SmartInbox (US57790)
Der SmartInbox-Assistant ist ein KI-gestützter Posteingangs-Explorer, der eingehende E-Mails automatisch analysiert und klassifiziert. Das System liest E-Mails aus dem konfigurierten Postfach, erkennt den Dokumenttyp (z. B. Bestellung, Eingangsrechnung), extrahiert strukturierte Metadaten und Positionen und stellt sie zur manuellen Nachbearbeitung oder zur automatischen Weiterverarbeitung bereit.
Die wichtigsten Merkmale sind:
- Klassifizierung von E-Mails in Dokumenttypen (Bestellung, Eingangsrechnung u. a.)
- Extraktion von Kopf- und Positionsdaten direkt aus dem E-Mail-Text oder Anhang (PDF/OCR)
- Farbliche Sentiment-Darstellung der Knoten (grün / gelb / rot) und Bewertungsfaktor (0 – 100 %)
- Konfigurierbare automatische Weiterverarbeitung ab einem einstellbaren Erkennungsprozentsatz
- Manuelle Nachbearbeitung und Auslösen von Folgeprozessen (z. B. Verkaufsauftrag anlegen)
Aufruf von Funktionen / Kontextmenü
Kontextmenü oberste Ebene
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Scan starten | Startet den MailScan-Prozess manuell. Das System liest das konfigurierte Postfach neu ein und legt neue Eingänge an. Im Normalbetrieb läuft dieser Prozess automatisch als Hintergrundjob. |
Kontextmenü Konfiguration
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Konfiguration erfassen | Über SmartInbox Konfiguration (US57710) wird die Verbindung zum E-Mail-Server eingerichtet. Pro Mandant ist genau eine Konfiguration möglich. |
| Konfiguration ändern | Ermöglicht die Anpassung von IMAP-Host, Postkorb-Ordner, Authentifizierungsart und weiteren E-Mail-Serverparametern. |
| Konfiguration anzeigen | Zeigt die hinterlegte Konfiguration ohne Änderungsmöglichkeit. |
Ohne eine vollständig eingerichtete Konfiguration ist kein automatisches Einlesen von E-Mails möglich. OAuth2-Authentifizierung kann alternativ zu Benutzername/Kennwort aktiviert werden (Feld OAuth2-Kennzeichen). Sicherheitshinweis: Das E-Mail-Kennwort wird verschlüsselt gespeichert.
Kontextmenü Eingang
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Eingang anzeigen | Öffnet den SmartInbox-Eingang (US57720) mit allen extrahierten Kopf- und Metadaten. Über eine zusätzliche Lasche ist der Original-E-Mail-Inhalt einsehbar. |
| Eingang ändern | Ermöglicht die manuelle Korrektur von fehlerhaft erkannten Daten (z. B. Kundennummer, Bestellnummer). F4-Hilfe steht für alle Schlüsselfelder bereit. |
| Verkaufsauftrag anlegen | Erzeugt aus dem SmartInbox-Eingang einen Verkaufsauftrag. Diese Funktion steht nur bei Eingängen vom Typ Bestellung zur Verfügung. |
| Rohdaten anzeigen | Öffnet ein Floating Window mit den unverarbeiteten KI-Rohdaten (JSON) zur Nachvollziehbarkeit der Erkennung und der extrahierten Felder. |
Die Funktion Verkaufsauftrag anlegen ist nur für Eingänge vom Dokumenttyp Bestellung aktiv. Für alle anderen Typen (z. B. Eingangsrechnung) bleibt die Schaltfläche gesperrt.
Kontextmenü Positionen
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Position anzeigen | Zeigt die extrahierten Belegpositionen der E-Mail (Artikel, Menge, Preis, Charge, Seriennummer). |
| Position ändern | Ermöglicht die manuelle Korrektur einzelner Positionsdaten über SmartInbox Position (US57730). |
Automatische Verarbeitung
Das System kann eingehende E-Mails ohne manuellen Eingriff automatisch weiterverarbeiten. Die Steuerung erfolgt über die Vorlauftabelle FRD SID (SmartInbox Dokumenttypen). Dort kann je Dokumenttyp festgelegt werden:
- Automatische Verarbeitung aktiv — ob der Folgeprozess ohne manuellen Eingriff gestartet wird
- Mindest-Erkennungsrate — ab welchem Bewertungsfaktor (0 – 100 %) die automatische Verarbeitung erfolgt
- Belegkennzeichen — welches Belegkennzeichen für den Folgeprozess verwendet wird, damit Aufträge gezielt selektiert werden können
Verarbeitungsablauf
Automatische Verarbeitung erfolgreich: Ein Tracking-Eintrag erscheint in der Mailbox zur Nachverfolgung.
Automatische Verarbeitung fehlgeschlagen: Ein Mailbox-Eintrag wird erzeugt, damit der Vorgang manuell nachgeholt werden kann.
Kein Autoverarbeitungs-Eintrag vorhanden: Bei neuen Eingängen ohne konfigurierte Autoverarbeitung erscheint eine Benachrichtigung über den neuen Eingang.
Weitere Informationen
Tabellen
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| USMTIP | SmartInbox Eingang — Kopfdaten je erkannter E-Mail |
| USMTBP | SmartInbox Positionen — Belegpositionen je Eingang |
| USMTKP | SmartInbox Konfiguration — E-Mail-Server-Einstellungen pro Mandant |
| FRDSID | SmartInbox Dokumenttypen — Steuerung Autoverarbeitung und Folgeprozess |
Felder
Eingang (USMTIP)
| Feldbezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| SmartInbox-Nummer | SMSINR — eindeutige interne Nummer des Eingangs |
| Dokumenttyp | SMXSID — erkannter Typ (z. B. Bestellung, Eingangsrechnung) in FRD SID hinterleg- & konfigurierbar |
| Bewertungsfaktor | SMBFKT — Erkennungssicherheit der KI in % (0 – 100); je höher, desto grüner die Anzeige in der Liste |
| Sprache | SMSPKZ — erkannte Sprache der E-Mail |
| Stimmung | SMBTXK — Sentiment der E-Mail; steuert die Knotenfarbe im Explorer (grün / gelb / rot) |
| Anwendungsgebiet | SMFANW — steuert, an welche Anwendung der Folgeprozess gesendet wird |
| Satzstatus | SMSSTS — Verarbeitungsstatus (Neu / Bearbeitet / Verarbeitet) |
| Kunde | SMKDNR — erkannte Kundennummer |
| Lieferant | SMLINR — erkannte Lieferantennummer |
| Bestellnummer | SMBENR — aus dem Inhalt extrahierte Bestellnummer |
| Rechnungsnummer | SMRNNR — aus dem Inhalt extrahierte Rechnungsnummer |
| Projektnummer | SMPJNR — erkannte Projektreferenz |
| RMA-Beleg | SMRMAN — erkannte RMA-Nummer |
| IBAN | SMIBAN — aus dem Inhalt extrahierte IBAN |
| Zahlungsbedingung | SMZABD — erkannte Zahlungsbedingung |
| Lieferdatum | SMLFDT — erkanntes Lieferdatum |
| Währung | SMWSKZ — erkannte Währung |
| Absender | SMFNET — E-Mail-Adresse des Absenders |
| Eingangsdatum | SMEGDT — Zeitstempel des E-Mail-Eingangs |
| Empfänger | SMTNET — E-Mail-Adresse des Empfängers |
| Betreff | SMBTRFF — Betreff der E-Mail |
| Folgebeleg | SMFBLN — Nummer des aus diesem Eingang erzeugten Folgebelegs |
| Referenzbeleg | SMQAUN (RZBL) — Beleg oder Workflowaufgabe, mit der der Eingang bearbeitet wird |
| Bemerkung | SMBMRK — neutrales Kommentarfeld für Feedback zur Erkennungsrate |
| Zuletzt geändert von | SMNLAE — Benutzer der letzten Änderung |
| Datum letzte Änderung | SMYLAE — Datum der letzten Änderung |
Positionen (USMTBP)
| Feldbezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Position | SPPOSI — laufende Positionsnummer |
| Artikel | SPIDNR — erkannte interne Artikelnummer |
| Externe Artikelbezeichnung | SPTLEB — Artikelbezeichnung aus dem E-Mail-Inhalt |
| Menge | SPMENG — extrahierte Menge |
| Mengeneinheit | SPMEIN — extrahierte Mengeneinheit |
| Einzelpreis | SPEZPR (EZPR) — extrahierter Einzelpreis |
| Gesamtbetrag | SPGBTR (GBTR) — extrahierter Gesamtbetrag |
| Seriennummer | SPSNNR — extrahierte Seriennummer |
| Charge | SPCHNR — extrahierte Chargennummer |
| Lieferdatum | SPLFDT — positionsbezogenes Lieferdatum |
Konfiguration (USMTKP)
| Feldbezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| IMAP-Host | SKEMLSRE — Adresse des E-Mail-Eingangsservers (Empfang) |
| SMTP-Host | SKEMLSRV — Adresse des E-Mail-Ausgangsservers (Senden) |
| Senderadresse | SKEMLSND — Absenderadresse für ausgehende Nachrichten |
| E-Mail-Benutzer | SKEMLUSR — Benutzername für die Postfach-Anmeldung |
| OAuth2-Kennzeichen | SKOAKZ — aktiviert OAuth2-Authentifizierung |
| SSL-Verschlüsselung | SKSSLV — SSL-Verschlüsselungstyp für die Serververbindung |
| SSL-Socket | SKSSLS — SSL-Socket-Einstellung |
| Ordner Postkorb | SKINFLDR — Name des zu überwachenden Posteingangsordners |
| Ordner Erfolg | SKSCCFLR — Zielordner für erfolgreich verarbeitete E-Mails |
| Ordner Fehler | SKERRFLR — Zielordner für fehlerhaft verarbeitete E-Mails |