Diese Seite soll eine Übersicht über den Prozess gelenkte Dokumente geben und die Rollen beschreiben.
Kurzbeschreibung zum Prozess gelenkte Dokumente
Die Lenkung von Dokumenten zu Geschäftsobjekten wird über einen Workflow gesteuert. Dieser beinhaltet einzelne Aufgaben für die Rollen. In der Bibliothek wird eine Kopie des Dokuments eingestellt. Jede beteiligte Rolle arbeitet die Aufgaben ab und kann über temporäre Verknüpfungen Änderungen an der Kopie des Dokuments in der Bibliothek durchführen. Ist die letzte Freigabe-Aufgabe beendet, wird die Lenkungskopie zurück in das Original geschoben.
Detailliertere Beschreibung zum Prozess gelenkte Dokumente
| Geschäftsobjekt - Zu einem Geschäftsobjekt werden die Dokumente im Dokumente-Knoten abgelegt. Der Anwender kann die Lenkung zu einem Dokument starten. Hierfür markiert er Gelenktes Dokument erstellen und gibt die Personen an. Die Personen können auch über die Angabe eines Workflow / Aufgaben ermittelt werden.
- Über das Kontextmenü Gültigkeit festlegen kann der Anwender das Datum Gültig ab und/oder die Gültigkeitsdauer (in Monaten) vorbelegen.
- Bei Word-Dokumenten kann nach der Freigabe eine PDF-Datei automatisch generiert werden. Dies kann in der Tabelle VRLDLE (Dokumentenlenkung) eingerichtet werden.
Aufgaben - Wurde die Lenkung gestartet, werden Aufgaben für die einzelnen Rollen (Realisierer, Reviewer und Freigeber) angelegt.
- Beim Start der Aufgabe wird eine Verknüpfung von der Lenkungskopie in den Ordner der jeweiligen Rolle erstellt.
- Beim Beenden der Aufgabe wird die Verknüpfung wieder entfernt und die nachfolgende Aufgabe freigegeben. Das Beenden der Freigabe-Aufgaben kann mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Beim Beenden der letzten Freigabe-Aufgabe muss zuvor über das Kontextmenü Gültigkeit festlegen und bestätigen das Feld Gültigkeit bestätigt markiert werden. Das Datum Gültig ab und die Gültigkeitsdauer (in Monaten) werden vorbelegt.
- Die Aufgaben der gleichen Art können auch parallel bearbeitet werden. In der verwendeten Kopiervorlage wird dies über die Angabe des Vorgängers gesteuert.
Bibliothek - Wurde die Lenkung gestartet, wird in der Bibliothek eine Lenkungskopie vom Originaldokument im Ordner _Bearbeitung erstellt. Beim Beenden der letzten Freigabe-Aufgabe wird das Dokument in den Ordner _Beendete Lenkungen verschoben.
- Über die Verknüpfungen von der Lenkungskopie können die einzelnen Rollen ihre Überarbeitungen vornehmen. Die Änderungen müssen nach der lokalen Überarbeitung auf dem Server gespeichert werden.
- Die einzelnen Rollen können die Lenkungskopie bei Bedarf durch einen neuen Realisierer überarbeiten lassen.
- Wurde vom Freigeber kein Datum Gültig ab in der Zukunft bestätigt, wird die Lenkungskopie sofort in das Originaldokument übertragen.
Jobs planen - Der Job Gültigkeit Dokumente setzen überträgt die Lenkungskopie in das Originaldokument, wenn das Datum Gültig ab überschritten ist.
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Rollen in der Dokumentenlenkung
Folgende Rollen sind in der Dokumentenlenkung vorhanden:
| Rolle | Beschreibung |
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| Verantwortlicher | Der Initiator der Dokumentenlenkung hat die Verantwortung über alle Workflow-Positionen. |
| Realisierer | Der Bearbeiter überarbeitet das Dokument. |
| Reviewer | Der Reviewer überprüft die Änderung des Dokuments unter anderem auf sachliche Richtigkeit. |
| Freigeber | Der Freigeber erteilt die finale Freigabe der Überarbeitung des Dokuments. |
