Die Verrechnungen der Kostenstellen-Gemeinkosten erfolgen aufgrund der Angaben in den Verrechnungstabellen. Voraussetzung dafür, dass eine Kostenstelle als abgebende Kostenstelle eingerichtet werden kann, ist der aktivierte Parameter "Abrechnungskennzeichen" im Kostenstellenstamm. Ist dieses Kennzeichen nicht aktiv, kann diese Kostenstelle nur als empfangende Kostenstelle eingerichtet werden; beispielsweise eine Statistikkostenstelle.
Zu beachten ist auch, dass nur Kosten aber keine Erlöse verrechnet werden.
Die normale Umlage von Kosten erfolgt grundsätzlich iterativ.
Übersicht
Das auf den folgenden Seiten abgebildete Flussdiagramm soll einen kurzen Überblick über den Prozess bieten, bevor die einzelnen Punkte, die in der Kostenrechnung berücksichtigt werden müssen, detaillierter beschrieben werden. Die Beschreibung der einzelnen zu berücksichtigenden Punkte ersetzt jedoch nicht die Verfahrenshandbücher, in welchen die Stammdatenpflege ausführlich behandelt wird, sondern gibt nur Hinweise auf die Parameter, die für diesen Prozess wichtig sind.
Flussdiagramm zur Mengenverrechnung
Abbildung 3.1
Prozessdetails
Folgende Schlüsselungen müssen für die Kostenverrechnung nach einem Mengenschlüssel gegeben sein.
Ist-Verrechnungstabellen
Über das Programm Ist-Verrechnungstabellen verwalten (BA20100) können die periodenbezogenen Verrechnungstabellen mit den Vorgaben für die Kostenstellenumlagen bearbeitet werden. Pro Buchungsperiode, in welcher eine Verrechnung durchgeführt werden soll, muss eine Verrechnungstabelle je abgebender Betriebseinheit angelegt werden, wobei eine Kopierfunktion nutzbar ist. Es sind Informationen zur abgebenden Kostenstelle enthalten sowie zur Bezugsgröße und Buchungsart.
Verrechnungstabellen können nur angelegt werden, wenn über die Buchungsart (FRDVBD) oder die Verrechnungstabellenart (FRD375) die Verrechnungstabellenermittlung auf "manuell" eingestellt ist.
1. Verrechnungstabelle – Kopfsatz (Informationen zur abgebenden Betriebseinheit)
Da die Abrechnung der Kostenstellen immer auf Basis der Bezugsgrößen erfolgt, wird ein vielfältiges Leistungsspektrum erreicht. Bsp.: Die Abrechnung einer Fertigungskostenstelle ist nach Maschinenstunden und Personalstunden möglich.
Als empfangende Objekte der Kostenverteilung können über das Kontextmenü (Positionen verwalten) der angelegten Verrechnungstabelle eine Kostenstelle, ein Auftrag oder Kostenträger sowie ein Teil hinterlegt werden; Ob z.B. eine Kostenstelle oder ein Auftrag in den Empfängerdaten der Verrechnung hinterlegt werden darf, wird über das Feld "Abrechnung der Bezugsgröße" im Bezugsgrößenstamm (FRD 371) zur abgebenden Kostenstelle/Bezugsgröße gesteuert. Über die Buchungsart (FRD 306) wird definiert, ob zur Verrechnung Mengen, Beträge und/oder Preise herangezogen werden dürfen, die in den Verrechnungsinformationen der Verrechnungstabelle ebenfalls auf positionsebene hinterlegt werden;
2. Verrechnungstabelle – Informationen zum empfangenden Objekt
Neben den Empfängerdaten kann ebenso ein Textschlüssel sowie ein Zusatztext zur Dokumentation hinterlegt werden.
3. Verrechnungstabelle – Informationen zur Verrechnung
Auf der Lasche Informationen zur Verrechnung kann eine Verrechnungsmenge mit oder ohne Preis sowie ein Betrag angegeben werden.
Die Verrechnungsmenge stellt den Anteil des empfangenden Objekts an der zu verteilenden Summe dar; siehe folgendes Beispiel:
Auf der Kostenstelle MB MB300 fallen für die Bezugsgröße 003 Energie-Kosten in Höhe von 800,- Euro an, die nach dem Prinzip der Mengenverrechnung verteilt werden sollen.
Für Kostenstelle MB MB001 soll die Verrechnungsmenge 3 sein (also 3 Anteile), für Kostenstelle MB MB002 soll die Verrechnungsmenge 5 sein. Insgesamt sind dies 8,0 Anteile. Diese 8,0 Anteile stellen den gesamten zu verteilenden Wert der abgebenden Kostenstelle dar; also 100%.
Um den umzulegenden Betrag pro einzelnen Anteil zu ermitteln wird nun gerechnet:
800,- Euro / 8,0 Anteile = 100,- Euro pro Anteil.
MB300 an MB001: 100,- * 3,0 = 300,- Euro.
MB300 an MB002: 100,- * 5,0 = 500,- Euro.
Kostenstelle MB001 erhält aus dieser Umlage also 300,- Euro von Kostenstelle MB300, Kostenstelle MB001 erhält 500,- Euro.
Es werden immer die gesamten relevanten Kosten abgerechnet, sofern die Umlage ohne Preise erfolgt.
Bezugsgrößen
Die Verwendung der relevanten Stammdaten wird über das Programm Bezugsgrößen verwalten (US13390) gesteuert werden. Darüber können neben den Bezugsgrößenstammdaten auch abhängige Daten, wie Buchungstabellen, angelegt werden.
Die Bezugsgrößen als Maßeinheit der Kostenverursachung dienen der Differenzierung der Kostenstellen. Die Verrechnung von Umlagen erfolgt für eine Kostenstelle pro Bezugsgröße. Relevant für das Verhalten der Verrechnung ist das Kennzeichen für die "Abrechnung der Bezugsgröße". Dieses Kennzeichen wiederum wird über die Tabelle FRD371 gesteuert.
Buchungstabellen
Im Programm Buchungstabellen verwalten (BA10400) werden die Kostenarten hinterlegt, die für die Belastungs- bzw. Entlastungsbuchungen der Verrechnung verwendet werden sollen. Neben der Unterscheidung von Belastung und Entlastung wird ferner zwischen fixen und variablen Kosten sowie zwischen der Verrechnung auf Betriebseinheiten oder Aufträge/Teileidentifikationen/Kostenträger unterschieden. Für jede Buchungsart, mit der eine Verrechnung durchgeführt wird, muss eine Buchungstabelle angelegt werden.
Tabellen
FRD 306
In der Tabelle FRD 306 werden die Buchungsarten gepflegt.
Bei allen Buchungen innerhalb der oxaion Kostenrechnung muss für die verschiedenen Arten von Buchungen eine Buchungsart mitgegeben werden. Für das Anlegen von Verrechnungstabellen muss die in den Verrechnungstabellen hinterlegte Buchungsart hierfür zugelassen sein.
Die Buchungsart enthält Informationen über die Verrechnungsart, Verrechnungstabellenart, Verrechnungstabellenermittlung und ob in den Verrechnungsinformationen der Verrechnungstabelle Mengen, Preise und/oder Werte angegeben werden dürfen.
FRD 371
Die Tabelle FRD 371 enthält Informationen über die erlaubten Abrechnungsarten der Bezugsgrößen; also ob bei den Empfangsdaten der Verrechnungstabelle z.B. eine Abrechnung auf Auftrag oder Kostenstelle hinterlegt werden darf.
FRD VBD
Die Tabelle FRD VBD steuert die Art der Kostenstellenverrechnung. Es kann die Beschäftigungsherkunft gekennzeichnet werden (über Tabelle FRD 376), ob die Verrechnungstabellen manuell oder maschinell erstellt werden (über Tabelle FRD 375) und welche Buchungsart Verwendung findet (über Tabelle FRD 306). Des Weiteren kann über die Selektionsdaten gesteuert werden, ob die Verrechnung für die Ist- und/oder Planversionen zugelassen ist.
Ist-Abrechnung abrufen
Mit dem Programm Ist-Verrechnung abrufen (BA50200) wird die Istumlage abgerufen. Neben weiteren Kennzeichen, die der Bedienerhilfe zum Programm entnommen werden können, können hierüber auch die automatisch erstellten Verrechnungstabellen über das Kennzeichen "Verrechnungstab. aktualisieren" abgerufen werden. Bei Ausführung prüft ein Programm im Hintergrund, ob für alle Verrechnungstabellen in den Buchungstabellen Konten hinterlegt sind. Fehlen Kontenhinterlegungen in einer der abgerufenen Verrechnungstabellen, führt dies zu einem Abbruch der gesamten Verrechnung. Hierfür wird ein Fehlerprotokoll erstellt.
