Buchungen können über mehrere Wege erstellt werden:

• Buchungen im Dialog
• Buchungen über Schnittstelle
• Buchungen über Dauerbeleg
• Maschinelle Zahlungsausgänge
• Maschinelle Zahlungseingänge

Berechtigungen

Über die Benutzereinstellungen Finanzbuchhaltung kann je Mandant bzw. je Mandant und Benutzer durch Angabe der Firma und/oder Kennwortidentifikation eine Reihe von Werten bestimmt werden, die in der Finanzbuchhaltung als Default bzw. Steuerungsparameter herangezogen werden.

So wird über den Parameter "Automatisches Belegende FBU" wird gesteuert, ob ein erfasster Beleg sofort gebucht wird, wenn der Belegsaldo Null ist. Über weitere Parameter wird gesteuert, welche Belegtypen innerhalb des Programms "Belege buchen" verwaltet werden können und welche Aktionen ausführbar sind.

Buchungsprogramme

Im Bereich der Dialogbuchung wird in "Belege buchen" und in "Banken buchen/Geldverkehr" unterschieden.

Die Tabelle FRDBKR (Buchungskreis) hat eine zentrale Bedeutung. 

Buchungskreise dienen der Untergliederung des Buchungsstoffes. Je Buchungskreise wird z.B. festgelegt, welche Buchungsarten in dem Buchungskreis zulässig sind, welche Arten von Konten als erste Kontonummer gültig ist, und ob die Belegnummern maschinell oder manuell vergeben werden sollen.

Belege buchen

Hierüber werden Rechnungen und Sachbuchungen erstellt

Banken buchen/Geldverkehr

Hier erfolgt die Buchung von Zahlungen und Sachbuchungen im Bereich der Kontoauszüge und Kontenpflege. Im weitesten Sinne werden hier Ausgleiche durchgeführt.

Dialogbuchungen

Für das Buchen von Belegen erfolgt der Einstieg über folgende Anzeige.

Es kann über die Tabelle VRLF14 gesteuert werden, ob das Buchungsdatum mit dem Tagesdatum oder dem Datum aus dem zuletzt durch den Anwender erfassten Beleg vorbelegt wird. Des Weiteren kann gesteuert werden, ob der Währungsschlüssel mit der Firmenwährung oder dem Währungsschlüssel aus dem zuletzt durch den Anwender erfassten Beleg voreingestellt wird.

Kontierungskennzeichen bei Sachkonten

Funktionsweise der Kontierungskennzeichen (Kann-Option/Muss-Option/Darf-Nicht-Option) für die unterschiedlichen Kontierungsausprägungen (Geschäftsbereich, Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag, Investitionsnummer, Textschlüssel, Währung, Menge, Artikel). Für die Kontierungsausprägung Menge und Artikel besteht keine Möglichkeit einen Default im Sachkonto zu hinterlegen.

Kann-Option: Auf Sachkonten, deren Kontierungskennzeichen als Kann-Option gekennzeichnet ist, werden Buchungen erstellt, die die jeweilige Kontierungsausprägung optional enthalten können. Im Eingabefeld für den Default der jeweiligen Kontierungsausprägung kann grundsätzlich ein Wert hinterlegt werden. Dies ist allerdings nicht empfehlenswert, da die Kann-Option gerade deswegen gewählt werden soll, weil die Kontierungsausprägung grundsätzlich nur in einen Teil der Buchungen eingestellt werden soll.

Muss-Option: Auf Sachkonten, deren Kontierungskennzeichen als Muss-Option gekennzeichnet ist, werden Buchungen erstellt, die die jeweilige Kontierungsausprägung grundsätzlich enthalten müssen. Wenn im Eingabefeld für den Default der jeweiligen Kontierungsausprägung ein Wert hinterlegt ist, wird dieser grundsätzlich für alle Buchungen auf dem Sachkonto herangezogen, sofern er nicht manuell überschrieben wird.

Darf-Nicht-Option: Auf Sachkonten, deren Kontierungskennzeichen als Darf-Nicht-Option gekennzeichnet ist, werden Buchungen erstellt, die die jeweilige Kontierungsausprägung nicht enthalten dürfen. Die Hinterlegung eines Default für die jeweilige Kontierungsausprägung ist nicht zulässig.

Sonderoption "Zusatzkontierung": Bei den Kontierungsausprägungen Kostenstelle, Auftrag und Kostenträger gibt es die Sonderausprägung des Kontierungskennzeichens "Zusatzkontierung". Sofern diese Ausprägung in einem Sachkonto hinterlegt ist, werden auf dem Sachkonto Buchungen erstellt, die mindestens eine der genannten Kontierungsausprägungen enthalten müssen. Eventuell im Sachkontenstamm für diese Kontierungsausprägungen hinterlegte Defaults werden nicht automatisch in die Buchungen eingestellt.

Belege buchen

Duplizierfunktion

Im Programm "Belege buchen" gibt es eine Duplizierfunktion. Mit dieser Funktion können bei Sachbuchungen Felder dupliziert werden. Welche Felder dupliziert werden sollen und wo sich der Positionsanzeiger befinden soll, werden in der Tabelle FRDDUP hinterlegt.

Folgende Felder können wahlweise dupliziert werden:
Gegenkonto, Buchungsbetrag, Zusatztext, Textschlüssel, Geschäftsbereich und Kostenstelle, Wirtschaftsgutnummer, Kostenträger, Auftragsnummer, Menge, Datenfeld "Duplizieren", Investitionsnummer, Steuerschlüssel, Artikelnummer, Belegdatum.

Durch Darstellung einiger Geschäftsvorfälle wird die Verarbeitung des Buchungsprogramms erklärt:

Beispiel:Buchung einer Eingangsrechnung im Dialog in Hauswährung

Es handelt sich um eine EURO - Rechnung der Opel AG mit 19 % Vorsteuer. Die Rechnung ist zahlbar "10 Tagen – 2,5 % Skonto" oder "14 Tagen – 2,0 % Skonto" oder "30 Tagen netto". Bei den Gegenkontenbuchungen erfolgt eine Splittbuchung auf mehrere Aufwandskonten.

Folgende Eingabefelder sind von Bedeutung:

• Buchungskreis (Steuert die Vorbelegung, die Belegnummernvergabe und die Zulässigkeit für die Buchungsart).
• Belegnummer (Unter dieser Nummer wird die Buchung identifiziert. Grundsätzlich sollte das Prinzip, pro Beleg eine Belegnummer gelten.) ).
• Buchungsdatum (Steuert die Buchungsperiode)

Der aufgrund des eingegebenen Steuerschlüssels errechnete Steuerbetrag wird angezeigt.
Erfolgt im Feld Gegenkonto keine Eingabe, wird automatisch auf die Belegpositionserfassungsmaske verzweigt.
Die im Buchungssatz vorhandene Felder haben folgende Bedeutung:

• Codierzeile ESR: Die Codierzeile dient zur Identifiaktion des ESR Zahlschein bei electronic banking in der Schweiz.
• Kontonummer: Bei Rechnungseingängen muss hier die Kontonummer des Lieferanten angegeben werden. Über den Parameter "Erstes Konto" in der Tabelle FRDBKR kann festgelegt werden, dass als erstes Konto ein Kreditorenkonto eingegeben werden muss.
• CPD-Nummer: Wurde im Feld "Kontonummer" ein CPD-Hauptkonto angegeben, muss hier eine CPD-Nummer angegeben werden.
• Buchungsbetrag: Je nach gewähltem Steuerschlüssel wird der im Feld "Buchungsbetrag" angegebene Wert als Brutto- oder Nettobetrag betrachtet.
• S/H-Kennzeichen: Das S/H-Kennzeichen bezieht sich auf das eingegebene Personenkonto. Es wird maschinell, entsprechend der Einstellung der Tabelle FRDBKR, eingestellt.
• Währungsschüssel: Angabe des Währungsschlüssels für den Beleg. Der Währungsschlüssel wird aus den Kopfdaten übernommen, kann aber überschrieben werden.
• Kurs: Der Kurs wird aus dem Währungsstamm eingestellt. Der Kurs kann überschrieben werden.
• Steuerschlüssel: Wird zum Errechnen der Steuer und zur Korrektur bei maschineller Skontoermittlung benötigt
• Steuerbetrag: Der Steuerbetrag wird aus dem Steuerschlüssel (Prozentsatz und Rechenart) ermittelt und eingestellt. Der Steuerbetrag kann überschrieben werden.
• errechnete Steuer: Der maschinell ermittelte Steuerbetrag wird in dieses Feld eingestellt. Dieser Betrag wird nicht geändert, auch dann nicht wenn der Steuerbetrag manuell geändert wird.
• Zahlungsbedingung: Steuert die Fälligkeiten. Sofern im Stammsatz des Personenkontos eine Zahlungsbedingung vorgegeben ist, wird diese übernommen, wenn in dieses Feld kein Wert eingegeben wurde. Individuelle Zahlungsbedingungen werden durch die Eingabe "***" festgelegt.
• Valutadatum: Hat Priorität für die Steuerung der Kondition
• Rechnungsnummer: Externe Belegnummer. Über den Parameter 02 der Tabelle VRLF14 wird gesteuert, ob die Rechnungsnummer eingegeben werden muss.
• Rechnungsdatum: Externes Rechnungsdatum - der Parameter 04 der Tabelle VRLF14 steuert, ob eine Warnung angezeigt werden soll, falls das Rechnungsdatum größer als das Buchungsdatum ist. Parameter 05 steuert, ob das Rechnungsdatum in der Buchungsmaske eingegeben werden muss.
• Textschlüssel: Betextung von Buchungspositionen mit Standardtexten (Rechnung, Gutschrift usw.).Die Textschlüssel haben auch steuernde Funktion. Bei aktivierungspflichtigen Zugängen muss ein Textschlüssel angegeben werden, der die Übergabe an die Anlagenbuchhaltung veranlasst.
• Zusatztext: Erläuterung der Buchung
• Mahnsperre: Angabe eines Mahnsperrekennzeichens, falls der Beleg bei der Mahnung nicht berücksichtigt werden soll. Die Vergabe einer Mahnsperre ist nur im Debitorenbereich sinnvoll.
• Zahlweg: Wird ein Zahlweg hinterlegt, wird der Posten nur über diese Art im Zahlungsverkehr reguliert.
• Abgrenzungsart: Bei G&V-Konten werden die Felder Abgrenzungsart und –datum eingeblendet. Über die Abgrenzungsart können hinterlegen ob Buchungen aktiv oder passiv abgegrenzt werden sollen.
• Abgrenzungsdatum: Bei G&V-Konten werden die Felder Abgrenzungsart und –datum eingeblendet. Angabe des Datums, bis zu dem die Abgrenzung erfolgen soll.

Belegpositionserfassung:
1. Gegenbuchung:

Gegenkonto: Sachkonto, auf das der Nettobetrag der Rechnung gebucht werden soll. Im Stammsatz des Personenkontos kann ein Default-Gegenkonto angegeben werden, das automatisch eingestellt wird. Wenn für die Eingangsrechnung nur ein Gegenkonto relevant ist, kann das Konto direkt in der Maske angegeben werden, in der auch das Personenkonto angegeben wurde. Wird kein Gegenkonto angegeben, wird in eine weitere Maske verzweigt, in der die Gegenbuchungen erfasst werden können. Dadurch ist es möglich, den gesamten Nettobetrag auf mehrere Sachkonten zu verteilen.

• Erweiterte Kontierung: Geschäftsbereich / Kostenstelle / Kostenträger / Auftragsnummer / Artikelnummer / Menge / Mengeneinheit / Zusatztext / Investitionsnummer . Abhängig von den Kennzeichen im Stammsatz des Sachkontos müssen oder können in diesen Feldern gültige Werte eingegeben werden. Die Eingaben in den Feldern "Geschäftsbereich", "Kostenstelle" und "Kostenträger" werden auf Gültigkeit geprüft. Bei der eingegebenen Auftragsnummer wird aufgrund der ersten drei Stellen entschieden, ob die Auftragsnummer gegen die Auftragsdatei UAKOPP geprüft wird oder nicht.

Alle Buchungen, die mit einem Geschäftsbereich/Kostenstelle bzw. mit einem Kostenträger gebucht wurden, werden an die Schnittstelle zur Kostenrechnung weitergegeben.

• Variable Kontierung: Hier kann bei der Belegverbuchung ein variables Kontierungsmerkmal angegeben werden. Die Kontierungsmerkmale werden in der Tabelle FRDVKT hinterlegt. Angaben in diesem Feld werden z.Zt. noch nicht in die Bewegungsdaten fortgeschrieben.

Erweiterte Kontierung: Textschlüssel und Zusatztext dienen zur Erläuterung des Beleges. Die Textschlüssel sind in der Tabelle FRDTSC hinterlegt.
Erweiterte Kontierung: Artikelnummer / Menge / Mengeneinheit. Abhängig von den Kennzeichen im Stammsatz des Sachkontos müssen oder können in diesen Feldern gültige Werte eingegeben werden.
Dienstleistungsart: Angabe für die Meldung des grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehr Österreichs. Die gültigen Werte sind in der Tabelle FRDDLA hinterlegt.
Landnummer DL-art: Angabe der Landnummer für die Meldung des grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehr Österreichs
Ust-Identifikation: In diesem Feld wird die Umsatzsteueridentifikationsnummer aus dem Geschäftspartner (Adresse) angezeigt und kann überschrieben werden.
Abgrenzungsart: Bei G&V-Konten werden die Felder Abgrenzungsart und –datum eingeblendet. Über die Abgrenzungsart können hinterlegen ob Buchungen aktiv oder passiv abgegrenzt werden sollen.
Abgrenzungsdatum: Bei G&V-Konten werden die Felder Abgrenzungsart und –datum eingeblendet. Angabe des Datums, bis zu dem die Abgrenzung erfolgen soll.

Hinweise:
Geschäftsbereich/Kostenstelle
Der Parameter 03 der Tabelle VRLF14 steuert, ob der eingegebene Geschäftsbereich/Kostenstelle in den offenen Posten übertragen wird.

Duplizierfunktion
Innerhalb eines Beleges kann durch die Eingabe eines gültigen Wertes aus der Tabelle FRDDUP festgelegt werden, welche Felder vorbelegt werden sollen.
Steuerschlüssel
Wird mit einem Steuerschlüssel gebucht, der bei der Umsatzsteuersammelmeldung berücksichtigt werden soll, und ist bei dem Personenkonto auf das gebucht werden soll keine Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegt, erscheint eine Warnung. Diese kann über die Tabelle VRLF43 ausgesteuert werden.
Wird eine Eingangsrechnung mit einem Vorsteuerschlüssel gebucht, aber im Adressstamm ist für den Kreditor weder Steuernummer noch UID-Nummer hinterlegt, so wird eine Hinweismeldung auf fehlende Steuernummer bzw. UID-Nummer ausgebeben. Diese Warnung kann über die Vorlauftabelle VRLF43 (Parameter 11) ausgesteuert werden.

2. Gegenbuchung:

Beispiel:

Buchung einer Eingangsrechnung in Fremdwährung
Es handelt sich um eine US - Dollar - Rechnung der Fa. Speed Transmissions. Die Rechnung ist zahlbar nach 90 Tagen netto.
Der Kurs für die jeweilige Ausgangsrechnung kann explizit je Rechnung erfasst werden. Erfolgt keine Eingabe ermittelt das System den Kurs über den Währungsstamm (Kriterien für die Ermittlung des Kurses sind das Buchungsdatum und der Währungsschlüssel).

Folgende Eingabefelder sind von Bedeutung:

• Buchungskreis (Steuert die Vorbelegung, die Belegnummernvergabe und die Zulässigkeit für die Buchungsart).
• Belegnummer (Unter dieser Nummer wird die Buchung identifiziert. Grundsätzlich sollte das Prinzip, pro Beleg eine Belegnummer gelten.).
• Buchungsdatum (Steuert die Buchungsperiode)

Währungsschlüssel (Es können nur Währungsschlüssel eingegeben werden, für die in der Tabelle FRD118 ein Eintrag existiert und ein Währungsstammsatz angelegt ist (Programm "Währungen verwalten"). Als Umrechnungskurs wird der im Währungsstamm angelegte Kurs herangezogen. Dieser Kurs kann auf Buchungsebene überschrieben werden.

Buchung von Rechnungsausgängen

Rechnungsausgänge, die nicht über die Schnittstelle aus der Fakturierung einfließen, sondern direkt innerhalb der Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen, können über das Programm "Belege buchen" gebucht werden. Der Unterschied zu der Buchung von Rechnungseingängen besteht in den zu buchenden Konten und in den verwendeten Steuerschlüsseln.

Rechnungen mit Sachbuchungen eine andere Firma

Wird eine Rechnung gebucht und die Buchung erfolgt in eine andere Firma, so kann die Sachkontierung in diese Fima erfolgen. Die Steuerbuchung erfolgt immer in der originären Firma (= Rechnungsempfänger).
Voraussetzung für firmenübergreifende Buchungen ist die Hinterlegung von Verrechnungskonten (Programm "Verrechnungskonten verwalten").

Kostenstellen-Vorverteilung

Bei Belegen mit wiederkehrender gleicher Kostenstellenverteilung kann bei der Buchung ein Geschäftsbereich/Kostenstelle mitgegeben werden, für die eine Kostenstellen-Vorverteilung (FB70390) vorliegt. Die Kostenstellen-Vorverteilung wird über  "Kostenstellenvorverteilung verwalten" (FB70310) vorgenommen. Über diese Verteilung wird der Buchungsbetrag automatisch auf mehrere Kostenstellen verteilt.
Die Verteilung wird im Programm "Belege buchen" verwendet. Damit ist es möglich, die Kosten sofort bei der Buchung auf die zu verrechnenden Kostenstellen zu verteilen.

Kostenstellenvorverteilungsbelege drucken

Dieses Programm ermöglicht das Drucken der Kostenstellenvorverteilungsdatei, wobei eine Selektion der Daten nach Geschäftsbereich/Kostenstelle möglich ist.

Umsatzsteuerverprobung

Wenn bei einer Buchung Umsatzsteuerschlüssel angegeben werden, wird für den betreffenden Beleg automatisch eine Umsatzsteuerverprobung durchgeführt. Dabei wird der Steuerbetrag, der aus dem eingegebenen Steuerschlüssel berechnet wird und mit dem Betrag verglichen, der sich aus den gebuchten Beträgen aufgrund der Umsatzsteuerzeilen ergeben müsste, die den bebuchten Gegenkonten zugeordnet sind. Falls sich keine Übereinstimmung ergibt, wird die Höhe der Differenz bei Abschluss des Beleges in einer Meldung ausgegeben. Im Belegexplorer kann die Steuerbuchung und die Steuerverprobung angezeigt werden.
Die oben beschriebenen Eingabefelder sind auch für folgende Buchungsfälle von Bedeutung.

Sachkontenbewegungen

Beispiel für die Buchung von Sachkontenbelegen:
Buchung von Reisekosten
Reisekosten, die nicht im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgewickelt und dann über die Eingangsschnittstelle USNINP in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, können über das Programm "Belege buchen" direkt in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.
Buchung von manuellen Lohnbelegen
Lohnbelege, die nicht über die Schnittstelle gebucht werden, sondern deren Verbuchung manuell erfolgen soll können mit dem Programm "Belege buchen" gebucht werden. Die Verbuchung eines Beleges ist erst bei Saldo Null möglich.
Sachbuchung ohne Steuer

Beispiel:

Buchung der monatlichen Zahllast zur Umsatzsteuervoranmeldung




Noch nicht gebuchte Belege löschen
Noch nicht verbuchte Belege können über das Kontextmenü gelöscht werden. Es können einzelne Buchungspositionen oder der komplette Beleg gelöscht werden.
Automatisches Sperren von offenen Posten
Über die Parameter 06 bzw. 07 der Tabelle VRLF14 wird gesteuert, ob bei Debitorenbuchungen bzw. Kreditorenbuchungen die offenen Posten automatisch gesperrt werden.
Anzahl Nachkommastellen
Über den Parameter 06 der Tabelle FRD118 wird gesteuert, ob in Betragsfeldern Nachkommastellen angegeben werden können oder nicht.
 

Buchen Banken/Geldverkehr

Buchungsarten

Die ausgelieferten Buchungsarten (FB20503) dürfen nicht geändert werden.

Über die Buchungsart wird die weitere Verarbeitung des Dialogbuchungsprogramms gesteuert, wie z.B. die Art der Abstimmung, ob die Belegnummer auf Positionsebene überschrieben werden kann oder ob Kreditoren, Debitoren bzw. Sachkonten buchbar sind.

Bankbuchungen und manuelle Zahlungsbuchungen werden von den Programmen aus dem Bereich "Buchen Banken/Geldverkehr" durchgeführt.
Bankbuchungen beinhalten Buchungen auf Sachkonten, Buchungen auf Personenkonten (i.d.R. Zahlungen von Debitoren) und Umbuchungen von Zahlungsträgern in Umlauf.
Über das Programm "Buchungsarten verwalten" (FB20503R) werden je Buchungsart wesentliche Teile der Programmverarbeitung gesteuert.

Bei einem Sachkonto wird das Soll/Haben-Kennzeichen entsprechend der Einstellung in der Tabelle FRD654 ermittelt.
Je erfasste Buchungsart wird folgendes hinterlegt:

• Abstimmung: Geldverkehrsbelege können erst gebucht werden, wenn eine Belegabstimmung erfolgreich durchgeführt wurde. Je nach Einstellung des Parameters werden entweder Anfang- und Endsaldo oder der Saldo der Bewegungen angezeigt. Des weiteren werden die S/H-Kennzeichen der Abstimmung gesteuert.
• Wertstellungsdatum: Je nach Einstellung des Feldes kann das Wertstellungsdatum manuell eingegeben werden. Ansonsten wird das Wertstellungsdatum aus dem Belegdatum ermittelt.
• Belegnummer: Je nach Einstellung des Feldes erfolgt die Belegnummerneingabe auf Belegkopfebene oder auf Belegpositionsebene. Bei maschineller Belegnummernvergabe (Steuerung über die Tabelle FRDBKR) ist eine Belegnummerneingabe auf Belegpositionsebene nur bei Wechselbuchungsarten möglich.
• Debitoren: Je nach Einstellung des Feldes wird gesteuert, ob bei der Buchungsart Debitoren gebucht werden können.
• Kreditoren: Je nach Einstellung des Feldes wird gesteuert, ob bei der Buchungsart Kreditoren gebucht werden können.
• Sachkonten: Je nach Einstellung des Feldes wird gesteuert, ob bei der Buchungsart Sachkonten gebucht werden können.
• Automatischer DTA: Bei manuellen Überweisungen (Buchungsart A) kann hier die Ausgabe einer DTA-Datei und eines Zahlungsavis gesteuert werden
• Personenkontenbuchung: Nach der Eingabe der Belegkopfdaten verzweigt das Programm i.d.R. in das Format, in dem das Personenkonto und der Betrag eingegeben werden kann. Bei bestimmten Buchungsarten (z.B. Kasse) werden mehrheitlich Sachbuchungen durchgeführt. Über dieses Feld kann je Buchungsart festgelegt werden, welches Format (Sach- oder Personenkonto) beim Ersteinstieg in die Schnellerfassung ausgegeben werden soll.
• S/H-Kennzeichen: Über dieses Feld wird die Vorbelegung des S/H-Kennzeichens gesteuert. Es kann entweder das Soll/Haben-Kennzeichen fix vorgegeben oder über die Personenkontenart ermittelt werden. Wird das Soll/Haben-Kennzeichen über die Kontenart ermittelt, wird bei einem Debitor ein Haben und bei einem Kreditor ein Soll eingestellt.

Bei einem Sachkonto wird das Soll/Haben-Kennzeichen entsprechend der Einstellung in der Tabelle FRD654 ermittelt.

Abstimmverfahren "Banken buchen/Geldverkehr"

Kontoauszüge werden nach erfolgreich durchgeführter Belegabstimmung gebucht. Der Anfangssaldo des Kontoauszuges wird maschinell beim Erfassen eines Kontoauszuges eingestellt. Der Anfangssaldo ist identisch mit dem Sachkontensaldo des Bankkontos. Dieser kann überschrieben werden. Der Endsaldo des Beleges (Endsaldo des Kontoauszugs) muss eingegeben werden. Dann werden der Saldo der Buchung sowie die Differenz der Abstimmwerte angezeigt. Für die Abstimmung von Schecks ist lediglich im Feld "Belegsaldo neu" ein Wert anzugeben.
Soll mit der Abstimmung die Buchung nicht sofort durchgeführt werden (Feld "Sofort buchen" ist nicht markiert), so kann dies über die Tabelle VRLF11 gesteuert werden.

Allgemeine Erläuterung zu "Buchen Banken/Geldverkehr"

Bei allen für dieses Programm relevanten Buchungsarten kann nach Angabe eines Personenkontos in die Anzeige der offenen Posten verzweigt werden. In dieser Auflistung werden alle offenen Posten zu dem ausgewählten Konto angezeigt. Dabei ist folgendes zu beachten:
Über Parameter 01 in Tabelle VRLF11 wird gesteuert, ob nur ausgleichsfähige oder alle offenen Posten angezeigt werden.
Über den Parameter " Skonto auf Skontokonto buchen" der Tabelle FRDBKR wird gesteuert, ob berechtigter und unberechtigter Skonto gegen die im Steuerschlüssel hinterlegten Skonto- und Abzugskonten gebucht werden sollen oder ob diese anteilig auf die Aufwandskonten gebucht werden sollen, die bei der Rechnungsstellung derjenigen Rechnung gebucht wurden, die mit der Zahlung ausgeglichen wurde, bei der der Skonto gezogen wurde.

Bei aktiver Lager-Fibu-Schnittstelle wird für den Fall, dass Eingangsrechnungen für bestandsgeführtes Material mit Skonto bezahlt werden, grundsätzlich das Skontokonto gebucht, da das Wareneingangsverrechnungskonto andernfalls nicht mehr auf den Wert Null aufgehen würde.
Durch die Eingabe von Personenkonto und Betrag, wobei auch Betrag 0,00 möglich ist, wird in die Anzeige der offenen Posten verzweigt.
Durch die Eingabe von Personenkonto und Betrag und Auswahl einer entsprechenden Funktion kann der Betrag gebucht auf das Personenkonto gebucht werden, ohne in die offenen Posten zu verzweigen.
Durch Eingabe von Betrag und Buchungskreis/Belegnummer kann ein maschineller Ausgleich des offenen Postens erfolgen, ohne in die offenen Posten zu verzweigen. Dies ist nur möglich, wenn ein entsprechender offener Posten gefunden wird, ansonsten wird in die offenen Posten verzweigt.

Der Ausgleich erfolgt mit dem Nettobetrag, wenn die Skontofälligkeit verfallen ist.
Der Ausgleich erfolgt mit Skonto, wobei die zulässige Skontostufe berücksichtigt wird.
Restriktionen

• Der automatische Ausgleich kann nur in Hauswährung durchgeführt werden.
• Es wird immer der zuerst gefundene OP ausgeglichen. Hierbei wird immer zuerst der zulässige Skonto berücksichtigt und dann der OP-Betrag ohne zulässigem Skonto.

In der Anzeige der offenen Posten gibt es zwei Bearbeitungsmöglichkeiten:
Die gewünschte Bearbeitungsart kann positionsbezogen d.h. durch Auswahl des Kontextmenü (durch Drücken der rechten Maustaste) auf dem offenen Posten ausgewählt werden. Bei Bearbeitungsvorgängen, die mehrere Positionen oder die die ganze Anzeige betreffen, können mehrere Positionen markiert werden.
Die Felder in der Kopfzeile haben folgende Bedeutung:

Welche Felder in der Auflistung angezeigt werden sollen, kann über die variablen Sichten gesteuert werden. Wie bzw. wo die variablen Sichten einzustellen sind, wird in diesem Handbuch nicht beschrieben.
 

Die Auswahlmöglichkeiten OP-bezogen:

Neben den positionsbezogenen Auswahlmöglichkeiten gibt es noch einige Funktionen die sich auf den gesamten angezeigten OP-Bestand des Personenkontos beziehen. Dies sind folgende:

Buchungsarten des Programms "Banken buchen/Geldverkehr"

Debitorenplatz
In Buchhaltungsabteilungen, bei denen eine organisatorische Trennung zwischen der Debitorenbuchhaltung und der Sachkontenbuchhaltung existiert, ist es sinnvoll, in der Debitorenbuchhaltung die Buchungsart "Debitorenplatz" zu verwenden.
Um diese Buchungsart einzusetzen, muss im Bankenstamm ein bankbezogenes Debitorenzwischenkonto hinterlegt werden, gegen das im Programm "Buchen Banken/Geldverkehr" gebucht wird. In der Sachkontenverwaltung muss dieses Konto als offene Posten führend gekennzeichnet werden.
Bei der Buchung der Kontoauszüge kann oft nicht zugeordnet werden, von welchen Debitoren die Zahlungseingänge stammen. Damit der Kontoauszug komplett gebucht werden kann, und somit eine korrekte Abstimmung des Kontoauszuges möglich ist, werden die Zahlungseingänge auf das Zwischenkonto gebucht, das im Bankenstamm im Feld "Debitorenbankzwischenkonto" hinterlegt ist. Sämtliche Buchungen erfolgen über die Buchungsart "Kontoauszug".
In der Debitorenbuchhaltung wird nun die Buchungsart "Debitorenplatz" verwendet. Die Buchungen erfolgen vom Bankzwischenkonto auf die Personenkonten, d.h. die Offenen Posten werden ausgeglichen. Wenn sämtliche Buchungen durchgeführt sind, muss das bankbezogene Zwischenkonto den Saldo "Null" haben.
Zusammenfassend die Buchungen auf einen Blick:
Buchen des Kontoauszuges gegen das OP-führende Bankzwischenkonto
Debitorenbuchung und Ausgleich des OP's (Bankzwischenkonto gegen Personenkonto)

Electronic Banking (eingehend)
Werden Kontoauszüge maschinell in die Finanzbuchhaltung übernommen, so werden Buchungen mit unklarer oder fehlender Zuordnung zum Sach- oder Personenkonto dem Bankzwischenkonto für Electronic-Banking zugeordnet. Das Bankzwischenkonto ist im Banken verwalten (FB10300) hinterlegt. Über diese Buchungsart kann die Zuordnung auf ein entsprechendes Sach- oder Personenkonto sowie der Ausgleich der offenen Posten erfolgen.

Gutschriftsanzeigen

Rechnungen im Bereich Automotive, sogenannte Gutschriftsanzeigen, werden hier zur Buchung eingestellt. 

Kasse
Kassenbuchungen erfolgen über die Buchungsart "Kasse" unter Angabe entsprechenden Kasse. Die Zuordnung der Kasse zum Sachkonto erfolgt im Sachkonto verwalten (US10910). Hinter der jeweiligen Kassennummer ist ein Sachkonto hinterlegt, auf das die Buchungen erfolgen sollen (Zuordnung über das Programm "Sachkonten verwalten").
Für die Buchung der Belegpositionen sind folgende Eingabefelder von Bedeutung:

• Bei Eingabe einer bereits vergebenen Belegnummer (mit gültigem Buchungskreis) erfolgt ein automatischer Buchungsausgleich, falls die Angaben wie Buchungskreis, Belegnummer, Währungsschlüssel und Betrag übereinstimmen. Ansonsten wird das gefundene Personenkonto eingestellt und in die Maske verzweigt, in der alle offenen Posten zu diesem Personenkonto angezeigt werden.
• Erfolgt in dieser Maske kein automatischer Buchungsausgleich, und wird als Konto eine Personenkontonummer eingegeben, wird in die Maske verzweigt, in der alle offenen Posten zu diesem Personenkonto angezeigt werden.

Kreditkartenzahlung
Innerhalb der Kassenverwaltung ist es möglich Kreditkartenzahlungen zu erfassen. Diese werden über die Buchungsart "Kreditkartenzahlung" in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Manuelle Auslandszahlungen
Auslandszahlungen werden in der Regel über den maschinellen Zahlungsverkehr reguliert. Manuell durchgeführte Auslandszahlungen können über diese Buchungsart erfasst und auf das entsprechende Bankzwischenkonto gebucht werden, das über die Banknummer automatisch herangezogen wird. 

Ausgangsschecks manuell
Werden Ausgangsschecks manuell erstellt, können diese über die Buchungsart "Ausgangsschecks manuell" auf das entsprechende Bankzwischenkonto gebucht werden.  

Eingangsschecks/Scheckeinreicher

Eingehende Schecks werden über Scheckeinreicher (FB20790) auf die entsprechende Bank eingereicht und in die Buchungsart "Eingangsschecks/Scheckeinreicher" zur weiteren Verarbeitung eingestellt. In der weiteren Verarbeitung können der Ausgleich der offenen Posten und weitere Ausbuchungen durchgeführt werden. 

Über den Parameter 8 der Tabelle VRLF11 wird gesteuert, ob alle Kontenarten des Personenkontos angezeigt werden sollen, oder nur die angegebene. 

Wird kein Scheckeinreicher erstellt, so können die einzelnen Schecks auch direkt über diese Buchungsart erfasst und weitere verarbeitet werden.

Kontoauszug
Es können alle auf dem Bankauszug enthaltenen Sachbuchungen und Zahlungsvorgänge gebucht und die zugehörigen offenen Posten ausgeglichen werden.
Folgende Felder sind bei der Buchung der Bankauszüge von Bedeutung:

Werden in diesen Felder keine Werte angegeben, wird in die Maske "Offene Posten" verzweigt.
Wird eine Buchungsnummer (Buchungskreis und Belegnummer), unter der für ein Personenkonto bereits ein offener Posten besteht, eingegeben, wird dieser offene Posten direkt ausgeglichen. Hierbei wird die gültige Skontokondition berücksichtigt. Das bedeutet, dass für jeden offenen Posten zunächst ein Vergleich zwischen Zahlbetrag und Buchungsbetrag abzüglich zulässigem Skonto erfolgt. Wird hierfür keine Übereinstimmung gefunden, erfolgt ein Vergleich zwischen eingegebenen Zahlbetrag und offenem Posten ohne Berücksichtigung von Skonto.
Sofern eine Betragsübereinstimmung erzielt wird, wird grundsätzlich die erste, gefundene Rechnung ausgeglichen. Wird keine Betragsübereinstimmung gefunden, die Belegnummer ist aber vorhanden, so wird in die offenen Posten des Personenkontos verzweigt. Wird keine Belegübereinstimmung gefunden und die Belegnummer ist nicht vorhanden, so wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Scheck/Wechsel
Der Scheck/Wechsel ist ein Refinanzierungswechsel. Das Unternehmen bezahlt eine Verbindlichkeit mit einem Scheck und erhält den ausgestellten Wechsel zurück. Dieser Wechsel wird vom anderen Unternehmen akzeptiert und bei einer Bank zum Diskont eingereicht. Auf diese Weise beschafft sich das Unternehmen flüssige Mittel, um den Scheck auszahlen zu können.
Bei der Buchungsart Scheck/Wechsel wird in das Wechselverwaltungsprogramm verzweigt, das die Erfassung aller relevanten Wechselinformationen ermöglicht.
Eine ausführliche Beschreibung der Wechsel und der einzelnen Buchungsvorgänge enthält das "Verfahrenshandbuch Wechsel".

Besitzwechsel
Von einem Besitzwechsel spricht man, wenn ein Kunde seine Verbindlichkeiten (Forderungen im eigenen Unternehmen) mit Wechsel bezahlt.
Bei der Buchungsart Besitzwechsel wird in das Wechselverwaltungsprogramm verzweigt, das die Erfassung aller relevanten Wechselinformationen ermöglicht.
Eine ausführliche Beschreibung der Wechsel und der einzelnen Buchungsvorgänge enthält das "Verfahrenshandbuch Wechsel".

Schuldwechsel (manuell)
Von einem Schuldwechsel spricht man, wenn das Unternehmen seine Verbindlichkeiten gegenüber einem Lieferanten mit einem Wechsel bezahlt.
Bei der Buchungsart Schuldwechsel wird in das Wechselverwaltungsprogramm verzweigt, das die Erfassung aller relevanten Wechselinformationen ermöglicht.
Eine ausführliche Beschreibung der Wechsel und der einzelnen Buchungsvorgänge enthält das "Verfahrenshandbuch Wechsel".

Überweisung (manuell)
Ausgehende Überweisungen werden normalerweise über den maschinellen Zahlungsverkehr reguliert.
Lieferantenrechnungen können auch durch manuelle Überweisungen ausgeglichen werden. Die Bankbuchung erfolgt auf das für diese Buchungsart hinterlegte Bankzwischenkonto.

Überweisung (manuell) mit DTA

Ausgehende Überweisungen werden normalerweise über den maschinellen Zahlungsverkehr reguliert.
Für Lieferantenrechnungen und Rechnungen, die direkt auf ein Sachkonto bebucht wurden (z.B. Steuer, Gebühren) kann eine Zahlung per DTA durchgeführt werden.  
Die Bankbuchung erfolgt auf das für diese Buchungsart hinterlegte Bankzwischenkonto.

Kontenpflege
Mit Hilfe dieser Buchungsart werden keine Bankbuchungen vorgenommen.
Es ist möglich, verschiedene offene Posten des Personenkontos miteinander zu verrechnen bzw. Ausbuchungen vorzunehmen.

Zentralregulierer

Beim Buchen der Zahlungen kann die Funktion Zentralregulierer verwendet werden d.h. der Verband reguliert die Rechnungen seiner Mitglieder.
Der Verband (Zentrale) ist dadurch gekennzeichnet, dass in der Adresse das Verbandskennzeichen "markiert" angegeben ist und im Programm "Verbandskonten verwalten" die Zuordnung der Häuser zur Zentrale durchgeführt wurde.
Die Rechnungen werden auf die einzelnen Verbandsmitglieder (Häuser) gebucht. Die Zahlung kann zentral über den Verband erfolgen. Wenn der Zahlungseingang gebucht wird, muss als Personenkontonummer die Kontonummer des Verbandes angegeben werden. In der Anzeige der offenen Posten werden sowohl die offenen Posten des Verbandes als auch die der einzelnen Häuser angezeigt. Erfolgt im Feld "Rechnungsliste" eine Angabe, werden alle Positionen, die unter dieser Rechnungsliste zusammengefasst sind, ausgeglichen.
Alle regulierten Posten werden von den Häusern auf die Zentrale umgebucht.

Beispiel:
Fakturierung
Haus 1 Rechnung R1 EUR 1000,--
Haus 2 Rechnung R2 EUR 2000,--
Zahlungseingang
Zentrale Zahlung Z1 EUR 2940,--
berechtigter Skonto 2% vom Rechnungsbetrag EUR 60,--
Buchungsverfahren
Die Zahlung wird auf die Häuser verteilt und Rechnungen mit den entsprechenden Skonti werden auf der Zentrale storniert.

Die Konten haben nach der Regulierung folgenden Stand:

Die Konten haben nach der Regulierung folgenden Stand

Abzüge

Im Bereich der "Abzüge" sind folgende Anwendungstabellen von Bedeutung:
FRDAZAAbzugsarten
Definition der zulässigen Abzugsarten (z.B. Delkredere, Bonus). Diese können im Programm "Geldverkehr/Kontenpflege" beim Ausgleich angegeben werden. Es können beliebig viele Abzugsarten in der Tabelle hinterlegt werden. Pro Ausgleich kann eine begrenzte Anzahl Abzügen mitgegeben werden.
FRDAZK Abzugskontenzuordnung
Zur Verbuchung von Abzügen stehen mehrere Konten zur Auswahl, die je Steuerschlüssel hinterlegt werden. Die Bezeichnung der Konten wird in dieser Tabelle hinterlegt.
FRDAZGGrundlage Abzugsberechnung
Steuerung, welcher Betrag (Basisbetrag) die Grundlage für die Abzugsbuchung ist. Die möglichen Ausprägungen sind fest definiert.
FRDAZB Abzugsbuchung
Hier wird in Form von Schlüsselbegriffen definiert, welche Angaben bei der Verbuchung der Abzüge geändert werden dürfen. Diese Schüssel werden je Personenkonto hinterlegt.

Definition der Abzüge im Geschäftspartner
Je Personenkonto werden die zulässigen Abzüge (z.B. Skonti, Boni, Delkredere) definiert. Dies erfolgt im Geschäftspartnerexplorer unter dem entsprechenden Personenkonto. Es werden die Werte für die einzelnen Abzugsarten definiert. Pro Abzugsart kann folgendes hinterlegt werden:

Basisbetrag: Betrag (z. B. Zahlbetrag, Bruttobetrag ./. Steuer)der die Grundlage für den Abzug bildet. Der Wert muss in der Tabelle FRDAZG hinterlegt sein.
Abzugsbuchung: Angabe eines Schlüssels über den definiert wird, welche Felder, bei der Buchung geändert werden dürfen. Die Vordefinition erfolgt über die Tabelle FRDAZB.
Zulässige Abweichungen in % und in absoluten Beträgen
Zusatzkontierung: Angabe der Defaults für die Zusatzkontierung für die Felder "Steuerschlüssel", "Geschäftsbereich", "Kostenstelle", "Auftrag",
"Kostenträger"
Staffelbeträge: Angabe der Beträge, für die unterschiedlich hohe Abzüge gewährt werden. Der Grenzwert für einen umsatzabhängigen Abzugsprozentsatz wird in dem Feld Staffelbetrag hinterlegt.
"m Programm "Belege buchen" – Buchungsart "4" (Kontoauszüge) werden beim Ausgleich der Offenen Posten (Maske "Geldverkehr/Kontenpflege") über die Auswahl "Abzüge" die definierten Abzüge berücksichtigt.

Regulierung von Währungsbelegen

Über Tabelle VRLF11 wird gesteuert, ob Währungsbelege nur in der Währung reguliert werden können, in der sie gebucht wurden oder auch in Hauswährung und ob Rechnungen, die in Hauswährung gebucht wurden auch in Fremdwährung reguliert werden können.
Wenn über eine Bank reguliert wird, bei der im Bankenstamm ein Währungsschlüssel hinterlegt ist, wird für die Buchung automatisch der hinterlegte Schlüssel eingestellt. Dieser Schlüssel kann nicht überschrieben werden. Im Feld "Buchungsbetrag" muss der Fremdwährungsbetrag angegeben werden.
Wird die Bank in EUR geführt, muss der gewünschte Währungsschlüssel angegeben werden. Wird ein Währungsschlüssel angegeben, wird der eingegebene Betrag als Fremdwährungsbetrag interpretiert. Wird kein Währungsschlüssel angegeben, wird der eingegebene Betrag als EUR-Betrag interpretiert. In der Maske "Offene Posten" werden die Posten ebenfalls in EUR geführt.
Kursdifferenzen werden vom Programm automatisch ermittelt.
Dabei sind zwei Zeitpunkte zu unterscheiden:

• Der Kurs der Zahlung ist bereits bekannt; Gutschrift oder Belastung durch die Bank schon erfolgt.

Die Zahlung wird mit dem von der Bank mitgeteilten Kurs gebucht. Die Kursdifferenz wird vom System ermittelt und bei Vorgangsende automatisch gebucht.
Beispiel:

• Wird debitorisch auf das Konto "Kursdifferenzen" gebucht.
• Der Kurs ist noch nicht bekannt
• Dies ist in der Regel bei maschinellen Regulierungen und bei Währungsschecks der Fall.
• Bei manuellen Währungsschecks wird der Kurs aus der Währungstabelle geholt und dem Währungsscheck mitgegeben. Auf Basis dieses Kurses wird die Kursdifferenz auf dem Personenkonto ermittelt und gebucht.
• Bei maschinellen Schecks oder Z1 wird der Kurs der Rechnung in die Zahlung übernommen.
• Bei Belastung oder Gutschrift der Zahlung durch die Bank wird der effektiv abgerechnete Kurs zur Ermittlung der Kursdifferenz dem Kurs im Scheck oder in der Z1 gegenübergestellt und die so ermittelte Kursdifferenz automatisch gebucht.

Beispiel:

Umlaufende Zahlungsträger verwalten

Bei den Geschäftsvorfällen, die mit dem Programm "Banken buchen/Geldverkehr" bearbeitet werden, wird als Gegenkonto automatisch das Bankzwischenkonto für die jeweilige Buchungsart herangezogen. Wurde z.B. ein Ausgangsscheck gebucht, wird auf das Bankzwischenkonto gebucht, das im Bankenstamm als Zwischenkonto "Ausgangsschecks" angegeben ist.
Sobald die Gutschrift bzw. die Belastung des Geschäftsvorfalls auf dem Konto erfolgt, muss von dem Bankzwischenkonto auf das zugehörige Bankkonto umgebucht werden.
Die Umbuchung erfolgt mit dem Programm "Buchen Banken/Geldverkehr", dem Buchungskreis der für die Bankbuchungen zugelassen ist und der Buchungsart "Kontoauszug". Die umlaufenden Zahlungsträger werden im Kontextmenü über die Funktion "Auswahl Zahlungsträger" abgerufen. Dadurch wird in das Programm verzweigt, in dem folgende umlaufenden Zahlungsträger ausgewählt werden können:

• Ausgangsschecks
• Eingangsschecks
• Überweisungen Inland
• Überweisungen Ausland
• Bankeinzug
• Besitzwechsel
• Schuldwechsel
• ESR

Beispiele:
Belastung eines Ausgangsschecks auf dem Kontoauszug.
Auswahl des Zahlungsträgers "Ausgangsscheck". Es wird in eine Maske verzweigt, mit allen Posten des Zwischenkontos "Ausgangsscheck".
Über das Kontextmenü können durch die Funktion "Zahlungsträger umbuchen" die Posten automatisch vom Bankzwischenkonto auf das Bankkonto umgebucht werden. Der umgebuchte Satz wird mit "L" gekennzeichnet. Durch die "Zahlungsträger reaktivieren" kann der Vorgang wieder rückgängig gemacht werden.
Gutschrift eines Scheckeinreichers.
Auswahl des Zahlungsträgers "Eingangsscheck". Über das Kontextmenü können durch die Funktion "Zahlungsträger umbuchen" die Posten automatisch vom Bankzwischenkonto auf das Bankkonto umgebucht werden. Der umgebuchte Satz wird mit "L" gekennzeichnet. Durch die "Zahlungsträger reaktivieren" kann der Vorgang wieder rückgängig gemacht werden.
Gutschrift eines Wechseleinreichers
Auswahl des Zahlungsträgers "Besitzwechsel". Über das Kontextmenü können durch die Funktion "Zahlungsträger umbuchen" die Posten automatisch vom Bankzwischenkonto auf das Bankkonto umgebucht werden. Der umgebuchte Satz wird mit "L" gekennzeichnet. Durch die "Zahlungsträger reaktivieren" kann der Vorgang wieder rückgängig gemacht werden.
Hinweis:
Die Konten für umlaufende Zahlungsträger dürfen nicht als offene Posten führende Sachkonten gekennzeichnet werden (Ausnahme "Debitorenplatz" und "Überträge") da die Zahlungsträger "offene Posten" automatisch erstellt werden. Die Bankzwischenkonten für Debitorenplatz und Überträge müssen als OP-führend gekennzeichnet sein, damit ein maschineller OP-Ausgleich erfolgen kann.
Der Parameter 01 der Tabelle VRLF42 steuert, ob umlaufende Zahlungsträger gelöscht werden dürfen.

Anzahlungen/Vorauszahlungen

Diese Funktionen ermöglichen der Finanzbuchhaltung Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen gemäß den gesetzlichen Regelungen komfortabel zu verarbeiten.
Die genaue Vorgehensweise ist in dem Handbuch "Anzahlungen im Rechnungswesen" beschrieben.

Eingangsrechnungen vorerfassen

Eingehende Rechnungen können an zentraler Stelle erfasst werden, um einen Überblick über die sich im Unternehmen befindlichen Rechnungen zu erhalten. Danach werden die Rechnungen für die weitere Bearbeitung an die einzelnen Sachbearbeiter zur Prüfung weitergegeben. Der Sachbearbeiter ergänzt die vorerfasste Eingangsrechnung z.B. um den Zusatztext und übergibt die Rechnung an die betroffene Fachabteilung zur Prüfung bzw. Kontierung.
Die Vorerfassung und die eigentliche Verbuchung erfolgt mit dem Programm "Belege buchen". Im Buchungsprogramm können die Daten der bereits erfassten Eingangsrechnung durch anklicken der vorerfassten Rechnung übernommen und weiterverarbeitet werden.
 

Eingangsrechnungen vorerfassen

Mit Hilfe dieses Programms ist es möglich, alle eingehenden Rechnungen an zentraler Stelle vorzuerfassen und für die weitere Bearbeitung auf die einzelnen Sachbearbeiter zu verteilen.

Nach der Vorerfassung ist eine weitere Verarbeitung durch den zugeordneten Sachbearbeiter z.B. über einen Workflow möglich.
Über die Parameter der Tabelle VRLU22 können verschiedene Voreinstellungen für das Programm hinterlegt werden.
Die Belegnummer für die Eingangsrechnung kann sowohl manuell wie auch maschinell vergeben werden. Wird die Belegnummer maschinell vergeben sollte über das Programm "Nummernkreise verwalten" die Bedingungen für die Belegnummer hinterlegt werden.
Wird ein Buchungskreis mit jahresbezogener Belegnummer (z.B. Jahreszahl ist in der Belegnummer vorhanden) verwendet so darf der Nummernkreis nicht einmalig angelegt werden, sondern muss für jedes Jahr manuell erfasst werden.
Beim Erfassen der Eingangsrechnungen und Bearbeitung des Workflows stehen folgende Felder zur Verfügung.

Hinweis:
Wenn das Modul EKS installiert ist (siehe Installationskennzeichen im Firmenstamm), werden die vorerfassten Eingangsrechnungen über die Rechnungsprüfung weiterverarbeitet.
In der Tabelle VRLF14 wird über den Parameter 08 gesteuert, ob vorerfasste Eingangsrechnungen über das Programm "Belege buchen" gebucht werden, auch wenn das Modul EKS installiert ist.
Ist das Modul EKS nicht installiert, erfolgt die Weiterverarbeitung über das Programm "Belege buchen".

Vorerfasste Eingangsrechnungen - Mahnlisten drucken

• Nach Kontonummer

Mit Hilfe dieses Programms kann eine Liste der erfassten Eingangsrechnungen sortiert nach Personenkontennummern gedruckt werden. Es werden nur die Eingangsrechnungen gedruckt, die noch nicht verbucht sind.

• Nach Abteilung

Mit Hilfe dieses Programms wird die Liste nach Abteilungsschlüsseln sortiert gedruckt.

• Nach Sachbearbeiter

Mit Hilfe dieses Programms wird die Liste nach Sachbearbeiterschlüsseln sortiert gedruckt.

Buchungsbelege Eingangsrechnungen drucken

Mit Hilfe dieses Programms werden Vordrucke für Kontierungsangaben und Bearbeitungsvermerke erstellt. Diese Vordrucke werden an Originalrechnungen geheftet, wenn diese zur Prüfung/Kontierung an andere Fachabteilungen weitergegeben werden. Die Vordrucke können entsprechend den Erfordernissen der Firma frei gestaltet werden. Im Programm US70810R "Maskenkonstanten verwalten" muss hierzu in der Selektionsmaske im Feld "Programmname" der Wert "UV40401R" eingegeben werden. Dort können beliebige Texte hinterlegt werden.

Rechnungseingangsbuch drucken

Es werden alle vorerfassten Eingangsrechnungen gedruckt. Über einen Parameter wird gesteuert, ob auch bereits verbuchte Eingangsrechnungen angedruckt werden sollen.
Die Liste kann nach folgenden Kriterien sortiert gedruckt werden:

• Personenkontonummer
• Eingangsdatum
• Buchungsnummer

Dauerbelege

Für wiederkehrende Buchungen wie z.B.  Versicherungen, Miete, monatliche Umbuchungen kann ein Dauerbeleg erstellt werden. Der Dauerbeleg wird unter einer Belegnummer erfasst, gepflegt und gebucht.
Das im Belegkopf angegebene Buchungsdatum ist das Datum, ab dem Laufzeit des Dauerbeleges beginnt.
Der Dauerbeleg kann ein persönlicher Beleg oder ein allen berechtigten Benutzern zugänglicher Beleg sein. Der entsprechende Parameter wird im Firmenstamm gepflegt (Kennwortschutz Dauerbeleg).
Das Erstellen und Buchen von Dauerbelegen erfolgt in folgenden Schritten:

• Dauerbelege verwalten (Erfassen des Dauerbeleges)
• Dauerbelege abrufen (Abruf des Dauerbeleges)
• Belegstapel buchen (Buchung des Dauerbeleges)

Der Abruf der Dauerbelege auch im Abschluss über einen geplanten Job erfolgen. 

Dauerbelege verwalten

Der Dauerbeleg besteht aus einem Belegkopf und mehreren "Belegpositionen".

• Belegkopf

Die Belegnummer ist die Nummer, unter der der Dauerbeleg erfasst, verwaltet und verbucht wird. Die Belegnummer des Dauerbelegs bleibt konstant und ändert sich während den Buchungen nicht. Der Dauerbeleg kann in Haus- oder Fremdwährung erstellt werden.
Das Belegdatum ist das Datum ab dem der Dauerbeleg zum ersten Mal wirksam wird.
Die Termine, zu denen Dauerbelege gebucht werden sollen, können auf 2 verschiedene Arten angegeben werden:

• Periodizität

In das Feld "Buchungsdatum" muss der erste und in das Feld "Ablaufdatum" der letzte Buchungstermin eingegeben werden.
Über die Periodizität wird der zeitliche Abstand zwischen den Buchungsterminen angegeben. Periodizität von "1" bedeutet, dass der Beleg nach einer Periode erneut verbucht wird.

• Fälligkeitsdatum

Es können 15 Buchungstermine explizit angegeben werden, zu denen die Verbuchung erfolgen soll. Die Zeiträume zwischen den einzelnen Terminen können unterschiedlich lang sein.

• Belegpositionen
• Pro Beleg können mehrere Buchungspositionen hinterlegt werden. Es können Sach- und Personenkontenbuchungen erfasst werden. Durch Angabe der Firmennummer bei der Sachkontenbuchung kann der Dauerbeleg firmenübergreifend gebucht werden.
• Sowohl im Soll- als auch im Haben können beliebig viele Positionen angegeben werden.
• Der Saldo des Beleges über alle Buchungen muss Null sein

Dauerbelege abrufen

Das Buchen der Dauerbelege wird durch Aufruf des Programms "Dauerbelege abrufen" initiiert. 

Durch das Abrufen der Dauerbelege wird ein Belegstapel erzeugt, in dem alle erzeugten Buchungen stehen. Der Belegstapel kann noch bearbeitet werden. Der Belegstapel muss anschließend gebucht werden.
Bei allen gebuchten Belegen wird das Buchungsdatum um die jeweilige Anzahl von Perioden erhöht bzw. das nächste anstehende Buchungsdatum in den Beleg eingestellt.
Ein Protokoll der verbuchten Dauerbelege wird im Tagesabschluss gedruckt.

Wird ein Beleg während er sich im Belegstapel befindet gesperrt, und der Belegstapel nicht gebucht, sondern gelöscht, so bleibt die Sperre erhalten. Für die erneute Buchung muss der Dauerbeleg ggf. wieder entsperrt werden. Es wird empfohlen, nur Belege zu sperren, die sich nicht in einem Buchungsvorgang befinden. 

Schnittstellen

Aufnehmende Schnittstelle USNINP

Die aufnehmende Schnittstelle erhält pro Buchung einen Satz. Soll z.B. eine Ausgangsrechnung gebucht werden, so ist je ein Buchungssatz für den offenen Posten, für jeden Erlös und für die Mehrwertsteuer in die Datei USNINP zu stellen.
Sind die Felder Mahnsperre oder Zahlweg in einem Schnittstellensatz vorhanden, so werden diese Daten nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Die automatische Übernahme der Dienstleistungsart-Daten für die österreichische Meldung kann nur dann korrekt durchgeführt werden, wenn im Beleg nur ein Personenkonto gebucht wird. Andernfalls werden die Daten aus dem zuletzt, eingegeben Personenkonto übernommen.
Ist die 12. Periode eines Wirtschaftsjahres bereits abgeschlossen, d.h. eine der Abschlussperioden sind eröffnet, ist es nicht mehr möglich Schnittstellendaten mit einem Buchungsdatum der letzten Periode (Periode 12) zu übernehmen. Das Tagesgeschäft muss zum Zeitpunkt der Abschlussarbeiten abgeschlossen sein.
Bei der Übernahme der Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung werden die Daten auf Korrektheit geprüft. Fehlerhalte Daten werden mit einem Fehlerhinweis ausgewiesen.
Folgende Funktionen sind beim Abruf der Schnittstelle möglich:

In Tabelle VRLF43 sind verschiedene Steuerungen für die Übernahme der Schnittstelle hinterlegt.
Parameter 05 muss nur dann mit einer gültigen Firma gefüllt sein, wenn die Lager-Fibu-Schnittstelle geöffnet wird und diese Buchungssätze mit dem Buchungskreis "90" vorerst nur in die Kostenrechnung, nicht aber in die Finanzbuchhaltung eingehen sollen.
Parameter 06 steuert, ob bei der Übernahme von der unverdichteten in die verdichtete Schnittstelle die Zusatzkontierung "Auftragsnummer" als Verdichtungskriterium herangezogen wird, falls das zugeordnete Sachkonto diese Zusatzkontierung wahlweise zulässt.
Parameter 07 steuert, ob bei der Übernahme von der unverdichteten in die verdichtete Schnittstelle die Zusatzkontierung "Zusatztext" als Verdichtungskriterium herangezogen wird, falls das zugeordnete Sachkonto diese Zusatzkontierung wahlweise zulässt.
Parameter 08 steuert, ob bei der Übernahme von der unverdichteten in die verdichtete Schnittstelle die Zusatzkontierung "Kostenträger" als Verdichtungskriterium herangezogen wird, falls das zugeordnete Sachkonto diese Zusatzkontierung wahlweise zulässt.
Parameter 09 steuert, ob bei der Übernahme von der unverdichteten in die verdichtete Schnittstelle die Zusatzkontierung "Artikelnummer" als Verdichtungskriterium herangezogen wird, falls das zugeordnete Sachkonto diese Zusatzkontierung wahlweise zulässt.
Parameter 10 steuert, ob bei Bewegungen mit Ausgleichsnummer, die Informationen zum Ausgleich (Ausgleichnummer, -datum, -kennzeichen) in die Finanzbuchhaltung übernommen werden oder nicht.
Bei der Übernahme der Schnittstelle kann die Summe des Rechnungsausgangsbuches (Verkauf) mit der Summe des Übernahmeprotokolls verglichen werden. Dadurch kann geprüft werden, ob alle Sätze übernommen wurden.

Schnittstelle verwalten

Wenn das Programm "Schnittstelle abrufen" über einen (Prüflauf oder Buchungslauf abgerufen wurde, können die als fehlerhaft erkannten Sätze aus der Schnittstelle im Dialog mit dem Programm "Schnittstelle verwalten" korrigiert werden. Es ist möglich, fehlerhafte Buchungen im Dialog zu bearbeiten um z.B. Kontonummer, Betrag, Zusatzkontierungen zu ändern.

Skonto-Rundung

Über die Tabelle FRDSKR (Skonto-Rundung) wird gesteuert, ob beim Verbuchen von Belegen eine Skonto-Rundung möglich ist. Abhängig von der Kontenart werden die Zahlungsbeträge durch Anpassung des Skonto-Betrags auf- oder abgerundet.
Beispiel für Skonto-Aufrundung

Rundungsparametereinstellung und deren Auswirkung:

Belege stornieren

Wird ein Beleg storniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Beleg muss vollständig gebucht sein 
• Im Personenkonten darf der offene Posten noch nicht weiterbearbeitet worden sein (Ausgleiche, Reste)
• Der Beleg darf nicht in einer Abschlussperiode (Periode 13 – 15) gebucht sein

Die Stornobuchung kann den gleichen Buchungskreis/Belegnummer erhalten wie der Originalbeleg. Dadurch kann der gesamte Vorgang unter einer Belegnummer aufgefunden werden. Beinhaltet der Buchungskreis eine maschinelle Belegnummernvergabe wird über Fibu-Belege stornieren (VRLF12) gesteuert, dass die ursprüngliche Belegnummer verwendet wird. Des Weitern wird gesteuert ob der Storno mit "Minus" oder gedrehtem S/H-Kennzeichen erfolgt.

Bei Belegstorno von Abgrenzungsbuchungen wird ein Hinweis ausgegeben, wenn für eine Belegzeile des zu stornierenden Belegs Abgrenzungsparameter erfasst wurden. Nach dem Belegstorno sind hier  Folgeaktivitäten erforderlich.

Wird eine Rechnung aus dem Verkauf storniert, so wird ein Stornobeleg erstellt, der an den Kunden weitergereicht werden kann. 

Währungen

Die durchgeführten Währungsbuchungen werden mit dem entsprechenden Währungsschlüssel (nach ISO) gebucht. Der Kurs wird für den jeweils gültigen Zeitraum aus dem Währungsstamm (Geld-/Briefkurs) eingestellt, oder es wird mit dem Buchungsbeleg der Kurs (Tageskurs) erfasst.
Für Währungen des europäischen Währungssystems wird der Kurs aus der Tabelle FRD117 herangezogen.
Die Buchhaltung rechnet die Fremdwährung in Hauswährung um und speichert in der Buchung den Betrag in Hauswährung, den Betrag in Fremdwährung, den Kurs und den Währungsschlüssel.
Je Konto werden die Salden in Fremd- und Hauswährung geführt.
Im täglichen Buchungsverkehr werden bei der Regulierung die Währungsdifferenzen ermittelt (siehe Regulierung Währungsbelege) und auf die Ertrags- bzw. Aufwandskonten aus dem Währungsstamm gebucht.

Währungsdifferenzen

Währungsdifferenzen entstehen zum einen durch abweichende Kurse bei der Buchung von Rechnung und Zahlung und zum anderen durch Bewertung von Währungsbeständen für bilanzielle Zwecke.
Die Behandlung der Währungsdifferenzen bei der Regulierung ist im Kapitel "Regulierung von Währungsbelegen" beschrieben.

Währungsbewertung

Für bilanzierte Zwecke ist es erforderlich, Währungsbestände zu bewerten und entsprechende Buchungen durchzuführen. Die Bewertung von Personenkonten erfolgt mit dem Programm "Währungsbewertung Personenkonten".
Das Programm erzeugt eine Liste, in der per Stichtag die offenen Posten mit dem Stichtagskurs (Plankurs aus dem Währungsstamm) bewertet werden.
Beispiel:
Lieferant 4711000
Eingangsrechnung per 1.10.20xx USD 1000,--
Kurs 0,95
EUR Wert per 1.10.20xx EUR 950,--
Bewertung per 31.12.20xx
Kurs 0,98
EUR Wert per 31.12.20xx EUR 980.--
Währungsverlust EUR 30,--
In der Liste werden Währungsverluste und Gewinne getrennt aufgeführt. Die Gewinne und Verluste werden über alle offenen Posten summiert.
Die Währungsverluste können gegen Korrekturkonten "Forderungen/Verbindlichkeiten" gebucht werden.
Beispiel:

Sachkonten werden mit dem Programm "Währungsbewertung Sachkonten" bewertet.
Die Bewertung erfolgt wie bei den Personenkonten. Es kann jedoch außer der Bewertung mit dem Plankurs eine Bewertung zum Devisenkurs (Geld- oder Briefkurs) erfolgen.
 

Sachbuchhaltung

Das Buchhaltungssystem gliedert sich in Haupt- und Nebenbuchhaltungen. Die Hauptbuchhaltung wird als Sachbuchhaltung bezeichnet. Aus der Sachbuchhaltung werden Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung und Reports erstellt. Nebenbuchhaltungen sind die Personenbuchhaltungen (Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung). Die Anlagenbuchhaltung ist ein eigenes Programm-Modul in oxaion. Auf den Sachkonten kann mit Kostenstellen gebucht werden. Mit dem Kostenstellen-Reporting aus der Finanzbuchhaltung kann ein Bericht über die Ist-Werte der einzelnen Kostenstellen erstellt werden.

Sachbuchungsbelege

Sachbuchungen werden zum einen direkt aus den Belegen erstellt (Kontierung von Rechnungs- und Gutschriftsbelegen, Lohnbelege, AfA, Umbuchungen), zum anderen entstehen Sachbuchungen durch die Integration der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.

Buchungen aus Nebenbuchhaltungen - Kontenarten

Das Modul FBU ist ein integriertes Buchhaltungssystem. Jede Buchung auf den Personenkonten hat Auswirkungen auf die Forderungs- und Verbindlichkeitskonten der Sachbuchhaltung.
Welche Konten in der Sachbuchhaltung gebucht werden, wird über die Kontenart gesteuert. Die Kontenarten werden mit dem Programm "Personenkontenarten verwalten" erfasst.
Der Schlüssel je Kontenart kann frei gewählt werden und steuert das Sammelkonto in der Hauptbuchhaltung.
Jedem Personenkonto sind eine oder mehrere Kontenarten zugeordnet. Diese Kontenart wird beim Buchen des Personenkontos entweder vom System ermittelt (wenn einem Konto nur eine einzige Kontenart zugeordnet ist), oder sie wird vom Benutzer angegeben. Unter der Kontenart werden die Verkehrszahlen des Kontos je Jahr und Periode gespeichert.
Beispiel:
Firma 001, Kontonummer 4711000; dieser Nummer ist die Adresse zugeordnet (z.B. Willy Schulz GmbH, 2000 Hamburg).
Das Konto wird als Kreditor und als Debitor geführt.
Es sind also zwei Kontenarten anzulegen:
Kontenart 001 = Debitor, Sammelkonto 0240000
Kontenart 050 = Kreditor, Sammelkonto 0430000
Die Sammelkonten müssen im Sachkontenstamm als Standardsammelkonten definiert werden. Weiterhin sollen diese Konten mit einer Buchungssperre definiert werden, damit die Konten nicht direkt bebucht werden können. Alle Buchungen auf diese Konten kommen aus den Personenbuchhaltungen. Damit wird sichergestellt, dass die Verkehrszahlen und Salden der Personenbuchhaltungen mit denen der Sammelkonten identisch sind.
Sammelbuchungen auf die Sachkonten sind möglich, weil in den Personenbuchhaltungen eine Einzelreferenz möglich ist.
Buchungsbeispiel:
Eingangsrechnung
Lieferant 4711000 Kontenart 050 EUR 2320,--
Vorsteuer 16% = EUR 320,-
Wareneingang EUR 2000,--
Buchungen:

Das Konto 04300000 wird über die Kontenart 050 automatisch gebucht.
Ausgangsrechnung
Kunde 4711000 Kontenart 001
EUR 1160,--
Mehrwertsteuer EUR 160,--
Erlös EUR 1000,--

Die Buchung auf das Konto 0240000 wird vom System automatisch erstellt.
Die Umsätze auf den Personenkonten werden nach Kontenarten getrennt ausgewiesen.
 

Offene Posten führende Sachkonten verwalten

Mit Hilfe von "OP-führenden Sachkonten" werden Vorgänge, die auf ein Sachkonto gebucht werden, im Überblick behalten und können wie Personenkonten ausgeziffert werden.

Beispiel:

Ein Reisekostenvorschuss der an einen Mitarbeiter ausbezahlt wurde soll für mehrere Reisen verwendet werden. Der Saldo für den Mitarbeiter soll zum Ende des Jahres ermittelt werden.

Reisekostenvorschüsse werden auf ein Konto Reisekosten gebucht. Dieses Konto wird als offene Posten führend definiert.

Der Vorschuss bleibt solange als offener Posten stehen, bis die Reisekostenberechnung erfolgt ist. Nach Abrechnung der Reisekosten wird der offene Posten ausgeziffert.

• Reisekostenvorschuss EUR 500,-- an den Mitarbeiter am 02.10.
• Reisekostenabrechnung am 03.11. EUR 200,00
• Reisekostenabrechnung am 01.12. über 80,00 
• Der Restbetrag bleibt als Vorschuss erhalten 

Es besteht die Möglichkeit, bereits durchgeführte Ausgleiche wieder rückgängig zu machen.
Der Ausgleich von Sachkonten ist auch möglich, wenn ein Restbetrag übrig bleibt (Restpostenbildung). So können mehrere OP's zusammengefasst werden um diese dann auszugleichen und ein Restposten zu bilden. Dazu wird die Funktion "Restpostenbildung" über das Kontextmenü ausgewählt.
Folgendes ist zu beachten:

• Wird ein Restposten gebildet, erhält dieser die aktuelle Ausgleichnummer. Wird dieser Rest-OP jetzt über eine andere Ausgleichnummer ausgeglichen, so ist die Transaktion "Ausgleich auflösen" für die Ursprungs-Ausgleichnummer nicht mehr möglich.
• Das Bilden eines Rest-OP's ist nur auf einem OP möglich, der zum Ausgleich vorgemerkt ist.
• Eine Detailanzeige für einen Rest-OP ist nicht möglich
  In Ausnahmefällen, z.B. wenn ein Konto fälschlicherweise als OP-führend gekennzeichnet wurde, können die Sachkonten OPs auch gelöscht werden. Hierzu ist der Parameter 01 der Tabelle VRLF71 auf "markiert" zu setzen. Nachdem die zu löschenden Sachkonten OPs entfernt wurden, ist der Parameter unbedingt wieder auf "nicht markiert" zu setzen.
  Soll ein Konto, das einen Saldo hat, zum offene Posten führenden Sachkonto werden, sind folgende Schritte durchzuführen:
  Der Saldo bzw. die Einzelpositionen müssen auf ein Zwischenkonto (Verrechnungskonto) gebucht werden.
  Kontrolle, dass die Umbuchung des Sachkontos erfolgt ist (Saldo = 0).
  Das Kennzeichen "OP-Führung" im Sachkontenstamm ändern.
  Den ursprünglichen Saldo bzw. die Einzelpositionen des Sachkontos vom Zwischenkonto (Verrechnungskonto) wieder umbuchen.