Verteilerliste verwalten
Die Felder auf der Lasche "Ansprechpartnerdaten" werden nur dann als Daten eines Ansprechpartners interpretiert, wenn das Feld "Ansprechpartner" belegt ist. Ansonsten werden sie als Daten des Geschäftspartners interpretiert. In diesem Fall werden die Felder "Name" und "Mobiltelefonnummer" geleert, und die anderen Felder werden mit den entsprechenden Daten aus dem Geschäftspartner vorbelegt.
Felder
Adressdaten
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Funktion | Angabe der Funktion des Ansprechpartners innerhalb seiner Firma. Die Kennzeichen für die möglichen Funktionen sind in der Tabelle
FRD188 hinterlegt und können über den List-Button eingeblendet werden.
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| Adresse | In diesem Feld wird die Adresse oder das Personenkonto angegeben, die bearbeitet werden soll. Erlaubt sind beliebige Kombinationen der Ziffern von "0" bis "9". Erfolgt im Feld "Filiale" keine Eingabe, wird, falls für die eingegebene Adresse mehrere Filialen vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Filialen" verzweigt. Existiert genau eine Filiale, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Erfolgt bei einem Personenkonto keine Angabe der "Kontenart", so wird, falls für die angegebene Adresse mehrere Kontenarten vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Kontenart" verzweigt. Existiert genau eine Kontenart, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Existiert das eingegebene Konto nicht, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Weitere Informationen zur Ermittlung der Nummer des Personenkontos finden sich unter PKNR_Detail. |
| Adressnummer | Diese Nummer identifiziert die abweichenden Adressen für jeden Kunden oder Lieferanten. Es können je Kunde bzw. Lieferant bis zu 99.999 abweichende Anschriften hinterlegt werden. Die ersten beiden Stellen der Nummer müssen mit "XX" beginnen. Bei Neuanlage wird diese Nummer automatisch mit der nächsten freien Nummer fortgeschrieben. |
| Land | Ein Land ist in der Länderdatei hinterlegt. Die hier angegebenen Länder sind nicht die offiziellen Länder des statistischen Bundesamtes, sondern dienen als eindeutiger Schlüsselbegriff zur Identifikation eines Landes. In den Fällen, in denen das Land des statistischen Bundesamtes eindeutig ist, stimmen die beiden Länder jedoch überein. Das Land dient in Verbindung mit dem Geschäftspartner der Erstellung länderbezogener Statistiken sowie der Adressaufbereitung in der jeweiligen landesüblichen Schreibweise. |
| Name | In dieser Zeile wird die Adresse angezeigt. Wird dieses Datenfeld in Verbindung mit dem Matchcode-Suchverfahren eingesetzt, ist es sinnvoll, zusätzliche Suchkriterien wie Alpha-Sortierbegriff und Postleitzahl anzugeben. Ansonsten kann der Suchvorgang sehr lange dauern und das System stark belasten. Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). |
| Name (Fortsetzung 1) | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. |
| Straße | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. |
| Straße (Fortsetzung) | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. |
| Name (Fortsetzung 2) | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. |
| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. |
| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. |
| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z. B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
Möchte man ein Prozentzeichen ausgeben kann man dies durch die Hinterlegung in eingebetteten einfachen Hochkommas tun ('%'). Hinweis zu Straßennamen mit Zahlen Bei der Eingabe von Straßen mit Zahlen im Straßennamen selbst (z. B. "91er-Straße 1a", "Posten-19-Weg 2b", "An den 6 Bäumchen 3c", "Straße 133 4d") muss das Ende des Straßennamens mit einem Paragraphzeichen (z. B. "91er-Straße§ 1a") gekennzeichnet werden. Nur dann kann die automatische Aufteilung der Straße in die Einzelfelder (Straßenname, Hausnummer, Hausnummernzusatz) agieren. Das Paragraphzeichen wird nach der Bestätigung dann automatisch entfernt. |
| Postleitzahl / Ort | Die Postleitzahl ist für die postalische Zustellung von Briefsendungen usw. erforderlich. Darüber hinaus ist sie ein wichtiges Hilfsmittel, um über das Matchcode-Suchverfahren Adressen auffinden zu können. Zum Beginn des Matchcode-Suchverfahrens für Adressen muss die Postleitzahl stellengerecht und linksbündig in das zur Verfügung stehende Datenfeld eingegeben werden. Zum Ausführen des Suchverfahrens genügen bereits Fragmente der Postleitzahl, sie muss nicht vollständig sein. Beim Erfassen einer Adresse können die gültigen Postleitzahlen über den List-Button aufgerufen werden, sofern für das entsprechende Land das Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt ist. In der Länderdatei wird festgelegt, wie viele Stellen die Postleitzahl eines Landes maximal haben darf. |
| Ort | Hier geben Sie den Standort des Geschäftspartners ein. Falls für das ausgewählte Land ein Postleitzahlenverzeichnis vorhanden ist, kann über den Matchcode der zugehörige Ort ausgewählt werden. Der Ortsname darf insbesondere im Bereich der Deutschen Bundespost keine Ergänzungen und Zusätze enthalten. Zusätze können in einem eigenes dafür vorgesehenen Feld 'Ortszusatz' im Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt werden. |
Ansprechpartnerdaten
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Ansprechpartner | Die zu einer Adresse hinterlegten Ansprechpartner werden laufend nummeriert. Dadurch wird ein Ansprechpartner durch die 7-stellige Adressnummer, die Filialnummer sowie eine laufende Nummer eindeutig identifiziert.
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| Name | In diesem Feld wird die Sachkontenbezeichnung bzw. die Personenkontenbezeichnung angegeben.
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| Telefonnummer | In diesem Feld wird die Telefonnummer (inklusive Vorwahl) angegeben. Trennzeichen sind erlaubt. Als mögliches Trennzeichen für die Vorwahl könnte der Schrägstrich (Slash) dienen. Das Trennzeichen für die Durchwahl ist das Minuszeichen (-). Als Durchwahl für die Zentrale wird die 0 angenommen. Beispiel einer Telefonnummernangabe (die Nummer ist frei erfunden!): 07547/9384938-0 |
| Telefaxnummer | In diesem Feld kann die Telefaxnummer einer Firma angegeben werden. |
| Mobiltelefonnummer | Hier wird die Mobiltelefonnummer (Handy-Nummer) eines Ansprechpartners angegeben. Diese Telefonnummer enthält nicht die Vorwahl. Die Vorwahl wird in einem separaten Feld abgespeichert.
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| E-Mail-Adresse | Hier wird eine Identifikation für "Electronic Mail" angegeben. Dies kann z.B. eine Internet-Adresse sein. |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Projektnummer | Bildet zusammen mit der Firma, dem Auftragskennzeichen und dem Auftragsjahr die eindeutige Kennung für einen Auftrag.
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