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Im Ordner "Dokumente" können Dokumente aller Art aufbewahrt werden. Der Ordner "Dokumente" ist unter verschiedenen Geschäftsobjekten (z.B. Bestellungen, Aufträgen, Projekten, im Service und in der Finanzbuchhaltung) vorhanden.

Über das Kontextmenü "Eigenschaften" können die wichtigsten Informationen zu einem Dokument eingesehen werden. Neben den Informationen zur Erstellung und Änderung können hier Stichworte, die Berechtigungen und der Dokumentenname eingesehen und auch geändert werden.

Auf dem entsprechenden Ordner können neue Unterordner und Dokumente über das Kontextmenü oder per Drag and Drop angelegt und angezeigt werden werden, sofern die entsprechende Berechtigung hierfür vorliegt. Mit Ordnern lassen sich Strukturen einfach abbilden und die Dokumente kategorisieren. Dateien können per Doppelklick oder über das Kontextmenü geöffnet und nach der lokalen Änderung wieder auf dem Server gespeichert werden.

Neuanlage

Neue Dokumente können über das Kontextmenü oder per Drag and Drop auf jedem Ordner, auch im Ordner "Dokumente" angelegt werden. Die Dokumente werden an der Stelle abgelegt, wo das Kontextmenü für die Neuanlage geöffnet wurde, bzw. wo diese reingezogen wurden.

Bei der Neuanlage über das Kontextmenü erscheint ein Dialog. Bei den Feldern gilt folgendes zu beachten:

Nach dem Bestätigen des Dialogs mit dem OK-Button öffnet sich die gewünschte Anwendung und das Dokument kann erstellt werden.

Neuanlage eines Word- oder Excel-Dokuments (Brief) beim Geschäftspartner

Ein Brief kann auf dem Geschäftspartner und überall dort, wo ein Zusammenhang zu einem Geschäftspartner hergestellt werden kann (z.B. im Verkaufsauftrag des Kunden) und ein Dokumente-Knoten existiert, erstellt werden. Der jeweilige PC muss dies unterstützen. Zusätzlich kann ein Historiensatz angelegt werden.

Im Dialog "Neues Dokument" werden die Adressdaten und ggf. Ansprechpartnerinformationen von dem Geschäftspartner übernommen, unter dem im Dokumente-Knoten die Neuanlage aufgerufen wurde. D.h. wird die Neuanlage im Dokumente-Knoten vom Geschäftspartner oxaion aufgerufen, werden im Dialog "Neues Dokument" die Daten von dem Geschäftspartner oxaion angezeigt.

Die an das Dokument zu übergebenden Daten können über die variablen Sichten ausgewählt werden. Die List-Programme, die die Daten liefern, werden in der Tabelle FRDPCA (Art der PC-Ablage) eingestellt. Es wird die Sichtart *WORDDATA verwendet. Die Vorlage lässt sich über Textmarken so definieren, dass der Brief bereits die wesentlichen Daten des Geschäftspartners enthält. Diese Punkte werden nachfolgend näher betrachtet.

Tabelle FRDPCA (Art der PC-Ablage): Hinterlegung des Programmes

Es besteht die Möglichkeit, aus einem Beleg Daten zu ziehen. Hierfür muss das entsprechende Programm in der Tabelle FRDPCA (Art der PC-Ablage) beim Parameter 06 (Belegdaten Kopf) angegeben werden und die Sicht für dieses Programm entsprechend der vorangegangenen Beschreibung eingerichtet werden. Ferner ist es möglich, auch Positionsdaten in eine Vorlage zu importieren. Dafür muss der Parameter 07 (Belegdaten Position) entsprechend eingerichtet werden.

Sichtart *WORDDATA einrichten

In der Sicht des hinterlegten Programmes müssen in der Sichtart *WORDDATA die Felder hinterlegt werden, welche in die Vorlage eingebunden werden sollen. Es ist empfehlenswert, auf der Lasche "Allgemeine Daten III" einen "Tagname XML" zu hinterlegen. Auf diesen Namen kann später in der Wordvorlage als Textmarke referenziert werden.

Erstellen/Verändern einer Dokumentenvorlage für das DMS

In Microsoft Word können Vorlagen erstellt werden. Vorhandene Word-Dokumente können auch als Vorlage verwendet werden, indem diese z.B. als "Word Vorlage mit Makros (*.dotm)" erstellt werden. Die möglichen Dateiendungen der Vorlagen sind aus der Hilfe von Microsoft zu entnehmen.

Über Textmarken können verschiedene Angaben automatisch in das Dokument eingepflegt werden. Als Textmarkenname wird der "Tagname XML" aus der Sichtart *WORDDATA verwendet. Wie Textmarken in Word eingefügt, gelöscht und gesucht werden können, ist aus der Dokumentation von Microsoft Word zu entnehmen.

Soll eine Dokumentenvorlage verändert werden, muss diese zwingend über das Kontextmenü geöffnet werden. Wurden Textmarken hinzugefügt oder gelöscht, muss nach dem Speichern das Dokument geschlossen werden.

Ändern von Dokumenten

Wird ein Dokument per Doppelklick oder über das Kontextmenü Öffnen geöffnet, wird das Dokument auf dem PC lokal geladen.

Danach können Änderungen im Dokument durchgeführt und abgespeichert werden. Die Änderungen sind nur lokal vorhanden und für alle anderen Benutzer noch nicht sichtbar.

Wird das Dokument über das Kontextmenü "Speichern" gespeichert, wird die Datei auf dem Server hochgeladen und ist für alle sichtbar. Wurde das Speichern vergessen, wird beim Schließen vom Programm bzw. Client der Dialog "Geänderte Dokumente speichern" ausgegeben. In diesem werden alle noch nicht gespeicherten Dokumente aufgelistet und können dann auf dem Server hochgeladen werden.

E-Mail versenden

Aus allen Elementen des Dokumente-Knotens können E-Mails versendet werden. Wenn möglich werden dabei Informationen aus dem Kontext mitgenommen, wie z.B. die Empfängeradresse des Geschäftspartners.

Wird die E-Mail-Funktion auf einem Dokument aufgerufen, wird das Dokument als Anhang in die E-Mail gestellt. Erfolgt der Aufruf der Funktion in Belegen, so können weitere Informationen in die E-Mail mitgenommen werden. Siehe dazu die Tabelle FRDAED (Auswahl E-Mail-Daten).

Auch kann bei gedrückter ALT-Taste ein gewähltes Dokument per Drag and Drop als Anhang in eine neue E-Mail oder auf den Desktop gezogen werden. Sollen mehrere Dokumente versendet werden, können diese zuvor mit der STRG-Taste markiert werden. 

Vor dem Öffnen des E-Mail-Clients (z.B. Lotus Notes, Microsoft Outlook) ist es möglich, im E-Mail-Versanddialog folgende Angaben abzuändern:

• Empfänger
• E-Mail-Verteiler (US55190)
• Kopieempfänger
• Blindkopieempfänger
• Anrede
• Manuelle Anrede
• Betreff
• Anschreibkennzeichen
• Ansprechpartner E-Mail-Adresse und Anrede
• Betreff

Es können mehrere E-Mail-Adressen durch Semikolon getrennt aufgeführt werden.

Wurde ein Anredekennzeichen ausgewählt, kann keine manuelle Anrede eingetragen werden. Wurde eine manuelle Anrede eingetragen, kann das Anredekennzeichen nicht angegeben werden.

Nach Bestätigen des Dialogs öffnet sich im E-Mail-Client eine E-Mail mit den in oxaion voreingestellten Daten. Hier erfolgt dann die weitere Bearbeitung und das Senden.

Übernahme E-Mails aus einem Mailsystem

Des Öfteren gibt es zu einem Geschäftsprozess in oxaion einen E-Mailverkehr z.B. mit dem Lieferanten, Kunden oder mit Kollegen. Um diese E-Mails direkt einem Geschäftsprozess oder Geschäftspartner zuzuordnen, können diese in den Dokumenten abgelegt werden. Sie sind dann auch für andere Personen, welche nicht im E-Mailverteiler sind, zugänglich.

Diese E-Mails aus einem externen E-Mailsystem können per Drag and Drop übernommen werden.

Es werden, soweit möglich, aus der E-Mail weitere Informationen wie Empfänger, Absender, Betreff und Sendezeit extrahiert und im System abgelegt. Die E-Mail wird dann auch speziell solche gekennzeichnet und es kann eingeschränkt nach E-Mails und deren Inhalt gesucht werden.

Drag and Drop

Der Dokumente-Knoten stellt die volle Drag and Drop-Funktionalitäten (kurz DnD) zur Verfügung. Dokumente und ganze Ordner können innerhalb oxaion mit der Maus verschoben oder kopiert werden. Ebenfalls Dokumente und ganze Ordner können von außen (z.B. aus dem Windows-Explorer oder vom Desktop) in die Dokumente oder die Verzeichnisstruktur gezogen werden. Hierbei werden die Objekte automatisch kopiert und in oxaion abgelegt. Änderungen am Originaldokument werden nicht in das in oxaion hinterlegte Dokument übernommen.

Auch können zuvor markierte Dokumente als E-Mails aus dem Dokumente-Knoten versendet werden (siehe Kapitel E-Mail versenden).

Sollen Änderungen in den Dokumenten aus oxaion vorgenommen werden, müssen die Dokumente über oxaion geöffnet werden. Ein Verschieben von Dokumenten ist nur innerhalb des gleichen Explorers möglich, dort aber von einem Dokumenten-Knoten in einen anderen. 

Der Client klappt die Verzeichnisstruktur bei kurzzeitigem Verweilen über dem Zielordner automatisch während des Drag-Vorgangs auf, so dass weitere Unterordner eingeblendet werden, die als potentielles Ziel dienen können. Leichter und schneller ist das DnD allerdings, wenn der Zielordner bereits aufgeklappt eingeblendet wurde.

E-Mails lassen sich von außen in Kombination mit der ALT-Taste im Dokumente-Knoten ablegen.

Verknüpfungen

Zu jedem physischen Dokument oder physischen Ordner lassen sich an beliebiger Stelle eines Dokumente-Knotens (auch in unterschiedlichen Explorern) Verknüpfungen anlegen. Dabei kopiert man das Objekt (Dokument, Ordner) in die Zwischenablage und führt am Zielort die Transaktion "Als Verknüpfung einfügen" aus dem Kontextmenü aus. Verknüpfungen spielen auch beim maschinellen Archivieren eine große Rolle, um den Beleg an unterschiedlichen Orten sichtbar zu machen.

Verlinkung als oxaion-Link

Zu jedem physischen Dokument kann ein oxaion-Link erstellt werden, über den das Dokument auch außerhalb eines Explorers geöffnet werden kann. Hierbei wird das Dokument analog zum Ändern von Dokumenten lokal auf den PC lokal geladen. Allerdings besteht hier nicht die Möglichkeit des Speicherns von Änderungen auf dem Server. Deshalb ist diese Art des Zugriffs auf Dokumente nicht für das Bearbeiten von Dokumenten zu verwenden.

Suche in den Dokumenten

Über den Klick auf den Dokumente-Knoten können alle abgelegten Dokumente aufgelistet werden. Beim Erstaufruf werden alle Dokumente aus den Unterordnern mit einbezogen. Ist dies nicht gewünscht, kann dies über die Selektionsmaske geändert werden. Gleiches gilt für die entsprechenden Unterordner.

Weiterhin gibt es über die Selektionsmaske die Möglichkeit nach dem Dokumentennamen, dem letzten Bearbeiter oder einem Änderungsdatum zu selektieren.

Sollen E-Mails durchsucht werden, kann zusätzlich noch nach dem Absender, dem Empfänger oder Kopieempfänger und dem Betreff selektiert werden.

Um Dokumente mit einem bestimmten Inhalt zu suchen, kann das Feld "Dokumenteninhalt" verwendet werden. Mehrere Begriffe können durch ein Blank getrennt angegeben werden. Dann müssen in dem Dokument, damit es als Treffer gelistet wird, auch sämtliche Begriffe vorkommen, allerdings nicht exakt! Es erfolgt keine Unterscheidung, ob der Begriff in Groß- oder Kleinschreibung enthalten ist. Es reicht, Teilbegriffe anzugeben. Sucht man z. B. alle Dokumente mit dem Wort Maschendrahtzaun, so reicht es, den Begriff draht anzugeben. Es werden alle Dokumente gefunden, welche den Begriff "draht", unabhängig davon, in welcher Form (z. B. Draht, Maschendrahtzaun, Basteldraht) beinhalten.

Für die Suche nach archivierten Dokumenten steht das Programm Auskunft Archivierung (AR30300), welches in Auskunft Archivierung erläutert wird, zur Verfügung.

Gelenkte Dokumente

Gelenkte Dokumente sind spezielle, versionierte Dokumente, deren Bearbeitung geregelt und überwacht durchgeführt wird.

Eine gelenkte Überarbeitung (auch Lenkung genannt) kann durch mehrere Bearbeiter erfolgen. Am Ende einer Lenkung steht ein Review und darauffolgend die Freigabe der gesamten Bearbeitung.

Die Freigabe der Überarbeitung kann sofort oder zu einem definierten Zeitpunkt in der Zukunft erfolgen. Das Beenden von Freigabe-Aufgaben kann mit einer elektronischen Signatur versehen werden.

Es kann eine Gültigkeit am Dokument hinterlegt werden. Läuft die Gültigkeit eines Dokuments demnächst ab, wird eine Aufgabe zur Prüfung der Gültigkeit erstellt.

Über ein Add-In kann die Änderungsverfolgung beim Öffnen einer Lenkungskopie in der Bibliothek erzwungen werden.

Weitere Informationen sind unter Gelenkte Dokumente zu finden. 

Produktdokumentation

Produktdokumentationen können im Dokumente-Ordner vom Artikel abgelegt werden. 

Die allgemeine Dokumentation befindet sich unter Produktdokumentation.

Dokumentenvorschau

Per Klick auf ein Dokument kann integriert im Client eine Vorschau angezeigt werden. Die Vorschau ist nur für folgende Dateitypen möglich:

• E-Mails (Dateitypen .msg und *eml)
• PDF-Dokumente
• Textdateien
• Bilddateien (außer TIF)