Eingangsrechnungen
Mit diesem Programm werden die Angaben auf einer Eingangsrechnung aus dem Eingangsrechnungsworkflow zunächst verifiziert. Anschließend kann die Rechnung - abhängig davon ob es einen Bestellbezug dafür gibt - im Einkauf oder in der Finanzbuchhaltung nachverwaltet und an die Finanzbuchhaltung weitergegeben werden.
Felder
Eingangsrechnung
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||
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| Rechnungstyp | Der Rechnungstyp ERW klassifiziert verschiedene Arten von Rechnungen des Eingangsrechnungsworkflows. Die gültigen Werte sind in der Tabelle
FRDERT hinterlegt. | ||||
| Beleg | Der Buchungskreis dient der Untergliederung des Buchungsstoffes und bildet zusammen mit der Belegnummer die buchhalterische Buchungsnummer.
Die gültigen Buchungskreise sind in der Tabelle FRDBKR hinterlegt und können bei Eingabefeldern über den List-Button angezeigt werden. | ||||
| Die Belegnummer ist die interne, fortlaufende Nummer der Buchhaltung. Sie bildet zusammen mit dem Buchungskreis die Buchungsnummer. Wird eine Buchungsnummer erneut vergeben, erscheint eine Warnung. Die Belegnummer wird in den Dialogbuchungsprogrammen und im Programm zum Stornieren von Belegen maschinell vergeben, wenn in der Tabelle FRDBKR "Buchungskreis" unter Parameter 15 (Maschinelle Belegnummer "J" oder "N") ein "J" eingetragen ist. Für die maschinelle Vergabe muss in der Nummerndatei unter der entsprechenden Firma, dem Anwendungsgebiet und dem Restschlüssel BLNRxx, mit xx = Buchungskreis, ein Satz angelegt sein (Programm US60200. Bei Übernahmen aus der Fakturierung ist die Belegnummer identisch mit der Rechnungsnummer. | |||||
| Buchungsdatum | Kennzeichnet das Datum, zu dem eine Zahlungs-, Rechnungs- oder Belegbuchung buchhalterisch wirksam wird. Das Buchungsdatum wird im Buchungsprogramm gegen die Kalenderdatei geprüft und muss innerhalb einer zulässigen Periode liegen. | ||||
| Eingangsdatum | Datum, an dem ein Eingangsbeleg oder eine Eingangsrechnung eingegangen ist. Das Eingangsdatum ist für folgende Sachverhalte von Bedeutung:
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| Referenz | Die Referenz ist ein Eingabefeld bei der Rechnungserfassung in der Schweiz und Lichtenstein, sie beinhaltet die Referenz aus einer QR-Rechnung. Die QR-Rechnung wird ab 30.06.2020 eingeführt und beinhaltet einen Empfangsschein und einen Zahlteil mit Swiss-QR-Code. Die Referenz wird zur Zahlung der QR-Rechnung benötigt und im DTA (xml im Format: pain.001) ausgegeben. Zulässig sind die 27-stellige QR-Referenz oder die bis zu 25-stellige alphanumerische Kreditor Referenz („Creditor Reference“). Sofern die Referenz mit „RF“ beginnt, handelt es sich um eine Kreditor Referenz. Sonst eine QR-Referenz, die nur Ziffern enthalten darf. Beispiel Creditor Reference: RF18539007547034 Beispiel QR-Referenz: 10000000003139471430009017 Die Verwendung einer Creditor Reference (nach ISO 11649) setzt die Verwendung einer IBAN voraus. Eine QR-IBAN darf nicht verwendet werden. Die Verwendung einer QR-Referenz setzt die Verwendung einer QR-IBAN voraus. | ||||
| IBAN | IBAN/QR-IBAN auf QR-Rechnung Schweiz Die Angabe des Kontos (IBAN/QR-IBAN) ist notwendig, um Rechnungen mit Empfangsschein und Zahlteil inclusive Swiss-QR-Code (QR-Rechnungen) zu drucken oder zu bezahlen. Die QR-Rechnung wird in der Schweiz und Liechtenstein ab 30.06.2020 eingeführt. Die IBAN/QR-IBAN hat eine feste Länge von 21 alphanumerischen Zeichen, nur CH- oder LI-Landescode ist zulässig. Weitere Informationen unter QRIBAN Detail. | ||||
| Personenkonto | In diesem Feld wird die Adresse oder das Personenkonto angegeben, die bearbeitet werden soll. Erlaubt sind beliebige Kombinationen der Ziffern von "0" bis "9". Erfolgt im Feld "Filiale" keine Eingabe, wird, falls für die eingegebene Adresse mehrere Filialen vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Filialen" verzweigt. Existiert genau eine Filiale, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Erfolgt bei einem Personenkonto keine Angabe der "Kontenart", so wird, falls für die angegebene Adresse mehrere Kontenarten vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Kontenart" verzweigt. Existiert genau eine Kontenart, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Existiert das eingegebene Konto nicht, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Weitere Informationen zur Ermittlung der Nummer des Personenkontos finden sich unter PKNR_Detail. | ||||
| Lieferant | Der Lieferant setzt sich zusammen aus der Lieferantennummer, der Filiale, der CPD-Nummer und der Kontenart. Die CPD-Nummer und die Kontenart werden nicht in allen Programmen verwendet. Der Lieferant muss im Personenkontenstamm als Kreditor angelegt sein. | ||||
| CPD-Nummer | In diesem Feld wird die Adressnummer für das Conto-pro-Diverse (CPD-Konto) der Finanzbuchhaltung angegeben. Die CPD-Nummer hat für die Finanzbuchhaltung die Funktion, dass Lieferanten- bzw. Kundenadressen, die nicht regelmäßig wiederkehren, und für die demzufolge kein eigenes Personenkonto eingerichtet werden soll, in einem Adressbestand "Einmaladressen" mit den erforderlichen Informationen hinterlegt werden können und über das CPD-Hauptkonto (siehe auch Kennzeichen im Personenkontenstamm) umsatzmäßig zugeordnet werden. Handelt es sich um ein Eingabefeld, wird über den List-Button in das Matchcode-Programm "CPD-Konten" verzweigt. Für Bestellungen im Einkauf und Aufträge im Verkauf mit einem CPD-Konto können keine Voraus-/Anzahlungen erfasst werden. | ||||
| Leistungszeitraum | das Leistungsdatum gehört zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung und muss daher als Nachweis geführt werden. Es ist entscheidend für die Zuordnung zu einer Buchungsperiode in der Finanzbuchhaltung und wird daher als Vorschlagswert in das Buchungsdatum gestellt. | ||||
| Rechnungsnummer | Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer. Die Rechnungsnummer kann Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen enthalten. Jede Rechnung muss eine Rechnungsnummer enthalten. Je Lieferant darf eine Rechnungsnummer nur einmal vorhanden sein. Bei einer Ausgangsrechnung ist die Rechnungsnummer identisch mit Buchungskreis/Belegnummer. Die Rechnungsnummer eines Lieferanten ist muss eindeutig sein, zumindest innerhalb eines Jahres. Bei der Erfassung, Verwaltung (auch ohne Änderung der Daten) einer Rechnung (über Belege buchen, Eingangsrechnungs-Vorerfassung oder über den Eingangsrechnungsworkflow) - immer bezogen auf das jeweilige, angegebene Personenkonto – wird geprüft, ob die angegebene Rechnungsnummer und ggf. Rechnungsdatum bereits in der Erfassung oder im Buchungsstoff vorhanden ist.
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| Rechnungsdatum | Kennzeichnet das Erstellungsdatum der Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Ist in der Zahlungskondition kein "B" im Kennzeichen "Buchungs/Rechnungsdatum" eingetragen, ist dieses Datum Basis für die Ermittlung der Skonto- und Fälligkeitsfristen. Das Datum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein. | ||||
| Valutadatum | Kennzeichnet das Datum, an dem die in der Zahlungsbedingung hinterlegten Fälligkeitsfristen starten. Wird das Valutadatum direkt eingegeben, so verlieren die in der Kondition hinterlegten Valutatage ihre Gültigkeit. Das Valutadatum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein. | ||||
| Rechnungsbetrag | Hier wird der Betrag in Transaktionswährung erfasst.
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| Hier wird das Soll-/Habenkennzeichen angegeben.
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| Währung | Eine Währung wird mit ihren Ausprägungen in der Tabelle FRD118 (Währungsschlüssel) hinterlegt. Die hinterlegten Währungen entsprechen dem im Bankverkehr gebräuchlichen ISO-Code. | ||||
| Kurs | Der Fremdwährungskurs dient zur Umrechnung eines Währungsbebetrages in die Inlandswährung. Der Kurs wird über die Währungskursdatei mit Hilfe des Währungsschlüssels zentral hinterlegt.
Zusammen mit der Währungsdimension wird der Betrag in Inlandswährung umgerechnet.
Das Feld "Kurs 1/2" zeigt den mengennotierten Kurs an. Beispiel: Der mengennotierte Kurs für CAD beträgt 0,65. Transaktionswährung ist in diesem Fall Euro. 1 Euro ≙ 0,65 CAD 1 GBP ≙ 1,176471 Euro | ||||
| Zahlungsbedingung | In den Zahlungsbedingungen werden Skontokonditionen und Zahlungsfristen hinterlegt. Es können Texte (z.B. "rein netto Kasse") hinterlegt werden, die dann im Rahmen der Fakturierung ausgedruckt werden. Diese Texte können mehrsprachig erfasst werden. Die Zahlungsbedingungen können im Programm Zahlungsbedingungen (US10400) verwaltet werden. Handelt es sich um ein Eingabefeld, kann über den List-Button in das Matchcode-Programm "Zahlungsbedingungen" verzweigt werden. | ||||
| Rückgabedatum | In diesem Feld wird das Datum angegeben, bis zu dem die vorerfasste Eingangsrechnung wieder zurückgegeben werden muss. Anhand dieses Datums können interne Mahnlisten abgerufen werden, um den Rücklauf der Eingangsrechnungen aus den Fachabteilungen zu kontrollieren.
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| Elektronische Rechnung | Kennzeichen elektronische Rechnung. Die so gekennzeichneten Rechnungen kamen als elektronische Rechnungen in den Eingangsrechnungsworkflow. | ||||
| Status | Die Bezeichnung dient zur näheren Erläuterung eines Schlüsselbegriffs. Sie wird in der Regel in Programmen, die den zugehörigen Schlüsselbegriff verwenden, als Klartext angezeigt. |
Freigabe
| Feldbezeichnung | Erklärung |
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| Freigabe Stufe 1 | Hier handelt es sich um einen Rechnungsfreigeber der untersten Stufe. |
| Freigabe Stufe 2 | Hier handelt es sich um einen Freigeber der zweiten Stufe, im allgemeinen um einen Vorgesetzten mit mehr Rechten. Ob die Freigabe eines Vorgesetzten eingeholt werden muss, hängt an einer im BPM-Prozess vorgegebenen Rechnungshöhe. |
| Zahlungsfreigabe | Hier handelt es sich um einen Zahlungsfreigeber der höchsten Stufe. Ob die Freigabe eines Zahlungsfreigebers eingeholt werden muss, hängt an einer im BPM-Prozess vorgegebenen Rechnungshöhe. |