Bei der Funktion "Scannen im Wareneingang" mit Blu Delta geht es um das Ablegen eingehender Lieferscheine (also der "Papierbelege") im Dokumente-Knoten des entsprechenden Wareneingangs (EK22090) in Verbindung mit einer OCR-basierten Extraktion der Lieferschein-Nummer des Lieferanten. Die Ermittlung dieser Lieferschein-Nummer basiert auf der BluDelta AI der Firma Blumatix. Für die Verwendung von BluDelta muss ein API-Identifier angefragt werden, der in der Registry zu hinterlegen ist.

Erfolgt bereits die ERW-Verarbeitung mit BluDelta, ist kein zusätzlicher API-Identifier notwendig, da die gleiche REST-URL angesprochen wird.

Prozess


Der Prozess besteht aus folgenden Schritten:

  1. Lieferschein geht ein und wird in den im Programm OCR-Einstellungen für den Wareneingang (EK82050) definierten Pfad für die gescannten Dokumente abgelegt.
  2. Der Wareneingang wird gebucht und im Wareneingangskopf wird in das Feld Lieferschein Lief. die Lieferschein-Nummer des Lieferanten manuell eingetragen.
  3. Der Job OCR BluDelta WE-Scan LS liest die gescannten Dokumente ein, extrahiert die Lieferschein-Nummer des Lieferanten und prüft, ob es einen oder mehrere Wareneingänge gibt, bei denen die durch BluDelta extrahierte Lieferschein-Nummer mit dem Inhalt des Feldes Lieferschein Lief. übereinstimmt (die Zulässigkeit der Zuordnung eines Lieferscheines zu mehreren Wareneingängen kann in den OCR-Einstellungen für den Wareneingang (EK82050) festgelegt werden). Ist dies der Fall, wird das gescannte Dokument im Dokumente-Knoten des ermittelten Wareneingangs abgelegt. Die zugehörigen Dokumente im Filesystem werden, falls in den OCR-Einstellungen für den Wareneingang die Checkbox Dokumente nach Verarbeitung speichern aktiviert ist, in den Unterordner success des in den OCR-Einstellungen für den Wareneingang definierten Pfades verschoben.
  4. Da es theoretisch vorkommen kann, dass mehrere Lieferanten den gleichen Nummernschlüssel für die Vergabe ihrer Lieferscheinnummern benutzen und da daher Lieferscheine mit gleichen Nummer von verschiedenen Lieferanten eingehen können, wird die Suche nach einem Wareneingang zusätzlich zur Lieferscheinnummer des Lieferanten auch über die Kundennummer beim Lieferanten und über die Ust.-ID des Lieferanten ausgeführt.
  5. Ist kein Wareneingang ermittelbar, werden die Dokumente in den Unterordner retry verschoben.
  6. Der Job OCR BluDelta WE-Scan LS(RETRY) verarbeitet die Dokumente im retry-Ordner und versucht, diese im Nachgang Wareneingängen zuzuordnen. Die OCR-Verarbeitung war in dem Fall bereits erfolgreich und die Lieferscheinnummer konnte aus dem gescannte Dokument ermittelt werden. Alternativ kann die Zuordnung auch manuell über das Programm Nicht zugeordnete WE-Lieferscheine (OCR) (EK82052) durchgeführt werden. 
  7. Sollte bei der Verarbeitung eines WE-Lieferscheines ein Fehler auftreten, werden die zum Lieferschein gehörigen Dokumente in den Unterordner error des in den OCR-Einstellungen für den Wareneingang definierten Pfades verschoben

Beispiel der Ordnerstruktur im Pfad gescannter Dokumente:

Einstellungen

Registry

Für die OCR-Erkennung sind folgende Registry-Einträge relevant. Registry-Einträge, die auch für den Eingangsrechnungsworkflow gelten:

  • ERW/ BLUDELTA_API_ID: API Identifier für den Zugriff auf BluDelta
  • ERW/ BLUDELTA_TIMEOUT: Timeout für den BluDelta-Client in Sekunden
  • ERW/ BLUDELTA_URL: BluDelta REST-Url für die OCR-Verarbeitung der Lieferscheine im WE (bei aktiver BluDelta-E-Rechnung-API)

Registry-Einträge, die nur für den Lieferscheinscan im Wareneingang gelten:

  • OCR/ BLUDELTA_WE_URL: BluDelta REST-Url für die OCR-Verarbeitung der Lieferscheine im WE (bei aktiver BluDelta-Wareneingang-API)
  • OCR/ BLUDELTA_WE_API_ID: API Identifier für den Zugriff auf BluDelta-Lieferschein-Scan (bei aktiver BluDelta-Wareneingang-API)
  • OCR/ BLUDELTA_WE_API_KEY: API Key für den Zugriff auf BluDelta-Lieferschein-Scan (bei aktiver BluDelta-Wareneingang-API)
  • OCR/ BLUDELTA_ADD_OCR_WE: Wenn dieses Flag gesetzt ist, enthält die Response das OCR-Ergebnis als json-String. Mögliche Eingabe: 0 oder 1

OCR Einstellungen für den Wareneingang

Im Programm OCR-Einstellungen für den Wareneingang (EK82050) werden je Firma 

  • das OCR-Tool
  • die BluDelta-API (bei Auswahl des OCR-Tools "BluDelta")
  • der Pfad, in dem die gescannten Dokumente abgelegt werden müssen
  • die Speicherung der Dokumente nach einer erfolgreichen Verarbeitung
  • die automatische Archivierung des Dokuments nach einer erfolgreichen Verarbeitung

definiert.

Jobs

Für die Nutzung des Lieferscheinscans wird pro Mandant der Job OCR BluDelta WE-Scan LS benötigt. Dieser muss in Jobs planen (US00310) mit einem Intervall geplant werden.

Das Zeitintervall und damit die Häufigkeit der Verarbeitung hängt vom Aufkommen der Lieferscheinverarbeitung ab und muss davon abhängig festgelegt werden.

Job

Beschreibung, Parameter

Beispiel

OCR BluDelta WE-Scan LS

Prüft, ob im in den OCR-Einstellungen für den Wareneingang (EK82050) angegebenen Verzeichnis neue, eingescannte Lieferscheine liegen.

Parameter

Wert

Beschreibung

ProgrammstartOcr4DeliveryNote
FirmaXXXXXX ist durch die Firma für die der Job laufen soll zu ersetzen.

Optional kann der Job OCR BluDelta WE-Scan LS(RETRY) eingerichtet werden, um die noch nicht verarbeiteten Lieferscheine einem Wareneingang zuzuordnen. Soll die Zuordnung manuell erfolgen, kann dies über das Programm Nicht zugeordnete WE-Lieferscheine (OCR) (EK82052) erreicht werden, ohne geplanten Job. 

Job

Beschreibung, Parameter

Beispiel

OCR BluDelta WE-Scan LS(RETRY)

Prüft, ob im Unterverzeichnis "retry" des in den OCR-Einstellungen für den Wareneingang (EK82050) angegebenen Verzeichnis eingescannte, noch nicht zugeordnete Lieferscheine liegen.

Parameter

Wert

Beschreibung

ProgrammretryOcr4DeliveryNote
FirmaXXXXXX ist durch die Firma für die der Job laufen soll zu ersetzen.


Die Jobs OCR BluDelta WE-Scan LS und OCR BluDelta WE-Scan LS(RETRY) können nicht gleichzeitig laufen.

Nicht zugeordnete WE-Lieferscheine (OCR)

Im Programm Nicht zugeordnete WE-Lieferscheine (OCR) (EK82052) werden alle Dokumente angezeigt, die noch nicht einem Wareneingang zugeordnet werden konnten. Dabei wird unterschieden zwischen Dokumenten mit Status ERROR (z.B. aufgrund von Verarbeitungsfehlern, nicht eindeutigen Lieferscheinnummern,...) und Dokumenten mit Status RETRY (Hier war die OCR-Verarbeitung erfolgreich, aber es konnte kein Wareneingang mit der extrahierten Lieferschein-Nummer ermittelt werden). Zu jedem Eintrag wird der jeweilige Fehlercode angezeigt, der über das Kontextmenü geöffnet werden kann.

Über die Kontextmenütransaktion "Lieferschein zuordnen" wird ein erneuter Zuordnungsversuch der ausgewählten Datensätze zu einem Wareneingang angestoßen.

Über die Kontextmenütransaktion "Löschen" wird der Datensatz gelöscht und im Hintergrund werden die zugehörigen Dokumente aus dem Filesystem entfernt.


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