Neben den hier folgenden Erläuterungen, wird auf die Beschreibung zur Rechnungsschreibung verwiesen.

Rechnungsexplorer

Im Rechnungsexplorer werden alle vorhandenen Rechnungen aufgelistet. Über das Kontextmenü können vorhandene Rechnungen bearbeitet oder neue Rechnungen angelegt werden. Außerdem kann von hier in die Anzeige des Druckbilds verzweigt werden. Der Status einer Rechnung spiegelt sich, neben der textlichen Darstellung, in speziellen Icons wieder. Gelöschte Rechnungen werden hellgrau angezeigt.
Über den Filter kann die Anzeige der Rechnungen eingeschränkt werden, z.B. alle Rechnungen zu einem bestimmten Auftrag oder alle Rechnungen zu einer bestimmten Buchungsperiode.
Wenn mit Testrechnungen gearbeitet wird, muss in der Vorlauftabelle VRLB32 ein Buchungskreis für die Testrechnungen angegeben werden. Die Testrechnungen werden nicht automatisch gelöscht, falls sie in der Anzeige stören, können sie manuell gelöscht werden. Das gleichzeitige Löschen mehrerer Rechnungen ist durch Markieren der Rechnungen möglich.
Neuanlage einer Rechnung
Für einen Auftrag können beliebig viele Rechnungen erstellt werden. Beim Erstellen einer Rechnung muss der Auftrag, für den die Rechnung erstellt werden soll, angegeben werden. Der Buchungskreis wird aus der Auftragsart ermittelt und kann überschrieben werden. Die Rechnungsnummer wird maschinell vergeben. Das Rechnungsdatum wird mit dem Tagesdatum vorbelegt, kann aber auch manuell angegeben werden. Unter diesen Daten findet sich der Beleg nach dem Verbuchen der Rechnung in der Finanzbuchhaltung wieder.
Für das Erstellen einer Rechnung müssen eventuell zu berechnende Zuschläge für die Rechnung im Auftrag angegeben sein. Der Debitor kann entweder im Auftrag oder auf der Rechnung angegeben werden. Die Angabe eines Debitors auf der Rechnung überschreibt eine auf dem Auftrag vorhandene Angabe. Die Rechnungsart (Aufwands- oder Pauschalrechnung) wird über die Auftragsart vorgegeben. Über die Auftragsart wird auch gesteuert, ob die Rechnungsart geändert werden darf. Die Zahlungsbedingungen können entweder im Auftrag oder auf der Rechnung gepflegt werden, wobei eine Angabe auf der Rechnung die Angabe aus dem Auftrag überschreibt.
Neben dem Valutadatum kann bei jeder Rechnung noch ein Belegdatum angegeben werden. Erfolgt keine Angabe, so wird das Rechnungsdatum verwendet.
Die Angabe des Buchungsdatums 'Von-Bis' sowie der Selektionskriterien ist nur für Aufwandsrechnungen von Bedeutung. Die Selektionskriterien werden aus der Auftragsart ermittelt, können aber manuell geändert werden.

Bei Aufwandsrechnungen erfolgt die Steuerermittlung grundsätzlich aus dem Nettobetrag. Die auf den Auftrag gebuchten Aufwände werden in die Rechnung übernommen und es wird eine entsprechende Steuer darauf gerechnet.
Bei Pauschalrechnungen kann die Steuerermittlung auch aus dem Bruttobetrag erfolgen. Dann muss beim Erfassen der Rechnungspositionen nicht der Netto- sondern der Bruttobetrag angegeben werden, die Steuer wird aus diesem Betrag herausgerechnet. Diese Art der Rechnungserstellung bietet sich an, wenn der Bruttopreis festgelegt ist und er durch Eingabe eines Nettobetrags wegen Rundungsdifferenzen nicht erreicht werden kann. Beim Rechnungsdruck werden in diesem Fall auf Positionsebene die Bruttowerte gedruckt (nur beim Druck über oxaion Print verfügbar).

Nach dem Anlegen des Rechnungskopfes können die Rechnungspositionen verwaltet werden. Dies geschieht durch Aufklappen des Rechnungsknotens im Explorer und Positionierung auf den Eintrag ‚Rechnungspositionen'.
Auf der rechten Seite werden nun die Rechnungspositionen angezeigt, diese können wie gewohnt über das Kontextmenü verwaltet werden. Die Angaben der einzelnen Rechnungspositionen sind auf drei Laschen verteilt.
Es ist möglich, Pauschalpositionen in Aufwandsrechnungen einzufügen oder reine Pauschalrechnungen zu erstellen. Bei Aufwandspositionen ist nur der Text, der Steuerschlüssel und das Erlöskonto änderbar, nicht aber Menge, Preis und Betrag.
Wenn Pauschalpositionen mit gleichem Text öfter benötigt werden, so kann ein entsprechender Textbaustein erfasst werden. Wird auf der Rechnungsposition eine Textbausteinnummer eingetragen, so liest das System diesen Text und erstellt je Textzeile eine Rechnungsposition. Die Rechnungspositionen können dann individuell überarbeitet werden.
Beim Erstellen von Aufwandsrechnungen werden die Rechnungspositionen maschinell ermittelt. Durch die Angabe von Selektionskriterien wird das maschinelle Erstellen der Rechnungspositionen gesteuert. Folgende Selektionsarten werden derzeit vom System unterstützt:

• Bei allen Kostenartengruppen

Totale Zusammenfassung
Keine Zusammenfassung (Eingangsfolge)
Zusammenfassung pro Tag
Zusammenfassung pro Beleg

• Bei Materialpositionen

Zusammenfassung pro Artikelnummer
Zusammenfassung pro Artikelgruppe

• Bei Fremdleistungspositionen

Zusammenfassung pro Lieferant

• Bei Lohnpositionen

Zusammenfassung pro Personalnummer
Zusammenfassung pro Lohnart

• Bei Fuhrparkpositionen

Zusammenfassung pro Fahrzeugnummer
Bei Zusammenfassungen von Auftragspositionen mit unterschiedlichen Preisen wird auf der Rechnung nur der Betrag ausgewiesen, da Mengen und Preise in diesem Fall keine Aussagekraft haben.
Über die Vorlauftabelle VRLB24 kann gesteuert werden, ob Aufwandspositionen mit Betrag Null gedruckt werden oder nicht.
Für die Rechnung können externe Preise angegeben werden, oder es kann mit Zuschlägen auf die Aufwände gearbeitet werden:

• Externe Preise

Für Material kann im Auftrag eine Preisliste hinterlegt werden. Beim Verbuchen der Materialpositionen aus der Schnittstelle wird die Preisfindung mit der Preisliste, dem Debitor, dem Artikel, der Menge, der Mengeneinheit und dem Buchungsdatum aufgerufen.
Die Preisfindung wird nach dem Standardverfahren (Pflege im Programm Verfahren für Preise (US13000)) durchgeführt, d.h. der Preis wird in der folgenden Reihenfolge ermittelt:
Angegebene Preisliste
Sonderpreis
Preisliste aus Firmenstamm
Preis aus Artikelstamm
Für Lohn- und Fuhrpark kann auf der leistenden Kostenstelle ein externer Preis vorgegeben werden. Wenn die Lohn- bzw. Fuhrparkpositionen mit Personalnummern oder Lohnarten erfasst werden und im Personalstamm bzw. in der Lohnart externe Preise angegeben sind, so werden diese herangezogen.

• Zuschläge

Für die Zuschläge werden im Auftrag entsprechende Prozentsätze angegeben. Sie werden zur der Berechnung der externen Preise bzw. Beträge verwendet. Über die Vorlauftabelle VRLB25 kann gesteuert werden, dass die Zuschläge als eigene Rechnungspositionen ausgewiesen (diese Funktion ist beim Druck über oxaion Print nicht verfügbar).

Rechnungen maschinell erstellen

Aufwandsrechnungen können für mehrere Aufträge im Stapelbetrieb erstellt werden.
Aus den Aufwandspositionen der ausgewählten Aufträge werden nach den eben beschriebenen Kriterien Rechnungspositionen gebildet.
Während beim Erstellen einzelner Aufwandsrechnungen über das Verwaltungsprogramm die Selektionskriterien oder der Debitor geändert werden können, wird beim Erstellen der Rechnungen über die Stapelverarbeitung immer auf die in der Auftragsart angegebenen Selektionskriterien und den im Auftrag angegebenen Debitor zurückgegriffen.
Die maschinell erstellten Rechnungen können mit Hilfe des Rechnungsexplorers geändert werden.
 

Rechnungen verbuchen

Dieser Abruf startet das Verbuchen der Rechnungen, d.h. die Prüfung, die Übergabe an die Finanzbuchhaltung und den Druck der Rechnungen.
Des Weiteren werden ein Rechnungsausgangs- und bei Intercompany-Rechnungen für die empfangende Firma ein Rechnungseingangsbuch gedruckt.
Die Druckausgabe kann via oxaion Print auch im PDF-Format erfolgen. Dies wird über die Ausgabewarteschlange im Jobsteuerungsformat gesteuert. Nähere Informationen zur Pflege der Dokumentvorlage finden sich im ��Handbuch oxaion Print'.
Bei Druck der Rechnungen über oxaion Print ist es zusätzlich möglich Kreditzuschläge zu drucken und zu verbuchen. Ob ein solcher Kreditzuschlag bei der Rechnungserstellung erfolgen soll, wird über den Parameter Zuschlagskennzeichen in der Zahlungsbedingung gesteuert. Ein Kreditzuschlag auf den Warenwert wird erhoben, wenn die Zahlung später als zum vereinbarten Zeitpunkt erfolgt. Dieses Kennzeichen ist für die niederländische Umsatzsteuerverprobung relevant.

Rechnungskopien drucken

Bereits verbuchte Rechnungen können nochmals als Kopie gedruckt werden.
Das Listbild entspricht dem der Rechnung, lediglich im Kopf wird zusätzlich der Schriftzug 'KOPIE' gedruckt.

Rechnungen stornieren

Bereits verbuchte Rechnungen können mit diesem Programm Rechnungen stornieren (BR50300) storniert werden.
Über die Vorlauftabelle VRLB24 wird gesteuert, ob die Stornobuchungen mit negativen Beträgen oder umgedrehten Soll-/Haben-Kennzeichen erstellt werden. Die Buchungen werden an die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung übergeben.
Bei Aufwandsrechnungen wird bei den Auftragspositionen, die zur Erstellung der Rechnung verwendet wurden, die Kennzeichnung, dass diese Positionen bereits fakturiert wurden, entfernt. Es ist also möglich, für den Auftrag eine neue Aufwandsrechnung maschinell erstellen zu lassen.
Handelt es sich bei der zu stornierenden Rechnung um eine Intercompany-Rechnung, wird beim Storno dieser Rechnung gleichzeitig auch die Eingangsrechnung in der empfangenden Firma storniert.

Rechnungen reorganisieren

Mit diesem Programm Rechnungen reorganisieren (BR60500) werden alle Rechnungen reorganisiert, deren Rechnungsdatum kleiner gleich dem angegebenen Datum ist. Das Datum bis zu dem reorganisiert wird ist mit dem aktuellen Datum abzüglich sieben Jahre vorbelegt.
Die Rechnungen werden mit ihren Rechnungspositionen gelöscht. Wird die Archivierung angefordert, werden die Rechnungsköpfe, Rechnungspositionen und Rechnungsunterpositionen vor dem Löschen in die Dateien BRGCHP, BRGPOP bzw. BRGUPP gestellt. Die Archiv-Dateien werden dabei nicht geleert, so dass mehrere Reorganisationsläufe (z.B. über mehrere Firmen) hintereinander in den Archivdateien gesichert werden können. Diese Dateien können dann auf einen Datenträger gesichert werden und müssen manuell geleert werden (z.B. mit SQL).
Für den Reorganisationslauf wird ein Ergebnisprotokoll gedruckt.

Intercompany-Rechnung

Auf einem BIA-Auftrag werden erbrachte Leistungen gesammelt und können an Dritte in Rechnung gestellt werden. Handelt es sich bei dem Rechnungsempfänger um einen weiteren Mandanten in oxaion kann mit der Funktion der Intercompany-Rechnung die Eingangsrechnung direkt in der empfangenden Firma maschinell gebucht werden. Nach der entsprechenden Pflege der Stammdaten ist es dadurch möglich automatisch (z.B. monatlich) die Verrechnung von Aufwänden zwischen Firmen vorzunehmen. Die manuelle Buchung der Rechnung entfällt somit.
Voraussetzungen für diese Verrechnungsfunktion ist die Auftragsart für die Intercompany-Rechnung zu zulassen. Dafür ist das ‚Kennzeichen Fakturierung' auf Intercompany-Rechnung zu setzen. Ist das Kennzeichen gesetzt, kann in der Auftragsart auf die Lasche ‚Eingangsrechnung' verzweigt werden. Hier werden die für das Verbuchen der Eingangsrechnung in der empfangenden Firma notwendigen Informationen (empfangende Firma, Personenkonto (Kreditor), Buchungskreis, Aufwandskonto, Vorsteuerschlüssel) hinterlegt. Da es sich um Defaultwerte handelt, können diese Angaben auch erst bei der Erfassung des Auftrages gemacht werden. Optional können die kostenrechnerische Zusatzkontierungen Auftrag/ Kostenstelle/ Kostenträger mitgegeben werden.
Mit der einmaligen Anlage des Auftrags kann die Eingangsrechnung ohne weitere manuelle Aktionen automatisch erstellt werden. Dabei ist zu beachten, dass die komplette Rechnung mit dem gleichen Vorsteuersatz, dem gleichen Aufwandskonto und der gleichen Zusatzkontierung verbucht wird. Die Möglichkeit die einzelnen Positionen mit unterschiedlichen Kontierungen zu versehen besteht nicht, da dann wieder manuell nachgearbeitet werden müsste, und dies viel zu aufwändig wäre.
Mit der Verbuchung der Ausgangsrechnung (Programm Rechnungen verbuchen (BR50100R)) werden gleichzeitig die Daten für die Eingangsrechnung in der empfangenden Firma in die zentrale Eingangsschnittstelle USNINP der Finanzbuchhaltung gestellt.
Für die Ermittlung der Belegnummer der Eingangsrechnung gibt es zwei Möglichkeiten, die von der Einstellung ‚Automatische Belegnummernvergabe (J/N/+/V)' des Buchungskreises in der empfangenden Firma abhängen:

• JDie Belegnummer wird maschinell vergeben

In der empfangenden Firma werden die Belegnummern neu durchnummeriert, dadurch ergeben sich fortlaufende Belegnummern.

• <>'J' Die Belegnummer bleibt erhalten

Die Ausgangsrechnungsnummer wird zur Belegnummer in der empfangenden Firma, dadurch lässt sich die zugehörige Rechnung in der abgebenden Firma schneller finden. Wird an unterschiedliche Firmen innerhalb oxaion abgerechnet sollte je abzurechnendem Mandanten ein eigener Buchungskreis in der jeweiligen Auftragsart definiert sein. Dadurch ist gewährleistet, dass auch in der empfangenden Firma die Belegnummern fortlaufend sind.