Die Lieferantenkonsignation bedeutet die Bevorratung von Artikeln, welche nicht dem eigenen Bestand zuzurechnen sind. Hierzu werden die betreffenden Lagerbestände auf speziellen Konsignationslager eingelagert und lediglich auf Lagerortebene geführt, sodass der Lagerbestand auf Artikelebene davon nicht berührt ist.
Die Artikel bleiben solange Eigentum des Lieferanten, bis sie durch eine Umlagerung in den eigenen Lagerbestand übernommen werden. Allerdings können sie unter bestimmten Voraussetzungen in die maschinelle Disposition einbezogen werden.
Ablauf des Konsignationsprozesses
Konsignationslagerzugang
Die Auffüllung der Lieferantenkonsignationslager geschieht normalerweise durch einen Wareneingang. Um Beschaffungsvorgänge für Lieferantenkonsignationslager jederzeit von anderen Beschaffungsvorgängen zu trennen und darüber hinaus Plausibilitätsprüfungen durchführen zu können, wurden spezielle Belegarten für den Konsignationsprozess geschaffen und sichergestellt, dass die Beschaffung für Lieferantenkonsignationslager über diese Belegarten abgewickelt werden muss.
Bestellungen für Konsignationslager können nur über die spezielle Belegart "Konsignationswarenbestellung" erfolgen, wobei die Zulässigkeit der Kombination von Lieferant und Konsignationslager geprüft wird. Des Weiteren können Wareneingänge auf Lieferantenkonsignationslager auch nur mit der hierfür vorgesehenen Belegart "Konsignationswareneingang" erfasst werden, welche die Bezugnahme auf eine zugrunde liegende Konsignationswarenbestellung erfordert. Als Lagerort dürfen lediglich Konsignationslager des betreffenden Lieferanten angegeben werden.
Für Konsignationswareneingänge kann keine Rechnungsprüfung stattfinden, da der eigentliche Beschaffungsvorgang mit der Einlagerung auf das Lieferantenkonsignationslager beendet ist. Aus diesem Grunde ist es erforderlich, die vollständig gelieferten Bestellungen mit allen zugehörigen Wareneingängen manuell als erledigt zu kennzeichnen, damit diese Belege bei einer Reorganisation der Bewegungsdaten gleichfalls mit reorganisiert werden können. Dies erfolgt mit dem Programm Konsignationswareneingänge abschließen (EK22400) , welches die Wareneingänge der vollständig gelieferten Bestellungen anzeigt und bei Auswahl eines Wareneingangs die Bestellung sowie alle zugehörigen Wareneingänge für eine mögliche Reorganisation freigibt. Damit ist der Beschaffungsvorgang für ein Lieferantenkonsignationslager komplett abgeschlossen.
Konsignationslagerabgang
Eine Lagerentnahme von einem Lieferantenkonsignationslager entspricht einer Überführung der Ware in den eigenen Bestand. Dies erfordert einen Umbuchungsvorgang vom Konsignationslager des Lieferanten auf ein eigenes Lager. Die Umbuchung erfolgt über das Lagerbuchungsprogramm (LB20090). Im Standard ist hierfür der Buchungsschlüssel LK (mit Folgebuchungsschlüssel LL) eingerichtet.
Vor ausführen der Lagerbuchungen wird eine Preisermittlung durchgeführt, sodass sichergestellt ist, dass die Übernahme in den eigenen Bestand mit einem korrekten Wert erfolgt und die spätere Konsignationslagerabrechnung ordnungsgemäß abläuft.
Im Zuge der Umbuchung werden die Buchungssätze des Artikelkontos derart gekennzeichnet, dass sie für den nachfolgenden Abrechnungsvorgang herangezogen werden können.
Konsignationslagerabrechnung
Die Konsignationslagerabrechnung greift auf die bei der Umlagerung gekennzeichneten Artikelkontosätze zu und saldiert die bis zum angegebenen Abrechnungsdatum angefallenen Buchungen nach Lieferanten, Lagerorten und Artikeln.
Das Abrechnungsprogramm kann im Prüfmodus oder als Echtlauf aufgerufen werden. Bei einem Prüflauf werden lediglich die Abrechnungsprotokolle gedruckt, aber keine Daten geändert und auch keine Eingangsrechnungen erstellt. Beim Echtlauf dagegen werden darüber hinaus zu den einzelnen Buchungssätzen maschinell Rechnungspositionen generiert und anschließend die Artikelkontosätze als verarbeitet gekennzeichnet. Eine Wiederholung der Konsignationslagerabrechnung ist anschließend nicht mehr möglich.
Die erstellten Abrechnungsprotokolle dienen als Nachweis der erfolgten Konsignationslagerentnahmen gegenüber dem Lieferanten. Zum Zweck der Rechnungserstellung kann das externe Abrechnungsprotokoll dem Lieferanten übermittelt werden, während das inhaltlich identische interne Protokoll nur zur Dokumentation des Abrechnungsvorgangs vorgesehen ist.
Rechnungsprüfung für Konsignationslagerrechnungen
Die aus der Konsignationslagerabrechnung heraus maschinell erstellten Eingangsrechnungen zu Konsignationswaren erfordern einen separaten Buchungskreis sowie eine besondere Rechnungsart und werden wie normale Eingangsrechnungen rechnungsgeprüft. Derartige Konsignationswarenrechnungen können jedoch nur im Änderungsmodus bearbeitet werden; erfassen bzw. löschen solcher Rechnungen ist nicht zulässig.
Nach Durchführung der Rechnungsprüfung sind die Konsignationswarenrechnungen durch eine gesonderte Funktion freizugeben, damit sie im Zuge der Rechnungsübergabe der Eingangsrechnungen mit an die Finanzbuchhaltung übergeben werden können.