Grundsätzlich werden im Modul VKS die zwei Verfahren aus dem Modul EKS nicht unterschieden. Das Modul VKS übergibt über die VKS-Fibu-Schnittstelle lediglich die Erlöse und die Forderungen gegenüber den Debitoren.
Bestandsveränderungen gelangen nur über die Lager-Fibu-Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung.
Nachfolgend wird der Unterschied zwischen aktivierter und inaktiver Lager-Fibu-Schnittstelle verdeutlicht.
Kontenfindung bei aktiver Lager-/ Fibu-Schnittstelle
Bei einem Lagerabgang aus der Lieferscheinerstellung heraus werden Artikelbewegungs-Sätze ausgegeben, die Rechnungswesen-Sätze erstellen, sofern im Anschluss an die Lieferscheinerstellung die Lager-Fibu-Schnittstelle mittels dem Programm ‚Lagerbewegungen ins Rechnungswesen übernehmen' abgeholt wird. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Schnittstelle im Firmenstamm als aktiviert gekennzeichnet ist.
Folgender Buchungssatz wird hierbei erstellt (B9):
Verbrauchskonto an Bestandskonto
Im Regelfall sind bei allen Verkaufs-Bewegungsschlüssel weder ein Soll- noch Habenkonto in der Buchungsschlüsseldatei hinterlegt. Somit werden das Verbrauchs- und Bestandskonto, welche an die Fibu übergeben werden aufgrund der Prioritätsstufe 3 zur Kontenfindung ermittelt.
Nach erfolgtem Rechnungsausgang und anschließender Übergabe der Verkaufsrechnung an die Fibu (mittels VK50100R) wird folgender Buchungssatz erstellt (B10):
Debitor an Erlöskonto + Umsatzsteuer
Das Debitorenkonto stellt das Personenkonto dar.
Die Ermittlung des Erlöskontos wird unter Erlöskontenfindung näher erläutert.
Das Umsatzsteuerkonto wird über die Steuerfindungsdatei ermittelt. Hier wird pro Steuergruppe (im Personenkonto hinterlegt), Ländernummer, Warengruppe des Teiles und gültig ab-Datum ein Steuerschlüssel hinterlegt, dem in der Steuerschlüsseldatei USTSLP ein Umsatzsteuerkonto zugeordnet ist. Näheres ist der Beschreibung zur Steuerfindung zu entnehmen.
Beispiel:
Nachfolgendes Beispiel soll obigen Sachverhalt näher erläutern:
Teil 4711 wird verkauft (5 ST zu 200 €/ST; aktueller Lagerdurchschnittspreis für Teil 4711 ist 100 € → Lagerwert von 500 €) → Lieferschein → Lagerabgang → Lager-Fibu-Schnittstelle abrufen
Verbrauchskonto (500 €)
an Bestandskonto (500 €)
Rechnungsausgang → Übergabe an FIBU
Debitor (1.190 €)
an Erlöskonto (1.000 €)
+ Umsatzsteuer 19% (190 €)
In die Fibu gelangen also folgende Buchungssätze (dargestellt in T-Konten):
Erlöskontenfindung
Mit dem Programm Erlöskonto zuweisen (US14460) werden die Erlöskonten zur Übergabe an die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung verwaltet.
Das Erlöskonto wird aufgrund nachfolgender Grafik ermittelt:
Inaktive Lager-Fibu-Schnittstelle
Wie oben besprochen, wird das Bestandskonto aus dem Modul VKS nicht über die VKS-Fibu-Schnittstelle verbucht, wie dies bei dem Modul EKS gehandhabt wird. Das bedeutet, dass vom EKS das Bestandskonto in der Fibu immer erhöht wird, vom VKS wird dieses Konto lediglich nur dann entlastet, wenn die Lager-Fibu-Schnittstelle aktiv ist. Verbrauchsbuchungen aus dem Verkauf heraus werden demnach bei inaktiver Lager-Fibu-Schnittstelle nicht in das Rechnungswesen verbucht.
Bei der Installation von oxaion ist obiger Sachverhalt hinsichtlich der Entscheidung für oder gegen eine Aktivierung der Lager-Fibu-Schnittstelle von zentraler Bedeutung.
Wird die Lager-Fibu-Schnittstelle dennoch inaktiviert und gleichzeitig die Module EKS und VKS betrieben, so müssen die Anwender vor der Erstellung einer Bilanz (Zwischenbilanz) manuell das Bestandskonto in der Fibu nach erfolgter Inventur korrigieren.
Provisionsabrechnung
Im Rahmen der Auftragsbearbeitung besteht im Verkaufssystem die Möglichkeit Provisionen für Vertreter zu berücksichtigen, diese pro Vertreter abzurechnen und an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Die Übergabe der Provisionsabrechung an das Rechnungswesen erfolgt über die VKS-Fibu-Schnittstelle und ist somit unabhängig von der Aktivierung der Lager-Fibu-Schnittstelle.
Die Ermittlung der Provisionen erfolgt über das Provisionsabrechnungsprogramm Vertreterprovisionen drucken (VK50300R). Es wird zwischen einer vorläufigen und einer endgültigen Abrechnung unterschieden. Der vorläufige Abrechnungslauf kann beliebig oft wiederholt werden und dient zur Erstellung einer Prüfliste, anhand welcher die ermittelten Provisionen auf Korrektheit und Vollständigkeit überprüft werden können.
Nach erfolgter endgültiger Abrechnung und anschließender Übergabe der Provisionsdaten an die Fibu mit dem Programm Vertreterprovisionen an Fibu übergeben (VK50310R) wird folgender Buchungssatz erstellt:
Provisionskonto an Kreditor
+ Vorsteuer
Das Kreditorenkonto wird je Vertreter aus den Vertreterstammdaten in der Tabelle FRD160 ermittelt.
Ebenfalls kann dort jedem Vertreter ein Provisionskonto zugewiesen werden. Ist hierfür kein Konto hinterlegt erfolgt die Ermittlung des Provisionskontos über die Kontengruppe des betroffenen Teils.
Ist der Vertreter nicht vorsteuerabzugsberechtigt findet der in Parameter 07 der Vorlauftabelle VRLV22 hinterlegte Steuerschlüssel seine Anwendung. Handelt es sich dagegen um einen vorsteuerabzugsberechtigten Vertreter wird das richtige Vorsteuerkonto mit der in Parameter 09 vorgegebenen Warengruppe über die Steuerfindungsdatei ermittelt.
Hinweis:
Die Übergabe der Provisionsabrechnung an die Fibu erfolgt nur wenn der entsprechende Parameter in der Tabelle FRD160 auf ‚J' steht.
Bonusabrechnung
Neben der Provisionsabrechnung besteht im Rahmen der Auftragsbearbeitung im Verkaufssystem die Möglichkeit Boni für Kunden zu berücksichtigen, diese pro Bonusnehmer abzurechnen und an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Die Übergabe der Bonusgutschrift an das Rechnungswesen erfolgt über die VKS-Fibu-Schnittstelle und ist somit unabhängig von der Aktivierung der Lager-Fibu-Schnittstelle.
Die Bonusermittlung basiert auf den Ausgangsrechnungen und Gutschriften aller zu einem Bonusnehmer gehörenden Kunden. Die Ermittlung der Bonuspositionen und Errechnung der Bonuswerte kann beliebig oft durchgeführt werden solange noch keine Bonus Gutschrift erstellt wurde.
Nach Erstellung der Gutschrift für den Bonusnehmer und anschließender Übergabe der an die Fibu (mittels VK50100R) wird folgender Buchungssatz erstellt:
Erlöskonto an Debitor
+ Umsatzsteuer
Die Erlöskontenfindung für den teilebezogenen Bonusbetrags erfolgt auf Grundlage der Kontengruppe des Teils. Für den kundenbezogenen Bonusbetrag wird das Erlöskonto auf Basis des Zuschlagskennzeichens aus Tabelle VRLV53 ermittelt. Die Bestimmung der Umsatzsteuer erfolgt anhand der gewohnten Steuerfindung.
Der Debitor stammt aus dem Bonuskopf der Bonusabrechnung, welcher mit dem Personenkonto aus dem Kundenstamm des Bonusnehmers vorbelegt wird.