Die Dauer der Archivierung ist bei der "Kurzzeitarchivierung" begrenzt und bei der "Langzeitarchivierung" unbegrenzt. Das nachfolgende Schaubild zeigt den Zusammenhang und die wichtigsten Konfigurationen zwischen Journal und Archiv bzw. Kurzzeit- und Langzeitarchivierung am Beispiel der Datei UTLSTP:
Die verschiedenen Möglichkeiten bezüglich der Auswertung werden über das nachfolgende Schaubild verdeutlicht.
Die einzelnen Begriffe werden nachfolgend beschrieben.
Journal
Innerhalb der Journale können Transaktionen, welche einzelne Datenbankdateien betreffen, überwacht und rückgängig gemacht werden. Es werden alle INSERT-, DELETE- und UPDATE-Vorgänge (auch Datenbankänderungen, die außerhalb von oxaion, also z.B. über SQL getätigt werden) in den Journalen protokolliert, wodurch die Anforderungen der gesetzlichen Revisionssicherheit (revisionssichere Archivierung) erfüllt werden. Für jede Datei kann die Journalisierung aktiviert werden, indem im Programm Journale (OP10500) der Parameter "Receiver aktiv" aktiviert wird. Für jede Datenbankdatei kann nur ein Journal aktiv sein.
Im Programm Journale (OP10500) können über das Kontextmenü "Archivdatei anzeigen" alle bereits übernommenen Datensätze eingesehen werden. Weitere Kontextmenüfunktionen sind innerhalb des Programmes Journale (OP10500) beschrieben. Der Name des Journals folgt nach dem Muster JR_DateiXYZ, wobei Datei für den Namen der zuprotokollierenden Datenbankdatei und XYZ für eine laufende Nummer steht. Der Name der Archivdatei in der Datenbank folgt nach dem Muster HS_Datei, wobei "Datei" für den Namen der zu protokollierenden Datenbankdatei steht.
Archiv
Der Inhalt der Journaldatei kann manuell über die Funktion "Archivierung manuell starten" innerhalb des Programmes Audit Trail (OP10520) oder automatisch über einen Job auf der Jobwarteschlange "*JRNHST" in das Archiv übertragen werden. Die Tabelle OPNJRN steuert, in welchem Zeitintervall dieser Job ausgeführt wird und wann die Einträge aus dem Archiv gelöscht werden. Die Einträge bleiben im Archiv erhalten, sofern die Archivierung aktiviert ist. Diese kann für eine Datei über das Programm Dateiabhängige Einstellungen (GE14280) oder Dateien (GE14290) über das Feld "Archivdatei" (Einstellung wird jeweils im anderen Programm auch angezeigt) eingeschaltet werden, sofern die Journalisierung der entsprechenden Datei im Programm Journale (OP10500) über das Feld "Receiver aktiv" aktiviert ist.
Über das Feld "Nicht archivieren" im Programm Firmen (US10600) können Testfirmen von der Archivierung ausgeschlossen werden. Die firmenbezogenen Daten werden nach Ablauf der Verweildauer aus der Tabelle OPNJRN aus dem Archiv gelöscht.
Übergreifendes Journal und Kommentarfunktion
Bei der Kontrolle wer, was, wann und warum geändert hat, spricht man von Audit-Trail.
Das Programm Audit Trail (OP10520) zeigt übergreifend für alle Archive die durchgeführten Datenbank-Aktionen an. Nach dem Programmaufruf kann im Dialogfenster nach dem Zeitstempel (Zeitpunkt der Datensatzänderung), dem Benutzer und dem Dateiname selektiert werden. Alle selektierten Änderungen beinhalten einen Status, welcher in der Spalte "Journal-Code" ersichtlich ist. Die möglichen Journalcodes "I", "A" und "D" sind innerhalb des Programmes Journal/Archiv (OP10510) beschrieben. Über die Auflistung kann nachvollzogen werden, wer (Benutzer), was (Anzeige über das Kontextmenü "Details"), wann (Zeitstempel) und warum (Änderungskommentar) geändert hat. Mit der Kontextmenüfunktion "Archivdatei anzeigen" kann in das eigentliche Archiv (Programm Journal/Archiv (OP10510)) verzweigt werden, um detailliertere Analysen durchzuführen. Vorhandene Signaturen können auch angezeigt werden. Über einen Kommentar kann der Grund für die Änderung dokumentiert werden. Der Dialog für die Angabe des Änderungskommentares erscheint, wenn die Kommentarpflicht für die einzelnen Transaktionen (Erfassen, Ändern, Löschen) im Programm Dateien (GE14290) aktiviert ist. Hierbei muss der Haken bei Kommentarpflicht und den gewünschten Aktionen (Erfassen, Ändern, Löschen) gesetzt werden. Bei Durchführung der entsprechenden Aktion im entsprechenden Programm muss der Änderungskommentar angegeben werden, da ansonsten die Aktion nicht abgeschlossen werden kann. Restriktionen Änderungen durch das System selbst oder über das direkte Anlegen, Ändern, Löschen hinausgehende Transaktionen werden nicht mit einem Kommentar protokolliert, sind aber trotzdem über Audittrail auswertbar. Massenänderungen (z.B. Stückliste, Arbeitsplan, usw.) und Änderungen über BPM oder einen Excel-Import werden ebenfalls nicht mit einem Kommentar protokolliert. Zu prüfen ist, ob die Nachvollziehbarkeit über das Audittrail ausreichend ist, oder ob mit Dokumentationspflicht gearbeitet werden muss. Ggf. ist die Verwendung der Programme zu berechtigen. Die Funktion "Änderungskommentar" ist nur für die Datenbanken MS SQL Server und PostgreSQL verfügbar. Speziell bei der permanenten Rückwärtsmigration ist das Archiv (also der Audit Trail) bei den beteiligten Dateien nur so aktuell, wie die Daten migriert sind. Es wird erst migriert und dann archiviert. Kommentarpflicht und Elektronische Signatur Ist die Elektronische Signatur im Programm Firmenspezifische Dateieinstellungen (GE14300) auch aktiviert, wird bei einem zur Änderung nicht berechtigten Benutzer der Anforderungsdialog und bei einem zur Änderung berechtigten Benutzer der Authentifizierungsdialog angezeigt. Der ursprüngliche Dialog zur Angabe des Änderungskommentares erscheint nicht mehr. Der Änderungsgrund (beim Anforderungsdialog) bzw. der Kommentar (beim Authentifizierungsdialog) muss angegeben werden und wird, sofern die Kommentarpflicht aktiv ist, nach der Archivierung im Audit Trail (OP10520) ersichtlich. Weitere Informationen bezüglich der elektronischen Signatur sind unter Electronic Signature (FDA 21CFR Part 11) beschrieben.
Spezielle Funktionen zur Verwaltung der Journale und der Archive
Zur Verwaltung der Journale und der Archive stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die über den Kurzbefehl "call" oder das Programm Programm aufrufen (OP30050) aufgerufen werden können. Der Funktionsname wird im Feld "Programm" angegeben. Nach Verlassen des Feldes werden für eventuell vorhandene Parameter zusätzliche Felder unter der Überschrift "Einzelparameter" eingeblendet.
Funktionen für die Verwaltung der Journale:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| mngJrn | Zum "Umhängen" der Journale |
| strJrn | Startet Journale |
| addJrn | Fügt Journale hinzu |
| endJrn | Beendet die Journalisierung |
| rgzJrn | Baut die zu journalisierenden Receiver neu auf |
Funktionen für die Verwaltung der Archive:
Das Batch-Programm CleanArchivJob wird täglich 0:00 Uhr und bei Serverstart automatisch gestartet. Es kann aber auch manuell aufgerufen oder als geplanter Job gestartet werden. Folgende optionale Parameter stehen zur Verfügung:
| Funktion | Parameter | Beschreibung |
|---|---|---|
| CleanArchivJob | delArcForNotExistingFirms | Wert "N" Wert "J" |
| CleanArchivJob | verweildauer | Die Verweildauer von archivierten Sätzen in Kurzzeitarchiven in Tagen. Die maximale Anzahl beträgt 99 Tage. |
| CleanArchivJob | archive | Ein Komma-separierte Liste der Archivnamen (z.B. "HS_DDISPP,HS_UMATBP"), auf die sich die Ausführung beschränken soll. Mit dem Joker-Name "allNotJrn" werden alle Archivnamen von Dateien mit Kennzeichen "nicht Journalisieren" angegeben. Wird dieser Parameter nicht angegeben, werden alle Archive verarbeitet. |
Hinweis für Nutzer, die bereits mit open 5.0 oder älter gearbeitet haben
Die Funktionen delNotArcFirmsArcFiles, delNotActiveFirmsArcFiles und delArcFilesForFirm stehen ab open 5.1 nicht mehr zur Verfügung. Sie wurden durch den CleanArchivJob ersetzt.