Anlage Kassenblatt

Über Kassenbelege verwalten (FB20690) werden alle Kassen angezeigt, die für die Kassenverwaltung vorgesehen sind. Kassen können auch außerhalb der Kassenverwaltung über Banken buchen/Geldverkehr (FB20590) gebucht werden.

Es werden alle Kassenbelege angezeigt, für die Berechtigung vorliegt. Die Berechtigung für die Kasse wird im Kassen verwalten (FB12000) definiert.

Beim Erfassen des Kassenblattes müssen das Anfangsdatum und das Enddatum des Kassenblattes erfasst werden, die zwingend in einer Buchungsperiode liegen müssen. Je Kasse kann nur ein offenes Kassenblatt in der Kassenverwaltung geführt werden. Somit ist die lückenlose Belegnummernvergabe je Kassenblatt gewährleistet. Die Belegnummernermittlung erfolgt über den Buchungskreis (FRDBKR).

Nach der Erfassung wird im Explorer der Kassenkopf angezeigt. Die Belegkopfdaten beinhalten die Informationen:

• Beginn Kassenblatt
• Ende Kassenblatt
• Kassenstatus
• Anfangssaldo
• Errechneter Endsaldo
• Errechneter Kassenbestand
• Saldo der erfassten Belegpositionen
• Erfasser des Kassenblatts

Der Belegkopf der Kasse kann folgende Kassenstatus bekommen:

Erfassung von Kassenbelegen (Kassenpositionen)

Erfassung mit Erfassungsart „Neue Zahlung mit Kontierungsvorlage"

Die Kontierungsvorlagen sind in den Kontierungsvorlagen definiert. Die Erfassung wird im Kassenexplorer auf dem Kassenkopf ausgewählt. Die Kontiervorlagen ermöglichen ein Erfassen von Kasseneinnahmen und -ausgaben, ohne die zu buchenendenden Sach- bzw. Personenkonten einzugeben. Durch Angabe der Kontiervorlage werden die Konten sowie Texte und Zusatzkontierungen maschinell eingestellt. 

Die Kontiervorlage kann über ein Kürzel oder eine Beschreibung angegeben werden. Ein generisches Suchen ist möglich. 

Erfassung mit Erfassungsart „Neue Zahlung mit Sachkontierung"

Es werden sowohl Sachkonten bebucht und auch die notwendigen Zusatzkontierungen (Geschäftsbereich, Kostenstelle, Kostenträger, Investitionsnummer usw.) eingegeben.
Die Erfassung wird im Kassenexplorer auf dem Kassenkopf ausgewählt. Erfassung von Einnahmen und Ausgaben unter Angabe aller Kontierungen (Sachkonto und Zusatzkontierung)

Erfassung mit Erfassungsart „Neue Zahlung mit OP-Ausgleich"

Mit dieser Erfassungsart wird auf Debitorenkonten zugegriffen und offene Rechnungen/Gutschriften ausgeglichen sowie Abzüge ein- oder ausgebucht.
Die Erfassung wird im Kassenexplorer auf dem Kassenkopf ausgewählt.

Nach der Erfassung von Konto, Betrag und Zusatzkontierungen wird in die „Zuordnung Personenkonten OP's" verzweigt. Hier können Ausgleichs-, und Ausbuchungsfunktionen genutzt werden, welche aus der Bedienung des Geldverkehrs  bekannt sind. Bei einem offenen Saldo 0,00 kann der Beleg abgeschlossen werden. Wird das Programm mit der Funktion „Vorgang annullieren" verlassen, so wird der Kassenbeleg als storniert (grau unterlegt) im Kassenexplorer angezeigt.

Hinweis: virtuelle OPs werden in der Kassenverwaltung angezeigt, sofern sie innerhalb der gleichen ‚Zahlungsart Kasse' erstellt wurden.

Restriktionen:

• Erfassung erhaltener Anzahlungen (ohne AzAf) sind nicht möglich 

Zusätzliche Restriktionen für TSE-registrierte Kassen:

• Die folgenden Auswahlen beim Ausgleichen von offenen Posten sind nicht möglich
  • positionsbezogenen Auswahl
    • Position umbuchen
  • positionsunabhängige Auswahl
    • Abzüge
    • Splittbuchung
    • Umbuchen
    • Rest A-Konto buchen 

Erfassung mit Erfassungsart „Neue Zahlung mit Barverkaufsrechnung"

Bei dieser Art der Erfassung werden Kenntnisse im Verkauf vorausgesetzt, da ein kompletter Verkaufsauftrag mit Rechnungsdruck im Verkaufsmodul abgewickelt werden muss.
Die Erfassung wird im Kassenexplorer auf dem Kassenkopf ausgewählt. 

Nach der Erfassung der Felder (Belegdatum, Kundennummer Barverkauf und Zahlungsart Kasse) wird in die Auftragsverwaltung verzweigt. Es wird automatisch der Auftragskopf angelegt. Die notwendigen Informationen wie Auftragsnummernkreis, Buchungstextnummer (FRD224 Std. Argument 52 oder 53) und Rechnungsstellungskennzeichen werden aus dem Kassenstamm übernommen. Zu beachten ist, dass die Zahlungsbedingung für Barzahlung (sofort fällig) eingestellt werden muss. Die interne Kassennummer, Kassenbelegnummer, Kassenpositionsnummer und das Kassenerfassungsdatum werden ebenfalls in den Auftragskopf übernommen.
Im Auftragsexplorer können nun die Auftragspositionen erfasst werden. Der Lieferschein wird bei einem Barverkaufsauftrag automatisch mit dem Erfassen des Auftragskopfes erstellt. Ein Druck des Lieferscheins erfolgt nicht. Nach der Erfassung der Positionen muss der Druck der Barverkaufsrechnung erfolgen - nur so kann der Barverkauf in der Kasse abgewickelt werden.

Bei der Buchungstextauswahl „52 = Rechnung (Barzahler mit Cent-/Groschenausgleich)" wird beim Verlassen des Verkaufsauftrags ein Fenster angezeigt, in dem ein abweichender Rechnungsbetrag angegeben werden kann. Die Differenz zwischen Rechnungsbetrag errechnet und erfasst wird auf ein separates Sachkonto (Sachkonto ist im Sachkontenstamm des Kassenkontos hinterlegt!) gebucht.

Nach dem Druck der Barverkaufsrechnung erfolgt eine Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Bei der Rechnungsübergabe werden der Auftrag und die Rechnung geschlossen und die folgenden Buchungen ausgeführt. Die Buchungen erfolgen maschinell über die Schnittstelle. Auf das Debitorenkonto werden eine ausgeglichene Rechnung und die zugehörige Zahlung auf das Kassenzwischenkonto gebucht.

Buchungsbeispiel:

a.) Erzeugte Buchungen Barverkaufsrechnung in USNIEP

b.) Erzeugte Buchungen Zahlung Barverkaufsrechnung in USNIEP

c.) Buchung die sich bei der Verbuchung der Kasse ergibt:

Sonderfälle, die bei der Barverkaufsrechnung zu beachten sind

Fall 1: Fehler bei der Erstellung der Buchungen

Kommt es bei der asynchronen Buchung zu einem Fehler (dies ist die Ausnahme), so muss nach dem Beheben des Fehlers die Übergabe der Rechnung mit dem Batch - Übergabeprogramm (VK50100R) manuell oder in der UST- Nachtverarbeitung erfolgen (die Nachtverarbeitung ist die Ausnahme). Nach der asynchronen Buchung der Barverkaufsrechnung werden die Informationen Kassenbelegnummer, Rechnungsnummer, Personenkontonummer, Sachkontennummer (Kassenzwischenkonto aus Kassenstamm), in den Kassenbeleg fortgeschrieben. Der Zusatztext 1 wird mit der Kurzadresse des Personenkontos und der Zusatztext 2 wird mit dem Text „Barverkaufsrechnung" und der Rechnungsnummer gefüllt. Im Feld „Eingabebetrag" ist der Zahlbetrag der Barverkaufsrechnung eingestellt. 

Auf der Kassenbelegposition kann die Funktion „Erhaltenen Betrag eingeben"  aufgerufen werden. Dies ermöglicht die Eingabe des erhaltenen Betrags für die Berechnung des Wechselgeldes.

Ohne Abschluss des Beleges kann die Kasse  nicht abgeschlossen werden. 

Fall 2 : Kunde tritt vom Auftrag zurück - Auftragsposition ist noch nicht erfasst

Ist eine Kassenposition erfasst und ein Auftragskopf angelegt, jedoch noch keine Auftragsposition erfasst, so gilt die Kassenposition als unvollständig d.h. die Kasse kann nicht abgestimmt und abgeschlossen werden. In diesem Fall muss im Verkauf der Auftragskopf gelöscht werden und im Anschluss die Kassenposition storniert werden. 

Fall 3 : Kunde tritt vom Auftrag zurück - Auftragsposition ist erfasst

Ist eine Kassenposition erfasst und ein Auftragskopf sowie Auftragspositionen angelegt, aber noch keine Rechnung gedruckt, so gilt die Kassenposition als unvollständig d.h. die Kasse kann nicht abgestimmt und abgeschlossen werden. In diesem Fall muss im Verkauf der Auftragskopf und die Auftragspositionen gelöscht werden und im Anschluss die Kassenposition storniert werden. 

Fall 4 : Kunde tritt vom Auftrag zurück - Auftragsposition ist erfasst und Rechnung ist gedruckt

Ist die der Auftrag erfasst und die Rechnung gedruckt, so kann die Kassenposition nicht mehr storniert werden. Der Vorgang muss in der Kasse komplett abgewickelt werden. Im Anschluss muss im Verkauf für die Rechnung eine Gutschrift erstellt werden. Der Ausgleich der Gutschrift erfolgt dann in der Finanzbuchhaltung z.B. durch die Auszahlung des Betrages über die Kasse oder Rücküberweisung bzw. Verrechnung.  

Storno von Kassenbelegen

Soll ein erfasster Kassenbeleg storniert werden, so muss die Funktion „Belegstorno" im Explorer auf dem zu stornierenden Kassenbeleg erfolgen.

Beim Stornieren eines Beleges wird der Beleg im Explorer inaktiv angezeigt, d.h. es erfolgt keine physische Löschung des Beleges um eine lückenlose Belegnummernvergabe zu gewährleisten.

Druck einer Quittung 

Benötigt ein Kunde eine Quittung der geleisteten Zahlung so kann diese Funktion im Explorer auf dem entsprechenden Kassenbeleg erfolgen. Jede Quittung hat eine fortlaufende Nummer die über die Nummernkreisdatei mit dem Belegnummernschlüssel „QUNR" + „Jahr" ermittelt wird. Die Quittungsnummer wird einmalig vergeben und im Kassenbeleg gespeichert. Bei einem erneuten Druck wird die bereits vergebene Quittungsnummer verwendet.

Druck eines Kassenbelegs

Der Druck eines Kassenbelege ist für die Anbindung der Kasse an TSE erforderlich. Ist eine Kasse an die TSE angebunden, wird mit Beendigung eines Vorganges automatisch ein Kassenbeleg gedruckt. Der Kassenbeleg kann - solange das Kassenbuch noch nicht endgültig gedruckt wurde - nochmals gedruckt werden.

Abstimmung des Kassenblattes

Nach der Erfassung aller Kassenbelege kann zu einem beliebigen Zeitpunkt die Abstimmung der Kasse erfolgen. Hierbei kann im Kassenexplorer eine Kurzabstimmung mit Saldeneingabe oder eine detaillierte Abstimmung (Detailabstimmung) erfolgen. Eine bereits abgestimmte Kasse kann z.B. nachdem weitere Kassenpositionen erfasst wurden, nochmals abgestimmt werden. 

Kurzabstimmung: Es werden die summierten Werte für Scheckzahlungen, Kreditkartenzahlungen und der Bargeldbestand der Kasse für das aktuelle Kassenblatt eingegeben.

Detailabstimmung: Es werden die summierten Werte für Scheck- und Kreditkartenzahlungen für das aktuelle Kassenblatt eingegeben. Für den Bargeldbestand erfolgt die Eingabe der Währungsstückelung.

Abschluss des Kassenblattes

Vorläufiger Druck des Kassenbuchs und -berichtes

Beim vorläufigen Druck können Kassenbuch und –bericht beliebig oft gedruckt werden. Es erfolgt keine Generierung des Kassenbeleges im Geldverkehrsexplorer. Die Abstimmung der Kasse muss erfolgt sein (Status 2). Auf dem Kassenbuch wird der Zusatztext „ V O R L Ä U F I G" ausgegeben. Der Aufruf des Drucks erfolgt im Explorer auf dem Kassenkopf.

 

Endgültiger Druck des Kassenbuchs und -berichtes

Der endgültige Druck des Kassenbuches kann nur einmalig erfolgen. Die Funktion kann nur mit einer entsprechenden Berechtigung, welche in der Kassenstammdatei hinterlegt ist, durchgeführt werden.
Als Buchungsdatum wird das Enddatum des Kassenblattes verwendet. Es können nur abgestimmte Kassen (Kassenstatus = 2) in den Geldverkehrsexplorer übertragen werden. Das Belegdatum der Kassenposition wird in das Feld ‚Wertstellungsdatum' übertragen.
Zusätzlich zum Kassenbuch wird ein Summenblatt (der Kassenbericht) je Kasse ausgegeben. Beim Kassenbericht handelt es sich um eine gesetzliche Anforderung. Die Zuordnung zu den Kassenberichtszeilen erfolgt über die Kassenberichtszeile (Tabelle FRD KBZ).
Der Aufruf der Funktion erfolgt im Explorer auf den Kassenkopf.
Beispiel vorläufiges Kassenbuch:

Beispiel Kassenbericht:

Erstellung den Dateien DSFinV-K

Beim endgütigen Kassenabschluss einer TSE-registrierten Kasse werden automatisch die csv-Dateien erstellt. 

Druck Scheckeinreicher

Nach dem endgültigen Druck des Kassenblattes wird geprüft ob Kassenbelege mit der Zahlart „Scheckzahlung" vorhanden sind. Falls dies zutrifft, wird zeitgleich ein Scheckeinreicher gedruckt, der für die Einreichung bei der Bank verwendet werden kann. 
Die Ermittlung der Scheckeinreicher-Nummer erfolgt über die Nummernkreisdatei mit dem Schlüssel „EINR + Einreicherbanknummer".

Erstellung der Belege im Explorer

Nach dem endgültigen Druck des Kassenblattes und dem möglichen Druck des Scheckeinreichers werden die Kassenbelege in den Explorer „Buchen Banken / Geldverkehr" übertragen.

Alle Kassenbewegungen auf dem Kassenblatt werden in den Knoten "Kasse" übertragen.
Der Scheckeinreicher steht im Knoten "Eingangsscheck/Scheckeinreicher" und die Kreditkartenzahlungen sind im Knoten "Kreditkartenzahlung Kassenverwaltung"  zu finden.
Die übertragenen Belege können nun vom Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung überprüft, ggf. nachbearbeitet und verbucht werden. Das Buchungsdatum im Belegkopf wird immer mit dem Enddatum des Kassenzeitraums belegt z.B. Kassenzeitraum 01.11.-30.11.2014 = Buchungsdatum 30.11.2014.
Kassenköpfe die aus der Kassenverwaltung kommen können nicht gelöscht werden. Kassenpositionen die aus der Kassenverwaltung kommen können im Geldverkehrsexplorer geändert bzw. gelöscht werden. Neue Kassenpositionen können erfasst werden. Dies dient dazu, dass Kassenpositionen, die nicht korrekt erfasst wurden, auf einfache Weise korrigiert werden können. Gelöschte Kassenpositionen bleiben in der Datei (FPSZVP) erhalten und werden gekennzeichnet (Feld PSKABKZ = ‚X'). Es ist darauf zu achten, dass die Summe der Kassenpositionen nicht geändert wird. Das Kassenblatt kann nicht nochmals erstellt werden.
Erklärung der verschiedenen Belegkennzeichen (Datei: FPSZVP; Feldname: PSKABKZ) in der Geldverkehrspositionsdatei: