Überblick

Im Rahmen der Auftragsbearbeitung besteht im Verkaufssystem die Möglichkeit Provisionen für Vertreter zu berücksichtigen, diese pro Vertreter abzurechnen und in geeigneter Form an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Das vorliegende Dokument beschreibt im Folgenden die generelle Vorgehensweise zur Provisionsabwicklung, wobei die einzelnen Aspekte anschließend in eigenen Kapiteln ausführlich behandelt werden.
Die Provisionsabwicklung im Verkaufssystem umfasst folgende Tätigkeitsbereiche, die sich aus der Verarbeitung der Provisionen ergeben:

Entsprechend dieser Übersicht sollte der Anwender insbesondere die Daten des ersten Tätigkeitsbereichs sorgfältig pflegen, da falsche bzw. fehlende Informationen aus diesem Bereich unweigerlich zu Problemen in den anderen Bereichen führen.

Vorarbeiten und Stammdatenpflege

Erfassen und Aktualisieren der Vertreterstammdaten

Jede Provision wird einem Vertreter zugeordnet. Daher besteht eine grundlegende Vorarbeit in der Erfassung bzw. Aktualisierung der Vertreterstammdaten.
Die Vertreterstammdaten sind in der Tabelle FRD160 firmenspezifisch zu pflegen. Zur Erfassung eines neuen Vertreters ist es notwendig, für diesen zuvor eine Personenkontonummer, in der Regel eine Kreditorennummer, zu erfassen.
Das zugeordnete (Kreditoren-)Personenkonto ist zur Gutschrift der Provisionen notwendig. Dieser Parameter muss unbedingt angegeben werden, falls die Provisionsdaten maschinell an die FIBU übergeben werden sollen.


Vertreter, die Provision erhalten sollen, müssen sowohl im Parameter „Provisionsfähig" als auch in den Selektionsdaten als provisionsfähig gekennzeichnet sein.


Auf das Sachkonto erfolgen die Gegenbuchungen. Wird es frei gelassen, erfolgt eine Sachkontenermittlung aufgrund der betroffenen Artikel. Das Sachkonto entspricht dem Aufwandskonto für Provisionen in der Finanzbuchhaltung.
Dieses Konto kann im Rahmen der Provisionsübergabe an die Finanzbuchhaltung nur dann bebucht werden, wenn es keine Buchungssperre aufweist. Mit Hilfe des Programms Sachkonten verwalten (US10900) (Lasche 'Stammdaten II') können Buchungssperren aufgehoben werden.
Weiterhin kann gesteuert werden, ob der Vertreter vorsteuerabzugsberechtigt ist und in welcher Währung der Vertreter Provision erhält.
Über das Feld "Provision Zahlungseingang" wird gesteuert, ob Provisionen erst abgerechnet werden können, wenn die zugrundeliegende Rechnung bezahlt wurde.
Über das Feld "Provisionsklasse" können für mehrere Vertreter gemeinsame Konditionen festgelegt werden. Die Provisionsklasse muss in der Tabelle FRD027 hinterlegt sein.

Erfassen und Aktualisieren der Provisionskonditionen

Allgemeine Provisionssätze werden analog der Rabatte über die Konditionsverwaltung unter dem Knoten „PRV Provisionen VKS" verwaltet. Unter allgemeinen Provisionssätzen werden im Folgenden solche Provisionssätze verstanden, die in der Auftragsbearbeitung als Defaultwerte verwendet werden können (z.B. Vertreter 300 bekommt bei einem Auftrag des Kunden 1111111 000 gewöhnlich 2% Provision auf Artikel 4711).
Zu verwalten sind Provisionen pro

• Vertreter
• Provisionsklasse Vertreter
• Kunde
• Provisionsklasse Kunde
• Artikel
• Provisionsklasse Artikel

Die Vertreternummer kann bei zusätzlicher Eingabe zum Kunden, zum Artikel bzw. zur Provisionsklasse zur Selektion benutzt werden.
Beispiel:
Die Provision für den Kunden '1111111 000' soll nur für den Vertreter '300' gelten.
Dazu gibt man sowohl die Personenkontonummer '1111111 000' als auch die Vertreternummer '300' bei der Erfassung an.
Für jede Folgenummer wird auf jeder Ebene maximal eine Kondition ermittelt. Die Suchreihenfolge der Provisionen erfolgt pro Folgenummer mit einer festen, internen Reihenfolge von der speziellen zur allgemeinen Hinterlegung. Falls also innerhalb einer Folgenummer mehrere zutreffende Konditionen angegeben sind, wird bei der Konditionenfindung nur die ‚speziellere' verwendet, die anderen werden ignoriert. Auf Positionsebene (mit Artikelbezug) ist die Reihenfolge

1. Artikel, Kunde, Vertreter
2. Artikel, Kunde
3. Artikel, Vertreter
4. Artikelklasse, Kunde, Vertreter
5. Artikelklasse, Kunde
6. Artikelklasse, Vertreter
7. Artikel, Kundenklasse, Vertreter
8. Artikel, Kundenklasse
9. Artikel, Provisionsklasse Vertreter
10. Artikelklasse, Kundenklasse, Vertreter
11. Artikelklasse, Kundenklasse
12. Artikelklasse, Provisionsklasse Vertreter
13. Artikel
14. Artikelklasse

Für Provisionen auf Auftragsebene (ohne Artikelbezug) gilt diese Reihenfolge:

1. Kunde, Vertreter
2. Kunde
3. Vertreter
4. Kundeklasse, Vertreter
5. Kundenklasse
6. Provisionsklasse Vertreter

Werden diese Provisionen nach den Angaben in der Vorlauftabelle VRLU08 ebenfalls auf Positionsebene ermittelt, so schließt sich diese Reihenfolge am Ende der oben beschriebenen Reihenfolge für Provisionen mit Artikelbezug an.
Weitere Hinweise finden Sie im Programm Konditionen verwalten (US11790),  unter der Auftragsverwaltung und unter Preis- und Konditionenfindung.

Erfassen und Aktualisieren der Kunden-Vertreter Zuordnung

Zur Vereinfachung der Auftragsbearbeitung können jedem Kunden bis zu drei Vertreter im Kundenstamm (Lasche 'Vertreter') zugeordnet werden. Hierbei kann ein Datum angegeben werden, ab dem die jeweilige Zuordnung gelten soll. So ist es möglich, bereits frühzeitig kundenrelevante Veränderungen des Vertreterstammes vorzubereiten.

Die im Kundenstamm hinterlegten Vertreterangaben werden als Defaultwerte in der Auftragsbearbeitung verwendet.

Auftragsspezifisches Tagesgeschäft

Im Rahmen der Bearbeitung eines Auftrags werden die dem Kunden zugeordneten Vertreter als Defaultwerte verwendet. Der Anwender hat aber die Möglichkeit, auf der Lasche ‚Provision' der Auftragsverwaltung diese Angabe auftragsspezifisch zu ersetzen.
Eine gezielte Verwaltung der auftragsspezifischen Provisionen ist mit dem Programm Provisionssätze verwalten (US13810) möglich.

Hier können dann alle Konditionen für die im Auftrag angegebenen Vertreter erfasst, verwaltet oder gelöscht werden, egal ob mit Bezug auf eine Materialposition oder mit Bezug auf den gesamten Auftrag.
Werden alle auftragsspezifischen Provisionen nachträglich gelöscht, so werden bei der Provisionsabwicklung wieder die allgemeinen Provisionskonditionen herangezogen. Außerdem können hier (über das Funktionsmenü) auch noch nachträglich die Vertreter des Auftrags ausgetauscht werden, wenn dies über die Auftragsverwaltung nicht mehr möglich ist.

Ermittlung der Provisionen und Übergabe an FiBu

Die Durchführung der Provisionsabrechnung beruht auf den auftragsspezifischen Provisionsangaben. Aufträge ohne Provisionsangaben (vgl. Angaben auf Maske ‚Provision' der Auftragsbearbeitung) werden nicht zur Provisionsabwicklung herangezogen. Provisionsrelevante Aufträge werden erst dann zur Provisionsabwicklung herangezogen, wenn für den jeweiligen Auftrag Rechnungen fakturiert und ans Rechnungswesen übergeben wurden.
Die Provisionsabrechnung umfasst sowohl die Ermittlung der Provisionen als auch die endgültige Abrechnung der Provisionen, die an die Finanzbuchhaltung weitergegeben werden.

Vorläufige Provisionsabrechnung

Mittels des Programms Vertreterprovisionen drucken (VK50300) kann eine vorläufige Provisionsabrechnung erstellt werden. Dort können der/die Vertreter und der Auswertungszeitraum (maßgebend ist das Leistungsdatum der Ausgangsrechnung) angegeben werden. Als Verarbeitungsart ist „vorläufiger Ausdruck" zu wählen.
Da das Abrechnungsprogramm abschlussfähig ist, kann die Provisionsermittlung auch im Rahmen der Abschlussarbeiten stattfinden.
Mit diesem Programmaufruf wird eine Prüfliste erstellt, anhand derer die ermittelten Provisionen auf Korrektheit und Vollständigkeit überprüft werden können. Eine vorläufige Abrechnung kann beliebig oft aufgerufen werden, da die Rechnungspositionen nicht markiert werden.
Hinweis:
Die Ermittlung des Provisionssatzes ist abhängig vom Datum Preis/Rabattfindung aus dem Auftrag. Dieses Datum wird mit dem 'gültig ab'-Datum der hinterlegten Provisionskonditionen verglichen.
Der Aufruf der vorläufigen Provisionsabrechnung ist für die Provisionsabrechnung nicht zwingend vorgeschrieben. Sie sollte nur unterbleiben wenn sichergestellt ist, dass sowohl die Stammdaten als auch die auftragsbezogenen Provisionen korrekt gepflegt wurden. Oxaion empfiehlt vor einer endgültigen Provisionsabrechnung immer solange vorläufige Provisionsabrechnungen zu erstellen, bis diese ein korrektes Ergebnis zeigt.
Zur Abrechnung von Provisionen werden die Rechnungspositionen nach Vertreter / Kunde / Leistungsdatum der Ausgangsrechnung / Rechnungsnummer / Auftragsnummer / Position sortiert verarbeitet.
Vertreter, die in der Tabelle FRD160 als nicht provisionsfähig gekennzeichnet sind, werden bei der Abrechnung nicht herangezogen.
Zu- und Abschläge werden in der Provisionsabrechnung nur dann berücksichtigt, wenn sie mittels Tabelle FRD139 als provisionsfähig gekennzeichnet sind.

Provision bei Zahlungseingang

Über die Tabelle FRD160 lässt sich steuern, dass ein Vertreter erst nach Zahlungseingang, d.h. erst wenn der Kunde seine Rechnung komplett bezahlt hat, Provision erhält.
In diesem Fall wird pro Rechnung geprüft, ob

• diese überhaupt an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde und wenn ja, ob
• keine offenen Posten mehr in der Finanzbuchhaltung existieren.

Um dies prüfen zu können, muss das Modul Finanzbuchhaltung von oxaion installiert sein. Relevantes Datum für die Prüfung ist das bis-Datum der Provisionsabrechnung.
Beispiel:Die Rechnung hat das Datum 5.7., bezahlt wird sie am 3.8.
Die Provisionsabrechnung für 1.7.-31.7. wird am 7.8. aufgerufen.
Die Rechnung ist zu diesem Zeitpunkt zwar bezahlt, jedoch nicht innerhalb des Auswertungszeitraums.
Eine Rechnung, die die aufgeführten Prüfkriterien nicht erfüllt, wird bei der vorläufigen Abrechnung als nicht bezahlt ausgewiesen.

Rechnungsstorno

Sowohl stornierte Rechnungen als auch die Storno-Rechnungen werden bei der Provisionsermittlung nicht berücksichtigt. Wurde eine Rechnung erst nach der Übernahme in die endgültige Provisionsabrechnung storniert, so erfolgt keine automatische Rückbuchung der Provision. Dies muss manuell geschehen.

Änderung ermittelter Provisionssätze

Bereits existierende Provisionssätze, die durch das Abrechnungsprogramm generiert wurden, können über das Programm Provisionssätze verwalten (US13810) nachträglich geändert bzw. angezeigt werden.
Soll eine in den Stammdaten hinterlegte Provision auftragsspezifisch nicht wirksam werden, so ist der hierdurch generierte Provisionssatz auf null zu setzen.
Das Ändern einer Vertreternummer ist noch solange möglich, wie für den Vertreter für keine der den Auftrag betreffenden Rechnungen eine endgültige Provisionsabrechnung durchgeführt wurde. Um den Vertreter ändern zu können, muss der Provisionssatz auf null gesetzt oder gelöscht werden. Erst danach lassen sich die Vertreter ändern. Falls bereits Rechnungen zu dem Auftrag existieren, so wird in diesen Rechnungen der Vertreter ebenfalls ausgetauscht, so dass bei der folgenden Provisionsabrechnung die aktuellen Vertreter berücksichtigt werden. Für die neu dem Auftrag zugeordneten Vertreter wird bei der folgenden Provisionsabrechnung eine erneute Provisionsermittlung durchgeführt.
Das Löschen aller generierten Provisionen bewirkt, dass bei der Provisionsabrechnung eine erneute Provisionsermittlung auf Basis der dann aktuellen Stammsätze erfolgt.

Endgültige Provisionsabrechnung

Mittels des Programms Vertreterprovisionen drucken (VK50300) kann eine endgültige Provisionsabrechnung erstellt werden. Dort können der/die Vertreter und der Auswertungszeitraum (maßgebend ist das Leistungsdatum der Ausgangsrechnung) angegeben werden. Als Verarbeitungsart ist „endgültiger Ausdruck" zu wählen.
Oxaion empfiehlt eine endgültige Provisionsabrechnung erst dann zu erstellen, wenn ein vorheriger Prüflauf das korrekte Ergebnis erbracht hat. Eine einmal erstellte endgültige Provisionsabrechnung kann nicht zurückgesetzt oder wiederholt werden.
Mit diesem Programmaufruf werden die für die Übergabe an das Rechnungswesen benötigten Provisionsdaten sowie eine Abrechnungsliste erstellt, auf der die ermittelten Provisionen ausgewiesen werden. Mit der endgültigen Abrechnung werden die Rechnungspositionen als abgerechnet markiert.
Zur Abrechnung von Provisionen werden die Rechnungspositionen nach Vertreter / Kunde / Leistungsdatum der Ausgangsrechnung / Rechnungsnummer / Auftragsnummer / Position sortiert verarbeitet.
Vertreter, die in der Tabelle FRD160 als nicht provisionsfähig gekennzeichnet sind, werden bei der Abrechnung nicht herangezogen.
Ist in dieser Tabelle ein Personenkonto angegeben, so wird die entsprechende Adresse ermittelt. Für Vertreter, für die Vorsteuer gerechnet werden soll, erfolgt noch eine Steuerschlüsselermittlung.
Alle Zu- und Abschläge werden daraufhin untersucht, ob sie provisionsneutral oder provisionspflichtig sind. Für die Speicherung in der Datei werden alle Zu- und Abschläge auf die Artikel umgelegt. Der Provisionsbetrag, der aufgrund von Zu- und Abschlägen entstanden ist, wird in einem separaten Feld ausgewiesen. Bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung wird dann die Summe aus Provision auf Artikel und Provision aus Zuschlag übergeben.
Über die Vorlauftabelle VRLV22 kann gesteuert werden, welches Datum als Belegdatum für die Finanzbuchhaltung herangezogen wird. Möglich ist das Tagesdatum, das "Bis"-Datum der Provisionsabrechnung oder das Leistungsdatum der zugrunde liegenden Debitorenrechnung.
Die im Kapitel „vorläufige Provisionsabrechnung" zu den Themen Rechnungsstorno und Provision bei Zahlungseingang getroffenen Ausführungen gelten hier ebenso. Allerdings erscheinen hier Rechnungen nicht auf der Liste, wenn der Zahlungseingang gefordert aber nicht (rechtzeitig) erfolgt ist.

Übergabe der Provisionen an die Finanzbuchhaltung

Über das Programm  Vertreterprovisionen an Fibu übergeben (VK50310R) wird die Übergabe der Provisionen an die Finanzbuchhaltung gestartet.

Der Ablauf entspricht der Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung, auch hier wird die Schnittstellendatei (USNIEP) gefüllt und anschließend automatisch in die Datei USNINP verdichtet.
Als Belegnummer dient die Provisionsbelegnummer, zusätzlich wird noch die zu Grunde liegende Rechnung übergeben.
Die Vorsteuer wird mit dem über die Vorlauftabelle eingestellten Belegdatum (Tagesdatum/Bis-Datum/Leistungsdatum der Ausgangsrechnung) ermittelt.
Das Sachkonto kommt entweder aus der Tabelle FRD160 oder, wenn dort nichts hinterlegt ist, aus dem, dem Artikel zugeordneten Provisionskonto aus der Kontengruppendatei.