Eine Abschlagsrechnung wird zu einem Abrechnungskreis eröffnet und enthält als Berechnungsgrundlage Positionen aus einem Zahlplan oder Leistungsnachweis. Verwaltet werden die Abschlagsrechnungen über das Programm Rechnungen (BI21720).
Erfassung von Abschlagsrechnungen
Die Abschlagsrechnung kann über das Kontextmenü auf dem entsprechenden Abrechnungskreis erfasst werden. Bei der Erfassung einer Abschlagsrechnung wird als Rechnungsart "Abschlagsrechnung" und als Personenkontenart "Anzahlungsanforderungen" angegeben. Optional kann der zu "verrechnende Betrag" der geleisteten Vorauszahlung eingetragen werden, welcher mit der Abschlagsrechnung verrechnet werden soll. Über das Kontextmenü "Rechnungspositionen" können noch offene Zahlplanpositionen und erbrachte Leistungen auf die Abschlagsrechnung übernommen werden.
Druck und Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Der Druck der Abschlagsrechnung kann vorläufig (Druckvorschau, d.h. kein Originaldruck) oder endgültig (Originaldruck) erfolgen. Der endgültige Druck ist nur möglich, wenn beim "Rechnungsstatus Projekt" in der FRDRST das Sperrkennzeichen nicht gesetzt ist. Über den Rechnungsstatus kann der Projektleiter die Druckausgaben zuerst prüfen, bevor ein endgültiger Druck erfolgt.
Beim endgültigen Druck kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden und kann über die Programme Übergabe Projektrechnung an Finanzbuchhaltung (BI21760) und Schnittstelle USNINP abrufen (FB50400) in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Nach der Übergabe in die Finanzbuchhaltung kann eine weitere Abschlagsrechnung oder eine Schlussrechnung erfasst werden, da eine Abschlagsrechnung immer eine Gesamtrechnung abzüglich bisher abgerechneter Leistungen darstellt.