In Rahmen der Abschlüsse, insbesondere des Monats- und Jahresabschlusses liegt ein besonderer Schwerpunkt auf der Sicherstellung der Korrektheit der Buchhaltung. Für diese Prüfung stehen eine Reihe von Prüfprogrammen zur Verfügung.

Abstimmung Sach- und Personenkonten

Die Abstimmungen dürfen nicht bei aktivem Tagesbetrieb durchgeführt werden. Vor dem Abruf der Listen ist sicherzustellen, dass alle Buchungen komplett durchgeführt wurden.  

Sachbuchhaltung

Über die Prüfliste 1 - Sachbuchungen (FH10000) wird je Buchungstag und Buchungskreis eine Auflistung mit den Soll- und Habenbuchungen erstellt. Evtl. vorhandene Differenzen werden auf sowohl auf der Ebene Buchungstag/Buchungskreis als auch als Summen aufgelistet. Differenzen werden besonders markiert.

Im Falle einer Differenz kann diese über weitere Auswertungen analysiert werden.

Personenkontensalden

Über die Prüfliste 2 - Personenkonten (FH20000) erfolgt der Abgleich der Personenkontensalden. Die Abstimmung liefert nur für das aktuelle Wirtschaftsjahr ein aussagekräftiges Ergebnis.

Im Falle einer Differenz ausgewiesen wird, kann diese über weitere Auswertungen (z.B. Kontenblätter mit Saldenprüfung) analysiert werden.

Personenkonten nach Buchungskreis und -tag

Über die Prüfliste 3 - Personenkonten nach Buchungskreis und -tag (FH30000) kann festgestellt werden, an welchen Buchungstagen Differenzen zwischen den Hauptkonten und den Buchungen auf den Personenkonten vorliegen.

Saldenvorträge 

Über die Abstimmung Saldenvorträge gegeben Endsaldo des Vorjahres (FH10100) erfolgt eine Prüfung der Jahresfortschreibung von Bilanz- und/oder Personenkonten. Es wird geprüft, ob die Vorträge eines Wirtschaftsjahres mit den Endsalden des Vorjahres übereinstimmen. Im Fehlerfall wird eine Mailboxnachricht ausgegeben. Das Programm kann in den Abschluss integriert werden. 

Jede Abstimmung wird protokolliert. Jede Auswertung kann über Abstimmung Saldenvorträge gegen Endsalden der Vorjahre anzeigen (FH10102) angezeigt werden. 

Umsatzsteuer und Zusammenfassende Meldung  

Umsatzsteuerverprobung

Über die Umsatzsteuerverprobung (FH40000) wird eine Liste mit allen Buchungen erstellt, die eine Differenz zwischen gebuchter und errechneter Steuer aufweisen. Je Buchung sind u.a. Buchungsdatum, Buchungskreis und Belegnummer, Umsatzsteuerzeile, Buchungsbetrag, sowie gebuchte und gerechnete Steuer ausgewiesen. 

Abstimmung zwischen zusammenfassender Meldung (ZM) und Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)

Es erfolgt eine Abstimmung der Umsatzsteuermeldung mit den Daten der Zusammenfassenden Meldung. 

Es werden zunächst über Abstimmdatei ZM/UVA (FB53000) die Daten geprüft. Die über die Prüfung ermittelten Differenzen können als Auflistung über Abstimmdatei ZM/UVA (FB32000) angezeigt werden.  

Die Auflistung weist für jede Buchungsperiode je Umsatzsteueridentifikationsnummer und Umsatzsteuerzeile folgende Informationen aus:

• die Summe der steuerlichen Bemessungsgrundlagen für die Umsatzsteuermeldung
• die Summe der Bemessungsgrundlagen innergemeinschaftlicher Warenlieferungen
• die Summe der Bemessungsgrundlagen aus Lieferungen im Rahmen innergemeinschaftlicher Dreiecksgeschäfte
• die Summe der Bemessungsgrundlagen sonstiger Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet

Sollte sich aufgrund fehlerhaft eingerichteter Stammdaten, nicht korrekt gepflegter Umsatzsteueridentifikationsnummern, oder fälschlicherweise verwendeten Steuerschlüsseln im Buchungsstoff Differenz ergeben, können die fehlerhaften Bewegungen selektiert werden. Zur weiteren Recherche können die Einzelbelege, die der Differenz zugrunde liegen, angezeigt werden. 

Ermittlung offener Anzahlungen mit Teil- bzw. Schlussrechnung

Beim Splitten einer erhaltenen/geleisteten Anzahlung für die Deckelung in Rechnungshöhe wird eine Mailbox-Nachricht ausgegeben.

Ob ein Auftrag endgültig schlussgerechnet wurde oder ob weitere Teilschlussrechnungen folgen kann nur ein Sachbearbeiter entscheiden. Ob offene Anzahlungen vorhanden sind nachdem mindestens eine Rechnung auf die Kontenart für Schlussrechnungen gebucht wurde, entzieht sich i. d. R. seiner Kenntnis. Zudem liegt dieser Sachverhalt nicht zwingend in seiner Zuständigkeit. Unterstützung hierfür bietet Ermittlung offener Anzahlungen mit (Teil-)Schlussrechnung (FB40130). Im Falle von noch offenen Anzahlungen wird eine Mailboxnachricht ausgegeben, diese auch als Email weitergeleitet oder eine BPM-Nachricht abgesetzt werden. kann. Der Abruf des Programmes kann in die Tagesabschlussverarbeitung aufgenommen werden.