Die Kostenträgerrechnung erhält ihre Daten entweder durch eine Leistungsverrechnung von Kostenstellen auf Aufträge, Artikel bzw. Kostenträger oder durch eine direkte Schnittstellenbuchung auf Aufträge, Artikel oder Kostenträger. Die Leistungsverrechnung erfolgt im Modul BAR, weitere Informationen hierzu enthält das Betriebsabrechnungssystem. Durch das Anlegen einer Kostenträgerverdichtung und die Aktualisierung der Kostenträgerfortschreibung werden die Buchungen auf Auftrags- bzw. Artikelebene dann auf Kostenträgerebene verdichtet.
Die folgenden Buchungsprogramme existieren sowohl für die Ist-Version als auch für Planversionen. Die Buchungen werden immer in der Version vorgenommen, in der das entsprechende Buchungsprogramm aufgerufen wird. Die Version kann über die Funktion ‚Version ändern' beim Programmaufruf eingestellt werden.
Belege buchen
Durch die Auswahl dieses Menüpunktes wird das Programm Kostenrechnungsbelege verwalten (BA23010) aufgerufen. Die Beschreibung dieses Programms erfolgt unter Datenübernahme.
Vorkalkulation Auftrag buchen
Bei der Vorkalkulation werden für einen Auftrag und eine Kostenart die Werte und/oder Mengen für einzelne Perioden in eine Statistikdatei gebucht. Bei Buchungen in die Ist-Version können nur solche Kostenarten angegeben werden, die als Statistikkonten definiert sind. Das geschieht im Kostenartenstamm über eine entsprechende Angabe im Feld 'Verwendung' (Tabelle FRDKT2). Bei der Buchung von Vorkalkulationen für eine Planversion sind alle im Kostenartenstamm definierten Kostenarten zugelassen.
Über die Funktion ‚Zusatztext verwalten' ist eine Dokumentation der geplanten Werte möglich.
Es können nur solche Werte gebucht werden, die für die Kostenart aufgrund der Angabe im Feld 'Darstellung der Werte' (Tabelle FRDDKA) im Kostenartenstamm zugelassen sind. In dieser Tabelle kann hinterlegt werden, ob das Buchen von fixen und/oder variablen Kosten sowie das Buchen von Mengen zugelassen ist.
Die Buchungen können nur für die Perioden des ausgewählten Wirtschaftsjahres erfolgen, die im Periodenstamm für die Kostenträgerrechnung geöffnet sind.
Ist für den Auftrag, auf den gebucht wird, im Auftragsstamm ein Bestandskonto hinterlegt, so werden die Buchungen zusätzlich für diese Kostenart in die Bestandsdatei gebucht. Dazu muss die Kostenart allerdings durch eine entsprechende Angabe im Feld 'Verwendung' (Tabelle FRDKT2) im Kostenartenstamm als Bestandskonto definiert worden sein.
Sowohl in der Statistikdatei als auch in der Bestandsdatei werden die Buchungen für alle folgenden Jahre als Anfangsbestand fortgeschrieben, bei denen mindestens eine Periode den Status 'geöffnet' hat.
Vorkalkulation Kostenträger buchen
Das Buchen für Kostenträger entspricht der zuvor beschriebenen Vorkalkulation für Aufträge, nur dass statt dem Auftrag ein Kostenträger angegeben wird. Auch das Buchen der Bestände und die Fortschreibung der Anfangsbestände in Folgejahre sowie die Erfassung von Zusatztexten erfolgt analog.
Anfangsbestände in Folgejahre buchen
Wenn eine Periode in einem neuen Wirtschaftsjahr eröffnet wurde und die Anfangsbestände an Mengen und Werten auch für dieses Jahr gebucht werden sollen, so geschieht das mit dem Programm Anfangsbestände in Folgejahre buchen (BK50400). In der Abrufmaske ist das Wirtschaftsjahr anzugeben, dessen Werte und Mengen als Anfangsbestände in die Folgejahre fortgeschrieben werden sollen. Die neuen Anfangsbestände werden aus dem Anfangsbestand dieses Jahres sowie den Zu- und Abgängen während des Jahres ermittelt und als Anfangsbestand der Folgejahre gebucht. Die Buchung erfolgt für alle folgenden Jahre, bei denen mindestens eine Periode für die Kostenträgerrechnung geöffnet ist. Die Fortschreibung erfolgt für Einzelkosten, Gemeinkosten, Vorkalkulationen und die Bestände.
Kostenträgerfortschreibung aktualisieren
Wurden mit dem Stammdatenprogramm Kostenträger verwalten (US12700) Aufträge bzw. Artikel zu einem Kostenträger verdichtet, so wird mit diesem Programm die Fortschreibung der Einzel-, Gemein- und Statistikkosten sowie der Bestände auf Kostenträgerebene aktualisiert.
Im Zuge der Aktualisierung werden die Werte aller Aufträge bzw. Artikelnummern, die dem Kostenträger direkt zugeordnet wurden, und die Werte aller Aufträge bzw. Artikelnummern, die dem Kostenträger über einen Unterkostenträger zugeordnet wurden, zu einem Kostenträger verdichtet.
Die Aktualisierung der Kostenträgerfortschreibung sollte grundsätzlich immer abgerufen werden, bevor ein Kostenträgerbericht abgerufen wird, wenn seit der letzten Aktualisierung Zuordnungen von Aufträgen, Unterkostenträgern oder Artikelnummern zu Kostenträgern geändert oder hinzugefügt wurden, oder sich die Daten auf Auftrags- bzw. Artikelnummernebene geändert haben. Dies ist immer dann der Fall, wenn zwischenzeitlich eine Übernahme der Belege abgerufen oder eine Leistungsverrechnung auf Aufträge bzw. Artikel durchgeführt wurde.
Der Parameter Neuaufbau Verdichtung steuert, ob vor der Aktualisierung der Werte und Mengen der einzelnen Verdichtungen ein Neuaufbau der Verdichtungen nach Artikelidentifikation durchgeführt werden soll. Voraussetzung für den Neuaufbau der Verdichtungen nach Artikelidentifikationen ist, das der Parameter VRLB07 auf 'T' umgestellt ist. Da ein Neuaufbau der Verdichtungen nach Auftrag nicht möglich ist, kann die Umstellung des Parameters 01 von 'J' auf 'T' der Tabelle VRLB07 nach einer Schnittstellenübernahme oder einem bereits durchgeführten Neuaufbau der Verdichtungen nach Artikelidentifikationen nicht rückgängig gemacht werden. Bei einem Neuaufbau der Verdichtungen nach Artikelidentifikationen werden zunächst alle bestehenden Verdichtungen mit Artikelidentifikationen und Aufträgen gelöscht. Anschließend werden von der Fortschreibung auf Artikelidentifikationen ausgehend alle Artikelidentifikationen auf die gebucht wurde unter den im Artikelstamm existierenden Kostenträger verdichtet. Bei einem Neuaufbau der Verdichtungen nach Artikelidentifikationen kann nicht auf Fortschreibungen zurückgegriffen werden, die nur auf Auftrag nicht auf Artikelidentifikation erfolgt sind. Es bleiben deshalb Defaultaufträge mit Auftragsanwendung 'BKR', 'BIA' zu den ursprünglichen Kostenträgerverdichtungen erhalten. Dies gilt jedoch nicht für Aufträge anderer Anwendungen.
Korrektur Objektdaten
Wurden in der Auftragsverwaltung die Hinterlegungen zum Objekt geändert und wurde bereits auf diesen Auftrag gebucht, können die Buchungen mit Hilfe des Programms Korrektur Objektdaten (BK50310) aktualisiert werden. Die Korrektur erfolgt für einen angegebenen Bereich von Buchungsdatum, von Auftrag, bis Buchungsdatum, bis Auftrag. Dabei werden sowohl für die verbuchten Schnittstelleneinzelnachweise als auch für die Auftragsfortschreibungen in das Feld "Objekt" das im übergreifenden Auftragskopf zum Auftrag hinterlegte Objekt fortgeschrieben. Wenn das Feld in der übergreifenden Auftragskopfdatei leer ist, wird es in den Schnittstelleneinzelnachweisen und Auftragsfortschreibungen ebenso geleert.
Erlösschmälerungen
Bei der Kundenbetrachtung in Handelsunternehmen spielen Erlösschmälerungen wie Boni, Rabatte und Werbekostenzuschüsse, welche letztendlich entscheiden, ob ein positiver oder negativer Deckungsbeitrag erwirtschaftet wurde, eine wichtige Rolle. In oxaion ist es möglich auf verschiedenen Ebene Konditionen zur Berechnung von Erlösschmälerungen zu hinterlegen und diese als kalkulatorische Kosten in der Kostenrechnung darzustellen. Dabei wird zwischen Deckungsbeitrags- oder Erlösminderungen und Werbekostenzuschüsse unterschieden. DB-Minderungen werden mit einem frei wählbaren Prozentsatz auf die gebuchten Erlöse ermittelt. Werbekostenzuschüsse werden auf Ebene Kunde erfasst und berechnet.
Das Programm Erlösschmälerungen verwalten (BK11000) befindet sich in der Deckungsbeitragsrechnung unter dem Menüpunkt Stammdaten.
FRDESM
Die Argumente für die Erfassung von Erlösschmälerungen werden in der Tabelle FRDESM definiert.
Über den Parameter ‚Werbekostenzuschuss' wird gesteuert, ob es sich um eine DB-Minderung oder einen Werbekostenzuschuss (WKZ) handelt. Als weiteres wird dort definiert auf welches Konto die Erlösschmälerung gebucht werden soll. Dabei ist zu beachten, dass im Kostenartenstamm diese Kostenart über das Kennzeichen ‚Verwendung' als Kostenart für Erlösminderungen bzw. für Werbekostenzuschüsse gekennzeichnet sein muss.
DB-Minderungen
DB-Minderungen können auf Ebene Geschäftsbereich oder Geschäftsbereich in Kombination mit Land, mit Personenkonto, mit Land + Personenkonto, mit Land + Artikel oder in Kombination mit Personenkonto + Artikel erfasst werden. Der Geschäftsbereich ist immer anzugeben und bezieht sich auf den Geschäftsbereich des Verkaufsauftrages. Über die Vorgabe eines von-bis Gültigkeitsdatums kann die Geltungsdauer eines Satzes begrenzt werden.
Der Zugriff auf die definierten Erlösminderungen wird mit folgender Priorität durchgeführt, wobei die 1. Stufe die höchste Priorität hat:
1. Geschäftsbereich, Personenkontonummer aus Ordnungsstruktur, Artikelnummer
2. Geschäftsbereich, Personenkontonummer aus VKS-Auftrag, Artikelnummer
3. Geschäftsbereich, Personenkontonummer aus VKS-Auftrag, Land
4. Geschäftsbereich, Personenkontonummer aus Ordnungsstruktur
5. Geschäftsbereich, Personenkontonummer aus VKS-Auftrag
6. Geschäftsbereich, Land, Artikelnummer
7. Geschäftsbereich, Land
8. Geschäftsbereich
Bei der Erfassung einer Erlösminderung ist ein prozentualer Wert vorzugeben. Die DB-Minderung wird aus diesem Prozentsatz und dem gebuchten Erlös berechnet und verbucht. Voraussetzung dafür ist, dass diese Erlöskostenart im Kostenartenstamm über das Kennzeichen ‚Klassifizierung' als Kostenart, zu welcher Erlösschmälerungen berechnet werden sollen, gekennzeichnet ist.
Über das Kennzeichen ‚Addition' wird gesteuert, ob der prozentuale Wert zu den bestehenden Erlösminderungen addiert wird oder die bereits auf übergeordneter Ebene definierten Prozentsätze überschreibt.
Zur Ermittlung der Erlösminderung zu einer Erlösbuchung auf VKS-Auftragskopfebene, wie beispielsweise ein Frachtkostenzuschlag, ist ein Satz auf Geschäftsbereichsebene oder Geschäftsbereich in Kombination mit dem Personenkonto erforderlich.
Bei der Übernahme von Erlösbuchungen in die Kostenrechnung werden die DB-Minderungen für die abgerufene Periode ermittelt und auf den jeweiligen Konten verbucht. Konnte aufgrund fehlender Definition keine Erlösminderung berechnet werden, wird in der Mailbox ein Hinweis mit Verweis auf den zugrundeliegenden Buchungsbeleg ausgegeben. Die Erlösbuchung wird in die Kostenrechnung übernommen. Nachdem die fehlenden Informationen nacherfasst wurden kann der Neuaufbau der DB-Minderung manuell aufgerufen werden. Siehe näheres unten.
Ist dagegen das zur Verbuchung definierte Konto ungültig, wird neben der Ausgabe einer Mailboxnachricht auch der Beleg auf dem Fehlerprotokoll aus der Verbuchung der Schnittstelle protokolliert. Die Erlösbuchung wird nicht verbucht und bleibt fehlerhaft in der Eingangsschnittstelle zur Kostenrechnung stehen.
Ein nachträglicher oder wiederholter Aufbau der Erlösminderungen, z.B. aufgrund von Änderungen in den Stammdaten, kann über das Programm Statistik neu aufbauen (BK50800) angestoßen werden. Neben der gewünschten Periode für den Neuaufbau ist der Parameter ‚DB-Minderung' zu markieren. Die Buchungen zur DB-Minderungen sind in den Fortschreibungsdateien mit einem Buchungskennzeichen (XPAR = 64) versehen.
Werbekostenzuschüsse
Werbekostenzuschüsse sind unabhängig von einer Erlösbuchung und werden nur auf Ebene Personenkonto und Geschäftsbereich erfasst. Hier wird ein absoluter Betrag vorgegeben, welcher auf die Perioden seiner Gültigkeitsdauer verteilt wird. Beispielsweise wurde ein WKZ in Höhe von 2.400,- € mit einer Gültigkeit von 01.01. – 30.06. des aktuellen Wirtschaftsjahres erfasst. Damit entfallen auf die Perioden 01 - 06 jeweils 400,- €.
Die WKZ/ Listungsgelder können über das Programm WKZ/ Listungsgelder aufbauen (BK50900) neu aufgebaut werden. Durch die Vorgabe einer Kundennummer ist der Neuaufbau kundenspezifisch möglich. Die Buchungen zu WKZ sind in den Fortschreibungsdateien mit einem Buchungskennzeichen (XPAR = 65) versehen.