Die Übertragung der XML-Datei erfolgt von oxaion aus an den EDI-Partner, der die Umwandlung in ein gültiges XRechnungs-Format und das Versenden an den Empfänger durchführt. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit Betreff, Text und Signatur sowie als Dateianhang die XML-Datei der XRechnung.
Anmeldung beim EDI-Partner
Die Daten für die Anmeldung beim EDI-Partner sind in folgenden Registrierungseinträgen abgelegt:
| Eintrag | Bedeutung |
|---|---|
| ADMIN/DRUCK/ERECHNUNG_URL | URL für die Kommunikation mit dem EDI-Partner ("Seeburger") |
| ADMIN/DRUCK/ERECHNUNG_BENUTZER | Benutzername |
| ADMIN/DRUCK/ERECHNUNG_PASSWORT | Passwort |
| ADMIN/DRUCK/ERECHNUNG_SENDER_ID | eigene ID |
Die Registrierungsdaten müssen firmenspezifisch hinterlegt werden.
E-Mail-Eigenschaften
Grundsätzlich wird für jede oxaion-Installation bzw. jede Sender-ID beim EDI-Partner hinterlegt, wie der Betreff, der Text, die Signatur und der Dateiname des Anhanges ermittelt werden. Es ist jedoch auch möglich, diese Eigenschaften in der XML-Datei explizit mitzugeben und damit die Standardwerte zu ersetzen.
Dazu muss die Rechnung mindestens einen Textbaustein für den Kopf enthalten, der folgende Einstellungen enthält:
| Feld | Einstellung |
|---|---|
| Druckzone | 1 - Anschreiben |
| Anschreiben E-Mail/Fax | E-Mail und Fax oder E-Mail |
| Drucksteuerung | Rechnung ist zu drucken |
Für diesen Textbaustein werden in der Zwischendatei Texte angelegt mit folgenden Typen:
| Element | Kurzbeschreibung | Details |
|---|---|---|
| SBJ (Subject) | Betreff der E-Mail | Wird aus der Tabelle FRDAED (Auswahl E-Mail-Daten) ermittelt. Als Schlüssel wird das Druckprogramm mit dem Suffix "PX" verwendet. |
| SRC (Source) | Nachricht / Text der E-Mail | Der Nachrichtentext SRC entspricht dabei dem Text des Textbausteins (also dem "Body" oder "Emailtext"). |
| SIG (Signatur) | Signatur nach dem Text der E-Mail | Wird im Programm Firmen verwalten (US10600) in der Lasche Telekommunikation aus dem Feld E-Mail-Signatur (SIGN) ermittelt. |
| FLN (Filename) | Dateiname des Anhangs der E-Mail | Wird aus der Tabelle FRDAED (Auswahl E-Mail-Daten) ermittelt. Als Schlüssel wird das Druckprogramm mit dem Suffix "PX" verwendet. |
Erzeugen und Versenden der XML-Datei per Job
Die Zwischendateien werden mittels eines periodisch auszuführenden Jobs in XML-Dateien überführt und an den EDI-Partner übertragen. Dieser Job wird im Programm Jobs planen (US00310) mit folgenden Parametern erfasst:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Bezeichnung | XRechnungen übertragen |
| Zeitintervall | Periodisch |
| Periode | 1h |
| Jobwarteschlange | Allgemeine JOBQ für oxaion |
| Programm | GenerateXmlFromRechnung |
| Kw.-Identifikation | Administrator |
| Firma | XYZ |
Der Job erzeugt für alle Datensätze aus der Zwischendatei, die den Übertragungsstatus 00 („offen“) bzw. 02 („Fehler bei der Übertragung“) besitzen, eine entsprechende XML-Datei und überträgt diese an den EDI-Partner. Die Erzeugung der eigentlichen elektronischen Rechnung aus den XML-Dateien und die Übermittlung an die Rechnungsempfänger erfolgt beim EDI-Partner. Dort findet auch die Archivierung der elektronischen Rechnungen statt.
Im Rechnungskopf der Zwischendatei werden vom Job die Felder Übertragungsdatum, Übertragungszeit und Verarbeitungsstatus aktualisiert. Bei erfolgreicher Übertragung erhalten die elektronischen Rechnungen den Verarbeitungsstatus 01 ("Rechnung erfolgreich übermittelt"). Wenn bei der Übertragung ein Fehler auftritt, so erhalten die elektronischen Rechnungen den Verarbeitungsstatus 02 ("'Fehler bei der Übermittlung").
Beim EDI-Partner gibt es ein spezielles Tool für das "Message Tracking", mit dessen Hilfe detaillierte Informationen über den Verarbeitungsstatus der elektronischen Rechnungen eingesehen werden können.
| Informationen im "Message Tracking" am Beispiel des EDI-Partners "Seeburger" | |
|---|---|
| mit diesen Details zu einer Übertragung:
|
Die für den EDI-Partner generierte XML-Datei wird nach der Übertragung entsprechend den definierten Archivierungsregeln im Dokumenten-Ordner der Programme abgelegt und damit automatisch in das DMS übertragen.
Ab oxaion 2021 wird auch die vom EDI-Partner an den Rechnungsempfänger versandte XML-Datei (also die eigentlicheelektronischen Rechnunge) im Dokumenten-Ordner abgelegt. Dies geschieht durch die Übermittlung der E-Mail-Adresse des Dokumenten-Ordners an den EDI-Partner, der seinerseits eine E-Mail mit der XML-Datei an diese Adresse sendet. Die E-Mail wird dann automatisch im Dokumenten-Ordner abgelegt.
Die E-Mail-Adressen der Dokumenten-Ordner sind normalerweise nicht von einem Absender außerhalb der eigenen Organisation erreichbar. Um das zu erreichen, muss eine öffentliche Subdomain angelegt und der Empfang entsprechend gesteuert werden. Unterstützung kann hier die IT-Abteilung geben.
Nach dem Anlegen und der ersten Ausführung dieses Jobs sollte die Mailbox auf Fehlermeldungen überprüft werden. Möglicherweise müssen die Einstellungen hinsichtlich der Kommunikation mit dem EDI-Partner "Seeburger" entweder bei "oxaion" oder bei "Seeburger" angepasst werden. Eine Übersicht möglicher Fehlermeldungen ist auf der gesonderten Seite "Tipps und Tricks zu elektronischen Rechnungen" zu finden.
Abfragen des Übertragungsstatus per Job
Bei der Übertragung der Daten handelt es sich um eine asynchrone Verarbeitung, d.h. es erfolgt keine sofortige Rückmeldung über den Verarbeitungszustand der Rechnung. Vielmehr wird zunächst ein Verarbeitungskennzeichen (eindeutige ID) zurückgeliefert, welches in der Zwischendatei abgelegt wird und mit dem zu einem späteren Zeitpunkt der aktuelle Status der Verarbeitung abgefragt werden kann. Dies geschieht durch einen weiteren periodisch auszuführenden Job. Dieser Job wird ebenfalls im Programm Jobs planen (US00310) erfasst. Das beim Jobstart ausgeführte Programm filtert aus der Zwischendatei jene Datensätze heraus, deren Übertragungsstatus auf „Rechnung erfolgreich übermittelt“ steht und deren Übertragungsdatum länger als 15 Minuten zurückliegt und erfragt für diese über die REST-Schnittstelle den Verarbeitungsstatus.
Der Job wird mit folgenden Parametern angelegt:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Bezeichnung | Status Verarbeitung XRechnung |
| Zeitintervall | Periodisch |
| Periode | 1h |
| Jobwarteschlange | Allgemeine JOBQ für oxaion |
| Programm | GetERechnungStatus |
| Kw.-Identifikation | Administrator |
| Firma | XYZ |
Im Rechnungskopf der Zwischendatei wird vom Job das Feld Verarbeitungsstatus aktualisiert. Wenn eine elektronischen Rechnung erfolgreich verarbeitet und gesendet wurde, so erhält sie den Status 03 ("Rechnung erfolgreich verarbeitet und gesendet"). Wenn bei der Verarbeitung beim EDI-Partner ein Fehler aufgetreten ist, so erhält sie den Status 04 ("Fehler bei der Verarbeitung"). Wenn beim EDI-Partner noch keine Verarbeitung der elektronischen Rechnung erfolgte, so bleibt der Verarbeitungsstatus unverändert.
Nach dem Anlegen und der ersten Ausführung dieses Jobs sollte die Mailbox auf Fehlermeldungen überprüft werden. Möglicherweise müssen die Einstellungen hinsichtlich der Kommunikation mit dem EDI-Partner "Seeburger" entweder bei "oxaion" oder bei "Seeburger" angepasst werden. Eine Übersicht möglicher Fehlermeldungen ist auf der gesonderten Seite "Tipps und Tricks zu elektronischen Rechnungen" zu finden.