Geschäftspartner

Die Geschäftspartnerverwaltung ist eine individuelle Zusammenstellung von verschiedenen Informationsbereichen. Durch die Bereitstellung verschiedener Funktionen und Werkzeuge lassen sich die Informationen strukturieren (z.B. DnD-Menü, Explorer-Menü, Kontextmenü) und gezielt den Benutzern in ihre persönliche Arbeitsoberfläche einbinden. Den Umfang bestimmen Sie selbst.

In der Geschäftspartnerverwaltung erhalten Sie zu Beginn eine Auflistung von Adressen. Auf jeder haben Sie die Möglichkeit in weitere / tiefere Strukturen zu verzweigen. Über die Eingabe des Matchcodes oder einer Adressnummer (entspricht der Kundennummer) können Sie sich einen bestimmten Vorgang selektieren.

Es werden alle "Adressen" angezeigt, die für den Benutzer zugelassen sind. Hier wird die Berechtigungsprüfung auf Adresse bereits im Anzeigemodus wirksam.

Die Änderung von Adress-, Kunden-, Lieferanten- und auch Ansprechpartnerdaten können in einer Änderungshistorie geführt werden. Über die Tabelle FRDFLD werden die Datenfelder festgelegt, für die eine Änderungshistorie gewünscht wird. Es muss der Hinweis auf den Veranlasser FRDANF sowie der Änderungsgrund FRDAEG bei jeder Änderung eingetragen werden. Die Änderungshistorie aus dem Adressumfeld kann mit dem Programm Änderungshistorie (US11230) analysiert werden. Auch kann das Löschen von abweichenden Adressen und Ansprechpartner VRLU03 in dieser Änderungshistorie dokumentiert werden.

Knoten

Nach einer Adressselektion können Sie sich die Knoten auflisten, für die Daten vorhanden sind. Die folgenden Knoten werden automatisch dargestellt, wenn dafür Daten vorliegen:

• Kunde
• Servicekunde
• Lieferant
• Personenkonten
• Abweichende Adressen
• Ansprechpartner
• Aktionen und Klassifikationen
• Dokumente
• Historie
• EDI-Daten
• Workflow
• Bankverbindungen

Aufruf von Funktionen / Kontextmenü

Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) sind folgende Funktionen verfügbar:

• Basisstammdaten
  Vorhandene Lieferanten-, Kunden- bzw. Servicekundenangaben können hier gepflegt werden.
• Adresse anlegen
  Hier legen Sie direkt neue Adressen an.
• Aktualisieren
  Das Explorerfenster wird zu festen Zeitintervallen aktualisiert. Damit Sie auch zwischen diesen Intervallen die Sicht aktuell haben, führen sie diese Funktion aus.
• Aufsetzen ab
  Mit dieser Funktion können Sie die Explorersicht ab einem ganz bestimmten Vorgang beginnen lassen.

Das Kontextmenü auf dem Geschäftspartner bietet Ihnen alle relevanten Funktionen für deren Verwaltung an.

• Basisstammdaten ändern / anzeigen
  Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Lieferanten oder Kunden anzeigen lassen bzw. nochmals ändern.
• Adresse anlegen
  Mit dieser Funktion können Sie neue Adressen für Lieferanten oder Kunden anlegen.
• Adresse ändern
  Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Adressen nochmals ändern.
• Adresse kopieren
  Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Adressen kopieren.
• Adresse löschen
  Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Adressen löschen.
• Adresse anzeigen
  Mit dieser Funktion können Sie sich angelegte Adressen anzeigen lassen.
• Adresse inaktivieren
  Adressen können inaktiviert werden. 

Bevor eine Adresse inaktiviert wird, ist organisatorisch sicherzustellen, dass für die Adresse

• • alle offenen Aufträge und Lieferscheine abgearbeitet sind
  • keine offenen Bestellungen und Wareneingänge vorhanden sind
  • keine offenen Projekte vorhanden sind
  • alle Rechnungen von der Materialwirtschaft an die Finanzbuchhaltung übergeben sind
  • alle Schnittstellensätze abgerufen und gebucht sind
  • keine offene Posten vorhanden sind

Es wird empfohlen die zur Adresse vorhandenen Lieferanten, Kunden und Servicekunden ebenfalls zu inaktivieren.

• Adresse reaktivieren
  Mit dieser Funktion können Sie inaktivierte Adressen wieder aktivieren.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) prüfen
  Mit dieser Funktion können Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei einem externen Anbieter (z.B. Bundeszentralamt für Steuern) prüfen.
• Neuanlage
  Mit dieser Funktion können Sie aus einer vorhandenen Adresse einen Lieferanten, Kunden oder Servicekunden erstellen und generell eine neue Personenkontonummer anlegen. Zu einer vorhandenen Adresse können Sie abweichende Adressen und neue Ansprechpartner anlegen, sowie Aktionen und Klassifikationen definieren und manuell Historienstammdaten erfassen. Benutzen Sie die EDI-Übertragung und pflegen Sie Stammdaten.
• Worddokument erstellen
  Hier erstellen Sie direkt einen Brief mit Word. Die Adressdaten und Ansprechpartnerinformationen werden übernommen. Die Ablage kann in den für den Kunden vorgesehenen Ordner oder in eine von Ihnen definierte Struktur erfolgen.
• Aktualisieren
  Der Explorer wird zu festen Zeit-Intervallen aktualisiert. Um zwischen diesen Intervallen die Sicht aktuell zu haben, kann manuell aktualisiert werden. 

Kundenstamm Vertrieb und Service

Zu jeder Adresse gibt es Kundenstammdaten, die gepflegt werden / sein müssen. Dazu gehören z.B. als Vorschlagswerte für die Verarbeitung: Zuordnung Preisliste, Sachbearbeiter, Vertreter, Kundendiensttechniker, Zahlungsbedingung und Sprachenschlüssel. An dieser Stelle können Sie die Daten schnell einsehen und ändern.

Lieferantenstamm

Ähnlich wie beim Kunden können Sie zu jeder Adresse auch Lieferantenstamm eingeben. Dazu gehören z.B. als Vorschlagswerte für die Verarbeitungen: Sachbearbeiter, Zahlungsbedingung, Lieferkonditionen, Mindestbestellwert usw. An dieser Stelle können Sie die Daten schnell einsehen und ändern.

Personenkonten

In diesem Programm können Sie Personenkonten anlegen und verwalten. Die Personenkonten werden in Kontenarten (z.B. Forderungen Inland, Forderungen Ausland) untergliedert. Diese bestimmen die eindeutige Zuordnung zu einem Hauptkonto. Je Kontenart erscheinen Zwischensummen in den Journalen und in den Saldenlisten. Eine nachträgliche Änderung der Kontenart ist nicht möglich. Solange ein Konto nicht bebucht wurde, kann das Konto gelöscht und mit einer anderen Kontenart neu angelegt werden. Der Datenbereich unterteilt sich in die Unterpositionen:

• CPD Konto
  Das System vergibt für die CPD-Konten selbständig eine fortlaufende Nummer. Es sind sowohl debitorische als auch kreditorische CPD-Konten möglich. Die debitorischen und kreditorischen Konten können über die erste Stelle der Kontonummer in zwei separate Bereiche aufgeteilt werden.
• Abzugsart
  Abzüge können im Programm 'Geldverkehr/Kontenpflege' beim Ausgleich von offenen Bewegungen angegeben werden. Es können beliebig viele Abzugsarten angelegt werden. Pro Ausgleich können jedoch nur eine begrenzte Anzahl von Abzügen mitgegeben werden.
• ESR-Nummer
  Die ESR-Teilnehmernummer (TN) identifiziert die am Schweizer ESR-Zahlungssystem der Post Teilnehmenden. Dies kann sowohl eine Bank als auch eine Unternehmung sein. Gehört die ESR-TN einer Bank, ist zusätzlich die Angabe einer BESR-Identnummer erforderlich, um das Unternehmen zu identifizieren.

  Die Identnummer BESR ist als Unternummer einer ESR-Teilnehmernummer (TN) zu verstehen. Sie ist erforderlich, falls die ESR-TN eine Bank identifiziert. In diesem Falle vergibt die am ESR-Zahlungssystem der Post teilnehmende Bank für ihre Kunden Identnummern (interne TN des Kunden bei der Bank).

• Bankverbindungen für Auslandszahlungen je Währung
  Für den Auslandszahlungsverkehr kann hier je Währung ein andere Bankverbindung hinterlegt werden. Wurden keine individuellen Angaben gemacht, dann wird die im Personenkonto hinterlegte Bankverbindung bei der Verarbeitung der Auslandszahlungen verwendet

Abweichende Adressen

Bei größeren Unternehmen existieren eine erhebliche Anzahl von abweichenden Adressen, welche Sie auch abspeichern können. Diese werden in den Geschäftspartnern mit dem Öffnen des Knotens sichtbar. Die abweichenden Adressen können z.B. nachfolgende Bedeutung haben:

• Adresse für Auftragsbestätigung oder Angebot
• Lieferadresse
• Rechnungsanschrift
• Personenkontenadresse
• Einbau-/Leistungsadresse Service
• Baustellenadresse Projekt
• Standort einer Anlage

Diese Adressen können Sie für die jeweiligen Belege nutzen und z.B. auftragsspezifisch abändern. Sie können aber auch Ansprechpartner einer abweichenden Adresse zuordnen und eine Funktion (z.B. QS-Beauftragter für diesen Standort) hinterlegen.

Ansprechpartner

Bei vielen Maßnahmen ist es nicht sinnvoll, nur mit der Adresse allein zu arbeiten. Sie können beliebig viele Ansprechpartner einer Adresse zuordnen. Damit leiten Sie gezielte Maßnahmen ein. Neben der evtl. abweichenden Adresse ist auch eine Klassifizierung möglich.

Aktionen und Klassifikationen

Werden neue Adressen angelegt, so erfolgt häufig in den Unternehmen eine gezielte Informationsbeschaffung. Sie können Adressen für gezielte Aktionen zulassen oder ausschließen, Mitarbeiter zuordnen und die Adresse näher klassifizieren. Zusätzlich können Sie einen Workflow definieren, der in Ihrem Unternehmen die Informationsbeschaffung steuert.

Workflow

Gerade bei der Neuanlage von Adressen, Personenkonten und Kunden können zahlreiche Aufgaben von verschiedenen Abteilungen erforderlich werden. Dazu können Sie einen Workflow anlegen, in dem Sie unterschiedliche Aufgaben mit der Zuordnung von Abteilungen bzw. verantwortlichen Sachbearbeitern definieren.
Für geplante Termine können Sie den Beginn und das Ende angeben.

Dokumente

Für jede angelegte Adresse können Sie Word-, Excel-Dokumente, E-Mails usw. zentral ablegen und damit allgemein zugänglich machen. Dazu wird oxaion DMS als Ablagesystem eingebunden. Sie können in diesem Ablagesystem die Ordner und Dateien erzeugen oder sich anzeigen lassen. Strukturen hinterlegen Sie ganz einfach mit Ordnern selbst. Mit dem Programm Defaultstruktur Dokumente (US24200) können Sie vordefiniererte Strukturen einrichten. Ist in der Tabelle VRLU03 der Parameter für die automatische Anlage gesetzt, so wird über die Adressgruppe und das Land gesucht und - falls vorhanden - automatisch eingefügt. Eine Änderung der Adressgruppe bzw. des Landes hat keinen Einfluss auf die bestehende Adressstruktur. Auch manuell kann auf die vordefinierten Strukturen zugegriffen werden. Ist der Knoten "Ablage" im Geschäftspartner markiert, so können Sie über das Kontextmenü die Kopiervorlage anfordern. Es wird erst mit Adressgruppe/Land, dann mit Adressgruppe und schließlich ohne Adressgruppe und Land gesucht.

Historie

Standardmäßig werden die definierten Informationen zum Geschäftspartner in einer Historie hinterlegt. In der Geschäftspartnerhistorie können Sie wichtige Aktivitäten und Meilensteine eines Geschäftsvorfalls oder einer Kundenbeziehung (Besuche, Workshops, Vorführungen, Aufträge, Auslieferungen, etc.) dokumentieren. Zwischen automatischen Einträgen, die per Programm sofort generiert werden und manuellen Einträgen, die von den Mitarbeitern angelegt werden, wird unterschieden.

Neben den automatischen Vorgängen lassen sich auch manuelle Ereignisse definieren.

Ein paar Beispiele:

• Kundendienstbericht
• Telefonnotiz
• Besuchsbericht Vertreter
• Besuchsbericht Verkaufsleiter
• Produktberatung
• Einladung zur Hausmesse

PC-Objekte, die in der Ablage im Geschäftspartner oder in externen Belegverarbeitungen geführt werden, können als Nachweis mit einer Klassifizierung FRDAKH in die Geschäftspartnerhistorie übertragen werden.

Sie können Ereignisse, für die ein Eintrag in die Geschäftspartnerhistorie automatisch aus Vorgängen des System erfolgen sollen, unternehmensspezifisch definieren und in einer Tabelle abspeichern.

Für Aktionen aus dem Marketing können Sie die Historie auch als Statistik und Verwendungsnachweis benutzen. Dies gilt z.B. auch für die Mahnung "Offener Posten" aus der Finanzbuchhaltung. Bei automatischen Ereignissen können Sie einen Kurztext als Kommentar aus dem Beleg bzw. der Aktion übernehmen. Dieses wird für jedes Anwendungsgebiet und Ereignis getrennt definiert.

EDI-Daten

Der elektronische Austausch von Bestell- und Verkaufsbelegen setzt sich immer stärker durch. Für den Lieferanten/Servicekunden/Kunden definieren Sie an dieser Stelle die Stammdaten für den Datenaustausch per EDI.

Bankverbindungen

An dieser Stelle definieren Sie die verfügbaren Bankverbindungen der Personenadresse. Es können verschiedene Arten der Bankverbindung je nach den Anforderungen bei der Regulierung und dem Datenträgeraustauschverfahren hinterlegt werden.

Handbücher

• Anfragen und Angebotsverfolgung
• Geschäftspartnerbeziehungen