Audit Trail
Funktionsbeschreibung Das Programm Audit Trail (OP10520) zeigt übergreifend für alle Archive die durchgeführten Datenbank-Aktionen an. Nach dem Programmaufruf kann im Dialogfenster nach dem Zeitstempel (Zeitpunkt der Datensatzänderung), dem Benutzer und dem Dateiname selektiert werden. Alle selektierten Änderungen beinhalten einen Status, welcher in der Spalte "Journal-Code" ersichtlich ist. Die möglichen Journalcodes "I", "A" und "D" sind innerhalb des Programmes Journal/Archiv (OP10510) beschrieben. Über die Auflistung kann nachvollzogen werden, wer (Benutzer), was (Anzeige über das Kontextmenü "Details"), wann (Zeitstempel) und warum (Änderungskommentar) geändert hat. Mit der Kontextmenüfunktion "Archivdatei anzeigen" kann in das eigentliche Archiv (Programm Journal/Archiv (OP10510)) verzweigt werden, um detailliertere Analysen durchzuführen. Vorhandene Signaturen können auch angezeigt werden. Über einen Kommentar kann der Grund für die Änderung dokumentiert werden. Der Dialog für die Angabe des Änderungskommentares erscheint, wenn die Kommentarpflicht für die einzelnen Transaktionen (Erfassen, Ändern, Löschen) im Programm Firmenspezifische Dateieinstellungen (GE14300) aktiviert ist. Hierbei muss der Haken bei Kommentarpflicht und den gewünschten Aktionen (Erfassen, Ändern, Löschen) gesetzt werden. Bei Durchführung der entsprechenden Aktion im entsprechenden Programm muss der Änderungskommentar angegeben werden, da ansonsten die Aktion nicht abgeschlossen werden kann. Restriktionen Änderungen durch das System selbst oder über das direkte Anlegen, Ändern, Löschen hinausgehende Transaktionen werden nicht mit einem Kommentar protokolliert, sind aber trotzdem über Audit Trail auswertbar. Massenänderungen (z.B. Stückliste, Arbeitsplan, usw.) und Änderungen über BPM oder einen Excel-Import werden ebenfalls nicht mit einem Kommentar protokolliert. Zu prüfen ist, ob die Nachvollziehbarkeit über das Audit Trail ausreichend ist, oder ob mit Dokumentationspflicht gearbeitet werden muss. Ggf. ist die Verwendung der Programme zu berechtigen. Die Funktion "Änderungskommentar" ist nur für die Datenbank MS SQL Server verfügbar. Speziell bei der permanenten Rückwärtsmigration ist das Archiv (also der Audit Trail) bei den beteiligten Dateien nur so aktuell, wie die Daten migriert sind. Es wird erst migriert und dann archiviert. Kommentarpflicht und Elektronische Signatur Ist die Elektronische Signatur im Programm Firmenspezifische Dateieinstellungen (GE14300) auch aktiviert, wird bei einem zur Änderung nicht berechtigten Benutzer der Anforderungsdialog und bei einem zur Änderung berechtigten Benutzer der Authentifizierungsdialog angezeigt. Der ursprüngliche Dialog zur Angabe des Änderungskommentares erscheint nicht mehr. Der Änderungsgrund (beim Anforderungsdialog) bzw. der Kommentar (beim Authentifizierungsdialog) muss angegeben werden und wird, sofern die Kommentarpflicht aktiv ist, nach der Archivierung im Audit Trail (OP10520) ersichtlich. Weitere Informationen bezüglich der elektronischen Signatur sind unter Electronic Signature (FDA 21CFR Part 11) beschrieben.
Weitere Informationen befinden sich im Bereich Journal und Archiv und Audit-Trail (Journal) und in den Hilfen zu den Programmen Journale (OP10500), Journal/Archiv (OP10510) und Audit Trail (OP10520).
Folgende Aktionen können über das Kontextmenü ausgeführt werden:
| Transaktion | Beschreibung |
|---|---|
Details, Elektronische Signaturen, Job-Nachrichten anzeigen, Jobliste anzeigen, Zurückfahren | Diese Transaktionen werden im Programm Journal/Archiv (OP10510) beschrieben. |
| Archivdatei anzeigen | Wechsel in das Programm Journal/Archiv (OP10510). In diesem Programm kann die Funktion "Feldänderungen anzeigen" aufgerufen werden. |