Von den vorgelagerten Systemen erhält die Kostenrechnung in der Regel ihre Daten, die sie auswerten soll. Erlöse werden im Verkauf (Modul VKS) und im Service (SAS) gebucht, Kosten werden in der Finanzbuchhaltung (Modul FBS) und der Produktion (Modul PPS) erfasst, Bestände werden in der Lagerwirtschaft (Modul LBS) geführt, während kalkulatorische Abschreibungen von der Anlagenbuchhaltung (Modul FAB) an die Kostenrechnung überstellt werden. Belege können allerdings auch innerhalb der Kostenrechnung gebucht werden.
Die Bereitstellung der Daten von den vorgelagerten Modulen erfolgt nach vordefinierten Kriterien. Denn selbstverständlich soll nicht jede Buchung in der Kostenrechnung ausgewertet werden; infolgedessen ist es auch nicht erforderlich, jede Buchung an die Schnittstelle zur Kostenrechnung weiterzuleiten. Diese Schnittstelle wird von zwei zentralen Programmen bedient. Von der Materialwirtschaft werden alle Buchungen übergeben, bei denen ein Sachkonto angesprochen wurde, bei dem das Kennzeichen für KOR-Konto im Sachkontenstamm mit 'zugelassen in KOR' markiert ist. Vom Rechnungswesen werden alle Buchungen auf Sachkonten übergeben, die für die Kostenrechnung zugelassen sind, und bei denen auf Kostenstelle, Auftrag, Artikelidentifikation oder Kostenträger kontiert wurde.
Die Daten in der Schnittstelle stehen dann der Kostenrechnung nicht automatisch zur Verfügung, werden also nicht durchgebucht, sondern müssen erst explizit übernommen werden. Vor dieser Übernahme besteht noch die Möglichkeit eines Testlaufs, so dass fehlerhafte Buchungen noch korrigiert werden können, bevor sie in die Kostenrechnung eingebucht werden.
Die Daten werden nach der Übernahme der Schnittstelle nicht gelöscht, da innerhalb der Berichte die Auswertung einzelner Buchungen noch möglich ist. Wenn man allerdings sicher ist, diese Einzelnachweise nicht mehr zu benötigen, können mit der Reorganisation der Schnittstelle Buchungen aus dieser gelöscht werden.

Kostenrechnungsbelege verwalten

Das Programm Belege verwalten (BA23010) erfüllt drei Funktionen. Zum einen können die als fehlerhaft gekennzeichneten Buchungen in der Schnittstelle zur Kostenrechnung korrigiert werden. Das heißt, die manuelle Änderung fehlerhafter Sätze ist grundsätzlich immer möglich. Ist Parameter 'änderbar masch.Beleg' der Vorlauftabelle VRLB01 markiert, können zwischen Testlauf und Übernahme fehlerfreie, maschinell in die Schnittstelle gebuchte Belege geändert werden. Außerdem können Buchungen direkt aus dem Kostenrechnungsmodul in die Schnittstelle gebucht werden, falls dies im Versionsstamm (US12200R) zugelassen ist.
Mit dem Aufruf des Programms Belege verwalten (BA23010) werden alle zur Verwaltung zur Verfügung stehenden Belege angezeigt. Über den Filter kann die Anzeige der verwaltbaren Belege eingeschränkt werden, z.B. alle Belege zu einem bestimmten Buchungsdatum oder Buchungskreis.
Über die Funktion 'weitere Belegposition' aus dem Kontextmenü können weitere Positionen zu einem vorhandenen Beleg erfasst werden. Die Bearbeitung der bereits erfassten Positionen ist mit der Funktion 'Ändern' möglich.
Bei der Neuerfassung eines Beleges müssen eine Buchungsart (Tabelle FRD306), ein Buchungskreis (Tabelle FRDBKR), eine Belegnummer und das Belegdatum angegeben werden. Die Belegnummernvergabe erfolgt dabei maschinell, falls dies für den eingegebenen Buchungskreis vorgesehen ist. Die Buchungsart muss für die Direktbuchung in die Schnittstelle zugelassen sein. Dazu muss im zweiten Selektionsfeld der Tabelle FRD306 eine '1' eingetragen sein (siehe auch Beschreibung der Tabelle FRD306). Ist in Parameter 'Buchungskreis' der ausgewählten Buchungsart ein gültiger Buchungskreis hinterlegt, so wird dieser als Defaultwert eingestellt, falls die Angabe eines Buchungskreises unterbleibt. In einem weiteren Feld kann der Anwender entscheiden, ob der Beleg gedruckt werden soll. Für die Bearbeitung stehen die Transaktionen 'Erfassen', 'Ändern', und 'Anzeigen' mit den bereits beschriebenen Einschränkungen bezüglich der Vorgaben im Versionsstamm und der Tabelle VRL B01 zur Verfügung.
Auf der Lasche 'Kontierungsobjekte verwalten' ist die Eingabe einer Kontonummer Pflicht. Dabei können alle Sachkonten eingegeben werden, die als Kostenarten in der Kostenrechnung geführt werden, und die im Feld 'Darstellung der Werte' im Kostenartenstamm für Dialogbuchungen zugelassen sind. Ob dann das Buchen von Werten, Preisen oder Mengen möglich ist, entscheidet ebenfalls die Darstellung der Werte. Ob die Eingabe der Felder Geschäftsbereich, Kostenstelle/Bezugsgröße, Auftrag, Kostenträgers und Artikelidentifikation erforderlich und möglich ist, wird durch die Kennzeichen 'Geschäftsbereichskennzeichen', 'Kostenstellenkennzeichen', 'Auftragsnummernkennzeichen', 'Kostenträgerkennzeichen' und 'Artikelnummernkennzeichen' im Sachkontenstamm festgelegt.
Beim Erfassen eines neuen Beleges ist es möglich durch markieren des Kennzeichens 'Umbuchung' auf der Lasche 'Gegenkontierung' Informationen hinsichtlich einer Gegenbuchung mitzugeben. Dies bewirkt, dass ein weiterer Buchungssatz mit dieser Gegenkontierung erzeugt wird. Der Buchungskreis für die Umbuchung wird unter dem Parameter 'Buchungskreis' der VRLB01 hinterlegt. Wurde hier kein Buchungskreis hinterlegt erfolgt die Umbuchung mit dem gleichen Buchungskreis wie der Ursprungsbeleg.
Bei der Änderung fehlerhafter Sätze wird automatisch die Fehlerart, die auch beim Ausdruck fehlerhafter Sätze erscheint, angezeigt, so dass die Fehlerverfolgung und -beseitigung problemlos durchgeführt werden kann.
Die Aufteilung der Kosten in fixe und variable Anteile gemäß der Leistungsabhängigkeit im Kostenartenstamm wird auf der Lasche 'Allgemeine Belegdaten' angezeigt. Diese Aufteilung kann natürlich auch geändert werden. Lediglich die Summe fixer und variabler Bestandteile muss mit dem Buchungsbetrag übereinstimmen.

Da die Kostenträgerfortschreibung aufgrund der Angaben in der Kostenträgerverdichtung erfolgt, ist eine direkte Buchung auf Kostenträger nicht möglich, sondern nur in Verbindung mit der Angabe eines Auftrags oder einer Artikelnummer. In diesem Fall wird auf Auftrag bzw. Artikelnummer gebucht. Über die Aktualisierung der Kostenträgerfortschreibung werden die Buchungen schließlich je Kostenträger verdichtet. 
Wenn auf einen Kostenträger gebucht wird, ohne dass ein Auftrag angegeben wird, und im Kostenträgerstamm ein Defaultauftrag hinterlegt wurde, wird dieser hinterlegte Auftrag in die Buchungsmaske eingestellt, und es wird sowohl auf den Kostenträger als auch auf den Auftrag gebucht. Wurde im Kostenträgerstamm kein Defaultauftrag hinterlegt, wird bei der Übernahme der Belege unter Verwendung der Angaben in der Vorlauftabelle VRLB07 maschinell eine Auftragsnummer ermittelt. Diese wird sowohl im Beleg als auch im Kostenträgerstamm und in der Kostenträgerverdichtung eingestellt.

Belege Kostenrechnung übernehmen

Mit dem Programm Kostenrechnungsbelege übernehmen (BA60500) werden die als fehlerfrei gekennzeichneten Sätze in der Schnittstelle zur Kostenrechnung übernommen. Im Programmabruf können Grenzen für das Buchungsdatum eingegeben werden, aus denen sich das System die betroffenen Perioden automatisch berechnet. Es kann angegeben werden, aus welcher Anwendung Daten übernommen werden. Die Eingabe von '***' führt zu der Übernahme der Daten aus allen Anwendungen.
Die Eingabe im Feld 'Testlauf' entscheidet, ob nur eine Prüfung der Belege oder bereits eine Übernahme stattfinden soll. Übernommen werden alle Buchungen mit der Fehlerart '06', also alle als fehlerfrei gekennzeichneten Sätze. Es ist der Abruf der Übernahme mit vorherigem Testlauf zu empfehlen, besonders wenn Stammdaten neu eingerichtet oder in größerem Umfang geändert wurden.
Es werden zwei Übernahmeprotokolle bzw. Testprotokolle ausgegeben. Ein Buchungsprotokoll, welches die fehlerfreien Buchungen (Test: Fehlerart '06' / Echtlauf: Fehlerart '07') auflistet und ein Fehlerprotokoll, welches die fehlerhaften Buchungen mit der entsprechenden Fehlerart (Dokumentation der Fehlerart am Listanfang) auflistet. Am Listende des Fehlerprotokolls wird eine Übersicht über die Häufigkeit der aufgetretenen Fehler ausgedruckt, um dem Anwender damit die Möglichkeit zu eröffnen, bei der Fehlerkorrektur effizienter zu arbeiten.
Über die Tabelle VRLB05 Parameter 'Istbuch. n. Plan-Kst' kann gesteuert werden, ob bei der Buchung der Ist-Kosten auf die Geschäftsbereiche und Kostenstellen die Aufteilung in fixe und variable Anteile gemäß der Kosten im Plan (Planversion aus Firmenstamm) erfolgen soll. Auf die Verbuchung der Plankosten hat der Parameter keine Auswirkung. Der Vorteil liegt darin, dass die Leistungsabhänigkeit für die zukünftige Planung, welche auf der Kostenart oder Kostenstelle definiert wird, unterjährig abgeändert werden kann, und dennoch die Möglichkeit besteht, die IST-Buchungen weiterhin im gleichen Verhältnis, bezogen auf die Leistungsabhänigkeit, zu buchen, wie die Leistungsabhänigkeit im vergleichbaren Planjahr definiert wurde.
Die Arbeitsweise des Übernahmeprogramms gliedert sich in zwei Abschnitte.

Im ersten Schritt werden die für die Kostenrechnung notwendigen Daten ergänzt. In den vorgelagerten oxaion-Modulen werden nicht alle für die Kostenrechnung notwendigen Daten geführt. Gemäß der Kennzeichen der Stammdaten im Kostenrechnungsbereich werden diese ergänzt.

Beispiel
In der Finanzbuchhaltung kann auf Kostenstelle gebucht werden. Allerdings kennt die Finanzbuchhaltung die verschiedenen Bezugsgrößen dieser Kostenstelle nicht, die innerhalb der Kostenrechnung für die verursachungsgemäße Verteilung der Kosten ausschlaggebend sind. Die Verteilung der Kosten erfolgt dann nach den im Kostenstellenstamm im Feld 'Bezugsgrößenkontierung' hinterlegten Kennzeichen.

Ebenso kann in der Finanzbuchhaltung auf Kostenträger gebucht werden, ohne dass ein Auftrag oder eine Artikelnummer angegeben wird. In der Kostenrechnung wird der Beleg wie oben beschrieben ergänzt.

Im zweiten Schritt wird jede einzelne, noch nicht in die Kostenrechnung übernommene Buchung geprüft und nach der Prüfung mit einer Fehlerart der Tabelle FRDFEH versehen. Diese Fehlerart wird beim Ausdruck fehlerhafter Sätze mit ausgegeben, so dass Rückschlüsse auf die Fehler möglich sind.
Bereits übernommene Buchungen erhalten nach der Übernahme die Fehlerart '07', fehlerfreie Buchungen erhalten Fehlerart '06'. Die fehlerfreien Buchungen stehen für die Übernahme an. Für Sätze, die mit Fehlerart 07 übernommen wurden, werden in bestimmten Fällen Warnungen ausgegeben. Diese Buchungssätze erscheinen mehrmals im Übernahme- bzw. Testlaufprotokoll, einmal mit Fehlerart 07 und ein oder mehrmals entsprechend der Anzahl der Warnungen mit der Fehlerart für die entsprechende Warnung.
Bei einer Doppelkontierung, d.h. Angabe einer Kostenstelle abgebend und eines Auftrags abgebend oder einer Kostenstelle abgebend und eines Artikels abgebend, enthält der maschinell erzeugte Buchungssatz für die Entlastungsbuchung immer die abgebende Anwendung 'DPK' und das Konto aus der Vorlauftabelle VRLB07.
Der Prüfvorgang selbst stellt lediglich sicher, dass die Buchungen gemäß den Angaben innerhalb der Kostenrechnung verarbeitet werden können. Dadurch wird ausgeschlossen, dass widersprüchliche Informationen in den Buchungen enthalten sind und die Buchung alle für die Kostenrechnung notwendigen Daten enthält. Wurde jedoch vom Anwender eine falsche Kostenstelle in der Buchung angegeben, bleibt dieser Fehler in der Regel vom System unentdeckt, da selbstverständlich nur die Plausibilität der Daten, nicht aber ihre Inhalte (beispielsweise Buchungsbeträge etc.) geprüft werden können.
Bei der Übernahme der Daten werden alle Kostenrechnungsmodule durch dieses Programm bedient. Auf Kostenstellenebene werden darin die Primär- und Sekundärkosten sowie statistische Kosten fortgeschrieben. Bei maschineller Beschäftigungsermittlung wird außerdem die Beschäftigung fortgeschrieben. Bei maschinellem Aufbau der Verrechnungstabellen werden diese anhand der gebuchten Daten in diesem Programm aufgebaut.
Auf Artikel- und Auftragsebene werden Einzel- und Gemeinkosten, Bestände und statistische Kosten fortgeschrieben.

Wenn auf Auftrag oder den Kostenträger kontiert wurde und im Auftrags- bzw. Kostenträgerstamm ein Bestandskonto hinterlegt ist, das im Kostenartenstamm über die Darstellung der Werte (Tabelle FRDDKA) auch als Bestandskonto gekennzeichnet ist, wird die Buchung auch in der entsprechenden Bestandsdatei vorgenommen.

Bei Bewegungen eigengefertigter (kalkulierter) Artikel können statistische Werte gemäß der Kalkulation des PPS ermittelt werden. Bei Artikelbewegungen wird die Bewertung im Lagermodul bereits durchgeführt. In der Regel wird ein eigenerstellter Artikel über die durchschnittlichen Herstellkosten des aktuellen Lagerbestandes bewertet. Für die Auswertung in der Deckungsbeitragsrechnung reicht diese Information gewöhnlich nicht aus. Dort möchte man auf die Daten der Vorkalkulation zugreifen können, um einzelne Kostenbestandteile wie Materialkosten oder Fertigungskosten, aufgespalten in fixe und variable Kostenbestandteile, ausweisen zu können. Da die Lagerbewertung nur einen Kostenblock ohne weitere Differenzierung übergibt, kann in der Kostenrechnung bei der Schnittstellenübernahme die Information aus der Kalkulation des PPS zu einer Speicherung statistischer Daten genutzt werden. Die Fortschreibung der statistischen Werte erfolgt auf separaten Kostenarten, die in der Vorlauftabelle VRLB12 hinterlegt werden müssen. Die Beschreibung dieser Tabelle enthält weitere Informationen zu diesem Thema. Die Fortschreibung wird immer dann durchgeführt, wenn eine Buchung auf einer Kostenart erfolgt, die im Kostenartenstamm durch die Klassifizierung (Tabelle FRDKT1) für die Kostenaufspaltung vorgesehen ist. Wird nun eine Bewegung auf dieser Kostenart mit der Zusatzkontierung eines Artikels übernommen, so wird mit der gebuchten Artikelnummer auf die letzte Kalkulation zugegriffen, die ein Preisfeld des Artikelstammes aktualisiert hat. Die statistischen Kosten werden nun durch Multiplikation der gebuchten Menge mit den Kostenbestandteilen der Kalkulation errechnet. 

Schließlich werden Kostenträger- und Deckungsbeitragsverdichtungen nach den Informationen, die in den Stammdaten im Kostenträger- bzw. Deckungsbeitragsbereich hinterlegt sind, aufgebaut.

Über das Kennzeichen 'DB-/ Ktr.Rg. aktualisieren' kann gesteuert werden, ob die Kostenträgerverdichtung und DB-Statistikdaten bei der Verbuchung der Daten in die Kostenrechnung aus der Datei USIKOP sowie beim Abruf der Ist- bzw. Plan-Umlage aktualisiert werden sollen oder nicht.

Belege Kostenrechnung reorganisieren

In der Abrufmaske des Programms Kostenrechnungsbelege reorganisieren (BA60800) können ein Buchungsdatum und eine Anwendung ausgewählt werden, wobei die Anwendung '***' für die Auswahl aller Anwendungen steht. Aus dem Buchungsdatum wird die Periode bestimmt. Bis zu dieser Periode werden alle Buchungen aus der Schnittstelle zur Kostenrechnung gelöscht, die von der ausgewählten Anwendung an die Kostenrechnung übergeben wurden. Dazu müssen allerdings alle diese Perioden in allen installierten Kostenrechnungsmodulen (BAR, BKR) im Periodenstamm abgeschlossen bzw. temporär gesperrt sein. Der Aufruf des Programms in einer Planversion ermöglicht das Reorganisieren von Planbelegen.