Eine projektübergreifende Betrachtung ist bei einer gleichzeitigen Planung von zahlreichen Projekten mit deren Positionen notwendig. Hierbei werden einzelne Teilbereiche von mehreren Projekten betrachtet, mit Fokus auf das Zeitmanagement. Dies ist notwendig, wenn Terminveränderungen Einfluss auf andere Projekte nehmen, knappe Ressourcen neu zugeordnet, externen Dienstleister und geplante oder laufende Materialbeschaffungen neu geprüft werden müssen.
Typische Fragestellungen für einen Projektleiter mit mehreren Projekten können z.B. sein:
- Welche Beschaffungsvorgänge stehen an?
- Welche Konstruktionsaufgaben müssen im Zeitraum abgeschlossen sein?
- Wo müssen demnächst Inbetriebnahmen und Schulungen beim Kunden durchgeführt werden?
Hier werden nicht einzelne Projekte aufgerufen, sondern gezielt projektübergreifende offene Termine und Aufgaben eines "Zeitfensters" selektiert.
Strukturierung einzelner Projekte
Einzelne Projekte können nach Funktionsgebieten, Bauabschnitten oder Projektbereichen strukturiert werden:
- Allgemeingültige Projektdaten definieren
- Strukturierung Projekt in Teilbereiche bis hin zum benötigten Material oder Dienstleistungen
- Zusammenstellung, zur Abwicklung des Projektes benötigte, temporäre Mietpositionen (z.B. Werkzeugcontainer, Werkzeuge, Hilfsmittel wie Hebebühnen)
- Darstellung Projektbeteiligten (Rollenkonzept)
- Workflows (Aufgabenplanung) beschreiben und überwachen
- Zahlplanpositionen zuordnen (können zu Rechnungen an den Kunden führen)
��ber das Programm Projektübergreifende Strukturanzeige (BI21445) können Projekte gezielt ausgewählt, grafisch dargestellt, analysiert und beschränkt verwaltet werden. Hierbei werden Projektpositionen (Überschriften, Material, Interne Dienstleistungen, Vermietungen), Workflow und Zahlpläne angezeigt. Die Termine werden angezeigt als Werteliste, Gantt oder Kalender. Die Selektionsmöglichkeit ist unter Selektion innerhalb der Multiprojektplanung und die Darstellungsarten und die Verwaltung unter Darstellungsarten und Verwaltung innerhalb der Multiprojektplanung beschrieben.
Aufgaben und Termine planen
Für Aufgaben außerhalb der Materialbeschaffung kann der Workflow benutzt werden, um Termine und Aufgabenbeschreibungen zu definieren und einer Organisationseinheit oder einem bestimmten Mitarbeiter zuzuordnen. Aufgaben können auch aus vorherigen Projekten oder Standardbeschreibungen eingefügt werden.
Terminfelder für Überschriften und Materialien:
- geplante Beschaffungsfreigabe: wann die Position für den Einkauf oder die Produktion zur weiteren Bearbeitung freigegeben werden soll.
- Beschaffungsdatum: wann ein Artikel oder eine Dienstleistung beschafft (Einkauf, Fertigung) oder erledigt (interne Leistungen) werden soll.
- geplante Lieferung an Kunden: wann die Projektposition an den Kunden ausgeliefert werden soll.
Bei Mietvorgängen werden zusätzlich die Termine "Fakturierungsbeginn ", "Fakturierungsende" und "geplante Rücklieferung an Kunden" geführt. Bei internen Dienstleistungen wird der "geplante Start" und das "geplante Ende" überwacht. Die Fakturierung kann in Zahlplänen terminlich und wertmäßig geplant werden.