Einrichtung Eingangsrechnungsworkflow

In Einstellungen Eingangsrechnungsworkflow (AW10500) werden bei der Einrichtung des ERW-Systems wesentliche Einstellungen vorgenommen. So werden u.a. das Limit für die Freigabestufen definiert, die Archivierung bei zurückgewiesenen Belegen, ob die Verifizierung der Belege ein- oder zweistufig erfolgt sowie technische Einstellungen und die Pfade für gescannte Dokumente und Eingangsrechnungen. 

Pfad für Dokumente / Eingangsrechnungen

Der Pfad für gescannte Dokumente bzw. Eingangsrechnungen sind in der Lasche "Einstellungen OCR-Tool" hinterlegt. Die OCR-Erkennungen sind nicht mandantenfähig, deshalb werden die Dokumente in einer firmenspezifischen Ordnerstruktur abgelegt. Die entsprechender geplanten Jobs sind ebenfalls firmenspezifisch zu erstellen. 

Beispiel:

Verifizierung 1- bzw. 2-stufig definieren (gültig nur für ROB)

Der Parameter „Verfizierung“ steuert, ob eine ein- oder zweistufige Verifizierung erfolgen soll.

1-stufig: es muss nur die „inhaltliche Prüfung“ durchgeführt werden.

2-stufig: es muss die „formale Prüfung“ und anschließend die „inhaltliche Prüfung“ durchgeführt werden.

Formale Prüfung beinhaltet die reine Sichtprüfung auf Korrektheit nach GoBD, z.B. dem Vorliegen der Steuernummer des Rechnungsstellers. Diese formalen Merkmale einer Rechnung können i. d. R. ohne inhaltliche Kenntnis erkannt und bewertet werden.

Nach der „formalen Prüfung“ wird lediglich der Verifizierungsprozess zur „inhaltlichen Prüfung“ weitergeschoben.

Inhaltliche Prüfung kann nur von einem Sachbearbeiter vorgenommen werden, der den Inhalt einer Rechnung (z.B. Zahlungskonditionen) kennt. Je nach Organisation kann auf die „formale Prüfung“ verzichtet werden, wenn derselbe Sachbearbeiter diese in Personalunion übernimmt.

Rechnungstyp definieren

Der Parameter „Rechnungstyp laden“ steuert, ob der Rechnungstyp (ROB/RMB) automatisch (anhand einer vorhandenen Bestellnummer in der Rechnung) eingestellt werden soll oder, ob der Rechnungstyp manuell über einen Button ausgewählt werden muss. Die Funktion „Rechnungstyp laden“  ist nur bei Verwendung von IRIS verfügbar und nicht bei der Verwendung von BluDelta.

Wird der „Rechnungstyp“ manuell ausgewählt, so bleiben zunächst alle Felder der Rechnung gesperrt, bis die Auswahl des Rechnungstyps (Button „Rechnung mit Bestellbezug“ bzw. „Rechnung ohne Bestellbezug“) erfolgt.

Der erste Schritt der Verifizierung ist die Bestimmung des Rechnungstyps.

Rechnung mit Bestellbezug

Einer Rechnung mit Bestellbezug geht eine Bestellung in oxaion voraus. Diese Bestellung ist führend und hat folgende Angaben:

• Personenkonto
• Lieferant
• Zahlungsbedingung

Diese Felder können im ERW nicht geändert werden. Stimmt bspw. die Zahlungsbedingung nicht, muss diese in der Bestellung geändert werden.

Handelt es sich um eine Rechnung in Fremdwährung wird die Kursinformation bei der Erstellung der EKS-Rechnung entweder aus dem Währungsstamm oder bei Kurssicherungsgeschäften aus der Bestellung gezogen. Daher gibt es keine Eingabemöglichkeit im ERW.

Enthält eine Rechnung mehr als eine Bestellung, müssen o. g. Angaben in den beteiligten Bestellungen korrespondieren. Darauf wird wie folgt geprüft:

• Die Bestellung muss zum bereits ermittelten Personenkonto und Lieferant passen.
• Bei einem Kurssicherungsgeschäft müssen die fixierten Kurse übereinstimmen.
• Bei abweichender Zahlungsbedingung greift die Einstellung in der Tabelle VRLE14.

Wird bei der Prüfung im ERW-Launch mindestens ein Wareneingang zu mindestens einer Bestellung gefunden, wird im Einkauf eine Rechnung angelegt. Grundsätzlich werden alle an der ERW-Rechnung hinterlegten Bestellungen, ggf. in Kombination mit dem Lieferschein, in der EKS-Rechnung berücksichtigt. Mit der Rechnung im Einkauf findet auch eine Rechnungsprüfung statt, deren Ergebnis in der Detailinformation zum Status festgehalten wird. Eine erfolgreiche Rechnungsprüfung kann sich - abhängig von den Einstellungen zur Dunkelbuchung in den Metadaten - direkt auf den Status der Rechnung im ERW auswirken.

Freigaben, Limit-Stufen definieren (gültig nur für ROB)

Der Parameter ‚“Limit Zahlungsfreigabe Stufe 1 bzw. 2“ steuert, wie viele Stufen der Freigabeprozess beinhaltet und die Betragsgrenzen der Freigabe. Der Freigabeprozess wird über einen Workflow gesteuert.

Die Stufe 1 wird in der „Rechnungsbearbeitung“ auf der Lasche „Freigabe“ zur Verfügung gestellt.

Überschreitet der Rechnungsbetrag den Wert des Parameters „Limit Zahlungsfreigabe Stufe 1“ wird die Stufe 1 und die Stufe 2 im Programm „Rechnungsbearbeitung“ auf der Lasche „Freigabe“ zur Verfügung gestellt.

Überschreitet der Rechnungsbetrag den Wert des Parameters „Limit Zahlungsfreigabe Stufe 2“, wird die Stufe 1, die Stufe 2 und die Stufe 3 im Programm „Rechnungsbearbeitung“ auf der Lasche „Freigabe“ zur Verfügung gestellt.

Pro Freigabestufe können ein oder mehrere Freigeber eingegeben werden. Die Eingabe mindestens eines Freigebers pro Stufe ist Pflicht. Ein Benutzer kann nur einmal stufenübergreifend eingetragen werden. Wurden mehrere unterschiedliche Freigeber pro Stufe eingetragen, so müssen für die weitere Belegbearbeitung alle Freigaben vorliegen.

Benachrichtigungen

Fehlermeldungen, die bei der Übertragung der Belege nach ERW erzeugt werden, können per Mail an eine ausgewählte Mailadresse (Lasche „Mail-Einstellungen“, Feld „Empfängeradresse“) geschickt werden.

Belege nach ERW übertragen (Vorstufe)

Die Übertragung der Eingangsrechnungen nach ERW, erfolgt im Hintergrund. Nur im Problemfall, wenn ein Eingriff eines Benutzers notwendig ist, wird eine offene BPM-Aufgabe generiert.

Wesentlicher Bestandteil der Vorstufe ist die Überwachung des Eingangs-Mail-Postkorbs und des Scann-Verzeichnisses in das gescannte Beleg abgestellt werden.

Ein Eingangs-Mail-Postkorb und ein Scann-Verzeichnis müssen, pro Mandant vorhanden sein.

Eingangs-Mail-Postkorb:

Scann-Verzeichnis:

Im Verzeichnis Success werden alle Belege, die erfolgreich nach ERW übertragenen wurden gespeichert.

Im Verzeichnis Error werden alle Belege, die nicht erfolgreich nach ERW übertragen wurden, gespeichert. Im Problemfall wird zeitgleich eine Benachrichtigung-Mail an eine festdefinierte Mail-Adresse gesendet (Programm „Einstellungen Eingangsrechnungsworkflow“ (AW10500), Lasche „Mail-Einstellungen“, Feld „Empfängeradresse“).

Technische Einstellungen

Vorstufe

Jobs planen

Für die Vorstufe des Eingangsrechnungsworkflows ist nur der Job ERW Asynchron, der das Programm erwProcessControl aufruft, einzurichten (Jobs planen, US00310). Es wird dabei empfohlen eine eigene Jobwarteschlange (US00300) einzurichten, bzw. die *ERW der Auslieferung dafür zu verwenden. Dieser Job sollte täglich mit einer Startuhrzeit geplant werden. Er vereint alle untergeordneten Prozesse der Vorstufe und führt diese aufeinander abgestimmt aus. Nachdem die neuen Rechnungen aller relevanten Mandanten abgearbeitet wurden bleibt die ERW-Asynchronverarbeitung für die in der Registry hinterlegte Dauer (SLEEP_TIME) im Wartezustand, bevor die Liste dieser einmalig aus den Metadaten bereitgestellten Mandanten erneut abgearbeitet wird. Eine Änderung der Kennzeichnung asynchrone Verarbeitung erfordert daher einen Neustart der ERW-Asynchronverarbeitung.

Die Asynchronverarbeitung des ERW muss nur einmal eingerichtet werden, da zu Beginn des Jobs die Metadaten (AW10500) aller dort für die asynchrone Verarbeitung gekennzeichneten Mandanten aufgesammelt und zyklisch verarbeitet werden. Das beinhaltet die Prüfung des für den jeweiligen Mandanten hinterlegten Verzeichnisses und Email-Postfaches auf neue Rechnungen sowie deren Bereitstellung im ERW. Weiterhin wird der Stammdaten-Export wie in der Registry hinterlegt (PICKUP_TIME_MASTER), jedoch mindestens einmal zu Beginn der Asynchronverarbeitung, durchgeführt.

Scanner

Eine mögliche Scanner-Anbindung muss die gescannte Rechnung in einem speziellen Pfad ablegen. Dieser Pfad wird vom Job ERW-File-Scan überwacht.

Eingangspostkorb im Mailsystem

Technischer Hinweis zur Einrichtung der Eingangspostkörbe: Unterstützt werden alle POP3-Postfächer mit Benutzerpasswortidentifizierung, empfohlen wird die Nutzung von IMAP.

Anbindung von Postfächern aus Office 365

Gehört das Postfach zu einem Exchange-Online, kann die Authentifizierung mittels OAuth2-Verfahren erforderlich sein.
Dieses Verfahren wird in oxaion aktiviert über die Option "OAuth2 Authentifizierung" in den Mail-Einstellungen in den Einstellungen Eingangsrechnungsworkflow AW10500.

Hier der relevante Ausschnitt aus AW10500 > Mail-Einstellungen mit Stand Ende 2023 von Microsoft vorgegebenen Adressen:

ImapHost (senden) *          outlook.office365.com:587
ImapHost (empfangen) *   outlook.office365.com:993

"Ordnername Postkorb" ist bei Exchange Online in der Regel "INBOX" und nicht mehr eingedeutscht "Posteingang", ggfs. anpassen.

Zusätzlich ist oxaion infinite als App-Registrierung in Entra (ehemals Azure Active Directory) des Kunden zu hinterlegen und für die unten aufgeführten Berechtigungen freizugeben.

1. App-Registrierung anlegen:
   1. Name = OXAION-ERP
   2. Authentifizierung:
      1. Unterstützte Kontotypen → nur Organisationsverzeichnis
      2. Umleitungs-URI (optional) → "Öffentlicher Client/nativ (mobil und Desktop)" : http://localhost
      3. Öffentliche Clientflows zulassen Ja ✔
   3. API-Berechtigungen:
      1. IMAP.AccessAsUser.All → Zugriff für IMAP (Auswahl über "Microsoft Graph", "Delegierte Berechtigungen")
      2. User.Read → allgemeine Benutzerinformationen
      3. nach Änderungen muss explizit die "Administratorzustimmung" oben über den Haken gewährt werden, damit der Status "Gewährt" ist!

Die Zuordnung zur App-Registrierung erfolgt in oxaion open über die Registrierungsdaten (Gruppe ADMIN, Untergruppe LDAP):

• AZURE_TENANT_ID → Verzeichnis-ID (Mandant) = ID Ihrer Azure Installation
• AZURE_CLIENT_ID → Anwendungs-ID (Client) = ID der Anwendung in Ihrer Installation

die erforderlichen Werte entnehmen Sie der App-Registrierung in Ihrem (Kunden) Entra.

OCR-Erkennung

Für die OCR-Erkennung sind wird folgendes Tools verwendet:

Extensions

Folgende Extensions dienen dazu, die durch OCR-Erkennung identifizierten Daten mit entsprechenden oxaion Stammdaten zu verknüpfen, bzw.  die OCR Daten und deren Zuordnung und Inhalte zu optimiert.

Die Extensions sind als Beispiele zu verstehen und müssen projektspezifisch angepasst werden. Details sind dem jeweiligen Script, bzw.  der Klasse ErwScanResult.java zu entnehmen.

Bei ..._personenkonto_... werden gesperrte Personenkonten nicht berücksichtigt.