Firmenstamm
Über den Firmenstamm wird gesteuert, ob die Archivierung in der jeweiligen Firma eingesetzt wird. Steht das Kennzeichen ‚Archivierung' auf ‚Integriert' wird mit den Versionierungs- und Archivierungsmöglichkeiten von oxaion DMS gearbeitet.
Ablagepfad für Dokumente
Über das Kennzeichen "PATH_FOR_DMS" in den Registrierungsdaten wird definiert, wo die gesamten Dokumente im Dateisystem abgelegt werden. Der Registrierungseintrag befindet sich unter "ADMIN / PC INTEGRA".
Hierbei muss es sich um ein spezielles Verzeichnis handeln, welches u. a. täglich gesichert werden muss. Das Verzeichnis muss, wenn oxaion DMS eingesetzt wird, den Gesetzmäßigkeiten der Archivierung genüge leisten. Siehe dazu auch die Anmerkungen unter oxaion DMS - Fehlermanagement.
Die zu archivierenden Dokumente werden temporär im Pfad, welcher durch die Registry-Key "ARC_PATH" ("ADMIN / ARC") festgelegt wird, erzeugt und von dort ins Archiv verschoben.
Jobabläufe (OP20010)
In diesem Programm werden alle Druckprogrammnamen aufgeführt, für die eine Archivierung stattfinden kann.
Die Lasche ‚Daten' ist für die Archivierung nicht relevant. Diese Daten müssen voreingestellt sein.
Für die Archivierung ist die Lasche "Archivierungsdaten" interessant. Um einen Beleg überhaupt archivieren zu können, muss der Haken bei dem Feld ‚Archivieren' gesetzt sein.
In dem Feld "Archivierungsregel" können verschiedene Bedingungen hinterlegt werden, nach dem ein Beleg archiviert wird.
Es gilt prinzipiell, dass die Felder des ‚Haupt'-Listprogrammes zur Verfügung stehen. Zudem stehen in jedem Beleg zusätzlich folgende Felder zur Verfügung:
- Felder aus der Archiv-Datei (UARCIP)
- Felder aus der Datei MNUDTA
- Felder aus der Datei Drucksteuerinformationen für Jobs (UJOBCP)
- Felder aus der Datei Spoolfiles (USPOLP)
- workFields (alle Daten des obersten Knoten des Printprogramms, welche nicht per SQL eingelesen werden)
- query (alle Daten des obersten Knoten des Printprogramms, die per SQL eingelesen werden)
- controllInfos (Daten, die zusätzlich zum Printbeleg fortgeschrieben werden)
- globalTextConstants (alle Textfelder, die im Printprogramm selbst definiert sind; z.B. TX_FORMUL)
- TEMPLATE (Name des Templates)
- printParms (Parameter der Druckschablone)
- is2Archive (Kennzeichen, ob im Programm Jobsteuerungsparameter verwalten (MN50110) das Feld für die Archivierung gesetzt wurde)
Um diese Felder in der Regel benutzen zu können, muss den Feldnamen immer ein ‚$' voran gestellt werden. Wird das Feld ‚Archivierungsregel' leer gelassen, bedeutet das, dass alle Druckausgaben bedingungslos archiviert werden.
Folgende Syntaxregeln gelten:
Boolescher Operator | Bedeutung |
|---|---|
&& | Und |
|| | Oder |
! | Not |
Erweiterte boolesche Operatoren werden mit einem Punkt an die Variablen gehängt, Argumente können Strings, numerische Werte oder eine andere Variable sein:
Argument | Bedeutung |
|---|---|
.eq(Argument) | Test auf Gleichheit |
.ne(Argument) | Test auf Ungleichheit |
.startsWith(Argument) | Der Variableninhalt muss mit dem Argument beginnen. |
.endsWith(Argument) | Der Variableninhalt muss mit dem Argument enden. |
.between(Argument, Argument) | Prüfung, ob der Variableninhalt in dem Wertebereich der Argumente liegt. |
.contains(Argument) | Prüfung, ob der Variableninhalt das Argument enthält. |
.ge(Argument), .gt(Argument), .lt(Argument), .le(Argument) | Prüfung, ob der Variableninhalt größer oder gleich (.ge), größer (.gt), kleiner (.lt) oder kleiner oder gleich (.le) dem Argument ist. |
.isDigit(Argument) | Prüfung, ob der Variableninhalt nummerisch ist. |
.isEmpty(Argument) | Prüfung, ob der Variableninhalt leer ist (entweder auf *BLANKS oder *ZEROS). |
.isHival(Argument) | Prüfung, ob der Variableninhalt der Maximalwert ist. |
.isLoval(Argument) | Prüfung, ob der Variableninhalt Minimalwert ist. |
concat(Field 1, …, Field n) | Die in der Klammer enthaltenen Felder werden zu einem String verknüpft. |
subst(Field, start index, length) | Es wird ein String mit der Länge length zurück gegeben, welcher an der Stelle index beginnt (Achtung: Die Indexzählung beginnt bei 0) |
Mapping in den Jobabläufen (OP20010R)
Das eigentliche Mapping der oxaion-Archivierungs-Datei findet im Feld "Mapping Archivdatei" statt. Dort erfolgt eine Zuordnung der Felder aus den Dateien, welche beim Druck verwendet werden, zu den Feldern der Archivierungs-Datei (UARCIP). Diese Zuordnung wird u.a. für die Anzeige im Auskunft Archivierung benutzt. Um herauszufinden, welche Felder der Anwendung archiviert werden können, kann die Funktion "Sicht aktualisieren" verwendet werden. Damit die zu archivierenden Felder über den Matchcode in den Feldern "Archivierungsregel" und "Mapping Archivdatei" auswählbar sind, muss eine Sicht für das entsprechende Druckprogramm erstellt werden. Das Feld ‚Sicht aktualisieren' erstellt diese entsprechende Sicht und baut somit den Matchcode auf.
Hinweis: Bei dem Mapping der Dateifelder auf die Felder der Archivierungs-Datei sollte darauf geachtet werden, dass gewisse Felder entsprechend der hinterlegten Klassen auf die richtigen Felder der Archivierungs-Dateien gemappt werden. Stimmt die Klasse der Felder nicht überein, kann die Funktionalität ‚Senden An' nicht genutzt werden.
Beispiel:
Das Feld Auftragsnummer aus dem Verkauf sollte auf das Feld ARAUNR gemappt werden, da bei der Verkaufsauftragsnummer die Klasse 'AUNR' hinterlegt ist. Wird auf dem Feld ‚Auftragsnummer' aus der Verkaufsauftragsverwaltung "Senden An" ausgewählt und dieses ist, wie in Senden An eingerichtet, wird in das Auskunft Archivierung verzweigt und richtig mit der Auftragsnummer selektiert.
Für das Feld "Mapping Archivdatei" stehen die Felder, welche bereits bei der "Archivierungsregel" erläutert wurden, ebenfalls zur Verfügung.
Eine Besonderheit stellt die "Automatische Archivierungsregel" dar:
In der ersten Zeile wird das Hauptdokument definiert. In dieser Zeile wird auch der Name des Dokuments inklusive der Endung „.pdf" festgelegt. Diese Endung ist fix. In weiteren Zeilen können Referenzen auf das Dokument definiert werden. In unserem Beispiel wird eine Referenz im Verkaufsexplorer im Ordner Belege angelegt. Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Feld Ordnerverknüpfungen steuert, ob eine Ordner- oder eine Dokumentenverknüpfung angelegt wird.
Wird das Feld "Sicht aktualisieren" angehakt, funktioniert die Archivierung nicht. Dieses Feld sollte einmalig angehakt werden, um die Sichten und somit den Matchcode für die Felder "Archivierungsregel", "Vorlauf für Importdatei" und "Mapping Archivdatei" aufzubauen. Ist die Sicht durch einen Belegdruck aufgebaut worden, darf dieses Feld nicht mehr angehakt sein, damit die Archivierung funktioniert. Sobald neue Felder für die Archivierung aufgenommen werden, muss das Programm einmal mit aktiviertem Haken abgerufen werden, da sonst die neuen Felder nicht in die Sicht und somit auch nicht in den Matchcode aufgenommen werden.
Spezialfälle beim Mapping
Bei manchen Drucken ist eine eindeutige Zuordnung zu einem Geschäftspartner oder einem anderen Geschäftsobjekt (z.B. Auftrag) nicht möglich. Dazu gehören die verschiedenen Journale der Finanzbuchhaltung. Diese werden einem festen Geschäftspartner zugeordnet, den man unter Umständen erst neu anlegen muss. Beim Explorer US11290 (Geschäftspartner) werden daher die Felder ARPKNR und ARPFIN der UARCIP mit festen Werten gefüllt, beispielsweise mit 999999.998
Jobsteuerungsparameter (MN50110)
Um einen Beleg archivieren zu können, muss neben den richtig eingestellten Jobabläufen beim entsprechenden Belegdruck aktiviert sein, dass der Beleg archiviert werden soll. Im Programm "Jobsteuerungsparameter verwalten" kann eine Vorbelegung dieses Feldes erfolgen. Wird das Feld "Ausgabe archivieren" angehakt, so ist im entsprechenden Beleg dieser Haken vorbelegt. Über das Feld "Archivkennzeichen änderbar" kann gesteuert werden, ob beim Drucken des Belegs der Haken bei dem Feld "Archivieren" zur Vorbelegung geändert werden kann.
Diese Voreinstellungen können Allgemein, Programmspezifisch, Belegspezifisch, Benutzerspezifisch oder Firmenspezifisch hinterlegt werden.
Senden An
Um aus den oxaion-Programmen direkt ins Archiv verzweigen zu können, muss im SendenAn ein entsprechender Eintrag definiert werden. Diese SendenAn-Funktionalität kann nicht nur für den Verkauf definiert werden, sondern für alle Felder, die archiviert werden und eine Klasse besitzen. Soll die Funktionalität zum Beispiel zusätzlich für den Einkauf definiert werden, kann als weitere Klasse noch LINR (Lieferantennummer) aufgenommen werden.
Datenübernahme aus Fremdsystemen
Eine automatische Übernahme von Daten aus einem fremden Archiv existiert nicht. Eine Archivablösung ist immer ein kundenindividuelles Projekt, welches geplant und bei dem Aufwand entsteht, der erst in einer Designphase geschätzt werden muss. Hierzu berät Sie Ihr Kundenbetreuer sehr gerne.
Es muss aber beachtet werden, dass das oxaion DMS nicht für Massendaten konzipiert worden ist, so dass auch keine Massendaten importiert werden können.
Datenübernahme aus oxaion Ablage
Ein Tool zur Datenübernahme aus der oxaion Ablage aus Release 4.3 existiert. Alle abgelegten Dateien werden nach 5.1 an gleicher Stelle ins oxaion DMS übernommen. Vorher müssen natürlich die Registry-Einträge gepflegt werden. Diese Arbeiten werden beim Releasewechsel auf die Version 5.1 ausgeführt.