Rechnungen verwalten
Grundlage zur Rechnungsprüfung ist der Wareneingang. Dieser muss vorhanden sein. Für Sonderartikel, in der Regel Gemeinkostenmaterialien, Anlagengüter oder sonstige nicht im Lagerbestand geführten Materialien, kann aus der Rechnungsprüfung heraus eine Wareneingangsschnellerfassung aufgerufen werden. Eine Ablehnung dieser Variante erfolgt immer dann, wenn ACL-Lager, ein lagerplatzpflichtiges Lager angesprochen wird oder chargenpflichtige Artikel.
Weitere Informationen unter Rechnungen verwalten (EK83020).
Felder
Rechnungskopfdaten Teil 1
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Zu prüfender Betrag | Betrag, der auf der Lieferantenrechnung steht, inclusive Mehrwertsteuer. Dieser Betrag wird mit den im System vorhandenen Daten (Werte aus der Bestellung , Mengen aus dem Wareneingang) verglichen. | ||||
| Prüfbetrag verwenden | Dieser Parameter steuert, ob bei Einkaufsrechnungen statt dem errechneten Gesamtwert der Prüfbetrag als Personenkontenbuchung in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung übernommen werden soll. Dies kann dann notwendig sein, wenn in bestimmten Ländern der zu bezahlende Betrag gerundet wird und damit vom Gesamtbetrag abweicht.
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| Währung | Eine Währung wird mit ihren Ausprägungen in der Tabelle FRD118 (Währungsschlüssel) hinterlegt. Die hinterlegten Währungen entsprechen dem im Bankverkehr gebräuchlichen ISO-Code. | ||||
| Wechselkurs | Der Fremdwährungskurs dient zur Umrechnung eines Währungsbebetrages in die Inlandswährung. Der Kurs wird über die Währungskursdatei mit Hilfe des Währungsschlüssels zentral hinterlegt.
Zusammen mit der Währungsdimension wird der Betrag in Inlandswährung umgerechnet.
Das Feld "Kurs 1/2" zeigt den mengennotierten Kurs an. Beispiel: Der mengennotierte Kurs für CAD beträgt 0,65. Transaktionswährung ist in diesem Fall Euro. 1 Euro ≙ 0,65 CAD 1 GBP ≙ 1,176471 Euro | ||||
| Währungsdimension | In diesem Feld wird der Faktor angegeben, der das Verhältnis des im Währungsstamm hinterlegten Kurses einer Fremdwährung in Bezug auf die im Firmenstamm hinterlegte Währung ausdrückt. Beispiel:
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| Eingangsdatum | Das Eingangsdatum gibt an, in welcher Periode der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) die Eingangsrechnung berücksichtigt wird. | ||||
| Rechnungsdatum | Angabe des gültigen Datums im jeweils gültigen Datumsformat.
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| Rechn.Nr.des Lief. | In diesem Feld wird eine (alphanumerische) Rechnungsnummer angegeben, die der Lieferant der Ware als seine eigene Rechnungsnummer führt.
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| Valuta-Datum | In diesem Feld kann ein Valutadatum angegeben werden. Das Valutadatum stellt ein Zahlungsziel dar. Erst nach Erreichen dieses Datums werden die normalen Zahlungsbedingungen wirksam, d.h. erst ab diesem Datum werden die Tage für die Skontierung hochgerechnet. | ||||
| Valutatage | Anzahl der Tage, die auf das Rechnungsdatum addiert werden, um das Valutadatum zu ermitteln. Dieses Valutadatum gilt als Startdatum für die in der Zahlungskondition hinterlegten Skonto- und Fälligkeitsfristen. Valutatage können sowohl bei der Erfassung der Rechnung (im Einkauf, nicht im Verkauf), als auch im Personenkontenstamm überschrieben werden. Wird explizit ein Valutadatum eingegeben, so bleiben die Valutatage unberücksichtigt. | ||||
| Datum der Buchung | In diesem Feld wird das Buchungsdatum der Finanzbuchhaltung angegeben.
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| Lieferkondition | Eingabe einer gültigen, für diesen Kunden zutreffenden Lieferkondition. Die gültigen Lieferkonditionen können in der Tabelle FRD105 (Lieferkonditionen) angezeigt werden. Dieses Kennzeichen steuert nicht die Umlage von Frachtkosten. Diese müssen bei Bedarf separat im Auftrag angegeben werden. | ||||
| Zahlungsbedingung | In den Zahlungsbedingungen werden Skontokonditionen und Zahlungsfristen hinterlegt. Es können Texte (z.B. "rein netto Kasse") hinterlegt werden, die dann im Rahmen der Fakturierung ausgedruckt werden. Diese Texte können mehrsprachig erfasst werden. Die Zahlungsbedingungen können im Programm Zahlungsbedingungen (US10400) verwaltet werden. Handelt es sich um ein Eingabefeld, kann über den List-Button in das Matchcode-Programm "Zahlungsbedingungen" verzweigt werden. | ||||
| Bemerkungen | Hier kann eine Bemerkung für die Rechnungsprüfung hinterlegt werden. | ||||
| Referenz | Im inländischen Zahlungsverkehr verschiedener Länder wird einer Überweisung eine eindeutige Nummer für die Zuordnung der Zahlung zur Rechnung mitgegeben. Wie sich diese Referenznummer bildet, kann je Land unterschiedlich bzw. auch individuell festlegbar sein.
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| Tipo Documento | Angabe des Dokumenten-Typs lt. Anforderungen zur FatturaPA (TipoDocumento) Gültige Werte können aus der Tabelle FRD TDO ausgewählt werden. |
Rechnungskopfdaten Teil 2
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Text | Im Text können Informationen für jede Buchung frei erfasst werden. Die Erfassung erfolgt z.B. direkt beim Buchen oder mit dem Programm "Offene Posten verwalten" bzw. "Sachkontenbewegungen verwalten". |
| Referenz | Die Referenz ist ein Eingabefeld bei der Rechnungserfassung in der Schweiz und Lichtenstein, sie beinhaltet die Referenz aus einer QR-Rechnung. Die QR-Rechnung wird ab 30.06.2020 eingeführt und beinhaltet einen Empfangsschein und einen Zahlteil mit Swiss-QR-Code. Die Referenz wird zur Zahlung der QR-Rechnung benötigt und im DTA (xml im Format: pain.001) ausgegeben. Zulässig sind die 27-stellige QR-Referenz oder die bis zu 25-stellige alphanumerische Kreditor Referenz („Creditor Reference“). Sofern die Referenz mit „RF“ beginnt, handelt es sich um eine Kreditor Referenz. Sonst eine QR-Referenz, die nur Ziffern enthalten darf. Beispiel Creditor Reference: RF18539007547034 Beispiel QR-Referenz: 10000000003139471430009017 Die Verwendung einer Creditor Reference (nach ISO 11649) setzt die Verwendung einer IBAN voraus. Eine QR-IBAN darf nicht verwendet werden. Die Verwendung einer QR-Referenz setzt die Verwendung einer QR-IBAN voraus. |
| IBAN | IBAN/QR-IBAN auf QR-Rechnung Schweiz Die Angabe des Kontos (IBAN/QR-IBAN) ist notwendig, um Rechnungen mit Empfangsschein und Zahlteil inclusive Swiss-QR-Code (QR-Rechnungen) zu drucken oder zu bezahlen. Die QR-Rechnung wird in der Schweiz und Liechtenstein ab 30.06.2020 eingeführt. Die IBAN/QR-IBAN hat eine feste Länge von 21 alphanumerischen Zeichen, nur CH- oder LI-Landescode ist zulässig. Weitere Informationen unter QRIBAN Detail. |
| Pers-Kto. Kreditor | Das Feld enthält die Personenkontonummer des Kreditoren, der als abweichender Kreditor vorgesehen ist. Die hier hinterlegte Personenkontonummer ist als "Regulierer" zu verstehen, also als Geschäftspartner, der die Zahlungen leistet. Sie stimmt daher nicht unbedingt mit dem Rechnungsempfänger überein. Bei der Bestellerfassung und der Rechnungsprüfung wird diese Nummer herangezogen, kann dort geändert werden und wird bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung berücksichtigt. |
| Textschlüssel | Der Textschlüssel erleichtert die Betextung von Buchungspositionen mit standardisierten Texten. Der Textschlüssel kann zusätzlich zum Text eingegeben werden. Weitere Informationen unter XTSC Detail. |
| Steuergruppe | Zuordnung des Personenkontos zu einer Steuergruppe. Die Steuergruppe wird im Rahmen der Auftrags- und Bestellerfassung dazu benötigt, den richtigen Steuerschlüssel zu bestimmen, der in der Steuerschlüsseldatei USTSLP definiert ist. Der Steuergruppe wird entweder in der Tabelle FRDSGR ein Steuerschlüssel zugeordnet oder ihr wird zusammen mit dem Bestimmungsland, der Warengruppe und einem Gültigkeitsdatum im Programm Steuerfindungsdaten verwalten (US14200) ein Steuerschlüssel zugeordnet. |
| Sachbearbeiter | Die Sachbearbeiterkennzeichen können in den Anwendungsprogrammen über den List-Button angezeigt werden.
Richtige Angaben in diesem Feld sind im Hinblick auf Auskunft und statistische Aufbereitung wichtig. So sind manche Druckausgaben, zum Beispiel die Auftragsbestätigungen und die Rechnungen, nach Sachbearbeitern sortiert (nur im Stapelaufruf). Das Sachbearbeiterkennzeichen wird im Auftragskopf (Bestellkopf) und in den Auftragspositionen (Bestellpositionen) gespeichert. Die Auskunftsprogramme lassen in der Regel eine Eingrenzung nach Sachbearbeiter zu, sodass alle Abfragen entweder für einen oder für alle Sachbearbeiter gestartet werden können. Außerdem ist das Sachbearbeiterkennzeichen als Schlüssel in der Statistikdatei (ISTOPP) abgespeichert, und somit können alle Umsätze/Auftragseingänge (Bestellungen/Wareneingänge) pro Sachbearbeiter ausgewertet werden. Für den Verkauf gelten folgende Voraussetzungen: Das Sachbearbeiterkennzeichen wird, sofern vorhanden, aus dem Kundenstammsatz in den Auftrag übernommen. Ist im Kundenstamm keines vorhanden, so wird das beim Kennwort hinterlegte Sachbearbeiterkennzeichen eingetragen. Dieses kann im Auftrag so lange überschrieben werden, bis eine Auftragsposition erfasst ist. Änderungen danach wirken sich auf bereits erfasste Positionen in der Statistik nicht mehr aus. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses in der Kennwortdatei angelegt sein. |
| Investitionsnummer | Die Investitionsnummer dient zur eindeutigen Identifizierung von Soll-Vorgaben bei Budget-Planungen. Falls mit Investitionsplänen gearbeitet wird, so muss die Investitionsnummer vorhanden sein. Die Werte werden an die Finanzbuchhaltung übergeben und dort im Rahmen des Liquiditätsplans ausgewertet. |
Belegwerte
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Rechnungswert Brutto | In diesem Feld steht der errechnete Bruttorechnungsbetrag. Dieser Betrag beinhaltet keinen Vorsteuer und keine Zu-/Abschläge. Der Wert errechnet sich aus der Wareneingangsmenge multipliziert mit dem Bruttopreis.
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| Rechnungswert Netto |
Hier wird der Nettowert angezeigt.
Dieser Wert ist inklusiver aller Zu- und Abschläge, welche maschinell ermittelt oder manuell hinzugefügt wurden. Hinweis
Für den Verkauf gilt: Im Auftrags- bzw. Lieferscheinkopf hinterlegte Versandkosten sind in diesem Wert nicht enthalten.
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| Int. Rechnungswert | In diesem Feld wird der Nettorechnungswert einer Rechnung inklusive aller erfassten Zu- oder Abschläge angegeben. Er enthält auch die nur intern gültigen Zu-/Abschläge. |
| Rechnungsmenge 1 | In diesem Feld wird die Summe der Mengen der einzelnen Rechungspositionen angezeigt.
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| Rechnungsmenge 2 | In diesem Feld wird die Summe der Mengen der einzelnen Rechnungspositionen angezeigt.
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| Abweichung | In diesem Feld wird der errechnete Nettorechnungsbetrag. Dieser Betrag beinhaltet keine Vorsteuer, aber die externen Positions-Zu-/Abschläge. Der Wert errechnet sich aus dem Rechnungsbetrag brutto addiert mit den externen Positions-Zu-/Abschlägen.
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| Abweichung in % | Angabe des Absolutbetrages oder Prozentsatzes, um welchen die Preise verändert werden sollen. Bei Eingabe einer Zahl kleiner als Null werden die Preise herabgesetzt.
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| Vorab-Skonto | Beim Skontobetrag handelt es sich um den Betrag, der sich aus dem Skonto-Basisbetrag (Nettorechnungsbetrag) und dem zugehörigen Skonto-Prozentsatz ergibt.
Der Skontobetrag kann bei einer Zahlung bis zum vereinbarten Skontotermin vom Nettorechnungsbetrag als Skonto abgezogen werden. |
| Vorabskonto-Prozent | Mit diesem Prozentsatz wird der Skontobetrag aus dem Buchungsbetrag errechnet.
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| Vorabskonto-MwSt | Mehrwertsteuerbetrag in Währung. Das Feld "MWCZ" (Mehrwertsteuer-Code für Ab-/Zuschläge) setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen:
Damit wird dann der anzusetzende Mehrwertsteuersatz ermittelt. Der so berechnete Mehrwertsteuerbetrag wird dann betragsmäßig in das Feld "MWWE" abgespeichert. |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Lieferant | Der Lieferant setzt sich zusammen aus der Lieferantennummer, der Filiale, der CPD-Nummer und der Kontenart. Die CPD-Nummer und die Kontenart werden nicht in allen Programmen verwendet. Der Lieferant muss im Personenkontenstamm als Kreditor angelegt sein. |
| Bestellnummer | Die Belegnummer dient zur eindeutigen Identifikation der einzelnen Belege der verschiedenen Belegarten wie Bestellungen, Anfragen, Belastungen etc. im EKS-System. In Abhängigkeit von der im Firmenstamm hinterlegten Aufbereitungsschablone für EKS besteht diese aus dem maximal zweistelligen Belegkennzeichen, dem bis zu vierstelligen Belegjahr und einer eindeutigen laufenden Nummer je Belegart, wobei die Gesamtlänge höchstens 11 Stellen betragen kann. Die Belegnummer wird beim Erfassen eines Beleges vom System gemäß der Aufbereitungsschablone maschinell vergeben, kann aber auch manuell vorgegeben werden. Sie wird dabei nach der Eingabe vom System automatisch nach Vorgabe der Belegnummernschablone aufbereitet. Die jeweils letzte vom System vergebene laufende Nummer je Belegart und Jahr wird in der Nummernkreisdatei gespeichert. Aufgrund dieses Wertes wird die nächste Belegnummer vergeben. Weitere Informationen unter BENR Detail. |
| Wareneingang | Die Kennzeichnung eines Wareneingangs wird durch diese laufende Nummer komplettiert. Beim Erfassen von Wareneingängen wird diese Nummer automatisch vergeben, kann aber geändert werden.
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| Rechnungsnummer | Der Buchungskreis der Einkaufs-Rechnung bildet zusammen mit der Rechnungsnummer die buchhalterische Buchungsnummer. Die gültigen Buchungskreise sind in der Tabelle Buchungskreis Eingangsrechnung hinterlegt, und können über den List-Button angezeigt werden. |
| Die Kennzeichnung einer Einkaufs-Rechnung wird durch diese laufende Rechnungsnummer komplettiert. Beim "Senden an Bewegungsdaten" wird die Rechnung im Programm Rechnungen angezeigt. | |
| Stornorechnung | Buchungskreis der Belegnummer einer Stornorechnung zu einer stornierten Eingangsrechnung.
Der Buchungskreis der Stornorechnung bildet zusammen mit der Rechnungsnummer der Stornorechnung die Buchungsnummer, unter der eine bereits an die Finanzbuchhaltung übergebene Eingangsrechnung storniert wurde. |
| Rechnungsnummer der Belegnummer einer Stornorechnung zu einer stornierten Eingangsrechnung. Die Rechnungsnummer der Stornorechnung bildet zusammen mit dem Buchungskreis der Stornorechnung die Buchungsnummer, unter der eine bereits an die Finanzbuchhaltung übergebene Eingangsrechnung storniert wurde. | |
| Stornierte Rechnung | Buchungskreis der Belegnummer einer stornierten Eingangsrechnung.
Der Buchungskreis der Ursprungsrechnung bildet zusammen mit der Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung die Buchungsnummer einer bereits an die Finanzbuchhaltung übergebenen und anschließend stornierten Eingangsrechnung. |
| Rechnungsnummer der Belegnummer einer stornierten Eingangsrechnung. Die Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung bildet zusammen mit dem dem Buchungskreis der Ursprungsrechnung die Buchungsnummer einer bereits an die Finanzbuchhaltung übergebenen und anschließend stornierten Eingangsrechnung. |