oxaion bietet innerhalb der Anwendungsgebiete UST (Übergreifende Daten), BIA bzw. PRJ (Projekte) und VKS (Verkauf) Möglichkeiten und Funktionen rund um den Versand und die Sendungsverfolgung. Nachfolgend sind diese Funktionalitäten und ihre Einrichtung näher beschrieben.

Versandaufkleber drucken

Allgemeines

Für die Versanddienstleister Dynamic Parcel Distribution (DPD), United Parcel Service (UPS) sowie General Logistics Systems (GLS) existieren in oxaion Standard-Schnittstellen zu den Software-Produkten DPD DELISprint, UPS World Ship bzw. GLS GEPARD Connect (nur oxaion open). Grundsätzlich sind diese Schnittstellen – mit keinen bis geringen Anpassungen seitens oxaion oder der Versanddienstleister – auch auf andere Versandsysteme anwendbar.

Sie können diese Schnittstellen nutzen, um Ihre Sendungsdaten aus oxaion in die jeweilige Versand-Software zu exportieren und dort als Versandaufkleber drucken zu lassen.

Nachfolgend werden die Vorgänge zur Ausgabe und Rückübertragung der Versanddaten in oxaion, zum Import in die Software-Produkte sowie zur Einrichtung der Stammdaten näher erläutert.

Ausgabe der Sendungsdaten

Sie können sich die Sendungsdaten für den Versandaufkleber-Druck unter Angabe einer Lieferscheinnummer über das Programm Versandaufkleber drucken (US26400R) oder direkt über die Lieferscheine (VK23090R) ausgeben lassen:

oxaion erstellt anschließend vollautomatisch eine PC-Datei, die Sie in die Versandsoftware des Versanddienstleisters importieren und dort direkt drucken lassen können. Die Versanddaten werden dabei von oxaion durch Informationen aus eventuell vorhandenen Sendungen oder Packstücken (nur oxaion open) oder – sofern der direkte Weg vom Verkaufsauftrag hin zum Lieferschein gewählt wurde – aus den Lieferscheindaten vorbelegt. Auf Wunsch können Sie die Sendungsdaten vor dem Export auch noch einmal manuell überarbeiten. Dazu muss der Druck der Versandaufkleber aus dem Lieferschein-Explorer erfolgen und mindestens einer der Parameter Art der Gewichtsermittlung und Art der Volumenermittlung (s. Schnittstellen Versanddienstleister verwalten (US26410R)) auf dem Wert ‚Abfragefenster' stehen.

Damit zu einem Lieferschein die Sendungsdaten ausgegeben werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Im Lieferscheinkopf ist eine Versandart angegeben
• Zur angegebenen Versandart existiert im Programm Schnittstellen Versanddienstleister verwalten (US26410R) ein Eintrag
• Die Schnittstellenausgabe ist im Programm Schnittstellen Versanddienstleister verwalten (US26410R) als ‚aktiv' gekennzeichnet
• Der Buchungstext des Lieferscheins (s. Abschnitt Tabelle Buchungstext VKS (FRD224)) sieht die Schnittstellenausgabe vor
• Das Versandgewicht des Lieferscheins überschreitet nicht das zulässige Versandgewicht des Versanddienstleisters (nur oxaion open)

Sind diese Voraussetzungen gegeben, so exportiert oxaion die Sendungsdaten und informiert Sie darüber, ob die Ausgabe erfolgreich durchgeführt wurde. Im Fehlerfalle wird ein entsprechender Eintrag in die Mailbox gestellt, der Ursache und Lösungsansatz nennt, andernfalls wird der Zeitstempel für die Schnittstellenausgabe im Lieferscheinkopf gesetzt:

Wurde der Zeitstempel aus verschiedenen Gründen fälschlicherweise gesetzt, so besteht die Möglichkeit, ihn über das Programm Versandaufkleber drucken (US26400R) zurückzusetzen:

Import der Sendungsdaten in die Versandsoftware

Im Folgenden werden die Vorgehensweisen zum Import der Sendungsdaten in die Software-Produkte DPD DELISprint und UPS World Ship beschrieben. Für weiterführende Informationen sei auf die Handbücher der jeweiligen Versand-Software verwiesen.

DPD DELISprint

DPD DELISprint benötigt für den Sendungsdatenimport eine ASCII-Datei mit Feldtrennern. oxaion unterstützt das Dateiformat PARCELORDERS_DEFAULT ab der DPD DELISprint-Version 5.6.6.0.

Einrichtung

Sie können Ihre Absenderadresse einmalig vorbelegen und diese später für alle importierten Aufträge verwenden. Wählen Sie dazu in der Menüleiste Konfiguration und Vorbelegung Paketdaten.

Import der Sendungsdaten

Wählen Sie aus der Menüleiste Pakete und Pakete importieren aus. Geben Sie im sich öffnenden Fenster den Pfad zur Importdatei an. Alternativ können Sie die Datei auch über den Systemdialog auswählen:

Wichtig ist, dass Sie das Datenformat PARCELORDERS_DEFAULT verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die aus oxaion exportierten Packdaten durch DPD DELISprint gelesen und verarbeitet werden können.

Klicken Sie anschließend auf Importieren. Treten keine Fehler bei der Verarbeitung auf, so werden die importierten Aufträge direkt in der Auflistung angezeigt:

Daneben besteht auch die Möglichkeit, die Sendungsdaten zyklisch durch DPD DELISprint importieren zu lassen. So ist es z.B. möglich, die Versanddaten von oxaion im Tagesabschluss ausgeben und durch DPD DELISprint direkt importieren und drucken zu lassen.

Wählen Sie dazu im Menü Konfiguration und Konfiguration aus. Im nachfolgenden Fenster wechseln Sie auf den Reiter Zyklischer Schnittstellen Import und aktivieren diesen:

Über den Button Konfiguration können Sie das zu scannende Verzeichnis sowie den Intervall des Importzyklus bestimmen.

Auch hier: Wählen Sie als Datenformat bitte PARCELORDERS_DEFAULT.

Nacharbeitung der Sendungsdaten

Kommt es beim Einlesen der Sendungsdaten zu Fehlern, so werden Sie in einem Dialog über die Ursache informiert:

Über den Button Datei anzeigen und korrigieren können Sie die aufgetretenen Fehler beheben und den Import anschließend noch einmal durchführen. 

Darüber hinaus können Sie auch korrekt verarbeite Datensätze noch einmal nacharbeiten (etwa, wenn Sie zusätzliche Informationen ergänzen wollen). Klicken Sie dazu doppelt auf den jeweiligen Datensatz, um den Detaildialog zu öffnen:

UPS World Ship

UPS World Ship benötigt für den Sendungsdatenimport eine xml-Datei. oxaion unterstützt ab der UPS World Ship-Version 10.

Einrichtung

Sie können über den Reiter Extras und den Menüpunkt Versendereditor ihr Versenderprofil verwalten und als Standard vorbelegen. Auch die Anlage zusätzlicher Profile ist hier möglich:

Import der Sendungsdaten

Über den Reiter Import-Export können Sie die Auswahl Automatischer XML-Import treffen:

Auf der Folgemaske definieren Sie Import- und Protokollpfad definieren und starten den automatischen Import:

Der Import-Wizard informiert Sie anschließend über erfolgreiche und fehlgeschlagene Importe. Über den Button Protokoll anzeigen können Sie aufgetretene Probleme feststellen.

Nach dem Import können Sie sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene Sendungen noch einmal überarbeiten. Wechseln Sie dazu in das Sendungsarchiv und wählen Sie per Kontextmenü Bearbeiten/Abgleichen auf der anzupassenden Sendung:

Im Bearbeitungsmodus können Sie nun Versender- als auch Empfänger- und weitere Versanddaten überarbeiten. Den Druck der Versandaufkleber und die Anforderung zur Sendungsbearbeitung können Sie manuell anstoßen oder im Tagesabschluss automatisch durch UPS World Ship durchführen lassen.  

Import der Versandinformationen in oxaion

oxaion unterstützt für die Versanddienstleister UPS (Programm US26401) und DPD (Programm US26402) eine Rückübertragung der Versanddaten in den Lieferschein. Konkret handelt es sich dabei um:

• die Trackingnummer(n) (s. Sendungsverfolgung)
• und den Zeitstempel der Sendungsdaten-Annahme durch den Versanddienstleister.

Dazu ist im Programm Jobs planen (US00310) ein Eintrag definiert, der zyklisch – die Voreinstellung ist einstündig – die eingehenden Dateien der Versanddienstleister ausliest und die enthaltenen Informationen nach oxaion zurückschreibt.

Wo die Dateien vom Versanddienstleister abgelegt werden, ist im Feld Pfad für Dateien eingehend

(s. Schnittstellen Versanddienstleister verwalten (US26410R)) anzugeben.

Kann oxaion keinen Bezug zu einem Lieferschein herstellen oder traten anderweitige Probleme bei der Verarbeitung der Datei(en) auf, so werden entsprechende Meldungen in die Mailbox abgesetzt. Darüber hinaus wird die von der Versandsoftware erzeugte Protokolldatei (Hinterlegung im Feld Pfad Protokolldatei) nach Fehlern bei der Verarbeitung der Versanddaten durch den Dienstleister durchsucht und von oxaion ggfs. ebenfalls in der Mailbox dokumentiert (Achtung: dieses Feature ist derzeit nur für den Dienstleister UPS möglich!).

Im Erfolgsfall werden die Trackingnummern in den Lieferschein übernommen und der Zeitstempel der Versandrückmeldung durch den Dienstleister nach oxaion fortgeschrieben.

Auch der Zeitstempel der Versandrückmeldung kann über das Programm Versandaufkleber drucken zurückgesetzt werden (s. Ausgabe der Sendungsdaten).

Nach der Verarbeitung der durch den Versanddienstleister bereitgestellten In-Dateien werden diese – sofern es im Programm Schnittstellen Versanddienstleister verwalten so angegeben wurde – archiviert und anschließend gelöscht, damit sie nicht erneut durch oxaion verarbeitet werden.

Konfiguration der Stammdaten in oxaion

Schnittstellen Versanddienstleister verwalten (US26410R)

Über das Programm Schnittstellen Versanddienstleister verwalten können Sie die Schnittstellen zu den Versanddienstleistern konfigurieren. Sie können die Pfade und Mapping-Felder für den Versandaufkleber-Druck und die URL zur Sendungsverfolgung pflegen.

Nachfolgend sind die wichtigsten Dateifelder und deren Konfiguration erläutert. Für weitere Informationen lesen Sie bitte die Datei- und Feldbedienerhilfen.

• Kennzeichen Schnittstelle aktiv: Ist dieses Kennzeichen markiert, so ist die Sendungsdatenausgabe für diesen Versanddienstleister aktiv. Hierfür müssen die Felder Pfad für Dateien ausgehend, Pfad für Dateien eingehend und Programmname gepflegt werden.
• Kennzeichen Daten archivieren: Ist dieses Kennzeichen markiert, so werden die aus- und eingehenden Dateien im angegeben Pfad archiviert.
• Versandprodukte(e): Versanddienstleister bieten verschiedene Arten des Versands an. Dies können z.B. Normal-, Express- oder Nachnahmeversand sein. In diesem Feld können für den Versandaufkleber-Druck anbieterspezifisch ein oder mehrere Versandprodukte angegeben werden, die durch die oxaion-Versandart abgebildet werden sollen.
• Mapping-Felder Verpackungsarten: In diesen Feldern können die von einem externen Versand-Dienstleister verwendeten Verpackungsarten angegeben werden. Dies dient dem Mapping der oxaion-Daten auf die Daten des Versanddienstleisters. Einige Versanddienstleister setzen die Angabe einer Verpackungsart voraus.
• Adresszeile für Staat: Dieses Feld ist Pflicht, wenn in die USA oder nach Kanada versendet werden soll. Geben Sie die Adresszeile, in der das Kürzel für den Staat definiert ist, in der Form ADRx (x = Zeilennummer) an.

Wenn die Sendungsdaten für einen Lieferschein ohne Packstückinformationen ausgegeben werden sollen, so ergeben sich Besonderheiten bei der Art der Gewichtsermittlung und der Art der Volumenermittlung. Nachfolgend sind beide Verfahren beschrieben.

Berechnung Packgewicht

Die Ermittlung des Packgewichts ist in folgendem Schaubild dargestellt:

Der Unterschied zwischen autom. Ermittlung und Abfragefenster besteht lediglich darin, dass Sie bei Abfragefenster die errechneten Daten in einen Abrufdialog voreingestellt bekommen und manuell noch einmal überarbeiten können. Bei der autom. Ermittlung werden die Sendungsdaten direkt ausgegeben.

Berechnung Packvolumen

Die Ermittlung des Packvolumens ist in folgendem Schaubild dargestellt:

Hinsichtlich der Verwendung des Felds Programmname und der freien Mapping-Felder existieren Unterschiede für die einzelnen Versandsysteme.

DPD DELISprint:

• Programmname (VSPGMN): Muss zwingend US26402R heißen
• Freies Feld Schnittstelle Wert 01 (VSFSTW01): Inhalt
  Gültige Angaben sind „P" (Parcel) oder „D" (Dokument). Die Angabe dieses Feldes ist Pflicht bei Express und Export.
• Freies Feld Schnittstelle Wert 02 (VSFSTW02): Inhalt – Beschreibung
  Der Inhalt dieses Feldes ist frei wählbar. Die Angabe dieses Feldes ist Pflicht bei Express und Export.
• Freies Feld Schnittstelle Wert 03 (VSFSTW03): Begleitpapiere
  In diesem Feld wird angegeben, ob die Sendung Begleitpapiere enthält. Gültige Angaben sind „0" (Nein) oder „1" (Ja). Die Angabe dieses Feldes ist optional bei Express und Export.
• Die weiteren freien Schnittstellen-Felder werden derzeit nicht verwendet.

UPS World Ship:

• Programmname (VSPGMN): Muss zwingend US26401R heißen
• Freies Feld Schnittstelle Wert 01 (VSFSTW01): BillTransportationTo
  In diesem Feld wird angegeben, an welche Partei die Rechnung geht. Gültige Angaben sind „SHP" (Shipper), „REC" (Receiver) oder „TP" (Third Party). Die Angabe dieses Feldes ist Pflicht.
• Freies Feld Schnittstelle Wert 02 (VSFSTW02): DescriptionOfGoods
  Der Inhalt dieses Feldes ist frei wählbar. Die Angabe dieses Feldes ist Pflicht bei Export.
• Die weiteren freien Schnittstellen-Felder werden derzeit nicht verwendet.

GLS GEPARD Connect (nur oxaion open):

• Programmname (VSPGMN): Muss zwingend US26403R heißen
• Die freien Schnittstellen-Felder werden derzeit nicht verwendet.

Tabelle Verpackungsart (FRD150)

In der Tabelle Verpackungsart (FRD150) können Maße (Länge, Breite und Höhe) sowie Volumen von Verpackungseinheiten definiert werden. Ist für einen Lieferschein oder ein Packstück eine Verpackungsart definiert, so werden die Verpackungsmaße für die Sendungsdaten aus diesem Kennzeichen vorbelegt (eine Änderung der Defaultwerte ist in der Regel bei der Packstückerstellung bzw. dem Versandaufkleber-Druck jederzeit möglich). Das Pflegen der Verpackungsart ist also von zentraler Bedeutung!

Zur Vorgehensweise bei der automatischen Ermittlung des Packvolumens lesen Sie bitte den Abschnitt Berechnung Packvolumen.

Tabelle Buchungstext VKS (FRD224)

Über den Parameter Versandaufkleber-Druck zulässig kann gesteuert werden, ob der Druck von Versandaufklebern für einen bestimmten Buchungstext zulässig ist.

Sendungsverfolgung

Allgemeines

Unter Verwendung sogenannter Trackingnummern (auch Tracking-IDs) können Versender und Empfänger zur Versandanalyse auf der Homepage eines Versanddienstleisters den aktuellen Sendungsstatus und -fortschritt versandter Packeinheiten einsehen. Die Trackingnummer dient dabei – über einen festgelegten Zeitraum hinweg – als eindeutiges Identifizierungsmerkmal für diese Sendung beim Versandunternehmen.

Sendungsverfolgung in oxaion

In oxaion können Sie für PRJ- und VKS-Lieferscheine Trackingnummern hinterlegen. Dazu ist es notwendig, im jeweiligen Lieferschein eine gültige Versandart (d.h. einen Versanddienstleister, der im Programm Schnittstellen Versanddienstleister verwalten definiert ist) anzugeben.

Wenn im Bereich der VKS-Lieferscheine mit dem Versandaufkleber-Druck gearbeitet wird, so besteht für die Versanddienstleister DPD und UPS eine bidirektionale Verbindung, bei der die durch die Versandsysteme vergebenen Trackingnummern automatisch nach oxaion zurückgeschrieben werden, sodass diese nicht mehr händisch durch den Anwender eingepflegt werden müssen (s. Import der Versandinformationen).

Ist für den entsprechenden Versanddienstleister im Programm Schnittstellen Versanddienstleister verwalten eine Sendungsverfolgungs-URL hinterlegt, so ermittelt oxaion für Sie die konkrete URL zu Ihrer Sendung. Andernfalls erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Sie können nun über das Icon hinter dem aufbereiteten Feld die Sendungsverfolgung direkt in oxaion starten.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Sendungsverfolgung auch über das Kontextmenü der Trackingnummer(n) aufzurufen (nur oxaion open). Dies bietet sich insbesondere bei einer Vielzahl von Trackingnummern zu einem einzigen Lieferschein an. Ist im Programm Schnittstellen Versanddienstleister verwalten das Trennzeichen Sendungsverfolgung definiert, so öffnet oxaion die Sendungsverfolgung für die markierten Trackingnummern in einem einzigen Browser-Fenster – andernfalls in mehreren einzelnen.

Änderung der Sendungsverfolgungsdaten

Wurden aus verschiedenen Gründen falsche Trackingnummern in oxaion hinterlegt, so ist es jederzeit möglich, diese über den jeweiligen Lieferschein oder über das Programm Trackingnummern verwalten (US26060) zu ändern oder zu löschen.