Aus oxaion lassen sich an verschiedenen Stellen E-Mails versenden. Beispielsweise können so Belege direkt an einen Kunden/Lieferanten gesendet werden.
oxaion bietet 2 Varianten zum Versenden von E-Mails (siehe auch VRLU78 E-Mail-Integration):

1. E-Mail Versand per SMTP Server (vgl. E-Mail Versand per SMTP Server)
2. Ablage einer PDF-Datei und einer Steuerdatei zu versenden über ein externes Tool (bspw. Tobit)

Des Weiteren kann in oxaion je Firma eine Signatur angelegt werden, die automatisch an den E-Mail Text angehängt wird.

Allgemeine Konfigurationen

Druckschablonen (OP20090)

Für den Versand von E-Mail existiert in der Regel je Beleg eine eigene Druckschablone. Hier muss der Parameter „IS_EMAIL" angewählt sein. Die restlichen Parameter können nach Belieben angepasst werden. 

Jobabläufe verwalten (OP20010)

Mit diesem Programm werden Jobabläufe verwaltet.

In den Jobabläufen werden die Jobs hinterlegt, welche von den Allgemeinen Jobsteuerungsinformationen (MN50100) angezeigt werden, wenn ein Beleg z. B. gedruckt werden soll.

Jeder Job bezieht sich auf ein Programm von dem dieser Job aufgerufen wird. Dieser Programmname ist der Jobname (Bspw. Das Druckprogramm für den Bestellungsdruck ist das Programm EK20201J, somit lautet der Jobname für die Jobs des Bestellungsdrucks EK20201J).

Das Programm welches in einem Job hinterlegt wird, bezieht sich auf das Programm welches diesen Job aufruft. So können beispielsweise beim Drucken der Technikerbelege (SA20251) auch Wartungsangaben mitgedruckt werden (SA32611J).

Der Druckerdateinamen ist frei wählbar. Der Druckerdateiname wird für den Zugriff auf die Jobsteuerungsparameter verwendet.

Jedem Job kann zudem eine Bezeichnung gegeben werden. Diese Bezeichnung wird beispielsweise in der Auflistung im Allgemeinen Jobsteuerungsinformationen (MN50100) mit angezeigt.

Bei der Schablone kann hinterlegt werden, welche Schablone aus den Druckschablonen (OP20090) verwendet werden soll. Hierbei wird mit dem Programm auf die Druckschablone zugegriffen.

Mit der Laufenden Nummer kann gesteuert werden, in welcher Reihenfolge die Auflistung um Allgemeinen Jobsteuerungsinformationen (MN50100) erfolgt.

Unter den Archivierungsdaten können die Parameter für die Archivierung gepflegt werden.

Tabelle FRDAED

In der Tabelle FRDAED können je Druckprogramm Einstellungen für den E-Mail Versand vorgenommen werden. Der Zugriff auf die Tabelle erfolgt dabei mit dem Namen des Druckprogramms und optional dem Belegkennzeichen.
Folgende Daten können in der Tabelle erfasst werden:

1. Betreff: Für jeden Beleg kann hier ein Betreff hinterlegt werden, welcher als Subject in der E-Mail dient. Innerhalb des Betreffs können einige Werte aus den Kopfdaten des Beleges als ersetzungsvariablen verwendet werden. Diese Werte werden von geschweiften Klammern („{„ und "}") eingeschlossen. Wichtig, hierbei werden die Datenbankfelder ohne das entsprechende Tabellen-Prefix verwendet. Bspw. Soll in einer Bestellung im Betreff die Bestellnummer ausgegeben werden, kann diese durch {BENR} eingefügt werden.
2. Kopieempfänger/Blindkopieempfänger Für jeden Beleg kann ein Standard Kopie- und/oder Blindkopie-Empfänger angegeben werden. Hierbei kann es sich um einen festen Sachbearbeiter handeln, in diesem Fall ist sein Sachbearbeiterkennzeichen anzugeben, oder es könne die Werte „USER", für den Benutzer welcher den Beleg druckt, oder „*SAKZ, für den Sachbearbeiter des Beleges, angegeben werden.
3. PDF-Dateiname Analog der Methode zum hinterlegen des Betreffs kann auch ein Dateiname für das PDF-Dokument, welches in der E-Mail versendet wird, angegeben werden. Auch hier sind die Ersetzungen mit Werten aus den Kopfdaten möglich.

Firmen verwalten (US10600)

In der Firmenverwaltung (US10600) kann unter dem Reiter „Telekommunikation" je Firma eine Signatur für E-Mail angelegt werden.
Innerhalb der Unterschrift sind folgenden Platzhalter zulässig, die durch die Entsprechenden Werte ersetzt werden:

E-Mail Versand per SMTP Server

Damit E-Mails mittels eines SMTP Servers versendet werden können, muss in oxaion der Entsprechende Server hinterlegt werden (vgl. Postausgangsserver). Des Weiteren ist es möglich für den E-Mail-Body (der Inhalt der E-Mail) eine Vorlage sowohl als HTML-E-Mail (formatierter Text) als auch als reinen Text zu hinterlegen.

Postausgangsserver für E-Mail Versand

Damit eine E-Mail versendet werden kann, muss in oxaion ein Postausgangsserver (SMTP-Server) angegeben werden. Die Angabe des Postausgangsservers erfolgt in den Registrierungsdaten (US00060). Hier kann in der Gruppe „ADMIN" in der Untergruppe „DRUCK" in dem Eintrag „MAILSERVER" ein SMTP Server angegeben werden.
Sollte der SMTP Server nicht auf dem Standardport „25" eingerichtet sein, kann durch einen „:" getrennt ein Abweichender Port angegeben werden (bspw. hostname:port).

Neben dem Mailserver kann zusätzlich auch ein Benutzer und ein Passwort für den Zugriff auf den Mailserver angegeben werden. Hierfür dienen die Einträge „MAILSERVER_USER" und „MAILSERVER_PASSWORD".

E-Mail Versand mit Exchange Online (aka Office 365)

Für den Mailversand müssen die aktuellen Vorgaben von Microsoft beachtet werden, hilfreich ist Artikel Einrichten eines Multifunktionsgeräts oder einer Anwendung zum Senden von E-Mails mit Microsoft 365 oder Office 365 | Microsoft Docs, wir richten nach der dort empfohlenen Option 1 ein:

Bei oxaion Versionen <5509.1 kann noch kein OAuth für den Versand verwendet werden, daher muss reines SMTP AUTH genutzt werden, was voraussichtlich im März 2026 von Microsoft deaktiviert wird.

Damit müssen folgenden Werte in den Registrierungsdaten (US00060) hinterlegt werden:

, das sieht etwa so aus:

SMTP Mail per SSL/TLS

Wenn der SMTP Server den Versand per STARTTLS nicht unterstützt, muss zusätzlich zu den Einstellungen aus dem Abschnitt E-Mail Versand mit Exchange Online (aka Office 365) der Parameter MAILSERVER_SSLSOCKET auf true gesetzt werden.

Ein Fehlerbild von dem Fehlen der Option kann es sein, dass die Verbindung zustande kommt, aber das Versenden der E-Mail mit einem "timeout" (Zeitüberschreitung) abbricht.

Hintergrund ist die Unterscheidung ob die TLS Verbindung direkt beim ersten Verbindungsaufbau oder erst nachträglich aufgebaut werden soll.

Template für E-Mail-Body

Bei Versand eines Beleges kann auf einen E-Mail-Body zugegriffen werden. Dieses Template (im HTML oder Plaintext Format) ist im Verzeichnis des /print/templates/_mail_message zu hinterlegen.

Beispielhafter Aufbau des HTML:
<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN"
"http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html>
<head>
<title></title>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<style type="text/css">
<!--
body {
margin:0px 0px 0px 20px;
font-family:Arial, Helvetica, Swiss, sans-serif;
font-size:12px;
color:#C3E2F5;
background-color:#FFFFFF;
}
……
-->
</style>
</head>
<body bgcolor="#FFFFFF">
<table bgcolor="#DFE4E6" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" width="670" style="width:670px;max-width:670px;height:129px;max-height:129px;table-layout:fixed;">
<tr><td align="left" style="width:670px;"><img src="\\csoxe01\oxaionserver\appServer50-pkt\print\template_mail_message\logo.png" /></td></tr>
</table>
<table border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" width="670" style="width:670px;max-width:670px;table-layout:fixed;">
<tr>
<td width="30"> </td>
<td width="610" style="font-family: Raleway,Arial,Helvetica,Swiss,sans-serif;width:550px;max-width:550px;text-align:left;" align="left">
<br />
<div class="newslettertext">
<p>
{message}
</p>
</div>
<br />
</td>
<td width="30"> </td>
</tr>
</table>
……
<br>
<br>
<br>
</body>
</html>
{message}
Diese Variable wird aus den Daten im Firmenstamm auf der Lasche „Telekommunikation" im Feld „E-Mail Signatur" ermittelt. Dort finden sich in der Bedienerhilfe zum Firmenstamm weitere Details.
 

E-Mail Ablage als PDF mit Steuerdatei

Alternativ zum Versand von E-Mails direkt per SMTP ist es bei Belegen, die gedruckt werden, auch möglich, E-Mails im Dateisystem zusammen mit einer Steuerdatei abzulegen. Hierbei werden die Dokumente des Printservers nicht versendet, sondern lediglich als PDF Dokument an einem definierten Pfad, zusammen mit einer Steuerdatei abgelegt, an dem diese von einem externen Tool (bspw. Tobit) abgeholt und versendet werden können.
Bei der Auslieferung ist der Printserver so vorbereitet, dass er E-Mails direkt über einen SMTP Server versendet. Damit der Printserver die E-Mail nicht direkt versendet, sondern als PDF ablegt und eine Steuerdatei anlegt, müssen folgende Anpassungen vorgenommen werden:

1. Umbenennen des Druckers der OUTQ „*EMAIL" nach von „MAIL" in „MAIL_TO_FILE"
2. Anpassen des Services „MAIL_TO_FILE" in der service.xml Datei des Printservers (Achtung, diese Anpassungen müssen sowohl für den ECHT als auch für den PKT Printserver vorgenommen werden.

Konfigurationen in der service.xml des oxaionPrint Servers

Im Installationsverzeichnis des Printservers findet sich im Unterordner /print/conf die Datei services.xml.
Für die Ablage von E-Mails im Dateisystem wird der service „MAIL_TO_FILE" verwendet.
In der Auslieferung ist dieser Service wie folgt angelegt:
<service name="MAIL_TO_FILE"
data="com.oxaion.jet.server.print.generator.data.FileControlData"
class="com.oxaion.jet.server.print.generator.FileGenerator">
<option name="template" value="services-maildef.properties" />
<option name="document" value="./../print/output/email/{id}({ts}).pdf" />
<option name="data" value="./../print/output/email/{id}({ts}).txt" />
<option name="print-first" value="true" />
<option name="external-print" value="false" />
<option name="external-printer" value="PDFCreator" />
</service>

Die Optionen haben dabei folgende Bedeutung:

• template: Name einer Vorlagendatei für die Steuerdatei
• document: Name der zu erzeugenden PDF-Datei
• data: Name der zu erzeugenden Steuer-Datei
• print-first: Angabe, ob die Steuerungsdatei vor dem Druck oder nach dem Druck geschrieben werden soll. Ist diese Option „true", so wird erst gedruckt und dann die Steuerungsdatei geschrieben. Bei „false" ergibt sich der inverse Fall.
• External-print: Über die Option kann gesteuert werden, ob der Druckauftrag an einen Drucker gesendet werden soll.
• External-printer: Wenn external-print auf true gesetzt wurde, kann hier der entsprechende Drucker angegeben werden, an den der Druck gesendet werden soll.

Template-Datei bei Ablage der E-Mail im Dateisystem

Der Inhaltsteil besteht aus mehreren Zeilen der Form *line=[Inhalt der Zeile].
In die Template-Datei können Umgebungsvariablen eingefügt werden. Diese werden von geschweiften Klammern umrahmt, also z.B. {uniquefilename} für einen eindeutigen Dateinamen.

dabei stehen folgende Variablen zur Verfügung:

Beispiel

Die folgende Datei erzeugt eine Steuerungsdatei für die Kommunikations-Software Tobit.
################################################################################

1. #
2. F A X D E F I N I T I O N D A T E I #
3. #
   ################################################################################
   #
4. Umgebungsvariablen:
5. {document} Pfad der auszugebenden PDF-Datei, services.xml "document"
6. {data} Pfad der auszugebenden Steuer-Datei
7. {to} Faxnummer
8. {from} "emailadr" aus der control.xml
9. {file} FFV Dateinamen ohne Endung
10. {subject} "belegkennzeichen" aus der control.xml
11. {faxfolder} Der Ausgabe-Ordner der PDF-Datei
12. {uniquefilename} Ein eindeutiger Key (verwendbar z. B. als Dateinahme)
13. {ext} .pdf
14. {n} Newline
15. {r} Carriage Return
    #
16. Steuerdatei:
    @@{n}
    @@nummer {to}@@{n}
    @@RENDERFILE {document}