Verwaltung Smartinbox
Hier können die aus einer empfangenen E-Mail und per KI-Agent erkannten Daten auf Vollständigkeit geprüft und ggf. manuell nachbearbeitet werden.
Je nach erkanntem Dokumenttyp laut FRD SID sind diverse Felder für die Weiterverarbeitung zwingend erforderlich.
Fehlen diese oder sind mit unbekanntem Inhalt bestückt, so sind sie mit einer roten Hintergrundfarbe (JET-Client) bzw. einem rotem Fahnensymbol (Nucleus-Client) markiert.
Über die jeweils per Kontextmenü aufrufbare Weiterverarbeitung, kann der Smartinbox Datensatz in einen entsprechenden oxaion-Beleg umgewandelt werden. (bspw. Dokumenttyp "eingehende Bestellung (VKS)" wird in die Auftragsschnittstelle überführt.
Über das Funktionsmenü kann sich das vom KI-Agent ermittelte Ergebnis im JSON Format angesehen werden. Darin sind auch die im Original vom KI-Agent erkannten Werte enthalten, die bei einer manuellen Nachbearbeitung gern als Vorlage/Anhaltspunkt für Recherchen in den oxaion Stammdaten dienen können (bspw. erkannte Kundenartikelnummern, Zahlungsbedingungstexte, ....)
Ebenso kann über das Funktionsmenü die im DMS System abgelegte Original-Email über den in oxaion integrierten Dokumentviewer als sogenanntes "fliegendes Fenster" geöffnet werden. Damit können ebenso ggf. fehlende/unvollständige Informationen im oxaion nachrecherchiert und in der Verwaltungmaske entsprechend korrigiert werden.
Verwendung dieses Programms
- US57790 SmartInbox
Felder
Dokument
| Feldbezeichnung | Erklärung | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bearbeitungsstatus |
Der Satzstatus kennzeichnet den Zustand eines Satzes in einer Datei. Je nach Anforderung kann ein Satz z.B. als aktiv, inaktiv, gesperrt usw. gekennzeichnet sein.
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| Sprache | Eine Sprache muss in der Tabelle TBVSPR (Sprachenkennzeichen) hinterlegt sein. In diesem Feld wird die Sprache angegeben, in welcher der Schriftverkehr mit dem Kunden bzw. Lieferanten erfolgen soll. Sind die Textkonstanten für Rechnungsschreibung, Bestellung etc. sprachenabhängig hinterlegt, so wird mit Hilfe dieser Einstellung automatisch die richtige Tabelle ausgewählt. Bei der Auftrags- bzw. Bestellerfassung wird als Voreinstellung die Sprache aus dem Adressstamm eingelesen. | |||||||
| Farbe | Die Farbkennung wird in der Leitstandsanzeige verwendet. Die zulässigen Werte sind in Tabelle FRDFRB hinterlegt. | |||||||
| Kunde | Jeder Kunde muss mit der zugehörigen Filiale als Debitor im Personenkontenstamm und mit den entsprechenden Adressangaben im Adressstamm angelegt sein. Der Kunde wird in der Folge für sämtliche kundenbezogenen Aussagen benötigt. | |||||||
| Lieferant | Der Lieferant setzt sich zusammen aus der Lieferantennummer, der Filiale, der CPD-Nummer und der Kontenart. Die CPD-Nummer und die Kontenart werden nicht in allen Programmen verwendet. Der Lieferant muss im Personenkontenstamm als Kreditor angelegt sein. | |||||||
| Bestellnummer | Die Belegnummer dient zur eindeutigen Identifikation der einzelnen Belege der verschiedenen Belegarten wie Bestellungen, Anfragen, Belastungen etc. im EKS-System. In Abhängigkeit von der im Firmenstamm hinterlegten Aufbereitungsschablone für EKS besteht diese aus dem maximal zweistelligen Belegkennzeichen, dem bis zu vierstelligen Belegjahr und einer eindeutigen laufenden Nummer je Belegart, wobei die Gesamtlänge höchstens 11 Stellen betragen kann. Die Belegnummer wird beim Erfassen eines Beleges vom System gemäß der Aufbereitungsschablone maschinell vergeben, kann aber auch manuell vorgegeben werden. Sie wird dabei nach der Eingabe vom System automatisch nach Vorgabe der Belegnummernschablone aufbereitet. Die jeweils letzte vom System vergebene laufende Nummer je Belegart und Jahr wird in der Nummernkreisdatei gespeichert. Aufgrund dieses Wertes wird die nächste Belegnummer vergeben. Weitere Informationen unter BENR Detail. | |||||||
| Rechnungsnummer | Die Kennzeichnung einer Rechnung wird durch diese laufende Nummer komplettiert. Im Bereich Einkauf wird beim Erfassen von Rechnungen diese Nummer abhängig von dem Parameter Manuelle Nummernvergabe der Tabelle FRD235 (Buchungskreise Eingangsrechnungen) automatisch vergeben, kann aber geändert werden. | |||||||
| RMA-Beleg | Belegnummer für RMA-Belege zur Abwicklung der Vorgänge mit dem Lieferanten.
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| IBAN | Die International Bank Account Number (IBAN) ist eine international standardisierte Kontonummer. Sie wird im grenzüberschreitenden, aber auch zunehmend im nationalen Zahlungsverkehr verwendet. Die IBAN enthält maximal 34 Stellen (in Deutschland 22 Stellen) und ist mit Ausnahme der ersten vier Stellen (Länderkennung und Prüfziffer) in jedem Land individuell aufgebaut. Jedem Konto lässt sich so eindeutig eine IBAN zuordnen.
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| Zahlungsbedingung | In den Zahlungsbedingungen werden Skontokonditionen und Zahlungsfristen hinterlegt. Es können Texte (z.B. "rein netto Kasse") hinterlegt werden, die dann im Rahmen der Fakturierung ausgedruckt werden. Diese Texte können mehrsprachig erfasst werden. Die Zahlungsbedingungen können im Programm Zahlungsbedingungen (US10400) verwaltet werden. Handelt es sich um ein Eingabefeld, kann über den List-Button in das Matchcode-Programm "Zahlungsbedingungen" verzweigt werden. | |||||||
| Lieferdatum | Hier kann das Lieferdatum angegeben werden. Das Lieferdatum wird bei Einzelrechnungen zum Rechnungsdatum. Das Lieferdatum steuert außerdem den Prozentsatz der Mehrwertsteuer. Das Rechnungsdruckprogramm ermittelt aufgrund des Lieferdatums automatisch den zu diesem Zeitpunkt gültigen Mehrwertsteuerschlüssel und -prozentsatz. Bei Rahmenaufträgen kann in diesem Feld auch "99.99.99" angegeben werden. | |||||||
| Währung | Kennzeichen der Währung, die für einen Kunden oder Lieferanten bei der Auftragsbearbeitung oder Bestelldatenerfassung benutzt werden soll. Das Kennzeichen muss in der Tabelle FRD118 (Währungsschlüssel) hinterlegt sein. Mit jedem Währungskennzeichen ist in der Regel auch ein Umrechnungskurs zur standardmäßigen Währungseinheit gespeichert. Bei Neuanlage eines Lieferantenstammsatzes wird aus der Tabelle FRD118 (Währungsschlüssel) der jeweilige Währungsschlüssel eingelesen. Bei Neuanlage eines Kundenstammsatzes wird aus dem Firmenstamm als Default die jeweilige Währung eingelesen. Diese Währung wird auch bei der Auftragserfassung benutzt, wenn im Kundenstamm nichts hinterlegt ist. Über die Tabelle FRD118 (Währungsschlüssel) wird der hinterlegte Schlüssel in den im Argument 03 hinterlegten Schlüssel umgesetzt. Dies geschieht deshalb, da die Finanzbuchhaltung bei Inlandswährung den Währungsschlüssel " " verlangt, aber im Bereich Verkauf mit dem Schlüssel "EUR" gearbeitet wird. Wird bei einem Kunden die Währung geändert, so ist darauf zu achten, dass die eingetragenen Preislisten mit der neuen Währung ausgestattet sind. Bei allen Kundenartikelstammsätzen muss überprüft werden, ob die richtige Preisliste oder der richtige Sonderpreis eingetragen ist. Es findet keine automatische Umrechnung statt. | |||||||
| Folgebeleg | Das neutrale Anwendungsgebiet dient als Querverweis zu einem anderen Anwendungsgebiet. Das Anwendungsgebiet wird gegen FRDANW (Anwendung) geprüft. Zusammen mit der neutralen Belegnummer muss, ein Satz in der Auftragskopfdatei vorhanden sein, um Buchungen durchführen zu können. | |||||||
Dies ist ein neutrales Feld, das sowohl für die Bestellnummer, die Verkaufsauftragsnummer als auch für die Fertigungsauftragsnummer oder die Sammelmaterialbelegnummer benutzt werden kann.
Es ist zusammen mit dem Belegkennzeichen und dem Belegjahr Bestandteil der gesamten Belegnummer. Die gesamte Belegnummer ist ein neutrales Feld, das in den verschiedenen Anwendungsgebieten wie folgt verwendet werden kann:
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| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Eingangsdatum | Dieses Feld enthält einen Zeitpunkt (in der Regel in der Genauigkeit von Millisekunden), zu dem ein bestimmtes Ereignis, z.B. eine Datensatzänderung, stattgefunden hat. Das Feld wird programmgesteuert bedient und ist nicht verwaltbar.
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| Kopfdaten | |
| Betreff | In diesem Feld wird der Betreff angegeben.
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| Absender | Hier wird eine Identifikation für "Electronic Mail" angegeben. Dies kann z.B. eine Internet-Adresse sein. |
| Nachrichtentext (unformatiert) | |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Eingangsdatum | Dieses Feld enthält einen Zeitpunkt (in der Regel in der Genauigkeit von Millisekunden), zu dem ein bestimmtes Ereignis, z.B. eine Datensatzänderung, stattgefunden hat. Das Feld wird programmgesteuert bedient und ist nicht verwaltbar.
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Feedback
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Ihr Feedback zu den vom KI-Agent erkannten Werten | |
| Bemerkung | Das Textfeld dient zur näheren Beschreibung. Es hat informativen Charakter. |