keine Ergänzungen und Zusätze enthalten. Zusätze können in einem eigenes dafür vorgesehenen Feld 'Ortszusatz' im Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt werden. | ||||||||||
| Sprache | Eine Sprache muss in der Tabelle TBVSPR (Sprachenkennzeichen) hinterlegt sein. In diesem Feld wird die Sprache angegeben, in welcher der Schriftverkehr mit dem Kunden bzw. Lieferanten erfolgen soll. Sind die Textkonstanten für Rechnungsschreibung, Bestellung etc. sprachenabhängig hinterlegt, so wird mit Hilfe dieser Einstellung automatisch die richtige Tabelle ausgewählt. Bei der Auftrags- bzw. Bestellerfassung wird als Voreinstellung die Sprache aus dem Adressstamm eingelesen. | ||||||||||
| D-U-N-S Nummer | D-U-N-S steht für
Data
Universal
Numbering
System. Ist ein international anerkannter Standard und dient zur eindeutigen Identifizierung von Unternehmen. | ||||||||||
| Geoinformationen | |||||||||||
| Geo. Breitengrad (Latitude) | Für eine angegebene Adresse wird hier die geographische Breite (Latitude) gespeichert. Sie kann automatisch ermittelt werden. Diese Daten werden zum Zweck verschiedener kartographischer Auswertungen sowie zur Standortanzeige genutzt. Die Koordinaten werden in verschiedenen Aufbereitungsebenen ermittelt. Werden keine Ergebnisse für die exakte Adresse mit gefunden, wird mit einer geringeren Aufbereitungsebene nochmals eine Ermittlung durchgeführt. Die Aufbereitungsebenen sind wie folgt definiert:
Die automatische Ermittlung wird mit dem Programm Geocodierungsdaten abrufen (US11278) angestoßen. | ||||||||||
| Geo. Längengrad (Longitude) | Für eine angegebene Adresse wird hier die geographische Länge (Longitude) gespeichert. Sie kann automatisch ermittelt werden. Diese Daten werden zum Zweck verschiedener kartographischer Auswertungen sowie zur Standortanzeige genutzt. Die Koordinaten werden in verschiedenen Aufbereitungsebenen ermittelt. Werden keine Ergebnisse für die exakte Adresse mit gefunden, wird mit einer geringeren Aufbereitungsebene nochmals eine Ermittlung durchgeführt. Die Aufbereitungsebenen sind wie folgt definiert:
Die automatische Ermittlung wird mit dem Programm Geocodierungsdaten abrufen (US11278) angestoßen. | ||||||||||
| Datum letzte Geocodierung | Das Datum der letzten Geocodierung für die angegebene Adresse wird hier gespeichert. Es wird automatisch bei jedem Aufruf der Geocodierung eingetragen. Es dient als Selektionsparameter für die Batchverarbeitung. | ||||||||||
| Manuell geändert | Dieses Kennzeichen wird automatisch gesetzt, sobald eine manuelle Änderung des geographischen Längengrades (Longitude) oder des geographischen Breitengrades (Latitude) erfolgt. Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird die Adresse bei einer Batchverarbeitung ausgeschlossen, da von der Vorrangigkeit der manuellen Eingabe ausgegangen wird. Soll die Adresse wieder eine maschinelle Geocodierung durchlaufen, so muss das Kennzeichen entfernt werden. | ||||||||||
Ansprechpartner/Telekommunikation
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Ansprechpartner | Die zu einer Adresse hinterlegten Ansprechpartner werden laufend nummeriert. Dadurch wird ein Ansprechpartner durch die 7-stellige Adressnummer, die Filialnummer sowie eine laufende Nummer eindeutig identifiziert.
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| Anrede | Mit diesem Schlüssel wird dem Ansprechpartner über die oben angegebenen Tabelle eine Anrede zugeordnet. Diese Anrede wird bei Postaktionen (Mailing) zur Adressierung verwendet.
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| Ansprechpartnertext | In diesem Feld kann für den Ansprechpartner eine individuelle Bezeichnung vergeben werden. Diese Bezeichnung kann bei Anschreiben an den Ansprechpartner verwendet werden.
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| Telekommunikationsdaten | |
| Telefonnummer | In diesem Feld wird die Telefonnummer (inklusive Vorwahl) angegeben. Trennzeichen sind erlaubt. Als mögliches Trennzeichen für die Vorwahl könnte der Schrägstrich (Slash) dienen. Das Trennzeichen für die Durchwahl ist das Minuszeichen (-). Als Durchwahl für die Zentrale wird die 0 angenommen. Beispiel einer Telefonnummernangabe (die Nummer ist frei erfunden!): 07547/9384938-0 |
| Telefaxnummer | In diesem Feld kann die Telefaxnummer einer Firma angegeben werden. |
| E-Mail-Adresse | Hier wird eine Identifikation für "Electronic Mail" angegeben. Dies kann z.B. eine Internet-Adresse sein. |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Auftragsnummer | Die Auftragsnummer identifiziert zusammen mit der Firma, dem Auftragskennzeichen und dem Auftragsjahr einen Auftrag eindeutig. Sie beginnt mit einem frei definierten Startwert und wird pro Kalenderjahr automatisch hochgezählt. Die Angabe der Auftragsnummer ist nicht in allen Programmen zwingend erforderlich. Wurde sie maschinell vorgegeben, kann sie auch manuell überschrieben werden. Wurde keine Auftragsnummer eingestellt, ist ebenfalls eine manuelle Vergabe möglich. Es ist darauf zu achten, dass der automatische Zähler nicht in den Bereich der manuell vergebenen Auftragsnummer kommt, da sonst die Nummernkreisdatei UNUMMP manuell angepasst werden muss. Eine bestehende Auftragsnummer kann nicht verändert werden und ist Schlüssel der Auftragsdateien. Sie ist als Information im Lieferschein und auf der Rechnung gespeichert. Nummern werden nur in Verwaltungsprogrammen und nicht im Anzeigemodus vergeben. |
| Bruttowert | Der Wert wird errechnet aus der Menge multipliziert mit dem Bruttopreis unter Berücksichtigung der Preisdimension.
Der Preis und damit der Wert liegt in der jeweiligen Währung vor, in der der Beleg geführt wird. Zur Umrechnung in die Firmenwährung müssen der jeweilige Kurs und die Währungsdimension berücksichtigt werden. Der Bruttowert wird sowohl auf Positionsebene als auch auf Kopfebene mitgeführt. Im Kopf repräsentiert der Wert die Summe aller Positionen. Das Feld steht in zahlreichen Auskunftsprogrammen zur Verfügung. |
| Kunde | Jeder Kunde muss mit der zugehörigen Filiale als Debitor im Personenkontenstamm und mit den entsprechenden Adressangaben im Adressstamm angelegt sein. Der Kunde wird in der Folge für sämtliche kundenbezogenen Aussagen benötigt. |
| CPD-Nummer | In diesem Feld wird die Adressnummer für das Conto-pro-Diverse (CPD-Konto) der Finanzbuchhaltung angegeben. Die CPD-Nummer hat für die Finanzbuchhaltung die Funktion, dass Lieferanten- bzw. Kundenadressen, die nicht regelmäßig wiederkehren, und für die demzufolge kein eigenes Personenkonto eingerichtet werden soll, in einem Adressbestand "Einmaladressen" mit den erforderlichen Informationen hinterlegt werden können und über das CPD-Hauptkonto (siehe auch Kennzeichen im Personenkontenstamm) umsatzmäßig zugeordnet werden. Handelt es sich um ein Eingabefeld, wird über den List-Button in das Matchcode-Programm "CPD-Konten" verzweigt. Für Bestellungen im Einkauf und Aufträge im Verkauf mit einem CPD-Konto können keine Voraus-/Anzahlungen erfasst werden. |
| Nettowert |
Hier wird der Nettowert angezeigt.
Dieser Wert ist inklusiver aller Zu- und Abschläge, welche maschinell ermittelt oder manuell hinzugefügt wurden. Hinweis
Für den Verkauf gilt: Im Auftrags- bzw. Lieferscheinkopf hinterlegte Versandkosten sind in diesem Wert nicht enthalten.
|
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Allgemein | |
| PEPPOL-ID | Dieses Feld enthält die ID für die Kommunikation über das Netzwerk "PEPPOL". |
| XRechnung, ZUGFeRD Deutschland | |
| Registrierung | Ordnet eine Registrierung für den elektronischen Rechnungsversand zu. Mögliche Registrierungsinstanzen sind in FRDXRR definiert. |
| E-Mail-Adresse | Hier wird eine Identifikation für "Electronic Mail" angegeben. Dies kann z.B. eine Internet-Adresse sein. |
| Leitweg-ID | Durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU werden öffentliche Auftraggeber zur Annahme von elektronischen Rechnungen verpflichtet. In Deutschland geht der Gesetzgeber noch weiter und verpflichtet Auftragnehmer elektronische Rechnungen an Behörden elektronisch zu stellen. Rechnungen werden dabei nicht mehr in Papier oder PDF-Form übermittelt, sondern in einem strukturierten elektronischen Format ausgetauscht. Das dabei zur Anwendung kommende Format ist XML-basiert und heißt XRechnung. Damit eine XRechnung korrekt vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger zugestellt werden kann, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert werden. Die Leitweg-ID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers. Durch die eindeutige Adressierung mittels Leitweg-ID ist nicht nur die Identifikation des Rechnungsempfängers möglich, sondern auch die Weiterleitung der eingegangenen Rechnungen über den zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) hin zu den angeschlossenen Verwaltungseinheiten und den darin aufgebauten Rechnungsfreigabesystemen. |
| eRechnung Bund Österreich | |
| Auftragsreferenz | Dieses Feld ist relevant für die Erstellung einer e-Rechnung für den Bund (Österreich). Mit der Auftragsreferenz wird die e-Rechnung dem Empfänger (Bundesdienststelle) zugeordnet. Siehe dazu auch https://www.erechnung.gv.at/erb/de_AT/recipients_fedgov_orderref |
| Italien | |
| Empfängercode FatturaPA Codice Univoco | Der Empfängercode (Codice Univoco) ist die eindeutige Kennung für jede Umsatzsteuer-Identifikation und identifiziert den italienischen Empfänger einer über FatturaPA versendeten Ausgangsrechnung. Nur im SDI (Sistema di Interscambio) registrierte Steuerpflichtige können einen Codice Univoco beantragen. Die Nummer kann sechs-oder siebenstellig sein. Bei sechsstelligen Nummern handelt es sich um einen Rechnungsempfänger aus der öffentlichen Verwaltung (Italien), bei siebenstelligen Nummern um eine Privatperson oder ein Privatunternehmen. Mit Hilfe des Empfängercode FatturaPA die der PEC (E-Mail-Adresse des italienischen Kunden) können Rechnungen in elektronischer Form (E-Rechnungen) erstellt, signiert und über ein Austauschsystem, dem SDI (Sistema di Interscambio), übertragen werden. Der Empfängercode oder die PEC muss im Adressstamm bei aktiver italienischer Landesversion angegeben werden und wird beim Verwalten eines VKS-Kunden Kunden (VK10100) bei Angabe der Adresse des Debitors geprüft. |
| E-Mail FatturaPA des Empfängers, PEC, zertifiziert | Bei der E-Mail FatturaPA handelt es sich um eine zertifizierte E-Mail-Adresse, sogenannt PEC (offizielles elektronisches Postfach) eines italienischen Rechnungsempfängers, die exklusiv für die Kommunikation zwischen Bürger und öffentlicher Verwaltung (Italien) eingerichtet wird. Mit Hilfe dieser E-Mail-Adresse können Rechnungen in elektronischer Form (E-Rechnungen) erstellt, signiert und über ein Austauschsystem, dem SDI (Sistema di Interscambio), übertragen werden. Alle in Italien registrierten Zulieferer und Dienstleister, müssen ihre Rechnungen an italienische Kunden mit Hilfe dieser PEC-Adresse oder einem Empfängercode (Codice Univoco) verschicken. Die PEC und der Empfängercode muss im Adressstamm bei aktiver italienischer Landesversion angegeben werden und wird beim Verwalten eines VKS-Kunden (VK10100) bei Angabe der Adresse des Debitors geprüft. |