Einzelprüfung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Prüfung der USt-IdNr. erfolgt im Geschäftspartner (Adresse, abweichende Adresse, CPD-Konto). Zunächst muss der zu prüfende Datensatz zur Verwaltung aufgerufen werden. In diesem Fall steht auf dem Feld „Umsatzsteueridentifikation“ über das Kontextmenü die Funktion „UmsatzsteuerID prüfen“ zur Verfügung.  Im Anzeigemodus ist diese Funktion inaktiv.

Grundsätzlich wird immer eine qualifizierte Anfrage durchgeführt, da dies die Grundlage für eine korrekte Überprüfung ist.

Ein weiteres sehr wichtiges Element einer Geschäftspartner-Adresse ist der zugehörige Dokumentenordner. Dieser Ablage können adressspezifische Dokumente zugeordnet werden und dient somit als zentrale adressspezifische Dokumentensammlung. In der Ablage werden die Ergebnisse aus Umsatzsteuer-Identifikationsnummern-Prüfungen in Form von Prüfprotokollen im PDF-Format automatisch abgelegt. Zusätzlich werden die Rohdaten, auf denen die Protokolle basieren, als Text-Datei abgelegt. Somit kann jederzeit nachvollzogen werden, was die Prüfung der USt-IdNr. zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit ergab. Dies dient einerseits der Gewissheit einer gültigen USt-IdNr., kann jedoch andererseits dazu verwendet werden, bei einer ungültigen Prüfung die fehlerhaften Daten zu identifizieren und für eine Korrektur dieser zu sorgen.

Um die Ergebnisse einer adressspezifischen USt-IdNr.-Prüfung in der Datenbankdatei zu hinterlegen, werden ein entsprechender Prüfstatus und ein Prüfdatum gesetzt. 

Prüfung bei der Rechnungserstellung

Mit den sog. "Quick Fixes" wurden ab dem 1. Januar 2020 zusätzliche Anforderungen zur Erlangung der Umsatzsteuerfreiheit einer Lieferung zwischen zwei Mitgliedsstaaten der EU an einen unternehmerischen Kunden (sog. innergemeinschaftliche Lieferung) definiert.

1. Es muss zwingend eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Kunden nachgewiesen werden. 
2. Der entstandene Umsatz muss zwingend in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) aufgeführt werden.

Beides ist seit dem 1. Januar 2020 eine materiell-rechtliche Voraussetzung für die Anwendung der Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen. Bisher war die gültige USt-IdNr. lediglich eine formelle Voraussetzung. Somit gewinnen regelmäßige qualifizierte Abfragen der Gültigkeit der USt-IdNr. erheblich an Bedeutung. Sie wird daher auch beim Rechnungsdruck geprüft. Ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ungültig, wird der Druck der Rechnung verhindert und der Beleg erlangt einen Sperrstatus. 

Prüfung und Auswirkung im Verkauf

Die USt-IdNr. wird beim Verlassen eines Auftrags, eines Lieferscheins und beim Rechnungsdruck geprüft. Ergänzend wird über den Parameter „VKS-Sperre“ der VRLUID festgelegt, ob bei einer ungültigen USt-IdNr. der Verkaufsauftrag, der Lieferschein oder die Rechnung bei Neuanlage und Änderung gesperrt werden sollen.

Wird aufgrund einer ungültigen USt-IdNr. der Auftrag oder Lieferschein gesperrt, können diese direkt über das Kontextmenü entsperrt werden. Danach ist die Verwaltung des jeweiligen Belegs wieder möglich. Nach Verlassen wird eine erneute Prüfung durchgeführt. Grundsätzlich wird im Falle einer Auftrags- oder Lieferscheinsperre eine Hinweisnachricht zur möglichen Fehlerbehebung ausgegeben.

Wird zu einem Lieferschein mit ungültiger USt-IdNr. der Rechnungsdruck aufgerufen, wird zwar die Rechnung erstellt, aber nicht gedruckt. Als Folge wird die Rechnung selbst gesperrt. Zusätzlich wird eine Mailboxnachricht mit Hinweisen zur Fehlerbehebung ausgegeben. Um die fehlerhaften Daten korrigieren zu können, muss im zugehörigen Lieferschein über das Funktionsmenü das Druckkennzeichen Rechnung (und Lieferschein, sofern dieser gedruckt wurde) entfernt werden. Als Folge wird die Sperre der Rechnung aufgehoben. Nun können im Lieferschein die ungültigen Angaben, die zur Sperre geführt hatten (USt-IdNr., Lieferadresse) verwaltet werden. Anschließend wird die Rechnung erneut im Original gedruckt.

Bei der Bestätigungsanfrage wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit den Adressangaben der Lieferanschrift geprüft.

Prüfung und Auswirkung im Service

Serviceauftrag

Die USt-IdNr. wird beim Verlassen eines Auftrags und beim Rechnungsdruck geprüft. Ergänzend wird über den Parameter „SAS-Sperre“ der VRLUID festgelegt, ob bei einer ungültigen USt-IdNr. der Serviceauftrag oder die Rechnung bei Neuanlage und Änderung gesperrt werden soll.

Die zugehörige Adresse für die Prüfung der USt-IdNr. wird im Serviceauftrag in den Feldern Anschrift USt-IdNr, Adressnummer, CPD-Nummer eingetragen. Entspricht die USt-IdNr. des Auftrags der USt-IdNr. der zugehörigen Adresse, wird beim Verlassen des Auftrags lediglich im Geschäftspartner (US11290) der Status der USt-IdNr. geprüft. Unterscheiden sich hingegen die beiden USt-IdNr., erfolgt eine qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. im Auftrag mit der zugehörigen Adresse zur USt-IdNr..

Ein gesperrter Auftrag kann über das Kontextmenü wieder entsperrt werden. Danach ist die Verwaltung des Auftrags wieder möglich. Nach Verlassen wird eine erneute Prüfung durchgeführt. Grundsätzlich wird im Falle einer Auftragssperre eine Hinweisnachricht zur möglichen Fehlerbehebung ausgegeben.

Bei der Rechnungserstellung erfolgt immer eine qualifizierte Prüfung. Dies hat zur Folge, dass bei einer veralteten aber inhaltlich korrekten USt-IdNr. dadurch das Prüfdatum automatisch aktualisiert wird. Die Rechnung wird nicht nur erstellt, sondern auch gedruckt. In allen anderen Fällen wird die Rechnung zwar erstellt, kann aber nicht gedruckt werden. Zusätzlich wird eine Mailboxnachricht mit Hinweisen zur Fehlerbehebung ausgegeben.

Dauervertrag/ Mietvertrag/ Wartungsvertrag

Die USt-IdNr. wird beim Verlassen eines Dauer-, Miet- oder Wartungsvertrages und beim Rechnungsdruck geprüft. Wird beim Verlassen des jeweiligen Vertrages die Ungültigkeit der USt-IdNr. ermittelt, folgt lediglich die Ausgabe einer Hinweismeldung. Der Vertrag bleibt zur Verwaltung offen.

Die Rechnungserstellung ist nur mit einer gültigen USt-IdNr. möglich. Im anderen Fall wird weder eine Rechnung erstellt noch gedruckt. Stattdessen wird eine Mailboxnachricht ausgegeben. Zu Behebung des Problems muss im Geschäftspartner (US11290) eine Prüfung der USt-IdNr. durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Prüfung können die Rechnungserstellung und der Rechnungsdruck erfolgen.

Prüfung und Auswirkung im Projekt

Die Prüfung der USt-IdNr. erfolgt im Projekt, sobald die Rechnung für den Originaldruck freigegeben wird. Dies erfolgt durch Ändern des Rechnungsstatus auf „04“. Nur bei Erreichen dieses Status kann eine Rechnung im Original gedruckt werden (FRDRST Parameter 03). Die Änderung des Rechnungsstatus ist nur zulässig, wenn die USt-IdNr. gültig ist.

Über die Tabelle VRLUID wird grundsätzlich festgelegt, ob eine Prüfung der USt-IdNr. erfolgen soll. Darüber hinaus kann im Abrechnungskreis über den Parameter USt-Id-Nummer prüfen diese generelle Prüfung beeinflusst werden. Bei der Neuanlage eines Abrechnungskreises erfolgt die Vorbelegung in Abhängigkeit der Einstellung in der VRLUID.

Massenprüfung (US11250)

Für die automatisierte Prüfung mehrerer Adressen und deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummern gibt es ein Prüfprogramm, über dessen Oberfläche eine von-bis-Auswahl der Adressen eingestellt werden kann und nach Bestätigung der Eingabe (durch das Drücken der Enter-Taste) eine Massenprüfung durchgeführt wird. Dies berücksichtigt das Erstellen und Ablegen der Prüfprotokolle im PDF-Format in dem Dokumentenordner der entsprechenden Adresse, die geprüft wurde. Dabei werden ebenfalls abweichende Adressen geprüft, sofern welche vorhanden sind.

Um nach Beendigung der Massenprüfung nachvollziehen zu können, für welche Adressen sich ungültige Prüfungen ergaben, wird ein Protokoll-Dokument erzeugt, das in der allgemeinen Druckausgabe von oxaion angesehen bzw. überprüft werden kann. Somit kann der Benutzer einen schnellen Überblick über alle ungültigen USt-IdNr.-Adress-Prüfungen bekommen und diese entsprechend korrigieren.