Rechnungsübersicht 

Die Rechnungsübersicht wird über Eingangsrechnungen (AW10300) aufgelistet. Es können alle Eingangsrechnungen (von eingegangen bis gebucht) angezeigt werden. Es ist sinnvoll über die Filterfunktion zu Steuern, welche Rechnungen angezeigt werden. 

Der Aufbau der Spalten kann über „Sichten verwalten“ benutzerindividuell definiert werden.

Die einzelnen Rechnungen können je nach Status über die Filter ausgewählt werden.

Die Filter „Freigaben anfordern“, „Freigaben Vorgesetzte anfordern“, „Formal geprüft“, „Neu“, „Zurückgewiesen“, „Verifiziert“, „Zahlungsfreigabe angefordert“ werden ausgeliefert.

Weitere Filter können kundenspezifisch definiert werden.

Durch einen Doppelklick auf den Beleg bzw. Positionierung auf den Beleg und Betätigung der rechten Maustaste + „Ändern“ wird die Bearbeitung der Rechnungsprüfung des ausgewählten Beleges aufgerufen (vgl. Rechnungsbearbeitung).

Umgang mit gesperrten Rechnungen

Für den Fall dass eine Rechnung gesperrt ist und diese somit nicht bearbeitet werden kann, muss nächst sichergestellt sein, dass die Rechnung nicht durch einen anderen Anwender bearbeitet wird. 

Handelt es sich um eine tatsächliche Sperre einer Rechnung, kann über "offene Aufgaben anzeigen" zur Rechnung die offene Aufgabe angezeigt werden und über das Kontextmenü die Rechnung entsperrt werden. 

Rechnungsbearbeitung

Die weitere Bearbeitung von Eingangsrechnungen findet in der zentralen Rechnungsbearbeitung statt. In dieser wird auf der rechten Seite des Detailbereichs die Originalrechnung als TIFF-Dokument angezeigt. Auf der linken Seite des zweigeteilten Detailbereichs finden sich alle Informationen, welche notwendig sind, um eine Rechnung in oxaion entweder über den Einkauf (RMB) zu buchen oder eine Vorerfassung in der Finanzbuchhaltung (ROB) vorzunehmen.

In der Vorstufe werden alle erkannten Felder, entsprechend den ERW-Feldern (rechter Detailbereich der Maske), eingestellt.

Informationen zu TIFF-Viewer auf der rechten Seite, siehe Viewer.

Laschen:

Abhängig vom Rechnungstyp (RMB/ROB/SAB) und Rechnungsstatus werden unterschiedliche Laschen angezeigt.

Buttons:

Mögliche Folgeaktionen können durch die Buttons an der rechten unteren Ecke ausgelöst werden. Diese Buttons werden je nach Status der Rechnung eingeblendet.

Funktionen:

Mögliche Folgeaktionen können auch über die „Funktionen“ ausgelöst werden. Diese Funktionen werden je nach Status der Rechnung eingeblendet (z.B. „Rechnung neu laden und neu starten“).

Verifizierung

Hat ein Beleg den Status „Inhaltliche Prüfung“ (= neu), so steht die Verifizierung (formelle/inhaltliche Prüfung) an.

Folgende Aufgaben müssen/können durchgeführt werden:

• die Feldinhalte (inhaltlich bzw. fachlich) prüfen und im Bedarfsfall korrigieren
• der Rechnungstyp (abhängig vom Parameter „Rechnungstyp laden“ Programm „Einstellungen Eingangsrechnungsworkflow“ - nur verfügbar bei Verwendung von IRIS) muss bestimmt werden

Rechnungstyp bestimmen:

Auswahlmöglichkeiten:

• Button „Rechnung mit Bestellbezug“
• Button „Rechnung ohne Bestellbezug“
• Button „Zurückweisen“

Ein Beleg mit RMB setzt immer die Eingabe einer Bestellung voraus, bevor weitere Bearbeitung erfolgen kann.

Wurden die Prüfungen/Eingaben durchgeführt, erst dann kann die ‚formelle/inhaltliche Prüfung‘ aufgerufen werden.

Auswahlmöglichkeiten:

• Button „Inhaltlich prüfen“
• Button „Rechnungstyp ändern“
• Button „Zurückweisen“

Ermittlung des Buchungsdatums

Das Buchungsdatum wird vor der „Inhaltlichen Freigabe“ ermittelt und geprüft.

Bei Belegen ohne Bestellbezug (ROB) wird das Leitungsdatum gleich Buchungsdatum eingestellt.

Bei Belegen mit Bestellbezug (RMB) wird die Art der Ermittlung des Buchungsdatums, über die Tabelle VRLE14 (Parameter „Vorbesetzung Buchungsdatum“) gesteuert.

5     Wareneingangsdatum. Diese Einstellung wird empfohlen. Buchungsdatum gleich Wareneingangsdatum mit Aktualisierung bei zusätzlichen Wareneingängen.

1     Rechnungsdatum. Diese Einstellung wird bei DATEV-Ausgabe empfohlen.

Ermittlung der Zahlungsbedingung

Bei Belegen ohne Bestellbezug (ROB) wird die Zahlungsbedingung aus dem Personenkonto in den Beleg eingestellt oder im ERW erfasst bzw. geändert.   

Bei Belegen mit Bestellbezug (RMB) wird die Zahlungsbedingung aus der Bestellung eingestellt. Die Zahlungsbedingung kann im ERW nicht erfasst bzw. geändert werden.

Wird ein Beleg „zurückgewiesen“ und wieder neu geladen, so wird die Zahlungsbedingung neu ermittelt.

Bearbeitung Rechnungen mit Bestellbezug (RMB)

Nach einer erfolgreichen Verfizierung wird automatisch geprüft, ob zu der ausgewählten Bestellung bereits Wareneingänge vorhanden sind.

Ist mindestens ein Wareneingang vorhanden, dann wird automatisch über Rechnungen (EK23890R) eine Rechnung angelegt und die Rechnungsprüfung automatisch durchgeführt.

Wurde keine Rechnungsprüfungsdifferenz ermittelt, so bekommt der Beleg folgenden Status:

Der Beleg ist für die Übertragung nach FIBU vorbereitet und wird bei der nächsten Übertragung an die Fibu übermittelt.

Wurde eine Rechnungsprüfungsdifferenz ermittelt, so bekommt der Beleg folgenden Status:

Der Beleg kann manuell über den Button „Rechnungen verwalten“ bearbeitet werden oder über den Button „Zurückweisen“ zurückgewiesen werden.

Existiert zu der erfassten Bestellung noch kein Wareneingang, so wird über Rechnungen (EK23890R) keine Rechnung angelegt.

Der Beleg bekommt den Status:

Ein Beleg mit diesem Status kann manuell nur noch „zurückgewiesen“ werden (Button „Zurückweisen“).

In bestimmten Zeit-Intervallen wird automatisch geprüft, ob neue Wareneingänge zu den bereits zugeordneten Bestellungen erfasst wurden. Sind neue Wareneingänge vorhanden, so werden diese dem Beleg entsprechend zugeordnet und die automatische Rechnungsprüfung wird durchgeführt. Anschließen werden die gleichen Schritte, wie bereits nach der Verifizierung, durchgeführt.

Für Bestellungen werden unter bestimmten Voraussetzungen automatisch Wareneingänge für die noch ausstehenden Lieferungen erstellt. Die Prüfungen beziehen sich auf den Bestellkopf und die Bestellpositionen.
Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, damit automatisch Wareneingänge angelegt werden:

Im Bestellkopf

• Die Bestellung darf nicht gesperrt sein
• Die Bestellung darf nicht den Freigabestatus „N“ haben
• Die Bestellung darf nicht den Freigabestatus „G“ haben, wenn in Tabelle VRL E13 der Parameter „Wareneingang zuläss.“ gleichzeitig auf „2“ steht
• Das Sammelkennzeichen für die Belegart (Tabelle FRD 014) muss „E“ sein
• Für die Belegart müssen in Tabelle FRD 014 die Selektionsdaten „Bestellung“ und „Rechnungsprfg. ohne Wareneing“ den Wert „1“ haben
• Für die Belegart darf in Tabelle FRD 014 die Option „Konsignationsbeleg“ nicht aktiviert sein

In der Bestellposition

• Es muss sich um eine Materialposition handeln
• Die Position darf nicht gelöscht sein
• Die Position darf nicht storniert sein
• Die Position darf nicht komplett geliefert sein
• Der verwendete Artikel darf nicht chargenpflichtig sein
• Der verwendete Artikel darf nicht seriennummernpflichtig sein
• Beim angegebenen Lagerort darf es sich um kein ACL (aktiv-chaotisches Lager) handeln
• Der angegebene Lagerort darf nicht in der Tabelle FRD 430 vorhanden sein
• Beim angegebenen Lagerort darf die Option „Lagerplatzorganisation“ nicht aktiv sein, wenn gleichzeitig unter „Lagerortartikel“ der Stammlagerplatz leer ist und wenn gleichzeitig im Artikel der Lagerplatz leer ist oder wenn der in der Bestellposition angegebene Lagerort nicht dem im Artikel angegebenen Lagerort entspricht
• QS-Pflicht darf nicht aktiv sein (wird geprüft über Parameter “Default für QS-Pflicht" in Tabelle VRL E13, Feld „Qualitätssicherung“ im Artikelstamm, Feld „Qualitätssicherung“ im Lieferanten-Artikelstamm, Parameter „Aktion im WE QS-Prüfung“ in Tabelle FRD 541)

Restriktion:

Im ERW-Standard wird einem Beleg nur eine Bestellung automatisch zugeordnet. Weitere Bestellungen können dann manuell hinzugefügt werden.

Schnellabwicklung

Bei der Schnellabwicklung liegt keine Bestellung vor, sondern lediglich eine Rechnung für den Kauf der Ware z.B. direkt beim Händler. 

Die Rechnung wird fachlich bzw. inhaltlich geprüft. Danach wird über den Button "Bestellung verwalten" die Bestellung mit der Materialposition erfasst. Der Beleg (Bestellung) muss gedruckt werden!

Es wird manuell kein Wareneingang erfasst. Bei der Übergabe der Rechnung an die Finanzbuchhaltung (Rechnung an FIBU übergeben (EK50100)) wird die Wareneingangsposition maschinell erstellt. 

Rechnungsprüfung ohne Wareneingang

Rechnungen bzw. Rechnungspositionen, für die eine Rechnungsprüfung ohne Wareneingang erfolgt, sind z.B. Dienstleistungsrechnungen bzw. Dienstleistungspositionen.

Für diese wird automatisch ein Wareneingang generiert.

Dunkelbuchungen für solche Rechnungen sind ausgeschlossen. 

Bearbeitung Rechnungen ohne Bestellbezug (ROB)

Voraussetzungen

Eine Rechnung, für die keine Bestellung vorhanden ist, wird im ERW als ROB abgewickelt. Für diese Rechnung muss ein Lieferant vorhanden sein. Ist kein Lieferant vorhanden, so muss dieser im Geschäftspartner erfasst werden oder es handelt es sich um reine Sachbuchungen. Rechnungen (z.B. für Telefon, Strom, Wasser) werden oftmals direkt aus das Sachkonto gebucht. Diese Rechnungen können über den ERW nicht abgewickelt werden. Reine Sachbuchungen müssen direkt in der Finanzbuchhaltung gebucht werden z.B. bei der Belastung des Bankkontos gegen das Sachkonto. 

Ablauf

Nach dem Einlesen der Rechnung und erfolgreichem Verifizieren bekommt ein Beleg ohne Bestellbezug (ROB) den Status „Verifiziert“.

Folgende Schritte können/müssen durchgeführt werden:

• Rechnungsfreigabe kann angefordert werden, Button „Freigaben anfordern“
• Beleg kann kontiert werden (muss nicht), Button „Rechnungen verwalten“
• Beleg kann zurückgewiesen werden, Button „Zurückweisen“

Freigaben anfordern

Pro Freigabestufe können ein oder mehrere Freigeber eingegeben werden. Die Eingabe mindestens eines Freigebers pro Stufe ist Pflicht. Ein Benutzer kann nur einmal stufenübergreifend eingetragen werden.

Nach der Eingabe des Freigebers sind folgende Schritte möglich:

Über den Button „Freigaben anfordern“ wird die Rechnung per Workflow/Mail an die entsprechenden Benutzer zur Freigabe weitergeleitet.

Über den Button „Zurück“ wird die Rechnung nicht an die Freigeber weitergeleitet. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Button “Freigaben anfordern“. Die Benutzer der Freigabestufen können geändert werden
• Button „Rechnung verwalten“. Angabe/Änderung der Kontierung
• Button „Zurückweisen“. Der Prozess der Rechnungsbearbeitung wird beendet.

Restriktion:

Für die Freigabe können alle in oxaion angelegten Benutzer eingetragen werden. Es gibt keine Zuordnung der Benutzer zu einzelnen Freigabestufen.

Rechnung freigeben

Ein Freigeber bekommt automatisch ein E-Mail mit einem oxaion Link zu der entsprechenden Rechnung. Zusätzlich wird auch eine Aufgabe die zu diesem Beleg dem Benutzer zugeordnet.

Der Freigeber prüft inhaltlich die Rechnung und kann eine Vorkontierung über den Button „Rechnung verwalten“ vornehmen (optional) (vgl. Kapitel Vorkontierung).

Ist die Prüfung erfolgreich, wird die Freigabe der Rechnung über den Button „Freigeben“ erteilt.

Ist die Prüfung nicht erfolgreich, kann bzw. soll der Freigeber einen Kommentar in der Pinnwand erfassen (optional) und die Freigabe über den Button „Ablehnen“ ablehnen (vgl. Kapitel Pinnwand)

Wurden mehrere Freigeber pro Stufe eingetragen, so müssen für die weitere Belegbearbeitung, alle Freigaben vorliegen. 

Kontierung (gültig für ROB)

Handelt es sich um eine Rechnung ohne Bestellbezug (ROB), so kann die Kontierung der Rechnung bereits bei der Rechnungsprüfung über den Button „Rechnung verwalten“ erfolgen. Dies ist vor der Zuordnung eines Freigebers bzw. bei der Erteilung der Freigabe möglich.

Über den Button „Rechnungen verwalten“ wird in Belege buchen (FB20290) - Eingangsrechnungs-Vorerfassung verzweigt. Dort kann die Kontierung durchgeführt werden. Mit dem Schließen des Programms wird zurück in die ERW-Rechnungsbearbeitung verzweigt.

In der Eingangsrechnungen werden die vorhandenen Kontierungspositionen auf der Lasche „Kontierung“ aufgelistet.

Beleg zurückweisen und neu laden

Mit dem Button „Zurückweisen“ werden Belege zurückgewiesen, d.h. aus der weiteren Verarbeitung entfernt.

Ein zurückgewiesener Beleg kann über die Funktion „Rechnung neu laden und neu starten“, für die Bearbeitung wieder neu eingestellt werden.

Wurden vor dem "Zurückweisen" bereits Informationen manuell im Beleg eingegeben, so ist Folgendes zu beachten:

Mit der inhaltlichen Prüfung der Rechnung ist diese immer archiviert. In diesem Fall gilt beim neu laden gilt das gleiche wie bei einer Rechnung die mit Zurückweisung archiviert wurde.

Ist die Rechnung noch nicht inhaltlich geprüft so ist der Parameter "Zurückweisen ohne Archivierung" (Einstellungen zum ERW (AW10500)) relevant:

Pinnwand

Die Pinnwand dient als zentrales Kommunikationsmittel des ERW. Dort können Informationen zu einer Rechnung, wie z.B. warum die Freigabe abgelehnt wurde, Angaben zum Sachverhalt der Rechnung erfasst werden.

Eine Pinnwand-Nachricht mit dem Link zum Beleg, kann direkt an einen Benutzer gepostet werden. Hierzu wird auf der Pinnwand der Rechnung die Nachricht an den Benutzer eingegeben und durch die Eingabe des ‚@‘-Zeichens und die Angabe des Sachbearbeiter-Kürzels oder des Sachbearbeiter-Namens diese an den Benutzer weitergeleitet. Beispiel: @00099 Bitte die Fachkosten mit dem Lieferanten klären.

Der Empfänger der Nachricht kann sich den Beleg anschauen, indem er auf den automatisch erzeugten Link zur Rechnung klickt.

Die Original-Eingangsrechnung und alle bis zu dem Zeitpunkt erfassten Pinnwand-Einträge werden, nach dem ein Beleg in der Fibu bebucht wurde, endgültig archiviert. Alle Pinnwand-Einträge, die danach erfasst werden, werden nicht mehr archiviert.

Restriktion:

• oxaion Crossfeed (kostenpflichtiges Addin) muss vorhanden sein

Viewer

Über die Funktion werden alle Felder, die von OCR erkannt wurden, gelb bzw. blau markiert. Felder die nach ERW (Maske linke Seite) übertragen wurden, werden blau markiert.

Wird ein Feld mit der Maus markiert und dann die rechte Maus betätigt, so kann dieser Feldinhalt in ein ERW-Feld (Maske linke Seite) automatisch übertragen.

Folgende Auswahlen sind möglich:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Bestellnummer
• Lieferscheinnummer

Durch folgendes Symbol kann die Rechnung in einem separaten Fenster geöffnet werden.

Damit steht die Rechnung immer zur Anzeige zur Verfügung, auch wenn z.B. in die Kontierung verzweigt wurde.