Allgemeines

Unternehmen, die wertvolle Geräte oder komplexe Anlagen unterhalten, lassen oftmals im Rahmen der vorbeugenden Instandhaltung Arbeiten durch Serviceunternehmen durchführen. Da Ausfallzeiten minimiert werden sollen, sind sinnvolle Wartungszyklen und -termine erforderlich. Neben dem technischen Teil sind auch die kaufmännischen Gesichtspunkte von Bedeutung. Über Wartungsverträge soll eine überschaubare Kostenbelastung erreicht werden.

Wartungsverträge in oxaion beschreiben im Service die Daten zur Abrechnung, Artikel sowie Wartungstermine. 

(Abbildung: Wartungsvertragsposition / Lasche: Wartungsobjekt/Preise) 

(Abbildung: Wartungsvertragsposition / Lasche: Wartungstermine)

Verträge werden entweder aus Angeboten in die Vertragsdatei übernommen oder direkt als Vertrag erfasst.

Der Vertragsstamm gliedert sich in die Bereiche

• Kopfdaten (mit Adressen)
• Positionsdaten (mit Rabatten)

Die Verwaltung erfolgt mit den Programmen SA22310 (Kopfdaten) sowie SA22340 (Positionsdaten).

Der Vertragskopf enthält alle Vertragsdaten, die geräte-(teile)neutral sind.

In den Vertragspositionen sind alle geräte-(teile)abhängigen Vertragsdaten enthalten.

Vertragsspezifische Adressen können während der Kopfdatenerfassung mit erfasst werden, sofern sie von den bereits im Service-Kundenstamm angelegten Adressen abweichen.

Bei allen Eingaben die Schlüsseldaten betreffen (z.B. Kundennummer, Techniker-Nummer, Leitstellen etc.) kann der Anwender, wenn ihm Angaben fehlen oder Angaben falsch sind, entweder entsprechende Matchcodes oder Auflistungen mit gültigen Eingabewerten aufrufen.

Darüber hinaus erhält der Anwender einen Hinweis bei fehlender Eingabe von Mussfeldern.

In oxaion werden die nachfolgenden Wartungsverträge unterschieden:

• Vollwartungsvertrag
• Teilwartungsvertrag
• Wartungsvertrag interne Wartung
• Vertragsangebote

Angebote für Wartungsverträge werden wie Verträge angelegt, jedoch mit der Kennzeichnung, dass es sich um 'Vertragsangebot' handelt.

Ein Vollwartungsvertrag deckt in der Regel alle Leistungen ab, die im Rahmen einer Wartung anfallen. (Dienstleistungen, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial) 

Bei einer Teilwartung wird nur ein Teil der Leistungen durch den Vertrag abgedeckt. So können z.B. die Dienstleistungen über den Vertrag festgelegt sein, während die Ersatzteile nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. 

Über die Vertragsart (Tabelle FRD VAR) erfolgt im Rahmen der Fakturierung die Steuerung zur unterschiedlichen Berechnung der Allgemeinen Dienstleistungen (Fahrzeit, Auslagen etc.), Dienstleistungen (Arbeitszeiten) und der Ersatzteile. Die Vertragsarten sind hier vorab zu definieren. Sobald entsprechende Wartungsverträge im System angelegt worden sind, dürfen die Definitionen nicht mehr geändert werden. 

Ebenfalls über die Tabelle FRD VAR wird die Art der Fakturierung festgelegt. Dabei kann unterschieden werden zwischen

• Vertragsfaktura
• Auftragsfaktura

Bei Wartungsverträgen die ‚vertragsfakturiert' sind, werden die Leistungen ganz (Vollwartung) oder teilweise (Teilwartung) über den Vertrag berechnet. 

Bei auftragsfakturierten Wartungsverträgen erfolgt die Abrechnung der Leistungen ausschließlich über den daraus generierten Wartungsauftrag. Der Vertrag selbst wird somit nicht fakturiert. 

Vertragsverwaltung

Wartungsverträge mit Vertragsfaktura werden genutzt, um Termine und fakturierbare Werte hinterlegen zu können. Es könnten also Verträge fakturiert werden, für die es (noch) keine Wartungsaufträge gegeben hat.

Besonderheiten Interner Wartungsvertrag
Es kann jedoch in oxaion auch mit internen Wartungsverträgen gearbeitet werden. Es spielt dann die Fakturierung keine Rolle. Interne Wartungsverträge sind ausschließlich für die Termingestaltung vorgesehen.

Vertragsangebote

Vertragsangebote werden als besondere Art von Verträgen in der Vertragsdatei erstellt.

Der Aufbau von Vertragsangeboten entspricht dem von normalen Verträgen. Vertragsangebote bestehen aus zwei Teilen, nämlich einem allgemeinen, verbalen Teil (definierter Textbaustein) sowie einer Aufstellung der Angebotspositionen.

Die Identifizierung von Angebotsverträgen erfolgt über das Vertragskennzeichen, das in Tabelle FRDVTK hinterlegt ist sowie die Tabelle FRDNKR.

Für Vertragsangebote muss kein Debitorenkonto existieren; es muss jedoch eine Adresse in der Adressdatei angelegt werden.

Zur Vertragserstellung (Angebot wird zum Vertrag) muss zusätzlich zur Adresse ein Debitorenstammsatz sowie ein Kundenstammsatz angelegt werden.

Wird ein Vertragsangebot in einen Vertrag umgewandelt, muss eine Vertragsbestätigung erstellt werden. Erst die Erstellung der Vertragsbestätigung aktiviert den Wartungsvertrag. 

Falls erforderlich, können mehrere Kopien erstellt werden und zwar für den Kunden, den Techniker, die Leitstelle (Disponent o.ä.) und den Außendienstleiter. Die Steuerung erfolgt beim Druckaufruf durch Kennzeichnen der zu druckenden Kopie.

Vertragskopfdaten

(Abbildung: Wartungsvertragskopf / Lasche: Vertragsinformationen)

Neuanlage

Nachfolgend eine Übersicht der Felder und eine kurze Beschreibung möglicher Plausibilitätsprüfungen.

Zur Vertragserstellung sind folgende Plausibilitäten notwendig

• Wird ein Vertrag/Angebot neu erfasst, wird die Vertrags-/Angebotsnummer aus der Nummerndatei (UNUMMP) automatisch zur Verfügung gestellt. Das Nummernkreiskennzeichen wird gegen Tabelle FRDNKR geprüft. Es dient u.a. im Zusammenhang mit der Zählnummer als Referenznummer zur Kostenzuordnung. Die Aufbereitung erfolgt über die im Firmenstamm hinterlegte Aufbereitungsschablone für das Modul Service.
• Ist beim Ändern/Löschen eine Vertragsnummer falsch oder nicht bekannt, hat der Anwender die Möglichkeit, sich über Matchcode eine Reihe von Verträgen anzeigen zu lassen, aus denen er dann die richtige Vertragsnummer auswählen kann.

Matchcode 'Verträge'

• Kundenname
• Seriennummer
• Konfigurationsnummer

Wird bei der Neuanlage einer Vertragsposition als Matchcode eine Seriennummer vorgegeben, dann werden Daten aus der Seriennummerndatei übernommen. 

Wird bei der Neuanlage einer Vertragsposition eine Kundennummer vorgegeben, muss diese Kundennummer in der Seriennummerndatei mit mindestens einem Satz ohne Vertragsnummer vorhanden sein, um in den Vertrag übernommen zu werden.

Wird bei der Neuanlage eines Vertrages eine Konfigurationsnummer angegeben, dann darf diese Konfiguration in der Seriennummerndatei keine Vertragsnummer enthalten.

(Abbildung: Wartungsvertragskopf / Lasche: Rechnungsangaben) 

Vertragsart
Die verschiedenen Vertragsarten werden gegen Tabelle FRDVAR geprüft.

Über die Vertragsart und das zugehörige Fakturierkennzeichen wird gesteuert ob die Fakturierung aus der Vertragsdatei erfolgt (Kennzeichen = V) oder ob aus der Auftragsdatei fakturiert wird (Kennzeichen = A).

In der Tabelle FRDVAR wird über die Vertragsart auch definiert, welches Auftragskennzeichen bei der Generierung des Wartungsauftrags verwendet werden soll.

So werden beim Fakturierkennzeichen = V Vertrag alle Dienstleistung und Ersatzteile berechnet, wenn die Parameter in der Tabelle VAR auf „J" stehen. Es ist möglich, dass z.B. Dienstleistungen über den Vertrag, die Ersatzteile jedoch über den Auftrag nach Aufwand abgerechnet werden. (Teilwartung)

Über den Parameter 20 der Tabelle FRDVAR kann mit der Ausprägung „G" erreicht werden, dass der Vertrag insgesamt (also als Gesamtwert) fakturiert werden. Eventuelle Preisangaben auf Positionsebene werden dann bei der Vertragsfakturierung nicht berücksichtigt. 

• Kennzeichen 1-3 (Berechnung der Allg. Dienstleistungen, Dienstleistungen, Ersatzteile)
• J     Die Leistungen werden berechnet
• N    Die Leistungen werden nicht berechnet
• Kennzeichen 4 steuert den Berechnungsmodus für Verbrauchsmaterialien.

Verbrauchsmaterialien können z.B. Kleinteile sein, die im Rahmen von Servicearbeiten immer benötigt werden (Schrauben, Dichtungen, Filter etc.) und im Zuge der Auftragsbearbeitung wie ein Ersatzteil erfasst werden. Ob ein Artikel ein Verbrauchsmaterial ist, wird im Teilestamm in den Teiledaten 2 auf der Lasche ‚Rücknahme' hinterlegt. 

Das Kennzeichen wird aus der Tabelle FRDVAR übernommen (Parameter 13). Mögliche Eingaben:

J     Die Verbrauchsmaterialien werden berechnet
N    Die Verbrauchsmaterialien werden nicht berechnet

• Vertragsbeginn-/ende müssen ein gültiges Datum sein. Die Prüfung erfolgt gegen die Kalenderdatei. Eine Prüfung auf Vertragsende findet nur bei befristeten Verträgen statt.
  Das Vertragsendedatum ist ein Pflichtfeld. Im Zuge der Erfassung wird dieses vorbelegt mit dem Unterlassungswert 31.12.9999. Damit wird der Vertrag als unbefristet interpretiert.
• Das Vertragsende ist bei befristeten Verträgen von der Mindestvertragsdauer abhängig. Die Mindestvertragsdauer ist Tabelle VRLS06 zu entnehmen. Für Wartungsverträge gilt Parameter 02

Ist das errechnete Datum aus Vertragsbeginndatum + Mindestvertragsdauer kleiner als das vorgegebene Vertragsendedatum, ist das Vertragsendedatum ungültig

• Die Kundennummernvergabe erfolgt nach dem oxaion Adresskonzept, fehlende Kundennummern sind zu erfassen. Die Nummer für die Rechnungsadresse, Adresse des abweichenden Debitors, Lieferadresse, Einbauadresse wird als Unterlassungswert aus dem Service-Kundenstamm übernommen. Die Einbauadresse ist eine vom Vertragskunden abweichende Adresse. Die Anlage erfolgt nach dem bei oxaion gültigen Adresskonzept für 'Abweichende Anschriften'.
• Das Branchenkennzeichen wird aus dem Debitorenstamm angezeigt.
• Der Vertragstext kann frei vergeben werden.
• Fahrtkostenpauschale
  Der mit einem Kunden vereinbarte Pauschalbetrag kann in diesem Feld kilometerunabhängig angegeben werden
  Externe Kilometer
  Die externen Kilometer werden als Unterlassungswert aus dem Service-Kundenstamm übernommen
• Berechnungskennzeichen für Entfernungstabelle zur Ermittlung Fahrtkosten
  Der zu berechnende Pauschalbetrag wird in Tabelle FRDFKO über die Entfernungskilometer ermittelt und bei Reparaturaufträgen von Vertragskunden an Stelle des Kilometergeldes angewendet.
  Die Ermittlung über Tabelle entfällt, wenn ein Betrag manuell vorgegeben wird
• Die Technikernummer wird gegen die Sachbearbeiternummer (=Technikernummer) im Personalstamm (UPERSP) geprüft. Der Technikername wird aufgrund der Technikernummer bereitgestellt, aber nicht abgespeichert.
• Die Einsatzleitung (Disponent) wird aus dem Personalstamm als Unterlassungswert übernommen, wenn die Technikernummer aus dem Kundenstamm überschrieben wurde.
  Der Wert des Feldes "Disponent" wird gegen Tabelle FRD RMR geprüft; die Bezeichnung der Einsatzleitung wird vom Programm zur Verfügung gestellt.
• Bezirk
  Die Bezirksnummer ist eine Zusammenfassung von Kunden nach geografischen Gesichtspunkten. Die Angaben werden gegen Tabelle FRDBZR geprüft
• Außendienstleiter
  Die Angaben werden gegen Tabelle FRDADL geprüft.
• Personalkosten
  Geplante Kosten, die voraussichtlich durch Erfüllung des Wartungsvertrages entstehen werden. (z.Bsp. Bereitstellung einer Hotline) Die Ist-Kosten werden über das Programm zur Erfassung von Tagesberichtssätzen (US23000) versorgt.
• Rechnungszyklus
  Anzahl der Vertragsfakturierungen pro Jahr. Kennzeichen zur Steuerung, in welchen Intervallen die Rechnungsstellung erfolgen soll. Zulässig sind die Werte aus der Tabelle FRD RZY
  1= eine Rechnung pro Jahr
  2=zwei Rechnungen pro Jahr
  3=vier Rechnungen pro Jahr
  4=drei Rechnungen pro Jahr
  6=zwei Rechnungen pro Jahr
  12=zwölf Rechnungen pro Jahr
  Bei anderen Kennzeichen, z.B. 99, erfolgen keine Prüfungen bei der Vertragsfakturierung auf Rechtmäßigkeit der Fakturierung.
• Rechnungsstatus
  Der Rechnungsstatus wird bei der Vertragserstellung für jede zu fakturierende Periode (Monat) automatisch auf 'offen' gesetzt.
  Bei der unterjährigen Neuanlage eines Vertrages werden maschinell alle Perioden vor dem Datum der ersten Abrechnung als ‚fakturiert' (1) gekennzeichnet. 
  Ein Vertrag wird erst dann wieder fakturiert, wenn seit dem Tag der ersten/letzten Fakturierung die entsprechende Anzahl Monate vergangen sind.
  Beim jeweiligen Zyklus müssen n-Monate vergangen sein
  01 = 12 Monate vergangen
  02 = 06 Monate vergangen
  03 = 04 Monate vergangen
  04 = 03 Monate vergangen
  06 = 02 Monate vergangen
  12 = 01 Monat vergangen
  Hinweis: bei Rechnungszyklus > 12 erfolgt die o.g. Prüfung nicht
• Datum der ersten Fakturierung
  Bei Vertragsfakturierung wird dieses Datum als Selektionskriterium herangezogen. Die Angabe erfolgt in der Form TT.MM.JJJJ. Das Datum der nachfolgenden Fakturierungen ermittelt sich aus dem Datum der ersten/letzten Fakturierung + die Anzahl der Monate bis zur nächsten Fakturierung (siehe Rechnungsstatus) + die Anzahl der Monate aus vergangenen Perioden
• Vertragspreisliste für Dienstleistungsanteil
• Vertragspreisliste für Ersatzteilanteil

Die bisher aufgeführten Felder können im Verwaltungsmodus angesprochen werden.
Nachfolgende Daten werden automatisch durch Programme fortgeschrieben und können nicht manuell geändert werden.

• Bruttovertragswert
  Der Bruttovertragswert teilt sich in die Wertfelder 'Dienstleistungsanteil' und 'Ersatzteilanteil'.
• Nettovertragswert
  Der Nettovertragswert teilt sich in die Wertfelder 'Dienstleistungsanteil' und 'Ersatzteilanteil'.
• Datum der Vertragserfassung
• Sachbearbeiterkennzeichen zum Zeitpunkt der Aufnahme.
• Datum der letzten Vertragsänderung
• Sachbearbeiterkennzeichen zum Zeitpunkt der letzten Änderung
• Letzte vergebene Positionsnummer

Verwaltung

Beim Verwalten von bestehenden Verträgen gelten im Wesentlichen die gleichen Plausibilitätsprüfungen wie bereits bei der 'Neuanlage' beschrieben.

Andere oder zusätzliche Prüfungen sind nachfolgend beschrieben.

Ein Angebot wird durch Änderung des Vertragskennzeichens in einen Vertrag umgewandelt. Die Angebotsnummer wird als Vertragsnummer übernommen; die gültigen Vertragskennzeichen sind in Tabelle FRDVTK hinterlegt. Das Nummernkreiskennzeichen kann nicht geändert werden. 

Vertragspositionsdaten

Neuanlage

Bei der Neuanlage von Vertragspositionen ist es möglich, die zu erfassende Vertragsposition über Matchcode aus der Seriennummerndatei zu ermitteln.

Zur Ermittlung stehen verschiedene Matchcodes zur Verfügung. 

Bei der Neuanlage von Vertragspositionen mit Seriennummern sollte vorher die Geräteakte auf eine entsprechende Zuordnung geprüft werden.

• Seriennummernmatchcodes
• Kundennummer
• Seriennummer
• Konfigurationsnummer

Wird die Kundennummer als Matchcode vorgegeben (kann aus Vertragskopf zur Verfügung gestellt werden), dann werden alle zu einem Kunden vorhandenen (aktiven) Sätze (ohne Vertragsnummer) aus der Seriennummerndatei zur Auswahl angezeigt.

Für alle ausgewählten Sätze werden Vertragspositionssätze angelegt, die anschließend verwaltet werden müssen, d.h. um die entsprechenden Werte in den Mussfeldern ergänzt werden müssen.

Wird eine Konfigurationsnummer angegeben und die Konfiguration ist in der Vertragsdatei ohne Vertragsnummer, werden alle zu dieser Konfiguration vorhandenen Seriennummern (mit entsprechender Kundennummer) zur Auswahl angezeigt.

Für jeden ausgewählten Satz wird eine Vertragsposition angelegt, die anschließend verwaltet werden muss.

Bei Vorgabe einer Seriennummer sollte geprüft werden, ob in der Seriennummerndatei ein aktiver Satz, ohne Vertragsnummer, mit entsprechender Kundennummer (aus Vertragskopf) vorhanden ist.

Für Seriennummern, die als Vertragspositionen übernommen wurden, werden die Vertragsdaten

• Vertragsnummer
• Vertragsposition

in die Seriennummerndatei fortgeschrieben.

Wird eine Vertragsposition nicht über die Matchcode-Auswahl angelegt, sondern eine Seriennummer wird direkt vorgegeben, muss diese in Verbindung mit der Kundennummer in der Seriennummerndatei vorhanden sein. 

Verwaltung Vertragsposition Wartungsobjekt/Preise

(Abbildung: Wartungsvertragsposition / Lasche: Wartungsobjekte/Preise) 

• Jede Vertragsposition kann eine Seriennummer sowie eine Konfigurationsnummer enthalten
• Die aktuelle Seriennummer wird gegen die Seriennummerndatei geprüft. Die Seriennummer muss in Verbindung mit der Kundennummer in der Seriennummerndatei vorhanden sein.
• Die Teilebezeichnung wird aus dem Teilestammsatz ermittelt
• Vertragsbeginn
  Der Vertragsbeginn wird als Unterlassungswert aus dem Vertragskopf übernommen. Abweichend von dem im Vertragskopf vorhandenen Vertragsbeginn können Vertragspositionen einen anderen Vertragsbeginn haben. Im Allgemeinen weicht das Datum dann ab, wenn neue Positionen in einen laufenden Vertrag aufgenommen werden
• Vertragsende
  Dieses Datum wird aus dem Vertragskopf übernommen, kann jedoch geändert werden und vom Vertragsende im Vertragskopf abweichen. Das geänderte Datum kann nicht größer sein als das Datum aus dem Vertragskopf.
• Preisliste 1
  Hier wird die Nummer einer Preisliste angegeben die den Dienstleistungsanteil für eine Vertragsposition enthält.
• Preis 1
  Wird der Preis nicht über eine vorgegebene Preisliste ermittelt, dann muss in diesem Feld der Dienstleistungsanteil in der dem Kunden zugeordneten Währung angegeben werden
• Preisliste 2
  Hier wird die Nummer einer Preisliste angegeben, die den Ersatzteilanteil (Zuschlag für Komplettservice) für eine Vertragsposition enthält
• Preis 2
  Wird der Preis nicht über eine vorgegebene Preisliste ermittelt, muss in diesem Feld der Ersatzteilanteil in der dem Kunden zugeordneten Währung angegeben werden
• Anzahl der installierten Geräte (Bestellmenge)
  Bei seriennummernpflichtigen Teilen darf die Anzahl nicht größer als '1' sein
• Mengeneinheit der installierten Geräte
  Bei seriennummernpflichtigen Teilen darf sich die Mengeneinheit nur auf eine Einheit beziehen
• Preisdimension
  Bei seriennummernpflichtigen Teilen muss sich die Preisdimension immer auf genau eine Einheit beziehen.

• Positionsstatus
  Der Positionsstatus wird aus Tabelle FRD801 ermittelt und durch verschiedene Verarbeitungsprogramme vergeben. Wird eine Vertragsposition neu angelegt, dann wird als Unterlassungswert der Schlüssel '01' vorgegeben. Eine neu erfasste Vertragsposition muss zuerst durch den Druck der Vertragsbestätigung aktiviert werden. Im Zuge des Drucks der Vertragsbestätigung wechselt der Status auf den Wert ‚02'.

Verwaltung Vertragsposition Wartungstermine

(Abbildung: Wartungsvertragsposition / Lasche: Wartungstermine)

Der Wartungszyklus steuert die Häufigkeit von auszuführenden Wartungen; prüfen gegen Tabelle FRDWZY, Mussfeld

Mögliche Eintragungen sind:
01 = jährliche Wartung
02 = halbjährliche Wartung
03 = quartalweise Wartung
04 = tertialweise Wartung
06 = 2-monatliche Wartung
10 = wahlweise Wartung
12 = monatliche Wartung
24 = zweijährige Wartung
60 = fünfjährige Wartung

Durch die Möglichkeit, zu kennzeichnen ob es sich bei den Angaben um Monate oder Jahre handelt, lassen sich beliebige Zyklen hinterlegen.

Die Wartungszyklen von 01 bis 12 sind maschinell vergeben. Es dürfen innerhalb dieses Wertebereiches keine weiteren Wartungszyklen angelegt werden. 

Je Eintragung dürfen/müssen bei den Fälligkeiten folgende Angaben gemacht werden.

Die Fälligkeit (geplante Wartungswoche/Wartungsjahr) steuert den Zeitpunkt von auszuführenden Wartungen. Die Anzahl der Eintragungen (mindestens/höchstens) ist in Verbindung mit dem Wartungszyklus zu prüfen. Außerdem muss geprüft werden, ob es sich um einen gültigen Eintrag handelt. Gültig sind die Werte 01-52 (Wochen des Jahres).

Über die Fälligkeitswoche wird gesteuert, welche Vertragspositionen bei der automatischen Auftragserstellung zu einem Wartungsauftrag führen

Der Status gibt zu jeder Wartungswoche Auskunft, in welchem Zustand sich die Wartung gerade befindet.

0 = Offene Wartung, d.h. für diesen Termin gibt es noch keinen Wartungsauftrag
1 = Wartung in Arbeit, d.h. für diesen Termin existiert bereits ein Wartungsauftrag, dieser ist aber noch nicht zurückgemeldet. Zugehörige Auftragsnummer und Position stehen daneben. Die Felder dieser Anzeige sind in diesem Zustand nicht verwaltbar.
2 = Wartung wurde erledigt
9 = Wartung wurde ausgesetzt 

Ablaufbeschreibung:
Die Verwaltung der Wartungswochen erfolgt über ein rollierendes System, d.h. die nächste fällige Wartung wird immer ganz oben in der Liste angezeigt.
Wird eine Wartung durch einen Wartungsauftrag als erledigt zurückgemeldet (i.d.R. wenn der Auftragsstatus auf ‚20' – Frei zur Faktura gesetzt wird) verschwindet die Wartung aus dieser Anzeige und wird in die Wartungshistorie geschrieben. Gleichzeitig wird am Ende der Liste ein neuer Eintrag mit dem nächsten Wartungstermin erstellt. Auf dieser Lasche werden somit immer nur die offenen Wartungen angezeigt (Status 0), sowie die Wartung die sich gerade in Bearbeitung befindet. (Status 1) 

Manuelle Korrekturmöglichkeiten:
Während die o.b. Vorgehensweise maschinell durchgeführt wird, gibt es noch nachfolgende Möglichkeiten, manuell einzugreifen.

1. Im Zuge der maschinellen Auftragserstellung aus einem Wartungsvertrag werden automatisch die Auftragsnummer und die Position des Wartungsauftrages der betroffenen Wartungswoche zugeordnet und der Status auf 1 gestellt. Diese Vorgehensweise kann auch manuell erfolgen. Voraussetzung dafür ist, das der Wartungsauftrag bereits im System existiert und die entsprechenden Zuordnungen aufweist.
2. Die Wartung kann durch einen Reparaturauftrag als erledigt gekennzeichnet werden. In diesem Fall sind die Auftragsnummer, die Position und das Ausführungsdatum manuell vorzugeben und der Status auf 2 zu setzen.
3. Eine Wartung kann komplett entfallen, z.B. wenn der Kunde dies wünscht. In diesem Fall kann ohne weitere Angaben der Status direkt auf 9 gesetzt werden. In diesem Fall muss ein entsprechender Ausfallgrund angegeben werden, sowie der Sachbearbeiter, der diesen Ausfall erfasst hat.

Wie schon oben beschrieben, verschwindet in den Fällen b) und c) die Wartung aus der Anzeige und wird in die Wartungshistorie übernommen. Gleichzeitig wird am Ende der Liste die nächste Wartung generiert.
Die bisher erfolgten Wartungen werden als Wartungshistorie unterhalb jeder Wartungsvertragsposition angezeigt. 

(Abbildung: Wartungsvertragsposition – Neuer Knoten: Wartungshistorie)

• Mit Erfassung einer Wartungswoche wird die gleiche Wartungswoche in der darauffolgenden Periode als nächster Wartungstermin vorgeschlagen. Dieser Termin kann manuell geändert werden, sodaß bei Rückmeldung der Wartung (Auftrag oder Ausfall) die dort hinterlegte Angabe als Termin für die nächste Wartung erzeugt wird. Über das dahinter stehende manuelle Kennzeichen kann gesteuert werden, ob diese Verschiebung nur einmalig (E) oder periodisch (P) Bestand haben soll.

Verwaltung Vertragsposition Rabattinfo/Kennzeichen

(Abbildung: Wartungsvertragsposition – Lasche: Rabattinfo/Kennzeichen)

• Zu-/Abschlag
  • Auf Positionsebene können maximal 4 Zu-/Abschlagsarten fest zugeordnet werden, und zwar
  • Kennzeichen der Zu-/Abschlagsart
  • Bezeichnung der Zu-Abschlagsart
  • Wert des Zu-/Abschlags
  • Kennzeichen ob es sich bei dem Zu-/Abschlagswert um einen Prozentsatz oder einen absoluten Wert in der dem Kunden zugeordneten Währung handelt.

Die vorgegebene Zu-/Abschlagsart muss in Tabelle FRDZAB hinterlegt sein. Es können nur Zu-/Abschläge ausgewählt werden, bei denen der Selektionsparameter 4 in der Tabelle FRDZAB mit '1' gekennzeichnet ist. Wird eine Zu-/Abschlagsart vorgegeben, dann werden als Unterlassungswert die Werte aus dieser Tabelle übernommen.

Die übernommenen Werte können jedoch überschrieben werden

• Über den PC Pfad können dem Vertrag zugehörige weitere Dokumente abgelegt werden.
• Kundenkostenstelle
  Verschiedene Kunden, in der Regel Großkunden, geben den Standort eines Gerätes, einer Anlage etc. in Form einer hauseigenen Kostenstelle vor. Eine Prüfung auf Gültigkeit kann nicht erfolgen. Innerhalb einer Konfiguration müssen die vom Kunden vorgegebenen Kostenstellen jedoch übereinstimmen

Verwaltung Vertragsposition Adressinformationen

(Abbildung: Wartungsvertragsposition – Lasche: Adressinformationen)

• Adressinformationen: Werden mehrere Positionen innerhalb eines Servicevertrages erfasst, können die jeweiligen Standorte jedes zu bearbeitenden Teiles verschieden sein. Aus dem Vertragskopf wird die Einbauadresse als Unterlassungswert voreingestellt und kann pro Position individuell geändert werden.
  Sofern die Einbauadressen in Position und Kopf voneinander abweichen, wird die Einbauadresse in der Vertragsbestätigung und in der Vertragsrechnung jeweils zu der zugehörigen Position angedruckt. 

• Über das Kennzeichen ‚Getrennter Auftrag' wird gesteuert, ob bei der maschinellen Erstellung von Wartungsaufträgen aus Wartungsverträgen (SA20120) alle Positionen innerhalb eines Vertrages die aufgrund ihrer Fälligkeit zur Wartung anstehen, zu einem Auftrages zusammengefasst werden dürfen. Jeder dieser Vertragspositionen wird dann im Wartungsauftrag zu einer eigenen Dienstleistungsposition.
  Für Vertragspositionen, bei denen dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird im Zuge der maschinellen Generierung ein eigener Wartungsauftrag erstellt. 

Wartungs- und Technikangaben

In oxaion können komplexe Anlagen mit dem Projektmodul auch für Serviceaufgaben beschrieben werden. Liegt kein Projektmodul vor, so ist diese Beschreibung des Wartungsumfangs sowohl beim Gerätetyp als auch im Wartungsvertrag möglich.

Wartungs- und Technikangaben sind eine textliche Beschreibung der für ein Gerät oder Produkt notwendigen Aufgaben, die im Rahmen von Wartungen durchzuführen sind. Die Erfassung erfolgt über das Kontextmenü „Wartungs- und Technikangaben". Die Zuordnung einer Wartungsklassifizierung wie „Jahreswartung" oder „Quartalswartung" ist möglich. Mehrfachnennungen sind zulässig. Bleibt das Feld leer, so erfolgt die Zuordnung der Aufgaben unabhängig von der Klassifizierung immer.

Es können auch Messwerte vorgeben werden, die im späteren Wartungsauftrag im Modul Service durch Ist-Messergebnis gemeldet werden können. 

Der Wartungsumfang kann aus den Angaben des Gerätetyps oder der Geräteakte einkopiert werden. Dies sollte aber nur dann erfolgen, wenn in diesem speziellen Vertrag Abweichungen zum Gerätetyp oder Geräteakte existieren (s. Handbuch Gerätedaten). 

Wartungsmaterial

Das Wartungsmaterial kann ebenfalls einer Wartungsklassifizierung zugeordnet werden. 

Das Wartungsmaterial kann aus den Angaben des Gerätetyps oder der Geräteakte einkopiert werden. Dies sollte aber nur dann erfolgen, wenn in diesem speziellen Vertrag Abweichungen zum Gerät existieren (s. Handbuch Gerätedaten).

Die Hinweise aus den Wartungs- und Technikangaben gelten auch für Wartungsmaterial. 

Vertrag kopieren

Ein Vertrag kann kopiert werden. Dazu muss im Vertragsexplorer der zu kopierende Vertrag markiert und über das Kontextmenü „Vertrag kopieren" ausgewählt werden.

Die neue Vertragsnummer wird vom System vergeben.

Preisfindung bei Teilwartung

Wird im Wartungsvertrag die Zuordnung zu einer Teilwartung mit Ersatzteil im Auftrag berechnen „J" ausgewählt, so ist in der Wartungsposition die Eingabe einer Preisliste möglich, nach die Berechnung zu erfolgen hat. Mit der späteren Erfassung der Ersatzteile wird erst mit der Preisliste aus dem Vertrag gesucht und der Preis eingestellt. Nur wenn kein Preis gefunden wurde, ist die Preisliste aus dem SAS-Kundenstamm gültig. 

Vertragsbestätigung

Ein vom Kunden akzeptiertes Vertragsangebot wird durch Ändern des Vertragkennzeichens in einen Vertrag umgewandelt

Der Aufruf erfolgt über das Kontextmenü und den Menüpunkt „Angebot in Vertrag umwandeln"

Das Vertragskennzeichen kann entsprechend vorgegeben werden.

Eine Vertragsbestätigung wird nur erstellt, wenn im Service-Kundenstamm das Kennzeichen für 'Vertragsbestätigung' entweder 'A' (der komplette Vertrag wird bestätigt) oder 'P' (nur nicht bestätigte Positionen bestätigen) ist.

Werden einem Vertrag weitere Positionen hinzugefügt, kann die Vertragsbestätigung entweder über den gesamten Vertrag erfolgen, oder es werden nur die neuen Positionen bestätigt. In letzterem Fall kann ein Hinweis angedruckt werden, der darauf verweist, dass es sich um Ergänzungen zu den bereits bestehenden Vertragspositionen handelt. 

Beim Drucken der Bestätigung erhalten alle Vertragspositionen ein Bestätigungskennzeichen im Vertragspositionsstatus.

Das Kennzeichen wird in Tabelle FRD801 ermittelt.

Druckaufruf

Der Druck erfolgt durch Aufruf des Programms SA22350.

Alternativ kann der Ausdruck auch über das Kontextmenü des Vertragskopfes aufgerufen werden. 

Beim Druckaufruf kann über die Druckauswahl zwischen 'Neudruck' , 'Wiederholdruck' und ‚Preiserhöhung' unterschieden werden.

Für den 'Neudruck' von Vertragsbestätigungen sind folgende unterschiedliche Selektionen möglich

• ein bestimmter Vertrag
• alles, ohne Bestätigung

Beim 'Wiederholdruck' muss eine Vertragsnummer vorgegeben werden. Für die vorgegebene Vertragsnummer erfolgt dann grundsätzlich eine 'Komplettbestätigung', auch wenn im Kundenstamm das Kennzeichen 'P' (für Positionsbestätigung) angegeben ist.
Auswahl ‚Preiserhöhungen' siehe Preisanpassungen im Wartungsvertrag.

Vereinfachter Seriennummernnachweis

In vielen Branchen wie z.B. im technischen Handel werden Produkte bestellt, gelagert und geliefert und die Seriennummer kann nicht sofort erfasst werden. Oftmals wird erst mit Abschluss eines Wartungsvertrags die Seriennummer bekannt.

In oxaion kann eine Art Kann-Option für die Seriennummer definiert werden.

In der Tabelle FRDSNP ist der Parameter „vereinfachter Nachweis Ser.-Nr." vorhanden. Wird dieser Parameter auf „J" gesetzt, so wird der vereinfachte Nachweis in einer separaten Nachweisdatei USNNWP zugelassen.

Der Vorteil dabei ist, dass dadurch keine weiteren Programme im Vertrieb und Einkauf davon betroffen sind. Zusätzlich wird über einen Parameter festgelegt, ob ein Satz nicht nur in die einfache Nachweisdatei sondern auch in die Seriennummerndatei USERNP geschrieben werden soll.

Es gibt zur Registrierung dieser Seriennummern den „vereinfachten Seriennummernnachweis" (US15070) sowie das Programm zum Generieren (US15060).

Im Rahmen des Wartungsvertrags können die Seriennummern registriert und auf einem „Leistungsschein" gedruckt werden.

Nutzung Workflow zum Vertrag

Wartungsverträge im Service können mit einem Workflow versehen werden.

Immer dann, wenn mehrere Personen oder Organisationseinheiten an der Neuanlage beteiligt sind, kann es sinnvoll die Aufgaben zu verteilen und zu überwachen. Mit der Tabelle FRDWFA Workflowart wird mit der Festlegung im Argument „KSV" definiert, ob ein Workflow angelegt werden soll. Der Inhalt der Kopiervorlage wird mit dem Programm BI21605R beschrieben. Nähere Einzelheiten sind dem Handbuch Workflow zu entnehmen.

 Spezifikationen zum Wartungsvertrag

Anlagen beim Kunden, Maschinen und Geräte können mittels Spezifikationsmerkmalen beschrieben und aktualisiert werden können. Oftmals werden Referenzanlagen bei der Angebotserstellung gesucht, auf die wegen der Projektkalkulation zugegriffen werden soll. Auch ist für den Servicetechniker vor einem Einsatz wichtig, wie die Spezifikation einer Anlage oder eines Gerätes ist. Ändert sich z.B. bei einem PC-Server die Festplatte oder wird ein anderes Betriebssystem installiert, so kann dies in den Spezifikationsmerkmalen vermerkt werden.

Auch für Marketingaktion können Recherchen mittels Spezifikationsmerkmalen herangezogen werden. So könnte die Antwort auf die Frage nach Verträgen, die als Teil- Wartungsvertrag vorliegen, der Anfang einer geänderten Geschäftsbeziehung sein.

Ähnlich der Adressmerkmale werden Spezifikationsgruppen gebildet, denen Merkmale zugewiesen werden können. Und diese lassen sich den nachfolgen Bereichen zuordnen:

• Anlagen (Projektkopf)
• Seriennummern
• Wartungsvertragskopf

Den Spezifikationsmerkmalen werden Ausprägungen im konkreten Vorgang zugeordnet. So könnte bei dem Merkmal Versorgungsspannung der Wert „230V" eingetragen werden. Möchte man nun erreichen, dass nur diskrete Werte, ein Wertebereich oder ein gültiges Datum eingetragen wird, so ist in dem Merkmal ein Prüfverfahren zu hinterlegen.

Nähere Einzelheiten können dem Handbuch Gerätedaten entnommen werden.

Vertragskündigung

Eine Vertragskündigung wird über das Kontextmenü aufgerufen. 

Nach Eingabe des Vertragsendedatums wird der Vertrag als gekündigt gekennzeichnet. 

Wenn der Vertrag versehentlich mit dem Kündigungskennzeichen gekennzeichnet wurde, dann kann das Kündigungskennzeichen wieder rückgängig gemacht werden. 

Das Kündigungskennzeichen steuert, ob ein bestehender Vertrag zum Ablauf des Vertrages aus der Datei gelöscht werden kann. 

Außer einer globalen Vertragskündigung können einzelne Vertragspositionen gekündigt werden.

Sowohl bei Komplettkündigungen als auch bei Positionskündigungen muss das Vertragsende angegeben werden.

Das Vertragsendedatum darf abzüglich der Kündigungsfrist nicht kleiner als das Tagesdatum sein. Die Kündigungsfrist für Wartungsverträge ist in der Tabelle VRLS06 (Parameter 03) hinterlegt.

Wird ein Vertrag oder eine Vertragsposition gekündigt, dann muss ein Kündigungsgrund angegeben werden. Anhand des ausgewählten Kündigungsgrundes, wird dann ein Textbaustein ausgewählt, der die passende Kündigungsbestätigung enthält.

Über ein separates Druckprogramm kann der Druck der Kündigungsbestätigung ausgelöst werden. 

Optische Darstellung einer Vertragskündigung

Gekündigte oder ausgelaufene Verträge können im Wartungsvertragsexplorer optisch unterschieden werden. Dabei wird zu dem jeweiligen Icon des Wartungsvertrages ein weiteres, kleines Icon angezeigt. 

Die Icons für die Vertragspositionen können über die Tabelle FRD801 verwaltet werden (Parameter Icon Vertragsende zukünftig und Icon Vertragsende zurückliegend). 

Dokumentenablage

Zum Vertrag können PC-Objekte in der Ablage hinterlegt werden. Es besteht die Möglichkeit, eine Struktur grundsätzlich für Wartungsverträge vorzugeben. Dies geschieht mit dem Programm „Unterlassungsstruktur PC-Ablage verwalten"(US24200) für das Programm SA22390.

PC-Dokumente können von anderen Anwendungen in diese Ablage kopiert werden.

Mails lassen sich ebenfalls einbeziehen. 

 
Arbeiten mit Word-Vorlagen

Aus dem Vorgang heraus können über das Kontextmenü Worddokumente erstellt werden. Dabei können Textmarken in der Word-Vorlage hinterlegt werden, die dann mit den konkreten Vorgangsdaten aktualisiert werden.

Der Aufruf dieser Vorlagen erfolgt über das Kontextmenü auf dem Knoten ‚Dokumente' mit der Auswahl ‚Dokument erfassen'. 

Oxaion merkt sich dabei pro Belegexplorer und Kennwortidentifikation des jeweiligen Benutzers den Pfad, der zuletzt aufgerufen wurde. Dieser Pfad wird dann beim nächsten Aufruf in der Vorlage als Unterlassungswert voreingestellt. 

Die Standardvorlagen welche seitens oxaion ausgeliefert werden befinden sich in der Regel im Installations-Verzeichnis des JET-Servers unter "http/client/objects/Dokumentenvorlagen". Nur die dort hinterlegten Vorlagen sind wählbar. Bei Ergänzung um eigene Vorlagen sollten diese innerhalb der jeweiligen Struktur möglichst „sprechend" hinterlegt werden.

Arbeiten mit E-Mail

Aus dem Vorgang heraus können E-Mails verschickt werden, die mit Vorgangsdaten gefüllt werden können. 

Da bei einer Mail die Gruppierungen „Empfänger", „Kopieempfänger" (und „Blindkopie"), „Thema/Betreff" sowie „Text" existieren, werden die Vorgangsdaten dort eingestellt. Für die Gruppierung „Thema" kann der Aufbau als Textverbindung definiert werden. Dies erfolgt über die Tabelle FRDAED.

Zusätzlich kann ein Worddokument aus der Dokumenten-Ablage heraus als E-Mail verschickt werden. Über den Vorlauf wird ein ergänzender Textbaustein eingefügt, damit der Empfänger keine unkommentierte Anlage zu einer Mail erhält.

PC-Objekte zum Vertrag als Druckelemente einfügen

PC-Objekte können, wenn sie vom Typ „PDF" sind, im Belegdruck (Angebot, Vertragsbestätigung, Rechnung) am Ende des Belegs ausgegeben werden. Dies gilt für den Druck und für den E-Mail-Versand, bei dem der Belegdruck gemeinsam mit den Ergänzungen als Anhang übertragen wird.

Solche Ergänzungen im Sinne von „Anhängen" könnten allgemeine Geschäftsbedingungen, Produktübersichten, Sicherheitsdatenblätter usw. sein.

Nähere Einzelheiten finden Sie im Verfahrenshandbuch Servicemanagement

Wartungsdisposition für Servicepersonal

In oxaion lassen sich, wie bereits näher aufgeführt, die geplanten Wartungstermine in Wartungsverträgen hinterlegen. In Serviceorganisationen mit einer großen Anzahl von Wartungsaufträgen sind die Frage der Grundauslastung und der noch zu planenden Wartungsstunden schnell beantwortet. Es wird dabei sowohl tabellarisch als auch als Balkendiagramm die zu erwartenden Stunden pro Kalenderwoche und Servicemitarbeiter dargestellt.

Die Wartungsdauer wird gemäß nachfolgendem Ablauf ermittelt:

• Sollstunden aus der Vertragsposition (plus evtl. vorhandenem Zuschlag aus der Dienststelle)
• Wartungszeit aus dem Gerätetyp (plus evtl. Zu-/Abschlag aus der Tabelle KVP)
• Wartungszeit aus der Dienststelle (Tabelle FRDDIE).

Der zuerst gefundene Wert wird verwendet. 

Der Zuschlag aus der Dienststelle kann sinnvoll sein, wenn die Qualifikation der Dienststelle vom Normalwert abweicht oder Besonderheiten bezüglich den anteiligen Reisezeiten zu berücksichtigen sind. 

Bei der Wartungszeit aus dem Gerätetyp kann noch ein Zu-/Abschlag berücksichtigt werden, da dort eine pauschale Angabe ohne die Klassifikation der Wartungsposition (Tabelle FRDKVP) eingetragen wird. So kann z.B. eine Korrektur der Wartungszeit sinnvoll sein, wenn es sich nur um eine "kleine" Wartung handelt. 

Nähere Einzelheiten sind dem Handbuch zur Personaleinsatzplanung zu entnehmen.
 

Reorganisation der Vertragsdatei

Wenn die Vertragsdatei reorganisiert wird, d.h. abgelaufene oder gekündigte Verträge aus der Datei gelöscht werden, dann werden auch gleichzeitig die zugehörigen Einbauadressen gelöscht.

Das Transaktionskennzeichen steuert die Art der Verarbeitung.

Über die Verarbeitungsart kann gesteuert werden ob zunächst ein „Probelauf" stattfinden soll oder ob die Vertragsdatei sofort geändert wird.

Verträge löschen

Es wird geprüft, ob der Positionsstatus das Kündigungskennzeichen enthält. Wenn das der Fall ist und das Vertragsendedatum kleiner als das Tagesdatum ist, werden alle Sätze, die diesen Vertrag betreffen, gelöscht.

Die zu diesem Vertrag gehörenden Einbauadressen müssen gelöscht werden, sofern es sich nicht um Personenkontonummern handelt.

Wird ein Vertrag gelöscht, müssen auch die dem Vertrag zugehörenden Dokumente entfernt werden. Es muss geprüft werden, ob für diesen Vertrag belegspezifische Dokumente erfasst wurden.

Verarbeitungskennzeichen zurücksetzen

Zum Jahreswechsel ist es notwendig, je nach Art der Fakturierung entweder den Rechnungsstatus (bei Vertragsfakturierung) oder den Positionsstatus (bei Auftragsfakturierung) für alle erledigten Verträge/Positionen für das neue Jahr auf 'nicht bearbeitet' zu setzen.

Dazu muss der Rechnungsstatus von 'fakturiert' auf 'offen' bzw. der Positionsstatus von 'fakturiert' auf 'Auftragsbestätigung anstehend' geändert werden.

Es besteht die Möglichkeit, den Rechnungsstatus / Positionsstatus entweder für einzelne oder für alle Verträge zurückzusetzen.