Verkaufsaufträge

Mit der Belegverwaltung können Belege im Verkauf erfasst, geändert, gelöscht oder angezeigt werden. Der Auftrag ist die Voraussetzung für die Erfassung eines Lieferscheines. Es gibt Pflichtfelder, die Sie zwingend ausfüllen müssen. Alle anderen Felder werden durch das Personenkonto des Kunden oder durch den Artikelstamm vorbelegt bzw. können von Ihnen selbst ausgefüllt werden.
Nachdem Sie den Auftrag erfasst haben, können Entnahme- und Lieferschein erstellt werden. Die Auftragspositionen, die durch den Lieferschein gebucht wurden, können Sie nicht mehr ändern. Der Lieferschein wird durch die Rechnungsprüfung abgeschlossen. Haben Sie die Rechnung in die Finanzbuchhaltung übergeben, können Sie die Rechnung nicht mehr ändern. Welche Auftragsart verwendet werden soll, wird bei der Neuanlage durch den entsprechenden Auftragsnummernkreis festgelegt. Dieser ist fester Bestandteil der kompletten Auftragsnummer.

Bei der Auftragserfassung werden folgende Datenbereiche genutzt:

• Benutzeroption (Rechte, Druckerausgabe, Zugriffsarten auf den Artikelstamm, ...)
• Firmenstamm
• Tabellen
• Adressdaten
• Personenkonto
• Abweichende Anschriften
• Kundenstamm
• Kundenartikelstamm
• Texte
• Artikelstamm
• Preisverfahren
• Preise und Konditionen

Struktur der Aufträge

Ein Auftrag besteht grundsätzlich aus Kopfdaten, Positionen und Enddaten.

Zu den Kopfdaten zählen alle Kundeninformationen bzw. Vereinbarungen, die für den kompletten Auftrag von Bedeutung sind. Hierzu gehören Währung, Auftragssprache, Versandart, abweichende Anschriften, Ausweis der Rabatte usw. Die Kopfdaten enthalten auch Default-Werte für die Positionsdaten. Diese haben so lange für alle Auftragspositionen Gültigkeit, bis der Sachbearbeiter für die einzelne Auftragsposition eine abweichende Eingabe vornimmt. Zu dieser Datenart zählen z.B. Lager, Kostenstelle, Liefertermin usw.

Die Positionsdaten beinhalten die Bestellposition mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge, Mengeneinheit, Preis, Zu- und Abschlägen bezogen auf die Position sowie positionsbezogene Texte.

Die Enddaten beziehen sich wiederum auf den kompletten Auftrag. Sie beinhalten Texte, auf den Auftrag bezogene Zu- und Abschläge und kumulierte Daten des Auftrags.

Der Auftrag wird aufgeteilt in:

Selektion

Ist eine Auftragsnummer zwar vorhanden aber nicht bekannt, kann sie über ein Suchverfahren durch Eingabe des Kunden ermittelt werden. Über dieses Suchverfahren werden alle offenen Aufträge des eingegebenen Kunden zur Auswahl angezeigt. Über das Auftragsjahr kann eine zeitliche Eingrenzung der Auflistung vorgenommen werden. Über die Filterfunktion stehen weitere Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung.

Aufruf von Funktionen/Kontextmenü

Kontextmenü oberster Ebene

Kontextmenü Auftragskopf 

Einen neuen Auftrag erfassen

Über die Pflichtangaben hinaus können eine Reihe von Daten eingegeben werden, welche den Auftrag näher definieren und beschreiben. Die zusätzlichen Eingaben können als Default-Werte zur Verfügung gestellt werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Zahlungsbedingungen, Versandart, Lagerort, Preise, Konditionen, Texte usw. Dadurch müssen Sie diese Daten nicht immer wieder eingeben.

Aus den Stammdaten werden dort hinterlegte Daten als Vorschlags- bzw. Default-Werte automatisch in den Auftrag übernommen. Diese Daten können Sie individuell für den einzelnen Auftrag ändern oder noch überschreiben.

Einen vorhandenen Auftrag können Sie immer wieder bearbeiten, ändern oder ergänzen solange die Auftragsposition nicht durch einen Entnahme- und Lieferschein bebucht wurde bzw. eine Rechnungsprüfung für die Auftragsposition erfolgt ist.

Notizbuch, Karteikarte und Textbausteine

Karteikartentexte können für einen Kunden (Auftragskopf) oder einen Artikel und/oder Kunden (Auftragspositionen) angelegt werden. Bei der Auftragserfassung können sie automatisch eingeblendet oder jederzeit aufgerufen werden. Diese Steuerung ist im Kennwort hinterlegt. Zu jedem Auftrag können Sie beliebig viele Textzeilen manuell erfassen. Dies kann als eigene Auftragsposition, als Unterposition zu einer Materialposition und auch direkt auf Auftragsendeebene erfolgen. Zusätzlich können Sie hinterlegte Standardtextbausteine heranziehen. Die Standardtextbausteine können pro Auftrag individuell geändert werden. Und gilt dann nur für den jeweiligen Auftrag. Der Standardtext bleibt unverändert erhalten. Auch hinterlegte Stammdatentexte können - wie bei den Bausteinen - auftragsbezogen angezeigt und geändert werden.

Zu jedem Auftrag kann ein Notizbuch mitgeführt werden. Hier kann sich der Sachbearbeiter Notizen direkt zum Vorgang machen. Dies ist bis auf Positionsebene möglich.

Auftragsanschrift

In den Aufträgen können Sie einer abweichenden Auftragsanschrift einen Ansprechpartner und ein Anschreiben zuordnen. Wenn Sie den Auftrag drucken, wird das Anschreiben mit ausgegeben. Eine individuelle Änderung pro Auftrag ist auch für Anschreiben möglich und ist direkt bei der Auftragseingabe möglich.

Einen Auftrag kann mit einer abweichenden Auftrags-, Liefer- und Rechnungsanschrift ausgestattet werden. Die Zuordnung eines abweichenden Debitors ist ebenfalls möglich. Dieses Personenkonto wird bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung als zu buchender Debitor herangezogen. Haben Sie solche Anschriften oder den abweichenden Debitor bereits dem Lieferanten zugeordnet, werden sie automatisch in den Auftrag übertragen. Bei Bedarf können Sie diese nochmals ändern oder aus dem Auftrag löschen.

Wissenswertes

Geben Sie für einen Kunden einen Auftrag ein, für den ein Rahmenauftrag existiert, wird eine Hinweismeldung ausgegeben.

Bei der Auftragspositionserfassung können Sie sich vorhandene Preis- und Konditionsstaffeln anzeigen lassen. Sie bekommen eine Hinweismeldung, wenn Staffeln hinterlegt sind, aber durch die vorgenommenen Eingaben des Anwenders nicht der günstigste Preis übernommen werden konnte.

Jeder Auftrag löst sofort bei der Erfassung eine Buchung des offenen Auftragsbestandes auf Artikelstamm- und Lagerebene aus. Wird in den Auftragskopfdaten manuell eine Werksauftragsnummer eingegeben, kann bei der Entnahme- und Lieferscheinerfassung und der Rechnungsprüfung mit dieser Werksauftragsnummer anstelle der vom System vergebenen Auftragsnummer gearbeitet werden.

Einmalartikel

Wenn Sie Materialien verwenden wollen, die nicht im Artikelstamm vorhanden sind und sein sollen, bieten wir Ihnen die Funktion der Einmalartikel. Dazu geben Sie in der Auftragsposition ein Sonderzeichen statt der Artikelidentifikation ein. Das Sonderzeichen legen Sie im Firmenstammsatz fest. Nach der Eingabe dieses Sonderzeichens gelangen Sie in die Artikelstammerfassung, um den Einmalartikel anzulegen. Diese Einmalartikel erhalten mit dem Reorganisationslauf der Bewegungsdaten automatisch ein Löschkennzeichen. Sie sollten die Einmalartikel daher nicht mehrfach verwenden.

Tabellen