Körperliche Inventuren
Mit diesem Programmkomplex können Sie körperliche Inventuren erfassen, ändern, löschen, anzeigen und diverse inventurspezifische Aufgaben erledigen.
Bei der körperlichen Inventur geht es darum, die Buchbestände (Soll-Bestände) mit den Ist-Beständen abzugleichen und gegebenenfalls anzupassen. Sie ist das Mittel des Zählens, Wiegens und Messens, um der Vorgabe des Handelsgesetzbuches Rechnung zu tragen, nach der jeder Artikel einmal im Jahr körperlich zu erfassen ist.
Die körperliche Inventur kann als Stichtagsinventur ("Alle Artikel auf allen Lagerorten") oder als permanente Inventur ("Nur ausgewählte Artikel- und/oder Lagerbereiche") durchgeführt werden.
Die Durchführung einer körperlichen Inventur erfolgt in jedem Fall in verschiedenen Schritten:
Schritt | Durchführung einer körperlichen Inventur in Schritten |
|---|---|
| 1 | Körperliche Inventur erfassen |
| 2 | Nicht erfasste Inventurpositionen drucken |
| 3 | Nicht erfasste Inventurpositionen löschen |
| 4 | Solllagerbestände und -werte ermitteln |
| 5 | Bewertungsliste mit (oder ohne) Wert drucken |
| 6 | Körperliche Inventur verbuchen und drucken |
| 7 | Körperliche Inventuren aus Inventurdateien löschen |
Nach Erstellung einer Inventur und vor deren Verbuchung können Sie für diese immer wieder die dazwischen liegenden Punkte ausführen. Der Fortschritt, den die Inventur bisher genommen hat, können Sie an dem Status der Inventur ablesen.
Die körperliche Inventur bezieht sich auf Artikel (bei chargenpflichtigen Artikeln auf deren Chargen) und Lagerorte, bei lagerplatzorganisierten Lagerorten auf deren Lagerplätze. Im Lagerstamm wird für die lagerplatzorganisierten Lagerorte entschieden, ob die Inventur lagerplatz- oder lagerortbezogen erfolgt. Im ersten Fall bekommt der gezählte Artikel bei Verbuchung der Inventur das Attribut, dass es auf dem jeweiligen Lagerplatz, im zweiten Fall, dass es auf dem jeweiligen Lagerort gezählt wurde. In jedem Fall sind bei einem chargenpflichtigen Artikeln alle Chargen auf dem Lagerplatz beziehungsweise auf dem Lagerort zu zählen. Das Attribut, gezählt worden zu sein, besteht darin, dass in dem entsprechenden Lagerplatz- beziehungsweise Lagerortartikelsatz das Feld 'Datum letzte körperliche Inventur' mit dem Inventurdatum versehen wird.
Aufruf von Funktionen/Kontextmenü
Das Kontextmenü auf der obersten Ebene bietet die folgenden Funktionen:
Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Inventur erfassen | Mit Angabe des Inventurnummernkreises aus Tabelle FRD078 (Belegarten LBS), zu dem die Inventurnummer erstellt wird, und dem Inventurdatum, das den Stichtag darstellt, für den die körperliche Bestandsaufnahme erfolgen soll, wird eine neue Inventur erfasst. Nach der Bestätigung wird der Kopf der neuen Jahresinventur angezeigt. Nachdem Festlegung der Inventurart und anderen Vorgaben, wird die Inventur im Stapelbetrieb erstellt. So lange die Inventur noch im Aufbau ist, wird der Status " " angezeigt. Erst wenn die Inventur komplett erstellt ist, erhält sie den Status 0 beziehungsweise 2. |
| Start-Dashboard anzeigen | Das Programm zeigt das Dashboard auf der Detailseite wie beim ersten Start. |
| Aufsetzen ab | Mit dieser Funktion können Sie die Explorersicht ab einem bestimmten Beleg beginnen lassen. |
Das Kontextmenü auf einer konkreten Inventur folgende Funktionen:
Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Inventur ... | Verwaltung gemäß der beschriebenen Aktion.
Eine bereits angelegte Inventur kann bezüglich der Bezeichnung und der Sortierreihenfolge nochmals geändert werden. Mit dieser Funktion kann eine angelegte körperliche Inventur gelöscht werden. Das Löschen erfolgt interaktiv und kann je nach Umfang der Inventur einen Moment dauern. Wenn der Inventurkopfsatz nicht gelöscht wird, bekommt dieser den Status L. Bei erneutem Löschen kann auch dieser Inventurkopfsatz gelöscht werden.
|
Inventurpositionen verwalten | Über Inventurzählbestände (LB61015) werden die Inventurpositionen gelistet und die Zählbestände der Zählliste eingeben. |
| Inventurpositionen anzeigen | Über Inventurzählbestände (LB61015) werden die Inventurpositionen angezeigt. |
| Bewertungsliste drucken | Folgende Aufrufe stehen zur Verfügung:
Es wird jeweils die eigentliche Bewertungsliste mit den Solllager- und Zählbeständen (gegebenenfalls mit zugehörigen Werten und die Differenzenliste mit nur den Positionen, bei denen Solllagerbestand ungleich Zählbestand ist. Damit die Daten aktuell sind, sollte unmittelbar vorher die Solllagerbestandsermittlung gelaufen sein, die aber bei Aufruf der Bewertungslisten gleich mit angefordert werden kann. |
| Nicht erfasste Inventurpositionen ... | Bevor die nicht erfassten Inventurpositionen gelöscht werden, sollten unbedingt diese Positionen gedruckt und kontrolliert werden. Denn wegen der oben angegebenen Bedingungen für die Attributvergabe stehen gegebenenfalls auch gezählte Positionen auf der Liste (weil z.B. von den zehn Chargen-Positionen eines Artikels nur neun gezählt und erfasst wurden, aber die eine Charge noch nicht).
Dieses ist ein Pflichtprogramm, das jede Inventur durchlaufen haben muss, bevor sie verbucht werden kann. Bevor dieses aufgerufen wird, sollte in jedem Fall zunächst der Punkt Nicht erfasste Inventurpositionen drucken ausgeführt und die Liste geprüft werden, ob alle dort aufgeführten Positionen auch wirklich gelöscht werden sollen. Bei erfolgreicher Durchführung des Löschens wird der Inventurstatus hoch gesetzt: von 0' auf 4 beziehungsweise von 2 auf 5. |
| Solllagerbestände und -werte ermitteln | Auch ein Pflichtprogramm, das jede Inventur durchlaufen haben muss, bevor sie verbucht werden kann. Es werden die Solllagerbestände und -werte zum Zähltag ermittelt und damit letztlich die Inventurdifferenzen festgestellt. Bei erfolgreicher Durchführung des Programms wird der Inventurstatus hoch gesetzt: von 0 auf 2 beziehungsweise von 4 auf 5. |
| Inventur verbuchen und drucken | Mit diesem Punkt wird die Inventur abgeschlossen, dabei eventuell vorhandene Inventurdifferenzen (Solllagerbestand ungleich Zählbestand) verbucht und damit die Soll-Bestände den Ist-Beständen angeglichen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Inventur-Status auf 5 steht. Bei erfolgreicher Durchführung des Programms wird der Inventurstatus hoch gesetzt: von 5 auf 9. Artikel sind generell auch auf QS-Lagerorten körperlich zu erfassen. Auch hier werden im Zuge der Solllagerbestands- und -wertermittlung gegebenenfalls Inventurdifferenzen ermitttelt. Allerdings gibt es hier die Besonderheit, dass eventuell vorhandene Inventurdifferenzen im Verbuchungslauf nicht zu einer automatischen Mengenkorrektur führen. Hintergrund hierfür ist, dass die QS-Prozesse ihre eigenen Abhängigkeiten aufweisen und Inventurdifferenzen manuell über die QS-Verwaltung zu bereinigen sind. Praktischerweise erfolgt dies noch vor der letzten Solllagerbestands- und -wertermittlung, so dass es dann letztlich zu keinen Inventurdifferenzen auf den QS-Lagerorten mehr kommt. |
Wiederholdruck Zählliste | Bei Bedarf kann die Zählliste mit dieser Funktion für eine körperliche Inventur noch einmal gedruckt werden. |
Zählliste für zweite Zählung drucken | Mit dieser Funktion können auffällige Inventurpositionen ermittelt werden und diese auf einer entsprechenden Zählliste gedruckt werden. |
Inventur entsperren | Mit Bearbeitung einer Inventur erhält diese einen Sperrvermerk, so dass andere Anwender nicht auf sie zugreifen können. Sollte diese Inventur einmal nicht wieder ordnungsgemäß entsperrt worden sein, kann mit Hilfe dieser Funktion manuell entsperrt werden. |
Selektion
Jahresinventuren können nach verschiedensten Kriterien gefiltert werden, bspw. Inventurdatum, Inventurstatus, Bezeichnung und viele andere mehr.