Mit diesem Programm können Sie Aufgaben als Positionen eines Workflows verwalten.

Der Aufruf des Programms kann über allgemeine Einstiegsprogramme oder über den jeweiligen Stammsatz bzw. Beleg, für den ein Workflow existiert, aufgerufen werden.
Das allgemeine Einstiegsprogramm ist Workflow verwalten (BI21610). Bei Bedarf kann direkt über die "Senden-an-Funktion" in den Stammsatz oder Beleg verzweigt werden.
Damit die offenen Aufgaben z. B. einer Abteilung bei der Anmeldung sichtbar sind, sollte eines dieser Programme im Favoriten-Explorer mit "Autostart = J" hinterlegt werden.
Sinnvoll ist es auch bereits den Status so zu wählen, dass nur die offenen Aufgaben erscheinen. Diese Selektion lässt sich dauerhaft speichern und kann fallweise geändert werden.
Eine Aufgabe kann einem Sachbearbeiter oder einer Abteilung zugeordnet sein. Je nach Benutzereinstellung hat ein Benutzer Änderungsberechtigung an allen Aufgaben, an den Aufgaben seiner Abteilung oder nur an seinen eigenen Aufgaben. Sichtbar sind generell alle Aufgaben.
Der Status der Aufgabe darf nur über die entsprechende Transaktion geändert werden.
Workflows können sich auf verschiedene Belege oder Stammdaten beziehen. Je nach Workflow-Art können unterschiedliche Strukturen der Positionsnummern festgelegt werden. Außerdem kann eine lineare Abarbeitung festgelegt werden, d.h. wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde (Status 9) wird die nachfolgende Aufgabe auf "offen" (Status 1) gesetzt.
Selektion
Über die Selektion (Filterfunktion) können Aufgaben zielorientiert zur Anzeige und zur weiteren Bearbeitung gebracht werden. So können z. B. alle Aufgaben eines Außendienstmitarbeiters für die nächsten 14 Tage ermittelt werden. Auch Aufgaben, die in Verzug geraten sind, können leicht pro Mitarbeiter oder Abteilung eingesehen werden.
Wird der Workflow über einen Stammsatz oder Beleg aufgerufen, so ist die Selektion bereits auf diesen Vorgang beschränkt.
PC-Ablage
Hinter einer Aufgabe kann der PC-Pfad definiert werden, in dem weitere Informationen oder Arbeitsergebnisse zu finden sind. Über das Kontextmenü mit "Ausführen" ist der Aufruf des PC-Objekts direkt möglich.
Hinweis: Ein "Nachfasstermin" und manchmal auch "Art nächste Aktion" sind in einigen Programmen (z. B. Angebotsverfolgung) vorhanden. Reicht Ihnen das nicht aus, so können Sie die Standardfunktion "Workflow" einsetzen.

Begriffsdefinitionen

• Workflow: Abfolge von Arbeitsschritten (Aufgaben), die nacheinander oder parallel durchgeführt werden können
• Kopiervorlage: eine vordefinierte Abfolge von Arbeitsschritten, enthält Reihenfolge sowie Abteilungen, die an der Bearbeitung beteiligt sind. In einer speziellen Logik wird in Abhängigkeit vom Vorgang, die richtige Kopiervorlage ermittelt. Je Vorgang und Datenkonstellation kann eine eigene Kopiervorlage erstellt werden.
• Meilenstein: wird eine Aufgabe als Meilenstein definiert, so prüft das Programm im Falle einer Beendigung, ob noch offene Aufgaben existieren, die zeitlich vor der aktuellen Aufgabe liegen. Es wird dann darauf hingewiesen.
• Infoposition: Eine Aufgabe kann als Informationsaufgabe (Infoposition) definiert werden. Bei einer Infoposition erfolgt keine automatische Statusänderung auf "freigegeben" oder "beendet". Wurde z. B. für das Einholen von Preisanfragen eine Zeitspanne von 10 Tagen geplant, so kann sich der Bearbeiter über eine Infoposition einen Erinnerungstermin setzen, zu dem er Informationen zum Stand der Anfrage einholt.

Verwendungsbeispiele für den mehrstufigen Workflow

• Neuanlage Teilestamm:

diverse Felder wie Bezeichnung, fremdsprachliche Bezeichnungen, Verkaufspreis, Standardlieferant, Gewicht, Materialnummer, Planzahlen Disposition, Herstellkosten, etc. müssen von unterschiedlichen Mitarbeitern ausgefüllt werden. Über einen Workflow lässt sich diese Anforderung einfach steuern und kontrollieren.

• Neuanlage Kunde/Interessent:
• ähnliche Anforderungen wie oben mit anderen Datenfeldern.
• Fertigungsauftrag:

Musterteile, die erstmalig den Betrieb durchlaufen, unterliegen einer besonderen Nachbearbeitung. Hierzu kann die endgültige Definition der Betriebsmittel gehören, eine Zeitaufnahme für die einzelnen Arbeitsgänge, die Artikelkalkulation, die endgültige Festlegung der Arbeitsfolge u.v.m.

• Verkaufsposition:

ein veraltetes Ersatzteil wird geordert. Der Beschaffungsweg ist nicht mehr bekannt, der Verkaufspreis und der voraussichtliche Liefertermin müssen neu ermittelt werden. Es muss z. B. geprüft werden, ob eine technische Verwendung noch zulässig ist.

• Retourenabwicklung RMA:

Rücklieferungen von Kunden müssen intern geklärt und in den Verfahrensablauf hinsichtlich Gutschriften/Belastungen (Kunde, Lieferant) eingegliedert werden

• Wartungsvertrag im Service:

Wartungsumfang und voraussichtliche Kosten für Dienstleistungen und Ersatzteile müssen kalkuliert werden

• Personalstamm (US14090R):

Mittels Workflow können im Personalstamm zu den einzelnen Mitarbeitern zusätzliche wichtige Informationen mit Datumsbezug hinterlegt werden. Mittels Workflow-Positionen kann z. B. die Kontrolle von ärztlichen Terminen oder erledigten oder zyklisch zu wiederholenden Schulungen stattfinden.

Prozessablauf bei mehrstufigem Workflow

Nachfolgend ist der Prozessablauf eines mehrstufigen Workflows dargestellt, wie er in oxaion abgebildet ist.

Arbeiten mit dem mehrstufigen Workflow (ToDo-Liste)

Es gibt 2 Möglichkeiten mit einem Workflow zu arbeiten.

Arbeiten über offene Aufgaben

Ein Mitarbeiter kann sich vom System alle zu bearbeitenden Aufgaben auflisten lassen.
Es besteht die Möglichkeit, über die Tabelle FRD825 festzulegen, dass ein Mailboxsatz (oder E-Mail bzw. SMS) ausgegeben werden soll, wenn ein bestimmter Status innerhalb des Workflows erreicht wird.
Durch Selektion sucht er die zu erledigende Aufgabe und startet deren Bearbeitung direkt.
Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn der Umfang der Bearbeitung erkennbar ist. Ist dem Mitarbeiter bekannt, dass alle sonstigen Aufgaben abgearbeitet wurden, kann er seine letzte Position durch Statusänderung auf erledigt setzen. Er kann aber auch weitere Informationen anfordern.
Folgende Auswahl- und Bearbeitungsfunktionen sind über das kontextbezogene Menü bzw. die Transaktionsauswahl durchführbar:

• Anzeigen
• Aufgabe auf gestartet/erledigt setzen
• Status der Aufgabe ändern
• Unterposition anlegen
• Workflow-Gesamtdarstellung
• Verzweigung in Auskunftssysteme
• Ändern: Aufgabe wird durch textliche Ergänzungen näher beschrieben, Termine werden gesetzt
• Löschen: unnötige Vorgänge können entfernt werden (oftmals werden über die Berechtigungen jedoch definiert, dass das Löschen von Aufgaben nicht zulässig ist)
• Zusatztext anlegen, damit können Hintergrundinformationen zur Aufgabe erfasst / verwaltet werden
• Verzweigung in Auskunftssysteme

Es ist im Einzelfall zu klären, ob das Löschen von Aufgaben erwünscht ist, da "unnötige" Aufgaben auch als "erledigt" gekennzeichnet werden können. Die Nachvollziehbarkeit des Ablaufs kann mit dem Löschen einzelner Aufgaben unterbrochen sein. Wurde eine Aufgabe gestartet, dann ist ein Löschen nicht mehr möglich.
Über die Statusänderung kann der Fertigstellungsgrad einer Aufgabe detailliert eingestellt werden. In der Tabelle FRD825 können dazu zusätzliche Statuswerte individuell definiert werden. Die Statuswerte 0, 1, 2 und 9 haben eine feste Bedeutung und dürfen nicht verändert werden.
In der folgenden Abbildung sind offene Workflow-Aufgaben dargestellt. Die Auswahl und Anordnung der Ausgabefelder und die Selektion der Datensätze sind benutzerindividuell einstellbar.

Jeder Benutzer kann sich die Einstiegsselektion frei definieren:
Beispiel für eine Selektion des Abteilungsleiters:
Anzeige aller offenen Aufgaben der Abteilung. Der Abteilungsleiter kann daraufhin die Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern zuordnen.
Beispiel für eine Selektion des Sachbearbeiters:
"Anzeige meiner offenen Aufgaben". Der Sachbearbeiter findet seine Aufgabe und kann sie bearbeiten.
Werden für die Bearbeitung der Aufgabe weitere Informationen benötigt oder sollen die entsprechenden Belege oder Stammdatensätze direkt verwaltet werden, so kann von der Aufgabe aus auch das jeweilige Verwaltungsprogramm aufgerufen werden.

In Tabelle FRDWFA (Workflowart) sind die Workflowarten definiert.

Arbeiten über Stammdatensatz oder Beleg

Bei der Verwaltung eines Beleges oder Stammdatensatzes dem ein Workflow zugeordnet ist, erfolgt der Hinweis, dass offene Aufgaben vorliegen. Über das kontextbezogene Menü bzw. über Transaktionsauswahl kann in den Workflow verzweigt und die Aufgaben bearbeitet werden.
In der Workflow-Verwaltung werden im Kopf wichtige Daten (wie Teilenummer, Bezeichnung, Kundenname,...) ausgegeben. Dieser Bereich wird dynamisch in Abhängigkeit von der Workflow-Art gefüllt.
Ein Workflow kann während der Verwaltung eines Stammdatensatzes oder eines Beleges auch manuell erstellt werden. Er kann vollständig frei oder durch Nutzung von Kopiervorlagen angelegt werden.
In einen bereits vorhandenen Workflow kann aus dem jeweiligen Verwaltungsprogramm (Teilestammverwaltung, Auftragsverwaltung,...) heraus verzweigt werden.

Verwaltung der Workflow-Aufgaben

Workflow-Aufgaben können in Abhängigkeit von der Berechtigung des Sachbearbeiters verwaltet werden.
Einzelne Aufgaben können geändert oder ergänzt werden. Oftmals steht bei automatisch erzeugten Aufgaben der Realisierer nicht von Anfang an fest. Liegt z. B. eine Preisanfrage für den Einkauf vor, so kann nun ein Realisierer eingetragen, die Aufgabe näher beschrieben und es können Termine hinterlegt werden.
In der ersten Detailmaske befinden sich nähere Informationen zur jeweiligen Aufgabe:

• Kennzeichen "Echte Aufgabe" oder Infoposition
• Klassifizierung der Aufgaben
• Aufgabenschlüssel zur Art der Arbeit, Farbe in der grafischen GANTT-Darstellung
• Projektunternummer (Tabelle FRDPRU) als Zuordnung zu einem Projektbereich
• Status der Aufgabe
• Text zur Aufgabe/Tätigkeit
• Sachbearbeiter Verantwortlichkeit
• Sachbearbeiter Realisierung (Kann-Feld)
• Abteilung (Muss-Feld)
• Meilensteinkennzeichen
• geplanter Start, geplantes Ende (wird beim Generieren vorbesetzt)
• Ist-Daten Start und Ende (durch System vergeben)
• Sachbearbeiter und Datum letzte Änderung (durch System vergeben)
• Zusätzlich enthält die Detailanzeige weitere Felder, die z. B. für den Export in andere Anwendungsprogramme benötigt werden. Bei Bedarf können diese Daten ausgeblendet werden
• Aufwand in Tagen
• Vorgänger

Eine Aufgabenbeschreibung kann durch einen ausführlichen Zusatztext ergänzt werden.
Soll z. B. die ergänzende Beschreibung wie eine Art Checkliste genutzt werden, so können Standardtextbausteine mit dem Programm "Textverwendung verwalten" angelegt und im konkreten Aufgabenfall ergänzt und angepasst werden.
In den weiteren Detailmasken werden nähere Informationen zur Daten- bzw. Informationsablage, beteiligten Personenkreis (Team) sowie textliche Ergänzungen geführt.
Besonderheiten zur Verwaltung von Workflow-Positionen:

• Die Abteilung wird bei den Aufgaben als Muss-Feld geführt. Die Aufgaben können jedoch auch einem konkreten Sachbearbeiter zugeordnet werden. Es kann zwischen dem Realisierer und einer verantwortlichen Person unterschieden werden. Es sollte für das gesamte Unternehmen eine einheitliche Vorgehensweise definiert werden.
• Zur Dokumentation bzw. detaillierten Beschreibung kann ein Zusatztext hinterlegt werden.
• Da oftmals Unterlagen oder PC-Dokumente (Datenblätter, Skizzen,...) vorliegen, sind Ergänzungen hinsichtlich der physischen Ablage (z. B. "Muster beim Werkzeugbau") und dem PC-Pfad möglich.
• Über die Festlegung von Meilensteinkennzeichen können Prüfvorgänge initiiert werden. Wird eine Aufgabe, die als Meilenstein gekennzeichnet ist, beendet, so überprüft das System, ob noch unerledigte Aufgaben existieren, die vor der aktuellen Aufgabe liegen.
• Eine Aufgabe kann als Informationsaufgabe (Infoposition) definiert werden. Bei einer Infoposition erfolgt keine automatische Statusänderung auf "freigegeben" oder "beendet". Wurde z. B. für das Einholen von Preisanfragen eine Zeitspanne von 10 Tagen geplant, so kann sich der Bearbeiter über eine Infoposition einen Erinnerungstermin setzen, zu dem er Informationen zum Stand der Anfrage einholt.

Umterminieren von Workflow-Positionen

Bei Projekten oder Verkaufs- und Serviceaufträgen ist es zum Teil so, dass der Endetermin wegen der Kundenanforderungen verändert werden muss.
D. h. es ist klar, bis wann die letzte Aufgabe abgeschlossen sein muss, aber es bleibt die Frage offen, bis wann welche Aufgabe begonnen werden muss.
Über das Kontextmenü zum Workflow kann die Terminverschiebung angefordert werden.

Außerdem kann der Fabrikkalender berücksichtigt werden. Dabei muss man angeben, ob der Termin vor- oder zurückterminiert werden soll, wenn der errechnete Termin nicht auf einen Werktag fällt.

Statusänderungen von Aufgaben

Aufgabe ist erledigt
Fertig bearbeitete Aufgaben können per Statusänderung auf "erledigt" gesetzt werden. Je nach Einstellung der Tabelle FRDWFA wird dann die nachfolgende Aufgabe automatisch gestartet.
Statusänderung
Eine detaillierte Statusänderung (zur Feststellung des Abarbeitungsgrades) kann vorgenommen werden. Der Status kann dabei manuell durch Verwalten der Aufgabe oder durch das Starten einer entsprechenden Kontext-Aktion gesetzt werden:

Nach der automatischen Statusänderung auf "1" – "Aufgabe freigegeben" kann manuell z. B. der Status "2" – "Aufgabe in Arbeit" oder "5" "Aufgabe zu 50 % erledigt" gesetzt werden.
Die Tabelle zur Steuerung der Statuswerte (FRD825) ist mit Werten 0,1,2 und 9 vorbelegt, die anderen Einträge können frei für eigene Erweiterungen definiert werden. Bei Statusänderungen kann über die Tabelle FRD825 dafür gesorgt werden, dass der Realisierer oder der Verantwortliche oder beide über einen Mailboxeintrag (und damit bei Bedarf auch als E-Mail oder SMS) informiert werden.
Jede Statusänderung wird in der Statushistorie registriert und kann pro Workflow-Position über das Kontextmenü der jeweiligen Aufgabe eingesehen werden.

Unterpositionen einer Aufgabe

Innerhalb des mehrstufigen Workflows in oxaion können Aufgaben weiter untergliedert werden. Die Art der Nummernvergabe je Workflow-Art kann in der Tabelle FRDWFA definiert werden. Ein Beispiel für eine Untergliederung der Workflow-Aufgaben für ein Projekt oder ein Verkaufsangebot sieht folgendermaßen aus:

• 1 Vorstudie
• 1.001 Vertragsentwurf erstellen
• 1.002 Vorkalkulation intern klären
• 1.003 Vorkalkulation mit Auftraggeber besprechen
• 1.003.001 Kalkulationsdaten verschicken
• 1.003.002 Besprechungstermin festlegen

Folgende Besonderheiten sind dabei zu beachten:

• Bei der Erstellung einer Unterposition zu einer Aufgabe werden die Felder für Verantwortlichkeiten und Termine mit den Daten der übergeordneten Position als Vorbesetzung gefüllt.
• Bei einem untergliederten Workflow wird nach Beendigung einer Aufgabe (sofern die Automatik eingestellt ist) die nächste Aufgabe derselben Strukturebene gestartet, d.h. wenn 1.002 beendet wird, wird 1.003 gestartet.
• Wird eine Aufgabe gestartet, wird (falls vorhanden) auch deren erste Unterposition gestartet, d.h. wenn 1.003 gestartet wird, dann wird auch 1.003.001 gestartet.
• Wird eine Aufgabe beendet, erhalten (falls vorhanden) auch alle Unterpositionen den Status "erledigt".
• In einer Kopiervorlage können mehrere Aufgaben gleichzeitig als "gestartet" gekennzeichnet werden, damit wird eine zeitlich parallele Bearbeitung ermöglicht.

Kontrollfunktionen

Die Einhaltung der Termine eines Workflows kann komfortabel überwacht werden.
Die Auflistung aller zu bearbeitenden Aufgaben (aller Workflows) über das Programm BI21603R kann über eine Filterfunktion nach diversen Kriterien selektiert werden.
Folgende Felder können u.a. hierfür genutzt werden:
Status:
Aufgaben können nach Status (auch von/bis) selektiert werden. (Mit dem Status "1" oder höher wird eine Aufgabe als "gestartet" betrachtet. Der Status "9" steht für "beendet".)
Tage Verzug Start:
Über diesen Filter können Workflow-Aufgaben, die bezüglich des geplanten Startdatums in Verzug sind, angezeigt werden. Dazu wird in der Selektion die Anzahl der Verzugstage eingegeben, für die man die Anzeige erhalten möchte. Das System vergleicht die geplanten Starttermine der Workflow-Aufgaben mit dem aktuellen Datum. Alle Aufgaben, die noch nicht gestartet wurden und die den eingegebenen Wert im Selektionsfeld "Tage Verzug Start" überschritten haben, werden angezeigt.
Tage Verzug Ende:
Analog können Workflow-Aufgaben angezeigt werden, die bezüglich des geplanten Endetermins in Verzug sind.
Abteilungsschlüssel/Realisierer/Verantwortlicher:
Über diese Filter ist eine weitere Eingrenzung pro Abteilung, Realisierer oder Verantwortlicher möglich.
Letzte Statusänderung:
Mit diesem Filter können Aufgaben angezeigt werden, die seit dem eingegebenen Datum keine Statusänderung mehr erhalten haben.
Sonderwerte bei der Termineingabe
Wenn Sie sich einen Filter definieren wollen, der die Start- und Endtermine betrifft, so kann es sinnvoll sein, nicht das konkrete Datum sondern einen relativen Termin in der Selektion einzutragen. Dazu gibt es in oxaion Sonderwerte.

Diese Sonderwerte können abgefragt und übernommen werden. Beispiele (siehe Tabelle FRDDTE):

• *heute
• *+10Dheute plus 10 Tage

Trägt man in das Datenfeld "Ende geplant am" den Stern "*" ein, so wird zum Zeitpunkt des Programmaufrufs das heutige Datum unterstellt.
Weitere Beispiele sind:
"+NNND heute plus NNN Tage "- NNND heute minus NNN Tage
Anstelle "D" für Tage können Sie auch "W" (Wochen), "M" (Monate), "Y (Jahre) oder "B" Arbeitstage eintragen. Sie können auch den Bezug zum ersten ("F") oder letzten ("L") Tag ("D") /Arbeitstag ("B") definieren.
Beispiele:
"*FBM" für den ersten Arbeitstag des aktuellen Monats "*LDM-1" letzter Tag des Vormonats

Kopiervorlagen

Zur Vereinfachung der Arbeit können in oxaion Kopiervorlagen mit vordefinierten Aufgaben angelegt werden.
Beispiel:
Bei der Neuanlage eines Kunden sucht das System die entsprechende Vorlage und überträgt - falls gefunden - die dort beschriebenen Aufgaben in den individuellen Workflow. Die Kopiervorlagen lassen sich an die betrieblichen Gegebenheiten anpassen. Für die Neuanlage von Kunden können, z. B. je Länderzugehörigkeit, unterschiedliche Kopiervorlagen angelegt werden.
Über die Tabelle FRDWFA wird je Workflow-Art die Vergabe der Positionsnummer gesteuert und definiert, ob ein Workflow automatisch generiert werden soll. Bei der Neuanlage von Teilestämmen ist zusätzlich eine detailliertere Steuerung für die automatische Generierung eines Workflows über die jeweilige Teilegruppe möglich.
Nachfolgend sind einige Kopiervorlagen (BI21605R) aufgelistet.
Die fett gekennzeichneten Kopiervorlagen können auch für die automatische Generierung verwendet werden.

Bei einem Vorgang, bei dem ein Workflow möglich ist, kann automatisch ein solcher generiert werden, wenn es eine entsprechende Kopiervorlage gibt.
Beispiel: Teilestamm
Die Kopiervorlagen können auf Ebene Geschäftsbereich plus Teileart (1) oder nur Geschäftsbereich (2) hinterlegt sein. Zunächst wird mit (1) versucht, einen Workflow zu kopieren, wenn es da keinen gibt, erfolgt ein neuer Versuch mit (2)
Die automatische Neuanlage eines Workflows kann pro Workflow-Art über Tabellenparameter (FRDWFA) gesteuert werden. Bei der Ausprägung "N" wird kein Workflow erstellt.

Terminierung und Verantwortlichkeiten/Realisierer

• Bei der Neuanlage eines Workflows erhält die erste Position das aktuelle Datum als Startdatum. Alle weiteren Termine (Plandaten) des neuen Workflows werden den Zeitdifferenzen der Kopiervorlage entsprechend eingestellt (Differenz Plandaten der Kopiervorlage zum Startdatum der Kopiervorlage).

Beispiel:
Das Startdatum für die erste Aufgabe in der Kopiervorlage ist der 01.01., das geplante Ende der ersten Aufgabe ist der 15.01. Damit ist das geplante Ende im neu generierten Workflow = aktuelles Datum + 14 Tage. Voraussetzung ist, dass sowohl das Startdatum als auch die Plandaten der Kopiervorlage gepflegt sind. Es wird mit Kalenderdaten gearbeitet.

• Für die Verantwortlichkeiten/Realisierer können fixe Sachbearbeiter gesetzt werden.

Platzhalter für Sachbearbeiter-Kennzeichen in der Kopiervorlage

Platzhalter für Sachbearbeiter in der Kopiervorlage können für einige Bereiche angelegt werden, wenn keine konkreten Einträge möglich sind.
So ist z. B. &&VKS dafür vorgesehen, dass im Verkaufsauftrag das Datenfeld KOSAKZ (Sachbearbeiter) des Belegs in den Workflow übernommen wird. Für den Projektkopf kann der Projektleiter in den Workflow übernommen werden, bei der in der Kopiervorlage &&PRL steht.
In der Kopiervorlage muss der Anwender den jeweiligen späteren Verwendungszweck kennen und entsprechend einpflegen.
Derzeit nutzbar ist diese Platzhalterfunktion im

• Verkaufsauftrag
  • &&VKS Sachbearbeiter
  • &&VT1 Vertreter
• Projekt
  • &&PRL Projektleiter
  • &&PGN Projektgenehmiger
  • &&PGV Projektverantwortlicher
• Eingangsrechnung EKS (Vorerfassung)
  • &&EKS Sachbearbeiter

Die Prozedur ist FI_GET_SAKZ in BI216111M und kann leicht erweitert werden.

Die Tabelle FRDSFK (Sachbearbeiterfunktion) enthält die Sachbearbeiter-Kennzeichen.

Feinsteuerung

Neben der generellen Definition in der Tabelle FRDWFA, dass ein Workflow bei einem bestimmten Ereignis (Vorgang) erstellt werden soll, ist in bestimmten Fällen eine detailliertere Steuerung möglich.
Bei der Neuanlage von Kunden-/Interessenten- und Lieferantenstammdaten sowie bei der Neuanlage eines Auftragskopfes oder eines Bestellkopfes, ist die Tabelleneinstellung ausreichend, dass ein Workflow initiiert wird.
Bei der Teilestammneuanlage kann in der der Neuanlage zugrunde liegenden Teilegruppe die automatische Generierung des Workflows wieder deaktiviert werden.
In Belegen können artikelbezogene Ausnahmen über das entsprechende Freigabekennzeichen im Teilestammsatz gesteuert werden. Über dieses Kennzeichen kann z. B. für das Erfassen einer Verkaufsauftrags- oder Bestellposition oder eines Fertigungsauftrags die automatische Generierung eines Workflows bei bestimmten Teilen wieder deaktiviert werden. Damit ist gewährleistet, dass die automatische Workflowgenerierung nur bei Vorgängen für solche Teile initiiert wird, die eine Ausnahmebehandlung erfordern.
Weiterhin ist es möglich in Abhängigkeit von den Daten unterschiedliche Kopiervorlagen für das gleiche Ereignis zu hinterlegen.
Beispiel Neuanlage Teilestamm (=Ereignis):
Es kann je Geschäftsbereich (nach der beteiligten Organisation) oder je Geschäftsbereich und Teileart (zusätzliche Unterscheidung z. B. nach Kaufteil oder Produktionsteil) eine unterschiedliche Kopiervorlage hinterlegt werden. Die möglichen Unterscheidungskriterien für differenzierte Kopiervorlagen der jeweiligen Ereignisse wurden bereits aufgelistet.

Zyklische Aufgaben

Zyklische Aufgaben werden auf der gleichen Ebene maschinell generiert. Über diesen Parameter ist es möglich einen kompletten Zweig als zyklische Aufgabe generieren zu lassen. Wird dieser Parameter auf "Ja" gesetzt und die zugehörige Aufgabe einer Überschriftsebene zugeordnet, werden alle darunterliegenden Aufgaben, die als zyklisch definiert sind, maschinell generiert, wenn die Aufgabe auf erledigt gesetzt wird. Wenn möglich, wird der neue Zweig auf der gleichen Ebene generiert, falls nicht, wird nach der nächst höheren freien Ebene gesucht. Dieser Parameter sollte nur bei Aufgaben gesetzt werden, die als Überschrift bzw. höchste Ebene genutzt werden.
Für die Terminermittlung des geplanten neuen Start- bzw. Endtermins werden die Parameter der Tabelle FRDTOD genutzt.

So würde bei dem Zyklus 6 Monate nach dem geplanten Starttermin des Vorgängers die Eintragung "6"  "M"  "A" erfolgen.

Workflow als grafische Anzeige

Workflow-Positionen können in grafischer Form als GANTT-Darstellung angezeigt werden. Die einzelnen Workflow-Aufgaben werden in Balkenform dargestellt. Zum Bearbeiten der Dauer oder des Zeitraums einer Aufgabe kann der Balken in seiner Länge verändert oder verschoben werden.
Die grafische Veränderung hängt vom gewählten Periodenraster ab. So könnte in einem Monatsraster die Auflösung zu grob sein, da die Aufgaben immer mit Datum interpretiert werden müssen. Ist das der Fall, so ändern Sie in der Selektion das Periodenraster z. B. auf Woche oder Tag.

Gestaltung der grafischen Ausgabe:

• Die Inhalte im Balken sowie zum Tooltipp werden über die Tabelle FRDWFZ definiert. Weitere Einzelheiten sind in der Bedienerhilfe aufgeführt.
• Die linke Seite der Grafik (im Beispiel Positionsstrukturnummer und Aufgabentext) werden ebenfalls über die Tabelle FRDWFZ - Parameter "Schlüsselzeile linke Seite" definiert. Die Aufgabenbeschreibung wird verkürzt, damit die Termindarstellung nicht außerhalb der Bildschirmanzeige ist (Weitere Einzelheiten sind in der Bedienerhilfe aufgeführt)
• Das Icon im Balken kann in Abhängigkeit vom Aufgabenstatus FRD825 festgelegt werden

Über die Tabelle VRLB27 wird das "Zeitfenster" als Vorgabe für den Blick in die Zukunft bzw. Vergangenheit festgelegt. In der Darstellung der grafischen Workflowausgabe kann das Zeitfenster temporär geändert werden.
Die Farbgebung erfolgt über den Aufgabenschlüssel in der Tabelle FRDTOD.
Darüber hinaus können Sie sich Workflow-Positionen mit gesetztem Start- und Endedatum auch als Kalender-Einträge anzeigen lassen. Rufen Sie dazu das Programm "Mein Kalender" über den Kurzbefehl US22445 bzw. einen Klick auf das Symbol in der Aktionsleiste auf:

Ein Kalender entspricht dabei einem Filter aus dem Programm "Aufgabe verwalten" (BI21606). Jede Workflow-Position, die der Selektion des Filters genügt, gehört implizit diesem Kalender an. Somit können Sie sich Ihre Kalender nach eigenen Wünschen und Anforderungen zusammenstellen.
Als weitere Möglichkeit der grafischen Darstellung bietet Ihnen oxaion im Projektmodul den Export Ihrer Workflows nach Microsoft Project. Lesen Sie für weitere Einzelheiten im Verfahrenshandbuch oxaion Projektverwaltung nach.

Workflow und Zahlplanposition im Projekt

Im Modul Projekte können Zahlplanpositionen, die für die Projektabrechnung gebraucht werden, mit einer Workflow-Position verbunden werden. Dazu muss über die Tabelle VRLB17 eine Pflege der Parameter erfolgen. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Möglichkeiten der Abrechnung und Fakturierung innerhalb des Projektes.