Der maschinelle Zahlungsausgang bietet folgende Möglichkeiten:
- Sepa-Überweisungen in Euro
- Schecks in Firmen- und Fremdwährung
- Auslandszahlungen (Format DTAZV (gültig bis November 2025) und Format ISO 20022 -Standard (gültig ab November 2022))
- Wechsel
Die Erstellung der maschinellen Zahlungen erfolgt über Zahlungen abrufen (FB51401), das die weiteren Verarbeitungsmöglichkeiten steuert. Hierüber werden Zahlpläne erstellt, geändert und gelöscht sowie Zahlungen und Zahlungswiederholungen entsprechend eines Zahlplans abgerufen.
Jeder Abruf wird durch eine eindeutige Zahlplannummer identifiziert, die automatisch vergeben wird. Außerdem werden der Sachbearbeiter, der den Zahlplan erstellt hat, das aktuelle Zahlungsdatum und der Status des Zahlplans angezeigt. Der Status des Zahlplans gibt Auskunft darüber, in welchem Stadium sich der Zahlplan gerade befindet. Insbesondere dient er der Steuerung der Bearbeitungsmöglichkeiten, die für den jeweiligen Zahlplan im aktuellen Stadium zulässig sind.
Am maschinellen Zahlungsausgang nehmen alle Kreditoren bzw. Debitoren teil, bei denen folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Im Geschäftspartner ist im Personenkonto das Kennzeichen für die entsprechende Zahlungsart (Scheck, Überweisung, Auslandsüberweisung, Wechsel) markiert und eine gültige Bankverbindung ist hinterlegt.
- Für Auslandsüberweisungen müssen im Geschäftspartner die Daten für Auslandszahlungen gepflegt sein.
- Der offene Posten ist mit einem Buchungskreis gebucht, der für den maschinellen Zahlungsausgang zugelassen ist (Parameter 12 bzw. 13 Tabelle FRDBKR).
- Der Posten ist mit einem Textschlüssel gebucht, der für den Zahlungsausgang zugelassen ist (Tabelle FRDTSC).
- Der Posten ist fällig oder skontofällig.
- Der Posten hat kein Sperrkennzeichen (Zahlweg 9).
- Debitorengutschriften müssen einen Textschlüssel enthalten, der für den maschinellen Debitoren-Zahlungsausgänge zugelassen ist (Parameter 13 Tabelle FRD TSC).
Zahlplan abrufen
Voraussetzung für jede maschinelle Zahlung ist das Erstellen eines Zahlplans, in dem die offenen Posten auf Fälligkeit geprüft werden und ein Zahlungsvorschlag erstellt wird.
Es besteht die Möglichkeit, die Bearbeitung des fälligen OP-Bestands auf mehrere Sachbearbeiter zu verteilen. Hierzu können mehrere Zahlpläne gleichzeitig von verschiedenen Sachbearbeitern für unterschiedliche Bereiche wie Konten, Sachbearbeiter erstellt und bearbeitet werden. Beispielsweise kann im Geschäftspartner für jedes Personenkonto der zuständige Sachbearbeiter hinterlegt werden, so dass beim Abruf über einen bestimmten Sachbearbeiter nur die OPs der Konten dieses Sachbearbeiters berücksichtigt werden.
Zahlungen
Jeder Abruf wird durch eine automatisch vergebene eindeutige Zahlplannummer identifiziert. Es werden alle noch nicht gelöschten Zahlpläne angezeigt. Je Zahlplan wird zusätzlich der Sachbearbeiter, der den Zahlplan erstellt hat, das aktuelle Zahlungsdatum und der Status des Zahlplans angezeigt. Der Status des Zahlplans gibt Auskunft darüber, in welchem Stadium sich der Zahlplan gerade befindet. Insbesondere dient er der Steuerung der Bearbeitungsmöglichkeiten, die für den jeweiligen Zahlplan im aktuellen Stadium zulässig sind. Beispielsweise kann für einen Zahlplan, nach dem noch keine Zahlung erfolgt ist, keine Zahlungswiederholung, d.h. wiederholtes Erstellen der Zahlungsträger, abgerufen werden.
Mögliche Ausprägungen des Status sind:
0 | Die Selektionskriterien des Zahlplans werden gerade erfasst. |
1 | Der Zahlplan wird gerade erstellt. |
3 | Die Zahlung nach dem Zahlplan erfolgt gerade. |
' ' | Der Zahlplan wurde erstellt und kann bearbeitet werden. |
J | Die Zahlung nach diesem Zahlplan ist bereits erfolgt. |
4 | Nach diesem Zahlplan erfolgt gerade eine Zahlungswiederholung |
5 | Der Zahlplan wird gerade gelöscht. |
* | Eine Verarbeitungssperre für diesen Zahlplan wurde nach abnormaler Beendigung der Zahlplanerstellung oder der Zahlung manuell zurückgesetzt. In diesem Fall muss der Zahlplan entweder komplett neu selektiert oder gelöscht werden. |
§ | Eine Verarbeitungssperre für diesen Zahlplan wurde nach abnormaler Beendigung der Löschfunktion manuell zurückgesetzt. In diesem Fall kann der Zahlplan nur komplett gelöscht werden. |
& | Der Zahlplan wird gerade im Dialog verwaltet. |
Zahlungsvorschlag erfassen
Wird ein Zahlungsvorschlag erfasst stehen folgende Selektionsparameter zur Auswahl:
Gesperrte OPs drucken | Dieser Parameter steuert, ob auf dem Zahlplan OPs, die zwar grundsätzlich fällig sind, aber nicht zur Zahlung vorgeschlagen werden, gedruckt werden sollen. |
Debitor/Kreditor | Dieser Parameter steuert, ob bei dem zu erstellenden Zahlplan nur Debitoren, nur Kreditoren oder beide berücksichtigt werden sollen. |
Banksummen löschen | Dieser Parameter steuert, ob, sofern mit Banksummen gearbeitet wird, diese vor dem erneuten Abruf eines Zahlplans gelöscht werden sollen. |
Scheckobergrenze | Die im Firmenstamm hinterlegte Scheckobergrenze kann für den aktuellen Zahlplan überschrieben werden. |
Überweisungsobergrenze | Die im Firmenstamm hinterlegte Überweisungsobergrenze kann für den aktuellen Zahlplan überschrieben werden. |
Angaben zur Zahlungsstrategie: | |
Fällige Posten | Bei dieser Zahlungsstrategie werden Posten als zur Zahlung fällig erkannt, wenn das Fälligkeitsdatum oder Skonto-1-Datum, sofern vorhanden, vor dem im Feld 'aktuelle Zahlung' eingegebenen Datum liegt. Skonto wird in Abhängigkeit vom Vorlaufparameter 3 der Tabelle VRLF37 generell oder nur dann, wenn er unter Berücksichtigung der Karenztage aus Firmen- bzw. Kontenstamm noch nicht verfallen ist, abgezogen. |
Optimale Skontierung | Bei dieser Zahlungsstrategie werden Posten ohne Skonto als zur Zahlung fällig erkannt, wenn das Fälligkeitsdatum vor dem nächsten Zahlungstermin liegt, Posten mit Skonto, in Abhängigkeit vom Vorlaufparameter 4 der Tabelle VRLF37, wenn der Skonto unter bzw. ohne Berücksichtigung der Karenztage aus Firmen- bzw. Kontenstamm bis zum nächstem Zahlungstermin verfallen würde. |
In beiden Fällen wird Skonto nur dann abgezogen, wenn er unter Berücksichtigung der Karenztage nicht verfallen ist. Der Unterschied besteht darin, dass im einen Fall die Karenztage dazu verwendet werden, die Skontofristen extrem auszureizen, d.h. einen OP, dessen Skonto zwar bis zum nächsten Zahlungstermin verfallen würde, unter Berücksichtigung der Karenztage jedoch nicht, bei dieser Zahlung noch nicht als zur Zahlung fällig anzusehen, während im zweiten Fall die Karenztage zur Fälligkeitsermittlung nicht herangezogen werden. | |
Nettofällige Posten | Bei dieser Zahlungsstrategie werden nur nettofällige Posten ohne Abzug von Skonto als zur Zahlung fällig erkannt. |
Aktuelle Zahlung | Anhand dieses Datums werden die offenen Posten auf Fälligkeit überprüft. |
Nächste Zahlung | Dieses Datum ist nur bei Zahlungsstrategie 'optimale Skontierung' erforderlich und für diese Selektionsart relevant. (Weitere Erläuterungen s. dort) |
Buchungsdatum | Dieses Datum ist das gewünschte Buchungsdatum der Zahlung. Es werden nur Posten berücksichtigt, deren Buchungsdatum vor diesem Datum liegt. |
Ausführungsdatum | Es gibt zwei Varianten der Funktionsweise des Ausführungsdatums. |
Schecks | Steuerung, ob bei der Zahlung Schecks erstellt werden sollen. Ist das Feld "nicht markiert" werden alle Posten, die aufgrund der Stamm- und Posteninformationen per Scheck reguliert werden sollen, für diesen Zahlungsvorschlag gesperrt. |
Überweisungen | Steuerung, ob bei der Zahlung Überweisungen erstellt werden sollen. Ist das Feld "nicht markiert" werden alle Posten, die aufgrund der Stamm- und Posteninformationen per Überweisung reguliert werden sollen, für diesen Zahlungsvorschlag gesperrt. |
Wechsel | Steuerung, ob bei der Zahlung Wechsel erstellt werden sollen. Ist das Feld "nicht markiert" werden alle Posten, die aufgrund der Stamm- und Posteninformationen per Wechsel reguliert werden sollen, für diesen Zahlungsvorschlag gesperrt. |
Auslandsüberweisung | Steuerung, ob bei dieser Zahlung Auslandsüberweisungen erstellt werden sollen. Ist das Feld "nicht markiert" werden alle Posten, die aufgrund der Stamm- und Posteninformationen per Auslandsüberweisung reguliert werden sollen, für diesen Zahlungsvorschlag gesperrt. |
Von/Bis Kontonr. | Über diesen Parameter wird beim erstmaligen Erstellen gesteuert, für welche Konten die OPs selektiert werden. |
Von/Bis Kontenart | Über diesen Parameter wird beim erstmaligen Erstellen gesteuert, für welche Kontenarten die OPs selektiert werden. |
Von/Bis Sachbearbeiter | Über diesen Parameter wird beim erstmaligen Erstellen gesteuert, für welche Sachbearbeiter die OPs selektiert werden. Es werden nur die OPs derjenigen Konten verarbeitet, bei denen im Stamm ein Sachbearbeiter im ausgewählten Von/Bis-Bereich hinterlegt ist. |
Währungsschlüssel | Dieser Parameter steuert, ob OPs aller Währungen (Eingabe '***') oder nur eine bestimmte Währung berücksichtigt werden soll |
Bevor der Zahlungsvorschlag erstellt werden kann, müssen falls mit Banksummen gearbeitet wird die Banksummen erfasst sein.
Banksummen erfassen
Über das Kontextmenü werden Banksummen erfasst bzw. geändert.
Banksummen werden nach Zahlweg und Priorität vergeben. Die Banken werden je Zahlweg in der Folge ihrer Sortiernummer abgearbeitet.
Reichen die erfassten Banksummen nicht aus, um alle Verbindlichkeiten zu regulieren, so werden die restlichen Posten zur Zahlung gesperrt. Sofern im Firmenstamm Regulierungsbanken für die einzelnen Zahlwege hinterlegt sind, werden für diese Default-Banken maschinell Banksummen mit Maximalsumme und niedrigster Priorität eingestellt. Diese maschinell eingestellten Banksummen sind im Verwaltungsprogramm nicht änderbar. Sie können entfernt werden, indem die Regulierungsbanken aus dem Firmenstamm entfernt werden.
Zahlungsvorschlag erstellen
Über die eingegebenen Selektionskriterien wird ein Zahlungsvorschlag erstellt, der im Dialog bearbeitet werden kann.
Bei der Erstellung des Zahlplans wird unter folgenden Voraussetzungen eine "Fehlerliste Gutschriften" erstellt:
- es wird mit Banksummen gearbeitet
- Kennzeichen "Gutschriftenverrechnung" im Firmen verwalten (US10600) ist markiert
- Im Zahlplan sind Konten vorhanden, in deren offenen Posten eine Bank und/oder eines Zahlwegs hinterlegt ist.
Dokumentiert werden alle Posten, die kumuliert einen negativen Zahlbetrag ergeben würden und die deshalb zur Zahlung gesperrt werden.
Zahlplan bearbeiten
Die Selektion eines erfassten und noch nicht durchgeführten Zahlungsvorschlags kann geändert werden, ein erfasster und bereits selektierter Zahlungsvorschlag kann im Dialog bearbeitet oder gelöscht werden. Der Zahlungskopfsatz einer durchgeführten Zahlung kann nur gelöscht werden.
Wird ein Zahlungsvorschlag oder ein durchgeführter Zahlplan gelöscht, werden alle Informationen, die auf dem System für den Zahlplan gespeichert sind gelöscht. Es kann für diesen Zahllauf keine Zahlungswiederholung durchgeführt werden.
Zahlplan im Dialog verwalten
Eine Position des Zahlplans kann durch direktes Verwalten des Zahlplansatzes geändert werden. Die Änderungen werden direkt wirksam. Der Aufruf der Dialogverwaltung erfolgt über das Kontextmenü.
Zahlungen ändern
Durch den Punkt ‚Zahlungen ändern' des Kontextmenüs werden alle offenen Posten des gewählten Kontos angezeigt, dessen Zahlplankennzeichen den Wert 'berücksichtigt' hat, d.h. die zur Zahlung vorgeschlagen wurden und die Posten dessen Wert ‚nicht berücksichtigt' ist d.h. die nicht zur Zahlung vorgeschlagen wurden, da die Posten entweder nicht fällig oder gesperrt waren. Durch den Punkt ‚PK für diesen Zahlungsvorschlag zurückstellen' werden alle offenen Posten des ausgewählten Personenkontos für diesen Zahllauf gesperrt. Im nächsten Zahllauf werden diese Posten wieder als fällig vorgeschlagen. Durch den Punkt ‚Personenkonto zufügen' kann ein Personenkonto, das sich nicht im Zahlplan befindet nachträglich dem Zahlplan zugeordnet werden. Dies ist sinnvoll wenn z.B. die Selektion des Zahlplans nicht korrekt war oder nach der Selektion des Zahlplans Rechnungen auf einen nicht im Zahlplan vorhandenen Kreditoren gebucht wurden. Nach der Zuordnung des Personenkontos müssen die auf dem Personenkonto vorhandenen offenen Posten nachgearbeitet werden, d.h. es müssen pro offener Posten Zahlweg und Bank hinterlegt werden. Durch die Auswahl ‚Personenkonto löschen' kann ein versehentlich dem Zahlplan hinzugefügtes Personenkonto wieder gelöscht werden. Das Löschen ist möglich, solange die offenen Posten auf dem zugeordneten Personenkonto noch nicht bearbeitet worden sind.
Derselbe Zahlplan kann gleichzeitig von mehreren Sachbearbeitern verwaltet werden. Einzige Einschränkung ist, dass nicht gleichzeitig die OPs eines Kontos von mehreren Sachbearbeitern bearbeitet werden können.
Es können Zahlungsinformationen geändert werden, die direkt im Zahlplan wirksam werden. An dieser Stelle sei empfohlen, zur Dokumentation und Überprüfung der Änderungen, nachdem sämtliche Änderungen durchgeführt wurden, nochmals einen Zahlplan auszudrucken (Kontextmenü ‚Zahlungsvorschlag drucken') .
Nachstehend seien die Möglichkeiten der Zahlplanänderung auf Positionsebene beschrieben.
Anzeigen: | Die Daten der Zahlplanposition werden im Detail angezeigt. Die Daten können nicht geändert werden. Änderungen können nur durchgeführt werden wenn der Datensatz zuvor geöffnet wurde. |
Ändern: | Die Daten der Zahlplanposition werden im Detail angezeigt und können geändert werden. Folgende Werte können pro Datensatz geändert werden:
|
Detailanzeige | Es wird in die Personenkontenbewegung verzweigt. |
Zahlweg ändern: | Durch diese Auswahl kann der Zahlweg eines Postens, dem bereits ein Zahlweg zugeordnet ist geändert werden. Es wird ein Kontextmenü angezeigt, über das die Zahlwege ‚Scheck', ‚Überweisung', ‚Wechsel' bzw. ‚Auslandsüberweisung' ausgewählt werden können. Dies ist nur möglich, wenn der Posten bereits einer Bank zugeordnet ist. Dies ist regelmäßig bei Posten der Fall, die bereits einem Zahlweg zugeordnet sind. |
Zahlweg/Bank ändern | Durch diese Auswahl kann der Zahlweg und die Bank eines Postens geändert werden oder falls dem Posten noch kein Zahlweg zugeordnet ist, kann ein Zahlweg und eine Bank zugeordnet werden. |
Position für Zahlung sperren | Änderung des Zahlweges eines Postens, dem bereits ein Zahlweg zugeordnet ist, in den Wert '9' (Zahlungssperre). ). Der Posten wird für diesen und alle weiteren Zahlläufe gesperrt. Die Skontoinformationen werden gelöscht. |
Position zurückstellen: | Durch diese Auswahl kann ein Posten bis zur nächsten Zahlung zurückgestellt werden. Das Zahldatum wird auf den Wert „Zahldatum + 1 Tag" gesetzt. |
Hinweis:
Wird nachdem ein Zahlplan erstellt wurde für eines diesem Zahlplan zugeordneten Personenkonten eine Rechnung gebucht und diese Rechnung soll noch mit diesem Zahlplan bezahlt werden ist wie folgt vorzugehen:
- Rechnung für das Personenkonto buchen
- In der OP-Verwaltung im offenen Posten das Zahlplankennzeichen auf ‚markiert' setzen.
- Im Zahlplan ist in der Auflistung der offenen Posten des Personenkontos die neu gebuchte Rechnung nach einer Aktualisierung der Anzeige vorhanden. Es ist weder ein Zahlweg noch eine Regulierungsbank eingestellt. Manuell ist dieser offene Posten zu ändern. Damit die Rechnung über diesen Zahllauf gezahlt wird sind Zahlweg und Regulierungsbank in den offenen Posten einzustellen.
Stammdaten ändern
Über die Funktion ‚Senden-an' im Kopfformat kann in das Personenkonto bzw. in die Adresse verzweigt werden um z.B. die Bankverbindung zu ändern.
Zahlungsvorschlag drucken
Wird ein Zahlungsvorschlag gedruckt, kann dieser wahlweise mit oder ohne gesperrten Posten gedruckt werden. Wird der Vorschlag inklusiv gesperrter Posten gedruckt, werden auch diejenigen Posten gedruckt die zwar überfällig sind, aber nicht zur Zahlung vorgeschlagen werden konnten. Wird der Zahlplan ohne gesperrte Posten gedruckt, werden alle zur Zahlung vorgeschlagenen Posten des Zahlplans gedruckt.
Bei der Erstellung des Zahlplans wird unter folgenden Voraussetzungen eine 'Fehlerliste Gutschriften' erzeugt:
- Wenn mit Banksummen gearbeitet wird
- Wenn das Kennzeichen 'Gutschriftenverrechnung' im Firmenstamm mit 'J' belegt ist
- Wenn im Zahlplan Konten enthalten sind, mit expliziter Bankangabe oder expliziter Zahlwegeingabe in einem der offenen Posten.
Dokumentiert werden alle Posten, die kumuliert einen negativen Zahlbetrag ergeben würden, und die deshalb zur Zahlung gesperrt werden.
Zahlungen durchführen
Es erfolgt die Zahlung aller im Zahlplan zur Zahlung vorgeschlagenen Posten und der im Dialogzahlplan zugeordneter und geänderter Zahlungen.
Zahlungswiederholung
Sollen der Zahlungsträger oder die Druckausgaben, nachdem die Zahlung durchgeführt worden ist, nochmals erstellt werden, kann dies im Kontextmenü über die Funktion ‚Zahlungswiederholung' durchgeführt werden. Die Zahlungsträger und Druckausgaben die bei der Zahlung nach diesem Zahlplan erstellt wurden, werden nochmals erstellt. Auf diese Weise können beispielsweise verdruckte Schecks nochmals erzeugt werden. Es erfolgt keine erneuter Verbuchung der Daten.
Die Zahlungswiederholung wird zu dem Datum ausgeführt, das als Ausführungsdatum im Zahlungsvorschlag hinterlegt wurde. Liegt das Ausführungsdatum in der Vergangenheit, so wird die Zahlungswiederholung zum Tagesdatum ausgeführt.
Wird die Zahlung oder Zahlungswiederholung für verschiedene Zahlpläne, die die gleiche Bank und den gleichen Zahlweg betreffen (z.B. Bank 10 mit Zahlweg "Überweisung"), durchgeführt, ohne dass zwischenzeitlich ein Datenträgeraustausch abgerufen wird, so wird bei der zweiten Zahlung eine Hinweismeldung ausgegeben, dass beide Zahlungen in die gleiche Datenträgerdatei ausgebeben werden.
Erfolgt der Abruf durch zwei Benutzern zeitgleich, so kann es vorkommen, dass ohne Hinweismeldung, beide Zahlungen in die gleiche Datei ausgegeben werden.
Es ist darauf zu achten, dass beim Abruf der Zahlung bzw. Zahlungswiederholung die Banken nicht parallel durch verschiedene Benutzer verarbeitet werden.
Zahlungsvorschlag entsperren
Besteht für einen Zahlungsvorschlag eine Sperre, die nur manuell aufzuheben ist, so kann dies über das Kontextmenü des Zahlungsvorschlages erfolgen. Diese Funktion sollte aber nur nach Rücksprache mit der IT-Abteilung ausgeführt werden.
Z4-Meldung
Nach §59 AWV müssen ausgehende Zahlungen an Gebietsfremde und eingehende Zahlungen von Gebietsfremden, die die Meldegrenze von derzeit EUR 12.500,- übersteigen, gemeldet werden. Von der Meldepflicht ausgenommen sind:
- Zahlungen von weniger als 12.500 EURO oder dem Gegenwert von weniger als 12.500 EUR (die Aufsplittung in mehrere Teilbeträge zur Umgehung der Meldepflicht ist nicht zulässig);
- Zahlungen für Warenein- oder ausfuhren, da diese bereits durch die Ausfuhranmeldungen bzw. Zollanmeldungen erfasst werden;
- Zahlungen für kurzfristige Kredite von weniger als 12 Monaten Laufzeit, da diese innerhalb eines Jahres zurückgezahlt werden und somit die Jahresstatistik nicht beeinflussen bzw. diese unnötig verzerren würden.
Mit Inkrafttreten der AWV-Änderungen zum 1. September 2013 sind grundsätzlich alle außenwirtschaftlichen Meldungen elektronisch direkt bei der Deutschen Bundesbank einzureichen.
In oxaion werden die Informationen über sämtliche ein- oder ausgehenden Zahlungen von Rechnungen, die die Meldegrenze übersteigen, permanent gesammelt. Die Meldegrenze ist in der Tabelle VRL.F37 hinterlegt. Als Default für den Meldecode wird der im Personenkonto hinterlegte Wert eingestellt. Zusätzlich werden Informationen über Sachbuchungen im Zahlungsverkehr gesammelt, sofern sie die Meldegrenze übersteigen und im Sachkonto ein Meldecode hinterlegt ist. Meldecodes werden in der Tabelle FRDLZ4 hinterlegt.
Die gesammelten Daten können über das Programm ‚Z4-Positionen verwalten' (FB52600R) eingesehen und bei Bedarf korrigiert werden. Meldesätze, die nicht die erforderlichen Informationen besitzen, erhalten im Rahmen eines Prüflaufs einen Fehlercode, und müssen vor einer Meldung korrigiert werden. Sofern die Informationen nicht vollständig sind, besteht in diesem Programm auch die Möglichkeit der Nacherfassung einzelner Zahlungsvorgänge.
Mit dem Programm ‚Z4-Positionen erstellen' (FB52650R) kann der Prüflauf abgerufen werden. Bei Aufruf als Echtlauf wird die Meldung im XML-Format in der Datei FZ4XMP ausgegeben. Die eigentliche Übertragung ist im Projekt zu organisieren. Sätze, die bereits gemeldet wurden, sind im Verwaltungsprogramm nachträglich nicht mehr änderbar.