Unter diesem Menüpunkt können die auf den Verrechnungstabellen definierten Abrechnungen abgerufen werden. Dabei sind Ist- und Planabrechnungen möglich. In einem weiteren Punkt kann noch die maschinelle Kostenplanung abgerufen werden.

Ist-Abrechnung abrufen

Auf der Leitdatenmaske dieses Programms kann der Buchungszeitraum eingegrenzt werden, für den die Verrechnung durchgeführt werden soll. Aus den Ober- und Untergrenzen für das Buchungsdatum werden im Programm automatisch die betroffenen Buchungsperioden berechnet, und für diese Buchungsperioden wird die Verrechnung gestartet.
Der Anwender kann selbst entscheiden, welche der folgenden Maßnahmen durchgeführt werden sollen:

• Kalkulationssätze berechnen
• Kostenstellendifferenzenverrechnung
• Zuschläge berechnen
• Zuschlagsatzberechnung
• partielle Kostensätze berechnen
• Verrechnungstabellen aktualisieren - (besch��ftigungsabhängige Belege neu aufbauen)
• Planverrechnung kopieren
• kalkulatorische Zinsen berechnen
• DB/ Kostenträgerrechnung aktualisieren
• Übernahme statistischer Buchungen aus der Finanzbuchhaltung
• Ist-Verrechnung an Finanzbuchhaltung übergeben
• Umlage mit Kalkulationssatz

Die Eingaben in diesen Feldern richten sich vollständig nach den Bedürfnissen des Anwenders. Wenn z.B. mit Standardpreisen gearbeitet werden soll und die dabei auftretenden Differenzen gemäß der Vorgaben auf dem DF-Beleg verrechnet werden, muss natürlich auch die Differenzenverrechnung durchgeführt werden. Wenn mit Zuschlägen gearbeitet wird, muss der Parameter 'Zuschläge berechnen' entsprechend markiert werden.

Durchführung der Verrechnung

Die Leistungsverrechnung der Kostenstelle erfolgt aufgrund der Angaben in den Verrechnungstabellen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Kostenstelle abgerechnet wird. Zu beachten ist ferner, dass nur Kosten aber keine Erlöse verrechnet werden.

Leistungsverrechnung ohne Angabe von Kalkulationssätzen

Werden keine Kalkulationssätze für die Verrechnung der Leistungen angegeben, d.h. es wird weder mit Standardpreisen gearbeitet, noch wird auf der Verrechnungstabelle ein Kalkulationssatz vorgegeben, findet die Verrechnung iterativ, mit Hilfe einer Arbeitsdatei statt. Im ersten Schritt wird für jede Kombination abgebender und empfangender Kostenstellen ein Satz mit den abzugebenden Primärkosten und der Iterationsstufe 1 in eine Arbeitsdatei geschrieben. Beim Abarbeiten dieser Sätze der ersten Iterationsstufe werden nur Primärkosten an andere Kostenstellen Bezugsgrößen verteilt. Der verteilte Betrag ergibt sich aus einem errechneten Verrechnungspreis und der vorgegebenen Verrechnungsmenge.
Sofern eine Betriebseinheit von anderen Betriebseinheiten Kosten empfängt und selbst Kosten an andere Betriebseinheiten abgibt, werden die erhaltenen Primärkosten auf der nächsten Iterationsstufe als Sekundärkosten weiterverrechnet. Es erfolgt ein Eintrag in der Arbeitsdatei mit der Iterationsstufe 2. Auf Iterationsstufen > 1 werden demnach die bei der Verrechnung auf der vorhergehenden Iterationsstufe erhaltenen Kosten als Sekundärkosten weiterverrechnet. Dadurch kann eine abgebende Kostenstelle selbst wieder zu einer empfangenden Kostenstelle werden. Der Verrechnungsbetrag wird ermittelt wie im ersten Schritt. Dieses Verfahren wird fortgesetzt, bis die maximale Anzahl von Iterationsstufen erreicht ist.
Diese maximale Anzahl von Iterationsstufen ist im Versionsstamm abgespeichert.
Fixe Vorgabebeträge im Feld 'Verrechnungsbetrag' der Verrechnungstabelle werden grundsätzlich einmalig auf der ersten Iterationsstufe an empfangende Betriebseinheiten abgegeben und wenn diese Betriebseinheiten selbst Leistungen an andere Betriebseinheiten abgeben, in die iterative Verrechnung dieser anderen Betriebseinheiten integriert.

Leistungsverrechnung mit Angabe von Verrechnungspreisen

Verrechnungspreise können vorgegebene oder bereits errechnete Standardpreise sein, die für die Leistungsverrechnung herangezogen werden, oder sie können in der Verrechnungstabelle vorgegeben werden.
Es wird beim Arbeiten mit Standardpreisen der variable und der volle Kalkulationssatz für die Verrechnung der Leistungen herangezogen. Als variabler Kostenanteil wird das Produkt aus Verrechnungsmenge und variablem Kalkulationssatz verrechnet. Bei der Verrechnung des Fixkostenanteils wird zunächst der 'fixe Kalkulationssatz' aus der Differenz des vollen und des variablen Kalkulationssatzes berechnet und dann mit der Verrechnungsmenge multipliziert. Wird nicht mit Standardpreisen gearbeitet, werden die zu verrechnenden Kosten aus den Angaben auf der Verrechnungstabelle bestimmt. Den variablen Kostenanteil, der verrechnet werden soll, erhält man aus dem Produkt aus variablem Kalkulationssatz und Verrechnungsmenge. Der fixe Kostenanteil wird im Feld 'Verrechnungsbetrag' direkt vorgegeben.
Voraussetzung für die beschriebenen Verfahren ist, dass die entsprechenden Vorgaben getroffen werden können und auch berücksichtigt werden. Dies ist in den Parametern der Tabellen FRD371 (Abrechnung der Bezugsgröße) und FRD306 (Buchungsart) festgelegt. Bei einer Buchungsart zur prozentualen Leistungsverrechnung kann kein Preis und kein fixer Vorgabebetrag eingegeben werden (s.o.). Die Abrechnung der Bezugsgröße ist im Bezugsgrößenstamm abgespeichert.
Die gerade beschriebenen Aspekte der Leistungsverrechnung beziehen sich jeweils auf die Positionen einer Verrechnungstabelle und nicht auf die gesamte Verrechnungstabelle. Wenn also eine Kostenstelle Leistungen abgibt, die mit Verrechnungspreisen abgegeben werden und solche, die ohne Angabe eines Verrechnungspreises verrechnet werden, werden zunächst die Positionen verrechnet, in denen mit Preisen gearbeitet wird. Die Restkosten werden anschließend iterativ verrechnet (siehe auch Beschreibung der Tabelle FRD371).

Differenzenverrechnung

Bleiben auf einer Kostenstelle bei der Leistungsverrechnung Restkosten stehen, so können diese separat weiter verrechnet werden. Ein solcher Fall könnte sich ergeben bei einer Kostenstelle, die vollständig abgerechnet werden soll, deren Kosten aber aufgrund von Standard- oder Vorgabepreisen verrechnet wurden.
In der Verrechnungstabelle für die Verrechnung dieser Differenzen können nur Verrechnungsmengen vorgegeben werden. Damit tatsächlich eine vollständige Abrechnung der Kostenstelle gewährleistet ist, werden die Kosten anteilig an der gesamten Verrechnungsmenge verteilt.
Beispiel:
Der Verteilungsbeleg zur Verrechnung der Differenzen umfasse zwei Positionen; an Kostenstelle A werde die Verrechnungsmenge 1 und an Kostenstelle B die Verrechnungsmenge 2 abgegeben. Dann wird ein Drittel der Restkosten an Kostenstelle A und zwei Drittel werden an Kostenstelle B verrechnet, unabhängig von der tatsächlichen Beschäftigung der abgebenden Kostenstelle.
Soll eine Differenzenverrechnung durchgeführt werden, wird eine Verrechnungstabelle mit einer Buchungsart benötigt, deren Verrechnungsart 'DF' ist.
Die beschriebenen Funktionen der Differenzenverrechnung sind von der Verrechnungstabellenart unabhängig, jedoch muss auf eine sinnvolle Einstellung der Verrechnungstabellenart hinter der Buchungsart für die Differenzenverrechnung geachtet werden (KFK, FST oder PRO). Da die Differenzenverrechnung unabhängig von der Beschäftigung erfolgt, dürfen Verrechnungstabellen mit der Verrechnungstabellenart 'RTG', 'PPU', 'PBA' und 'PVA' nicht für die Differenzenverrechnung verwendet werden. Die Differenzenverrechnung wird nicht iterativ durchgeführt.
Wurden die Leistungsverrechnungen und die Differenzenverrechnung erfolgreich durchgeführt, werden anschließend die verarbeiteten Verrechnungstabellen als bereits gebucht gekennzeichnet. Dieses Kennzeichen wird in den Verwaltungsprogrammen der Verrechnungstabellen abgefragt. Ist es angegeben, erhält der Anwender eine Warnmeldung, dass es sich um eine bereits gebuchten Verrechnungstabelle handelt.

Berechnung der Kalkulationssätze

Aufgrund der auf einer Kostenstelle angefallenen Kosten können vom System Kalkulationssätze berechnet werden. Dabei werden alle Kostenarten berücksichtigt, die gemäß den Angaben im Kostenartenstamm in die Berechnung der Kalkulationssätze einfließen sollen.
Der 'Kalkulationssatz voll' wird ermittelt, indem die Kosten durch die Beschäftigung der Kostenstelle dividiert und mit der Bezugsgrößendimension multipliziert werden. Entsprechend wird auch der variable Kalkulationssatz bestimmt. Diese berechneten Kalkulationssätze können im Programm 'Ist-Kalkulationssätze verwalten' auf Lasche 'Errechnete Werte Kalkulationssatz' angezeigt und in Listen bzw. Auskunftsprogrammen ausgewertet werden, um z.B. einen Vergleich mit den geplanten Vorgabewerten zu ziehen. Kalkulationssätze werden nur berechnet, wenn eine Verrechnung mit markiertem Kennzeichen 'Kalkulationssätze berechnen' abgerufen wird.

Füllen der Statistikdatei

Bei der Verrechnung wird die Statistikdatei mit der Beschäftigung und den errechneten Kalkulationssätzen einer Bezugsgröße bebucht, wenn in der Vorlauftabelle VRLB09 die entsprechenden Parameter markiert sind. Als weitere Voraussetzungen müssen die Konten für Beschäftigung und Kalkulationssatz im Programm Bezugsgrößen verwalten in den Feldern 'Konto für Beschäftigung' und 'Konto für Kalkulationssatz' hinterlegt werden. Bei der Verrechnung muss außerdem das Kennzeichen 'Kalkulationssätze errechnen' markiert werden, damit ein Kalkulationssatz berechnet wird.

Zuschläge berechnen

Pro Kostenart wird im Kostenartenstamm geprüft, welche Zuschläge berechnet werden sollen, bzw. welche Kostenstellen von der Zuschlagberechnung befreit sind. Je nach Vorgaben wird die Zuschlagberechnung beim Abruf der Verrechnung durchgeführt, falls die Verrechnung mit markiertem 'Kennzeichen Zuschläge berechnen' abgerufen wird.
Die Verbuchung der Zuschläge erfolgt in fixe und variable Kostenbestandteile. Mit dem aufgerufenen Programm werden Zuschläge auf Kostenstellenebene und Auftragsebene berechnet.

Berechnung der Zuschlagssätze

Analog zur Kalkulationssatzberechnung, ist es in oxaion möglich, in der Umlage eine automatische Berechnung der Ist- und Plan-Zuschlagssätze durchführen zu lassen. Diese werden aufgrund der auf einer Kostenstelle angefallenen Kosten berechnet. Dabei werden alle Kostenarten berücksichtigt, die gemäß den Angaben im Kostenartenstamm in die Berechnung der Zuschlagssätze einfließen sollen.
Zusätzlich ist die Zuschlagsberechnung geschäftsbereichsbezogen möglich.
Weitere Erläuterungen und die notwendigen Voraussetzungen sind im Prozesshandbuch 'Automatische Zuschlagssatzberechnung' beschrieben.

Partielle Kostensätze berechnen

Über die Vorlauftabelle VRLB09 wird gesteuert, ob mit partiellen Kostensätzen gearbeitet wird. Ist der Parameter markiert, wird bei Abruf der Ist-Verrechnung das Feld 'part. Kosten ber.' angezeigt. Ist dieses Feld markiert, werden die partiellen Sekundärkosten für jede empfangende Kostenstelle bei der Kostenstellenverrechnung ermittelt.

Verrechnungstabellen aktualisieren

Über die Vorlauftabelle VRLB10 wird gesteuert, ob die Verrechnungsmengen und die Beschäftigungen der Betriebseinheiten der beschäftigungsabhängigen Verrechnungstabellen aktualisiert werden. Ist der Parameter markiert, wird bei Abruf der Ist-Verrechnung das Feld 'Verrechnungstabellen aktualisieren' angezeigt. Wird dieses Feld markiert, werden die Verrechnungsmengen der beschäftigungsabhängigen Verrechnungstabellen und die Beschäftigungen vor der Kostenstellenumlage aktualisiert. Dabei ist maximal eine 99 stufige Verflechtung von Kostenstellen möglich.0

Planverrechnung kopieren

Über die Vorlauftabelle VRLB09 wird gesteuert, ob die Planverrechnungstabellen der Periode des Abrufzeitraums in die Ist-Verrechnungstabellen kopiert werden sollen. Ist der Parameter markiert, wird bei Abruf der Ist-Verrechnung das Feld 'Planverrechnung kopieren' angezeigt. Wird dieses Feld markiert, werden die bestehenden Ist-Verrechnungstabellen der Periode sämtlicher Kostenstellen/Bezugsgrößen gelöscht für die Planverrechnungstabellen vorhanden sind und die Planverrechnungstabellen in die Ist-Verrechnungstabellen kopiert. Beim Kopieren der Planverrechnungstabellen werden die Istbeschäftigungen neu berechnet, wenn sie aus den Verrechnungstabellen neu aufgebaut werden sollen. Die Vorgabemengen folgender Verrechnungstabellen werden aus den Planvorgabemengen direkt kopiert.

• Prozentuale Umlage
• Differenzenumlage
• Bei allen übrigen Belegen, wenn die Ist/Plan-Beschäftigung der abzurechnenden Kostenstelle/Bezugsgröße nicht ermittelt werden kann.

Bei retrograden Verrechnungstabellen (Parameter 'interne Steuerung' der Tabelle FRDVBD = 'RTG') werden die Verrechnungsmengen gelöscht.
Bei Belegen der Kostenstellen (FKT) mit Beschäftigungsermittlung ungleich maschinell aus der Verrechnungstabelle und vorhandener Beschäftigung werden die Planvorgabemengen mit dem Beschäftigungsverhältnis 'Istbeschäftigung zu Planbeschäftigung' der abgebenden Betriebseinheit multipliziert. Dadurch kann im Ist mit Sollmengen abgerechnet werden.
Sollen beschäftigungsabhängige Plan-Belege (PBA) auch im Ist beschäftigungsabhängig sein, dann muss die Beschäftigung dieser Kostenstellen/Bezugsgrößen maschinell aus der Verrechnungstabelle ermittelt werden. Planbelege 'PBA' zu Kostenstellen, deren Istbeschäftigung nicht aus der Verrechnungstabelle ermittelt werden soll, werden beim Kopieren in einen Ist- Beleg (FKT) umgewandelt. Dabei wird die erste vorhandene Buchungsart (FRD306) mit Parameter 'Verrechnungstabellenart' = ' FKT' eingestellt. Die Ermittlung der Mengen erfolgt dann wie bei FKT-Belegen mit Beschäftigungsvorgabe ungleich maschinell aus der Verrechnungstabelle. Bei beschäftigungsabhängigen Belegen (PBA) und maschineller Beschäftigungsermittlung aus den Verrechnungstabellen werden die Sollverrechnungsmengen neu berechnet aus Planverrechnungskoeffizient/Planverrechnungsbasis multipliziert mit der Istbeschäftigung des Empfängers.
Voraussetzung für eine erfolgreiche Übernahme der Planverrechnungstabellen ist, dass die manuell anzugebenden Istbeschäftigungen vollständig gepflegt sind.

Kalkulatorische Zinsen berechnen

In oxaion besteht die Möglichkeit, kalkulatorische Zinsen je Verkaufsauftrag zu berechnen. Grundlage sind die Zahlungseingänge zu Verkaufsaufträgen aus dem Modul Vertrieb. Bei der monatlichen Ist-Umlage in der Kostenrechnung werden aus den Informationen Zahlungsbetrag, Zinsdauer und Zinssatz die kalkulatorischen Zinsen errechnet. Das Ergebnis fließt in die Kundenerfolgsrechnung ein.
Weitere Erläuterungen und die notwendigen Voraussetzungen sind im Prozesshandbuch 'Kalkulatorische Zinsen' beschrieben.

DB-/ Kostenträgerrechnung aktualisieren

Über das Kennzeichen 'DB-/ Ktr.Rg. aktualisieren' kann gesteuert werden, ob die Kostenträgerverdichtung und DB-Statistikdaten beim Abruf der Ist- bzw. Plan-Umlage sowie bei der Verbuchung der Daten in die Kostenrechnung aus der Datei USIKOP aktualisiert werden sollen oder nicht. Dies hat zum Vorteil, dass beispielsweise bei einer hohen Anzahl definierten Verdichtungen der Neuaufbau der Kostenträgerverdichtung und DB-Statistik ausgeschlossen werden kann, wenn eine Umlage aufgrund reiner Kostenstellenbuchungen notwendig wird. Somit wird die Programmlaufzeit erheblich verringert.

Übernahme statistischer Buchungen aus der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung bietet die Möglichkeit, statistische Buchungen, z.B. bei Abgrenzungen, zu generieren. Damit diese Werte auch in der Kostenrechnung zur Verfügung stehen, werden diese im Rahmen der Ist-Verrechnung als Kostenrechnungseinzelnachweise in die Kostenrechnung verbucht. Zu welchen Konten die statistischen Buchungen in die Kostenrechnung übernommen werden, wird über die Kostenart festgelegt.
Weitere Erläuterungen und die notwendigen Voraussetzungen sind im Prozesshandbuch 'Übernahme statistischer Buchungen aus der Finanzbuchhaltung' beschrieben.

Ist-Verrechnung an Finanzbuchhaltung übergeben

Über das Kennzeichen 'Ist-Verrech. an Fibu' kann gesteuert werden, ob reine Kostenstellen-Umlagebelege aus der Ist-Verrechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben werden sollen. Wird das Kennzeichen markiert, wird der Umlagebeleg in die Schnittstellendatei USNINP zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung gestellt. Bei einer erneuten Ist-Umlage werden bereits erzeugte und an die Fibu übergebene Umlagebelege als Stornobelege in die USNINP gestellt. Gleichzeitig, wird, sofern das Kennzeichen 'Ist-Verrech. an Fibu' markiert wurde, aufgrund der dann vorhandenen Umlagedefinitionen, ein neuer Umlagebeleg zur Verbuchung in die Schnittstellendatei USNINP zur Verbuchung bereitgestellt.

Übernahme von Plankosten nach Ist

In der oxaion Kostenrechnung kann es bestimmte Kosten geben, z.B. kalkulatorische Kosten, die aus der Planung in die Ist-Version übernommen werden sollen, um diese im Ist nicht noch einmal neu erfassen zu müssen. Dazu sind die Kostenarten im Kostenartenstamm über die Ausprägung 'Verwendung' entsprechend zu kennzeichnen, ob in der Ist-Umlage Ist-Belege auf Basis Soll oder Plan erstellt werden sollen.
Erfolgt die Erstellung der Istkosten auf Basis 'Plan', werden zur Originalplanversion die Plankosten aus der Kostenstellenfortschreibung (BISPKP) für die entsprechende Kostenstelle/ Bezugsgröße und Kostenart in die Kostenrechnungsschnittstelle USIKOP mit der Istversion geschrieben. Sollen die Istkosten auf Basis 'Soll' erstellt werden, wird der variable Kostenanteil beschäftigungsabhängig, nach der Formel Plankosten * Ist-Beschäftigung / Plan-Beschäftigung, korrigiert. Ist die Plan-Beschäftigung = 0 finden keine Korrektur statt und die Übernahme erfolgt zu Plankosten. Der fixe Kostenanteil wird immer analog der Übernahme zu Plan übernommen. 

Umlage mit Kalkulationssatz

Erfolgt die Abrechnung einer Kostenstelle zu Standards, also Ist- oder Plankalkulationssätzen, kann die Umlage dieser Kostenstelle durch nicht markieren des Parameters ausgeschlossen werden.
Sehr häufig müssen Umlagen für ein ganzes Jahr wiederholt durchgeführt werden, da sich die Umlageschlüssel als Folge von Istbeschäftigungskorrekturen vorgelagerter Kostenstellen geändert haben. In diesem Fall wird die Iteration mit dem Ziel aufgerufen Iterationspreise sowie Kalkulationssätze für die vorgelagerten Kostenstellen neu zu berechnen. Umlagen mit vorgegebenen Standards wie Verrechnungsmenge und Kalkulationssätze zwischen Hauptkostenstellen und Aufträgen sind in diesem Fall nicht betroffen. da die Umlagebeträge bei gleichen Standards unabhängig von den Verrechnungen der vorgelagerten Stufen gleich bleiben. Aufgrund der möglichen vielen Verrechnungspositionen von Kostenstellen auf VKS - und PPS - Aufträge mit Standards, werden die Laufzeiten erheblich verkürzt, wenn die Umlage zu Kalkulationssätzen bei diesen Verrechnungszielen nicht durchgeführt werden muss.

Planverrechnungen

Unter diesem Menüpunkt sind zwei Programme verfügbar, die Planabrechnung und die maschinelle Kostenplanung.

'Plan-Abrechnung abrufen'

Dieses Programm erfüllt zwei Funktionen. Im ersten Schritt werden die Planprimärkosten berechnet. Dazu werden zunächst die vom Anwender geplanten Kosten aus der Planvorgabedatei übernommen. Gleichzeitig wird noch das Produkt aus Planbeschäftigung und Einstandspreis einer Bezugsgröße als variabler Kostenbestandteil der Planprimärkosten gebucht.
Im zweiten Schritt erfolgen dann die Planumlagen, Berechnung von Kalkulationssätzen, partiellen Kostensätzen etc. Diese Berechnungen werden entsprechend den Vorgaben auf den Verrechnungstabellen und den Eingaben auf der Leitdatenmaske dieses Programms durchgeführt.
In diesem Programm bestehen die gleichen Eingabemöglichkeiten wie bei der Ist-Abrechnung. Darüber hinaus besteht im Feld 'Jahreswert' die Möglichkeit, die Abrechnung für eine Jahresplanung durchzuführen. Die Verrechnungstabellen der 13. Periode werden dann in die Perioden 1-12 kopiert und anschließend die Verrechnung für die 13. Periode durchgeführt. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn keine Periodenplanung stattfinden soll zur Berechnung eines Standardpreises für die Istverrechnung, oder die Verrechnungstabellen der Perioden 1-12 automatisch erstellt werden sollen. Insofern ein Plan-Ist-Vergleich durchgeführt werden soll, muss die Planung auf Periodenebene stattfinden. In der Regel wird deshalb die Jahresplanung einmalig zum Kopieren der Verrechnungstabellen der 13. Periode aufgerufen.