Bereits in der Angebotsphase (Service, Projekt, Verkauf) können Kosten beispielsweise für benötigtes Material für Versuchszwecke, eingekaufte Fremdleistungen oder auch Dienstleistungen im Unternehmen entstehen.
Diese angefallenen Angebotskosten können auf einen dem Angebot zugeordneten allgemeinen oder auftragsspezifischen Kostensammler gebucht und somit gesammelt werden. Abhängig vom Status des Angebots und der Art des Kostensammlers werden die Kosten später weiterverteilt. Dabei wird unterschieden, ob das Angebot gewonnen oder verloren wurde und ob diesem ein spezifischer oder allgemeiner Kostensammler zugeordnet ist. Dementsprechend werden die Kosten auf den Auftrag oder eine Kostenstelle umgebucht.
Voraussetzungen zur Erstellung eines Kostensammlers
Auftragsart
Der Auftragsart müssen zwei Auftragsstati zugeordnet werden. Der erste Status muss so definiert sein, dass der Auftrag bebucht werden kann. Dies wird über das Sperrkennzeichen des Auftragsstatus gesteuert (FRDTSA). Umgekehrt muss für den zweiten Auftragsstatus ein Wert gewählt werden, mit dem der Kostensammler zur weiteren Bebuchung gesperrt wird. Der erste Auftragsstatus wird bei der Neuanlage eines Kostensammlers automatisch gesetzt. Der zweite Status (mit Auftragssperre) muss nach Auftragsabschluss manuell gesetzt werden.
Die Angebotserstellungskosten eines allgemeinen Kostensammlers bzw. eines verlorenen Angebotes mit auftragsspezifischem Kostensammler werden auf die festgelegte Zielkontierung umgebucht.
Be- und Entlastungskonten sind für die spätere Umbuchung der Kosten auf den Auftrag (bei gewonnenem Angebot mit auftragsspezifischem Kostensammler) bzw. die zu belastende Kostenstelle notwendig und werden auf den entsprechenden Laschen hinterlegt. Wenn die Kosten der Angebotsphase im Bericht bspw. in einer speziellen Zeile ausgewiesen werden sollen, müssen diese bei der Berichtsdefinition dieser Berichtszeile zugeordnet werden.
Auftragskennzeichen FRDAKZ
Der Kostensammler wird über das Kontextmenü maschinell aus dem jeweiligen Angebot heraus erstellt. Die notwendigen Defaultwerte zur Neuanlage des Kostensammlers in der internen Auftragsabrechnung werden in der FRDAKZ hinterlegt. Vorgegeben werden müssen die Auftragsart, maschinelle Nr.-Vergabe und, dass der Auftrag als Kore-relevant gekennzeichnet wird. Ergänzend muss das Auftragskennzeichen zur Selektion bei der Neuanlage eines Kostensammlers zugelassen sein.
Neuanlage des Kostensammlers zu einem Angebot
Die Generierung eines Kostensammlers erfolgt über das Kontextmenü "Referenz" (Service/ Verkauf) bzw. "weitere Aufgaben" (Projekt) auf dem jeweiligen Angebot.
In dem folgenden Window sind danach die notwendigen Angaben zum zu erstellenden Kostensammler anzugeben.
Umbuchung auf Auftrag bzw. Kostenstelle
Die folgende Tabelle zeigt, inwiefern die auf dem Kostensammler aufgelaufenen Kosten verrechnet werden.
| Status | Allgemeiner Kostensammler | Spezifischer Kostensammler |
|---|---|---|
| Angebot wurde gewonnen | Die Kosten werden periodisch auf eine Kostenstelle umgebucht, so dass sie als Vertriebsgemeinkosten umgerechnet werden können. | Die Kosten werden zum Zeitpunkt der Umwandlung vom Angebot in einen Auftrag auf den Auftrag automatisch umgebucht. |
| Angebot ist offen | Die Kosten werden periodisch auf eine Kostenstelle umgebucht, so dass sie als Vertriebsgemeinkosten umgerechnet werden können. | Die Kosten bleiben auf dem Kostensammler stehen. |
| Angebot ist verloren oder storniert | Die Kosten werden periodisch auf eine Kostenstelle umgebucht, so dass sie als Vertriebsgemeinkosten umgerechnet werden können. | Wenn der Status auf verloren bzw. storniert gesetzt wird, werden die Angebotserstellungskosten auf die Kostenstelle umgebucht, so dass sie als Vertriebsgemeinkosten umgerechnet werden können. |
Bei der Verrechnung der Angebotserstellungskosten wird ein Protokoll erstellt, das Auskunft über die umgebuchten Kosten liefert. Dabei werden der Kostensammler, der empfangende Auftrag oder die Kostenstelle, sowie der gebuchte Betrag protokolliert.
Sofern nachträglich Kosten für ein Angebot angefallen sind, müssen diese je nach Status des Angebots entweder auf den gewonnenen Auftrag oder eine allgemeine Kostenstelle umgebucht werden. Im Programm Verrechnung aus BIA übergeben (BI60300) kann dies über die Auswahl "Angebotskosten umbuchen" angestoßen werden.
Anzeige der Angebotserstellungskosten im Auftrag (Verkauf/ Service/ Projekt)
Wurde einem Auftrag ein spezifischer Kostensammler zugeordnet, werden die angefallenen Angebotserstellungskosten im Auftrag ausgewiesen. Dabei erfolgt die Umbuchung der Kosten bei Umwandlung des Angebots in einen Auftrag automatisch. Nachträglich angefallene Angebotskosten, welche auf den Kostensammler erfasste wurden, werden hingegen nicht mehr automatisch auf den zugehörigen Auftrag umgebucht. Im Auftrag wird ein Hinweis ausgegeben, dass der angezeigte Betrag der Angebotskosten nicht aktuell ist. Über die Funktion "Angebotserstellungskosten neu berechnen" kann die Aktualisierung der Daten vorgenommen werden.
Hinweis
Wenn der Auftrag (Projekt/ Service/ Verkauf) abgeschlossen wurde, muss der spezifische Kostensammler manuell über den Auftragsstatus gesperrt werden! Somit wird verhindert, dass weitere Kosten auf den Kostensammler fließen, welche in der Folge nicht mehr auf den zugehörigen Auftrag umgebucht werden könnten.