Es können verschiedene Briefe in der jeweiligen Sprache des Geschäftspartners gedruckt werden, falls die Brieftexte in der entsprechenden Fremdsprache hinterlegt sind. In diesem Zusammenhang sind bei fremdsprachlichen Beleg- bzw. Briefempfängern folgendes zu berücksichtigen.

Texte und Überschriften

Über "Feldbezeichnungen verwalten" (US70810) kann die Anpassung von Listüberschriften erfolgen. Dies ist z.B. bei Briefen notwendig, bei denen ein Text vorhanden ist.

Mahnwesen

Die Anpassung von Texten und Überschriften kann für folgend Briefe in der jeweiligen Empfängersprache angepasst werden:

Mahnschreiben (FB51312)
Zinsbrief (FB51313)
Verbandsmahnung (FB51315)
Zinsbrief für den Verband (FB51316)
Kopie ans Haus (bei Verbandsmahnung (FB51317)

Weitere Informationen hierzu: Mahnungen

Saldenbestätigungen

Die Texte für die Saldenbestätigungen werden, für Debitoren und die Kreditoren getrennt, über Textbausteine gepflegt.

Über "Textverwendung verwalten" (US15350) werden für die Anwendung FBU und die Textobjektart "SLDBEST" die jeweiligen Texte hinterlegt.

Die Unterscheidung nach Debitor und Kreditor erfolgt über die "Text-Objekt-ID". Die Positionierung der Texte kann über die Steuerkennzeichen der Textverwendung erfolgen.
Die Masken- bzw. Listüberschriften werden über "Feldbezeichnungen verwalten" (US70810) bearbeitet.

Ausgabe per E-Mail bzw. Fax

Über den Eintrag "FB40121" in der Tabelle FRDAED FRDAED (Auswahl E-Mail-Daten) werden der Betreff und der Dateiname des Anhangs für die Saldenbestätigung per E-Mail bzw. Fax angegeben.

Beispiel:

Die Sonderwerte in den Klammern werden zur Laufzeit entsprechend gefüllt. Dabei stehen neben den oben aufgeführten Feldern noch DBKR und CPDN zur Verfügung.

Über den Eintrag FB40121A in der Tabelle FRDAED werden der Betreff und der Dateiname des Anhangs für das Antwortschreiben per E-Mail bzw. Fax angegeben.

Anschreiben und Antwortschreiben

Anschreibentext
Texte der Saldenbestätigung werden über "Textverwendung verwalten (US15350) bearbeitet.

Dabei gibt folgendes:
Anschreiben, die als E-Mail bzw. Fax ausgegeben werden, müssen mit der Druckzone

Antwortschreiben
Dies gibt analog des Antwortschreiben der Saldenbestätigung. Hier ändert sich die Textobjektart in "SLDBESTA"

Saldenbestätigung Verband

Analog Saldenbestätigung FB40121. Es werden die gleichen Daten und Hinterlegungen verwendet. "FBU" und die Textobjektart "SLDBEST" und als Textobjekt-Id das Debitoren/Kreditoren-Kennzeichen hinterlegt."1" markiert sein und zusätzlich das Kennzeichen "Anschreiben E-Mail/Fax" entsprechend eingestellt haben.

Behandlung von Zahlungsdifferenzen/unberechtigten Abzügen

Briefe über Zahlungsdifferenzen bzw. unberechtigte Abzüge oder unklare Zahlungsvorgänge haben die Funktion, Buchungsdifferenzen zu dokumentieren und eine entsprechende Bearbeitung herbeizuführen.

Diese Differenzbriefe sind an ein Personenkonto adressiert und weisen den Regulierungsvorgang sowie die entstandene Differenz aus. Der Brief wird ausgelöst, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Für den Textschlüssel ist ein Brieftext hinterlegt.
Beim Buchen der Zahlungen wird ein Rest mit einem briefrelevanten Textschlüssel versehen, d.h. im Textschlüssel FRDTSC ist Parameter "Standardbrief" markiert

Die Briefe werden beim Buchen des Belegs erstellt und können gedruckt oder per E-Mail bzw. Fax verwendet werden. In den Briefen werden Buchungen bzw. komplette Buchungsvorgänge aufgeführt und mit einem individuellen Vorgangstext versehen. Die Vorgangstexte sind unter den Textschlüsseln definiert.

Die Textschlüssel für Briefe werden bei der Buchung der Kontoauszüge ("Buchen Banken/Geldverkehr" (FB20590)) unter Angabe eines Textschlüssels oder über "Offene Posten (Personenkonten) verwalten (FB20350)) zugeordnet.

In der "Offene Posten Verwaltung" werden die Briefe durch folgende Funktionen ausgelöst:
In der OP-Verwaltung wird bei einem offenen Posten ein briefrelevanter Textschlüssel, neu eingegeben bzw. ein bestehender Textschlüssel geändert.
Die Briefe werden beim Speichern des offenen Postens erstellt.

Für das Drucken der Briefe ist VRLF19 (Briefe drucken) zu beachten.

Brieftexte verwalten

Über "Textverwendung verwalten" (US15350R) wird unter dem jeweiligen Schlüsselbegriff ein Brieftext erfasst.

Schlüssel	Inhalt
Anwendung	FBU
Textobjektart	XTSC
Text-Objekt-Id	Textschlüssel, für den es einen Brieftext geben soll (z.B. "003")

Beispiel:

In der Lasche "Suchbegriffe" können bis zu zwei wahlfreie Begriffe eingegeben werden, um die die Suche eines Textbausteins zu erleichtern.

In der Lasche "Steuerkennzeichen" sind die Ausprägungen "Druckzone", "Druckposition" und "Textverwendung" unbedingt einzustellen.

Ausprägung	Bedeutung
Druckzone	Steuert, an welcher Stelle im Brief der Text gedruckt wird. Die Standardbriefe kennen zwei Druckzonen: "2" – Text wird vor den Positionen gedruckt "3" – Text wird nach den Positionen gedruckt
Druckposition	Hier können für eine Druckzone mehrere Texte erfasst werden. Die Reihenfolge der Druckposition bestimmt die Reihenfolge der Texte innerhalb einer Druckzone
Textverwendung	Dieser Wert ist immer auf "000" zu belassen, da sonst der Text nicht gedruckt wird.

Ausgabe per E-Mail bzw. Fax
In der Tabelle FRDAED (Auswahl E-Mail-Daten) werden unter dem Eintrag FB20812 der Betreff und der PDF-Dateiname des Anhangs für die Ausgabe des Briefes per E-Mail bzw. Fax angegeben.

Beispiel:

Hinweis:
Der Eintrag "FORM_PLACEHOLDER" wird durch den Kurztext des entsprechenden Textschlüssels ersetzt. Dieser Eintrag sollte nur dann entfernt werden, wenn dies nicht gewünscht ist.

Anschreibentext
Für das Anschreiben eines Briefes in einer E-Mail werden über "Textverwendung verwalten" (US15350) ein Text mit der Anwendung "FBU" der Textobjektart "XTSC" und als Textobjekt-Id der entsprechende Textschlüssel (hier Textschlüssel 003) angelegt.

Folgende Steuerungskennzeichen müssen eingestellt werden:

Zinsbriefe

Für verspätet eingegangene Zahlungen können Zinsbriefe (Verzugszinsen und Zinsbriefe) erstellt werden.

Zinsbriefe per E-Mail bzw. Fax
In der Tabelle FRDAED werden über den Eintrag FZ40102 der Betreff und die Dateinamen des Anhangs für einen Verzugszinsbrief per E-Mail bzw. Fax ausgegeben.
Beispiel:

Für den Brieftext eines Verzugszinsbriefs in einer E-Mail werden im Programm US15350 (Textverwendung verwalten) ein Text mit der Anwendung "FBU" der Textobjektart "BVER" und der Textobjekt-Id "4" angelegt werden.