Das integrierte DMS-System lässt sich so einrichten, dass archivierte Belege in einem separaten Bereich nach Aufbewahrungsfrist abgelegt werden können.
Dies ist eine Entscheidung, die einmalig getroffen werden muss und nicht mehr rückgängig gemacht werden kann: Ist die Archivtrennung erfolgt, so bleibt diese für die weitere Zukunft aktiv.
Die Umstellung lässt sich nach und nach mandantenabhängig mit dem Programm Trennung Archivbelege (US30062) durchführen. Grundsätzlich muss hierzu der Registry-Eintrag PATH_FOR_DMS für Programmname ARCHIV angelegt und gefüllt werden.
Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, müssen die archivierten Belege laut DSGVO gelöscht werden. Näheres hierzu unter Archivbelege löschen (US30064).
Die Archivtrennung dient als Vorbereitung für den Einsatz eines WORMs. Es können sowohl Hardware- als auch Software-WORMs zum Einsatz kommen. Die Nutzung eines WORMs ist nicht zwingend.