Rechnungen
Rechnungen verwalten
Grundlage zur Rechnungsprüfung ist der Wareneingang. Dieser muss vorhanden sein. Für Sonderartikel, in der Regel Gemeinkostenmaterialien, Anlagengüter oder sonstige nicht im Lagerbestand geführten Materialien, kann aus der Rechnungsprüfung heraus eine Wareneingangsschnellerfassung aufgerufen werden. Eine Ablehnung dieser Variante erfolgt immer dann, wenn ACL-Lager, ein lagerplatzpflichtiges Lager angesprochen wird oder chargenpflichtige Artikel.
Werden die Vorschlagswerte aus der Positionsdatenerfassung, die bei der Erfassung des Wareneingangs als Grundlage zur Wertermittlung herangezogen wurden, überarbeitet bzw. geändert, so erfolgt eine Neuermittlung des Wareneingangswertes und eine Neuberechnung des Durchschnittspreises im Artikelstamm.
Über den Parameter 02 der Tabelle VRLE16 (Vorlaufdaten für Programm EK83010) kann beeinflusst werden ob Ende-zu/Abschläge nur bei der ersten Rechnung zu einer Bestellung oder bei allen Rechnungen zu der Bestellung eingelesen werden.
Gelöschte Rechnungen werden in einer Logdatei protokolliert und im Übernahmelauf auf einem separaten Protokoll ausgegeben. Damit können Lücken in der Rechnungsnummernvergabe dokumentiert werden. Da über Vorlauf einstellbar ist ob Rechnungsnummern schon bei der Erfassung von Schnellbelegen und Belastungen vergeben werden sollen wird auch dann eine Protokollierung vorgenommen, wenn diese Belege gelöscht werden.
Es sind nur Rechnungsarten möglich, welche in der Tabelle FRD235 (Buchungskreise Eingangsrechnungen) angelegt sind.
Struktur der Aufträge
Ein Beleg besteht grundsätzlich aus Kopfdaten, Positionen und Endedaten.
- zu den Kopfdaten zählen alle relevanten Zahlungs- und Lieferinformationen bzw. Vereinbarungen, die für die Rechnung von Bedeutung sind.
Z.B.: Währung, Kurs, Betrag, Rechnungs- und Eingangsdatum, Datum der Buchung, Lieferkonditionen, Zahlungsbedingungen, Personenkontennummer - Die Positionsdaten beinhalten die Bestellpositionen mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge, Mengeneinheit, Zu- und Abschlägen bezogen auf die Position, Zugrunde liegender Auftrag sowie Sachkonto und Kostenstelle
- Die Endedaten beziehen sich wiederum auf die komplette Rechnung, Sie beinhalten Texte, Zu- und Abschläge und kumulierte Daten des Beleges
Der Auftrag wird aufgeteilt in:
| Stukturebene | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Adressen | Die Kopfdaten enthalten allgemeine Informationen zur Rechnung wie Rechnungsprüfbetrag, -datum, -eingangsdatum, -nummer des Lieferanten, Zahlungsbedingung, die Währung und im Falle der Fremdwährung den Umrechnungskurs. Das Buchungsdatum wird laut Vorlauftabelle mit einem Default-Wert belegt und wird gegen die offene Buchungsperiode geprüft. Über Vorlaufparameter wird gesteuert, ob mit Prüfbetrag gearbeitet wird oder nicht. Wird mit Prüfbetrag gearbeitet, ist jeweils der Rechnungsendbetrag (inklusive aller Zu- und Abschläge und Mehrwertsteuer) einzugeben. Alle Wareneingangspositionen, Zu- und Abschläge und die sich ergebende Mehrwertsteuer werden vom Programm zu einem Rechnungsendbetrag aufgerechnet. Der errechnete Betrag muss mit dem eingegebenen Prüfbetrag übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, so wird die Differenz als Wert und Abweichungsprozentsatz ausgewiesen. Ebenfalls über Vorlaufparameter wird festgelegt, ob die Eingabe von Sachkonten Pflicht ist. Dieser Parameter wird immer dann mit 'J' belegt sein, wenn die Schnittstelle zur oxaion Finanzbuchhaltung aktiv ist. Eine Änderung der Sachkonten kann über Vorlauf bei bestandsgeführten Artikeln unterbunden werden. |
| Belegpostitionen | Innerhalb der Positionsdaten können Werte wie Einzelpreis oder Gesamtpreis, Preisdimension, Kostenstelle und Sachkonto geändert bzw. eingegeben werden. Die Preisdimension 9 (Preis bei Bestellung nicht bekannt) ist hier nicht mehr zulässig. Es muss ein Preis oder die Preisdimension 8 für kostenlose Lieferung eingegeben werden. Ebenso kann hier auch noch ein abweichendes Mehrwertsteuerkennzeichen angegeben werden, falls die notwendig sein sollte. Zu- und Abschläge können auf Positionsebene eingegeben und - sofern bereits vorhanden - geändert oder gelöscht werden. Die bereits bei der Bestelleingabe beschriebene Möglichkeit der Aufteilung von Positionen nach Kostenstellen, Aufträgen oder Wirtschaftsgütern ist hier ebenfalls möglich. Bereits bei der Bestellerfassung getätigte Vorgaben können hier noch geändert oder ergänzt werden. |
Rechnungsendedaten | Zu- und Abschläge auf Belegebene werden im Bereich der Endedaten eingegeben bzw. überarbeitet. |
Selektion
Es wird die Wareneingangsnummer angegeben, auf die sich die Rechnung bezieht. Anstatt der Wareneingangsnummer kann auch die Lieferscheinnummer des Lieferanten (vorausgesetzt, diese wurde bei Erfassung des Wareneingangs eingegeben) als Zugriff auf den Wareneingang gewählt werden.
Die Werksauftragsnummer aus der Bestellerfassung dient ebenfalls zur Ermittlung des Wareneingangs, wenn diese in der Bestellung hinterlegt wurde.
Sind diese Zugriffsdaten nicht bekannt, können Suchverfahren zur Ermittlung aufgerufen werden. Zu diesen Suchverfahren gehört die Ermittlung der Lieferantennummer, die Feststellung aller Bestellungen für den Lieferanten oder die Auflistung aller Wareneingänge zu einer Bestellung oder von einem Lieferanten.
Die Wareneingangspositionen werden als Rechnungspositionen übernommen. Als Default-Werte werden die Daten aus der Bestellung bzw. dem Wareneingang als Rechnungsdaten eingestellt.
Die Währung der Rechnung kann abweichend zur Bestellwährung eingegeben werden, es sei denn die Währung war bei Bestellerfassung fixiert. Ebenso kann der Umrechnungskurs angegeben werden.
Es besteht die Möglichkeit, auf schon vorerfasste Rechnungen zuzugreifen. Über Vorlauf kann gesteuert werden, ob vorerfasste Daten geändert werden dürfen oder nicht.
Aufruf von Funktionen/Kontextmenü
Das Kontextmenü auf der obersten Ebene bietet die folgenden Funktionen:
Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnung erfassen | In dem Eingabefenster zum Rechnungen verwalten (EK83010) werden neben dem Belegkennzeichen und/oder diverse Selektionskriterien angegeben. Mit automatischer Belegnummernvergabe, wird nach der Bestätigung der Kopf des neuen Belegs angezeigt. Beim arbeiten mit freien Belegnummern, muss zusätzlich die Belegnummer eingegeben werden. Nach der Eingabe der Kopfdaten wird in die Verwaltung der Positionen weiter verzweigt. |
| Rechnung ohne Wareneingang erfassen | Über Rechnungen verwalten (EK83010) erfolgt die Erfassung ohne Bezug zu einem Wareneingang. |
| Start-Dashboard anzeigen | Das Programm zeigt das Dashboard auf der Detailseite wie beim ersten Start. |
| Aufsetzen ab | Mit dieser Funktion können Sie die Explorersicht ab einem bestimmten Beleg beginnen lassen. |
Das Kontextmenü zu einem konkreten Beleg:
Funktion | Beschreibung |
|---|---|
Rechnung... | Verwaltung gemäß der beschriebenen Aktion über Rechnungen verwalten (EK83010).
Es können nur Rechnungen geändert werden, die noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden.
Es besteht die Möglichkeit, Rechnungen auf zwei Arten zu löschen. Eine Rechnung kann komplett gelöscht werden. Hierbei werden alle Daten bis auf den Kopf gelöscht (Durchgängigkeit der Rechnungsnummern). Der Kopf erhält ein Sperrkennzeichen und wird bei der nächsten Übergabe an die Finanzbuchhaltung auf erledigt gesetzt. Ein anderer Weg besteht darin, die Positionen von der Rechnung zu löschen. Auch hier bleibt der Kopf erhalten, wird aber nicht gesperrt. Bei diesen Rechnungen ist es möglich, mit Erfassen eine komplett neue Rechnung unter dieser Nummer zu erfassen.
Mit dieser Funktion kann eine Rechnung stornieren werden. |
| Schnellbearbeitung Rechnungspositionen | Über Rechnungen verwalten (EK83020) erfolgt die Schnellbearbeitung. |
Belegrabatt |
Wird mit internen Zu- und Abschlägen (kalkulatorische Kosten) gearbeitet, kann über Vorlauf die maximale Abweichung vom Nettorechungswert zum internen Rechnungswert eingestellt werden. |
Text |
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| Rechnungsübergabe | Mit dieser Funktion stoßen Sie die Übergabe der aktuell selektierten Rechnung im Hintergrund an die Finanzbuchhaltung an. |
| Sperren/Entsperren |
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