Auf dem Investitionsauftrag werden Aufwände (z.B. von einer selbsterstellten Anlage) gesammelt, um sie später zu aktivieren. Im Auftrag muss ein Wirtschaftsgut angegeben werden, dabei kann es sich entweder um eine Dummy-Wirtschaftsgutnummer handeln, die beim Aktivieren der FIBU-Bewegungen in der Anlagenbuchhaltung umgesetzt wird, oder es kann das tatsächliche Wirtschaftsgut angegeben werden. Die Aktivierung des Auftrags erfolgt in Abhängigkeit der Angaben auf der Auftragsart bei Fertigstellung und/oder am Jahresende.
Die Handwerkerkostenstelle baut eine neue Drehmaschine. Die entstehenden Kosten werden auf dem Auftrag 'Drehmaschine erstellen' gesammelt.

Fremdleistungskosten

Die Firma Maier wurde beauftragt einen Teil der Arbeiten auszuführen. Sie schickt eine Rechnung über 23200,-EURO (€).

Buchung der Fremdleistungskosten

Primärkostenbuchung
(1) In der Finanzbuchhaltung werden die Fremdleistungen unter Angabe des Auftrags gebucht.

Verrechnungsbuchung
(2) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA findet die Umbuchung vom Konto 'Fremdleistungen' auf das Anlagenkonto statt. Dabei wird der Auftrag 'Drehmaschine erstellen' entlastet und das Wirtschaftsgut belastet.
Das Anlagenkonto muss als Belastungskonto für Fremdleistungen im Auftrag oder als 'Verrechnungskonto Belastung endgültig' in der Auftragsart angegeben sein.

T-Konten Darstellung

Buchung der Fremdleistungskosten, Alternative

Primärkostenbuchung
(1) In der Finanzbuchhaltung werden die Fremdleistungen unter Angabe des Auftrags und des Wirtschaftsguts auf das Anlagenkonto gebucht.

Verrechnungsbuchung
Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA findet keine Umbuchung mehr statt. 
T-Konten Darstellung

Materialeinzelkosten

Für die Erstellung der Drehmaschine werden verschiedene Teile im Gesamtwert von 55555,-EURO (€) aus dem Lager entnommen. Die Buchung der Materialentnahme wurde im Lagerbuchungsprogramm Lagerbelege verwalten (LB20090) unter Angabe des Auftrags vorgenommen. 
Primärkostenbuchung
(1) Die Schnittstellenübernahme Lager-ReWe wird abgerufen.
Der Lagerabgang wird verbucht:

Im verwendeten Buchungsschlüssel muss im Kennzeichen 'Bestandskonto buchen' die Ausprägung ‚Haben' und im Kennzeichen 'Verbrauchskonto buchen' die Ausprägung ‚Soll' markiert sein. Das Bestandskonto und das Verbrauchskonto müssen in der im Teilestamm für das entnommene Teil angegebenen Kontengruppe angegeben sein. 
Verrechnungsbuchung
(2) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA erfolgt die Umbuchung vom Auftrag auf das Wirtschaftsgut. Dabei wird das Verbrauchskonto entlastet und das Anlagenkonto belastet.
Das Anlagenkonto muss als Belastungskonto für Material im Auftrag oder als 'Verrechnungskonto Belastung endgültig' in der Auftragsart angegeben sein.

T-Konten Darstellung

Materialgemeinkosten

Aufträge, die nicht im Modul BKR ausgewertet werden

Die Gemeinkostenzuschläge werden wie im ersten Beispiel (Gemeinkostenauftrag) angegeben. Es ergeben sich Gemeinkosten von:
55555 * 40 / 100 = 22222 
Verrechnungsbuchung
(1) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA erfolgt eine Umbuchung der Materialgemeinkosten von der Gemeinkostenstelle 'Lager' auf das Wirtschaftsgut. Dabei wird das Konto für aktivierte Eigenleistungen entlastet und das Anlagenkonto belastet.
Das Anlagenkonto muss als Belastungskonto für Materialgemeinkosten im Auftrag oder als 'Verrechnungskonto Belastung endgültig' in der Auftragsart angegeben sein. Das Konto für aktivierte Eigenleistungen muss als Entlastungskonto für Materialgemeinkosten im Auftrag angegeben sein. Wenn im Auftrag und in der Auftragsart keine Verrechnungskonten angegeben sind, erfolgt die Verrechnung über die im Gemeinkostenzuschlag angegebenen Konten. Dort ist auch die zu entlastende Kostenstelle anzugeben.

T-Konten Darstellung

Aufträge, die im Modul BKR ausgewertet werden

Die Gemeinkostenzuschläge werden wie im obigen Beispiel angegeben. Es ergeben sich Gemeinkosten von:
55555 * 40 / 100 = 22222 
Buchung der Materialgemeinkosten
(1) Bei der Übernahme der Schnittstelle erfolgt eine Umbuchung der Materialgemeinkosten von der Gemeinkostenstelle 'Lager' auf den Auftrag. Die Umbuchung erfolgt über die beim Gemeinkostenzuschlag angegebenen Verrechnungskonten (Materialgemeinkosten Belastung / Materialgemeinkosten Entlastung).

Verrechnungsbuchung
(2) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA erfolgt eine Umbuchung der Materialgemeinkosten vom Auftrag 'Drehmaschine erstellen' auf das Wirtschaftsgut. Dabei wird das Konto für aktivierte Eigenleistungen entlastet und das Anlagenkonto belastet.
Das Anlagenkonto muss als Belastungskonto für Materialgemeinkosten im Auftrag oder als 'Verrechnungskonto Belastung endgültig' in der Auftragsart angegeben sein. Das Konto für aktivierte Eigenleistungen muss als Entlastungskonto für Materialgemeinkosten im Auftrag angegeben sein. Wenn im Auftrag und in der Auftragsart keine Verrechnungskonten angegeben sind, erfolgt die Verrechnung über die im Gemeinkostenzuschlag angegebenen Konten.

T-Konten Darstellung

Lohneinzelkosten

Aufträge, die nicht im Modul BKR ausgewertet werden

Die Handwerkerkostenstelle hat 750 Stunden für den Auftrag 'Drehmaschine erstellen' gearbeitet. Auf der Kostenstelle 'Handwerker' ist ein interner Preis von 60,-EURO (€) angegeben (siehe auch Kostensätze bzw. Lohnpositionen). 
Im Programm Tagesberichte verwalten (US23000) wird eine entsprechende Lohnposition erfasst. Bei der Übernahme der Schnittstelle in die BIA wird der Gemeinkostenschlüssel '02' ermittelt. Dieser Gemeinkostenschlüssel muss auf der Lohnart oder auf dem Kostensatz der leistenden Kostenstelle angegeben sein. Durch die Übernahme der Schnittstelle wird dieser Lohnaufwand auf dem Auftrag sichtbar. 
Verrechnungsbuchung
(1) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA erfolgt eine Umbuchung des Lohns von der leistenden Kostenstelle 'Handwerker' auf das Wirtschaftsgut. Dabei wird das Konto für aktivierte Eigenleistungen entlastet und das Anlagenkonto belastet.
Das Anlagenkonto muss als Belastungskonto für Lohn im Auftrag oder als 'Verrechnungskonto Belastung endgültig' in der Auftragsart angegeben sein. Das Konto für aktivierte Eigenleistungen muss als Entlastungskonto für Lohn im Auftrag angegeben sein.

T-Konten Darstellung

Aufträge, die im Modul BKR ausgewertet werden

Die Handwerkerkostenstelle hat 750 Stunden für den Auftrag 'Drehmaschine erstellen' gearbeitet. Auf der Kostenstelle 'Handwerker' ist ein interner Preis von 60,-EURO (€) angegeben (siehe auch Kostensätze bzw. Lohnpositionen). 
Im Programm Tagesberichte verwalten (US23000) wird eine entsprechende Lohnposition erfasst. Bei der Übernahme der Schnittstelle in die BIA wird der Gemeinkostenschlüssel ‚02' ermittelt. 
Lohnbuchung
(1) Bei der Übernahme der Schnittstelle erfolgt eine Verrechnung des Lohnaufwands von der leistenden Kostenstelle 'Handwerker' auf den Auftrag. Die Umbuchung erfolgt über die bei den Kostensätzen der Kostenstelle angegeben Verrechnungskonten (Lohnkosten Belastung / Lohnkosten Entlastung).

Verrechnungsbuchung
(2) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA erfolgt eine Umbuchung des Lohns vom Auftrag 'Drehmaschine erstellen' auf das Wirtschaftsgut. Dabei wird das Konto für aktivierte Eigenleistungen entlastet und das Anlagenkonto belastet.
Das Anlagenkonto muss als Belastungskonto für Lohn im Auftrag oder als 'Verrechnungskonto Belastung endgültig' in der Auftragsart angegeben sein. Das Konto für aktivierte Eigenleistungen muss als Entlastungskonto für Lohn im Auftrag angegeben sein.

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Lohngemeinkosten

Aufträge, die nicht im Modul BKR ausgewertet werden

Die Berechnung der Gemeinkosten erfolgt über die Angabe von Gemeinkostenzuschlägen. Für die Lohngemeinkosten wurden folgende Angaben gemacht:
Kostenartengruppe 'Lohn', gültig ab '01.01.2005', Gemeinkostenschlüssel '02'
Gemeinkostenprozentsatz '35,00', Geschäftsbereich/Kostenstelle 'Verwaltung'
Konten sind hier keine angegeben, es wird davon ausgegangen, dass im Auftrag die Verrechnungskonten für Lohngemeinkosten angegeben sind.
Aus diesen Angaben ergeben sich Gemeinkosten von:
45000 * 35 / 100 = 15750
die nach der Schnittstellenübernahme auf dem Auftrag ausgewiesen werden. 
Verrechnungsbuchung
(1) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA erfolgt eine Umbuchung der Lohngemeinkosten von der Gemeinkostenstelle 'Verwaltung' auf das Wirtschaftsgut. Dabei wird das Konto für aktivierte Eigenleistungen entlastet und das Anlagenkonto belastet.
Das Anlagenkonto muss als Belastungskonto für Lohngemeinkosten im Auftrag oder als 'Verrechnungskonto Belastung endgültig' in der Auftragsart angegeben sein. Das Konto für aktivierte Eigenleistungen muss als Entlastungskonto für Lohngemeinkosten im Auftrag angegeben sein.
Wenn im Auftrag und in der Auftragsart keine Verrechnungskonten angegeben sind, erfolgt die Verrechnung über die im Gemeinkostenzuschlag angegebenen Konten.

T-Konten Darstellung

Aufträge, die im Modul BKR ausgewertet werden

Die Berechnung der Gemeinkosten erfolgt über die Angabe von Gemeinkostenzuschlägen. Für die Lohngemeinkosten wurden folgende Angaben gemacht:
Kostenartengruppe 'Lohn', gültig ab '01.01.2005', Gemeinkostenschlüssel '02'

Buchung der Lohngemeinkosten
(1) Bei der Übernahme der Schnittstelle werden Gemeinkosten in Höhe von:
45000 * 35 / 100 = 15750
errechnet. Es erfolgt eine Umbuchung der Lohngemeinkosten von der Gemeinkostenstelle 'Verwaltung' auf den Auftrag. Die Umbuchung erfolgt über die im Gemeinkostenzuschlag angegebenen Verrechnungskonten (Lohngemeinkosten Belastung / Lohngemeinkosten Entlastung).

Verrechnungsbuchung
(2) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA erfolgt eine Umbuchung der Lohngemeinkosten vom Auftrag 'Drehmaschine erstellen' auf das Wirtschaftsgut. Dabei wird das Konto für aktivierte Eigenleistungen entlastet und das Anlagenkonto belastet.
Das Anlagenkonto muss als Belastungskonto für Lohngemeinkosten im Auftrag oder als 'Verrechnungskonto Belastung endgültig' in der Auftragsart angegeben sein. Das Konto für aktivierte Eigenleistungen muss als Entlastungskonto für Lohngemeinkosten im Auftrag angegeben sein.
Wenn im Auftrag und in der Auftragsart keine Verrechnungskonten angegeben sind, erfolgt die Verrechnung über die im Gemeinkostenzuschlag angegebenen Konten.

T-Konten Darstellung

Monatliche Abgrenzungsbuchung auf Kostenstelle Aktivierte Eigenleistung

Über die Tabelle VRLB23 kann gesteuert werden, dass für Investitionsaufträge eine monatliche Abgrenzungsbuchung auf die Kostenstelle 'Aktivierte Eigenleistung' für Lohn, Fuhrpark und Gemeinkosten erfolgt. Dazu ist in der Tabelle VRLB23 der Parameter „aktivierte Eigenleistung" zu markieren. Dies ist nur sinnvoll, wenn die Investitionsaufträge ohne Buchung auf Anlage im Bau erfolgen und nicht im Modul BKR ausgewertet werden. Es ist sicherzustellen, dass die Abgrenzungsbuchung „aktivierte Eigenleistung" nur bei der beschriebenen Konstellation gewählt wird, da andere Konstellationen (insbesondere mit der Selektion „Auswertung im Modul BKR") zu Komplikationen (z.B. doppelten Entlastungen) führen können. Das Verfahren bietet den Vorteil, dass die Entlastung der leistenden Kostenstellen von der Aktivierung bei Fertigstellung und/oder am Jahresende getrennt wird (aus einer Buchung werden zwei) und dadurch sofort (d.h. beim nächsten Verrechnungslauf) erfolgt und nicht erst zum Aktivierungszeitpunkt.
Die Auftragsart muss für die Abrechnung bei Fertigstellung und/oder am Jahresende eingerichtet sein (nicht jedoch für monatliche Abrechnung). Dort ist auch in der Lasche für die Zielkontierung die Kostenstelle anzugeben, auf die die Abgrenzungsbuchungen laufen sollen (es empfiehlt sich eine eigene Kostenstelle 'Aktivierte Eigenleistung' für Auswertungszwecke, z.B. bei Energieversorgungsunternehmen für Formblatt 5). Die Konten für die Abgrenzungsbuchung werden aus den Kosten- bzw. Gemeinkostensätzen ermittelt.
Im Auftragsstamm ist für die Verrechnung bei Fertigstellung und/oder am Jahresende bei Lohn, Fuhrpark und Gemeinkosten als Entlastungskonto das Konto 'Erträge aus aktivierten Eigenleistungen' anzugeben (bei Material und Fremdleistungen wird kein Konto eingetragen, diese werden auf der ursprünglichen Kostenart wieder entlastet, damit nur echte Erträge aus aktivierten Eigenleistungen auf dem Konto ausgewiesen werden). Als Belastungskonto ist im Auftragsstamm bei allen Kostenartengruppen bzw. alternativ in der Auftragsart als endgültiges Belastungskonto das Anlagekonto einzutragen.
Die Primärkostenbuchungen erfolgen wie in den vorangegangenen Punkten beschrieben, die Verrechnungen von Material und Fremdleistungen ebenso. Für die Abgrenzungsbuchungen wird hier beispielhaft eine Lohnbuchung betrachtet: Die Handwerkerkostenstelle hat 750 Stunden für den Auftrag 'Drehmaschine erstellen' gearbeitet. Auf der Kostenstelle 'Handwerker' ist ein interner Preis von 60,-EURO (€) angegeben (siehe auch Kostensätze bzw. Lohnpositionen). Im Programm Tagesberichte verwalten (US23000) wird eine entsprechende Lohnposition erfasst. Durch die Übernahme der Schnittstelle wird dieser Lohnaufwand auf dem Auftrag sichtbar.
(1) Durch den Aufruf der (monatlichen) Verrechnung wird die Abgrenzungsbuchung angestoßen. Dabei wird die leistende Kostenstelle (bei Gemeinkosten die Gemeinkostenstelle) entlastet und die Kostenstelle 'Aktivierte Eigenleistung' belastet. Die Konten hierzu kommen aus den Kostensätzen.
(2) Durch die Verrechnung des Auftrags aus der BIA bei Fertigstellung und/oder am Jahresende erfolgt (für Lohn, Fuhrpark und Gemeinkosten) nur noch eine Umbuchung im Bereich der Finanzbuchhaltung auf das Wirtschaftsgut. Dabei wird das Konto für Erträge aus aktivierten Eigenleistungen entlastet und das Anlagenkonto belastet.
Hinweis: die Kostenstelle 'Aktivierte Eigenleistung' darf nicht mit dem Konto 'Erträge aus aktivierten Eigenleistungen' verwechselt werden! 
T-Konten Darstellung