Allgemeines

oxaion Crossfeed kann Aufgaben aus mehreren Quellen (produktive oxaion ERP-Umgebung) in oxaion anzeigen. Die Aufgaben können am linken Rand über "Aufgaben" aufgerufen werden, es öffnet sich das Programm Aufgaben (US00440).

Zur Einrichtung der Aufgaben und deren Quellen ist der Abschnitt Administration zu lesen.

Das Kalender-Icon zeigt immer das aktuelle Tagesdatum an und wie viele offene Aufgaben der Benutzer hat.

Die Anzahl der offenen Aufgaben wird adhoc nur auf der ersten aktiven Sitzung aktualisiert. 

Die Anzeige und Darstellung von den Aufgaben erfolgt fast analog zu dem Programm Workflow: Aufgaben (BI21610).  


Sicht und Filter für Aufgaben

Werden die Aufgaben aufgerufen ist der Standardfilter "OX_MOA" gesetzt, der die eigenen, offenen Aufgaben selektiert. Wurde die Selektion entfernt, kann über den Hotspot wieder der Filter gesetzt werden. 

Der Standardfilter OX_MOA wird von oxaion ausgeliefert und gilt für alle Nutzer.

Im Auslieferungszustand wird dafür ein berechnetes Feld "_OFFEN" verwendet.
Dieses Feld berechnet sich aus dem Aufgabenstatus sowie dem Beginn- und Ende-Datum einer Aufgabe.
Als offen gelten Aufgaben, die nicht begonnen, begonnen und nicht beendet sind (Status > 0 und Status < 9) und deren Beginn- oder Ende-Datum innerhalb der nächsten 14 Tage erreicht wird.
Das heißt, geplante und beendete Aufgaben sowie Aufgaben, deren Fälligkeit außerhalb des Zeithorizontes liegt, werden nicht angezeigt.

Der Filter und/oder das berechnete Feld können nach Bedarf, auch benutzerspezifisch angepasst werden (über Filter US61420 und in Sichten US63190).

offene Aufgaben

Zur Anzeige der Anzahl offener Aufgaben wird ebenfalls der für den Nutzer gültige Filter OX_MOA verwendet 

Über die Workflow-Berechtigungen (MN10400) kann eingestellt werden, welche Aufgaben der Benutzer sehen darf. Es gibt folgende Einstellungen:

  • Eigene Aufgaben: Es können nur die eigenen Aufgaben gesehen werden und es kann nicht nach Aufgaben von anderen Sachbearbeitern selektiert werden
  • Alle Aufgaben: Ein Nutzer kann alle Aufgaben sehen, auch die Aufgaben von anderen Sachbearbeitern 
  • Aufgaben der eigenen Abteilung: Zusätzlich zu den eigenen Aufgaben, werden dem Nutzer auch die Aufgaben seiner Abteilung (Benutzergruppe) angezeigt


Belegnummern und Referenzen in Aufgaben

Über die Aktionen "Öffne Geschäftsobjekt" oder "Öffne Aufgabe" im Kontextmenü, ist es möglich, direkt von einer Aufgabe im Crossfeed zum Quelldokument (bspw. Geschäftspartner oder Auftrag) oder zur Aufgabe (BI21610 in oxaion open) zu verzweigen:
 

Außerdem werden die Informationen zu den Quelldokumenten im Feld Eigenschaften hinterlegt.
Die Belegnummer bspw. eines Auftrages kann aus dem Feld extrahiert werden in ein berechnetes Feld "BELEGNR" mit dem Variablen Inhalt

SUBSTRING(KATXTI, CHARINDEX('RKWF', KATXTI) + 5, CHARINDEX('TDPO', KATXTI) - CHARINDEX('RKWF', KATXTI)-6)

Nachrichten als Aufgaben

Eine Pinnwandnachricht kann in eine Aufgabe umgewandelt werden. Über das Aufgabenicon, am Ende der Nachricht, öffnet sich ein Fenster, über das die Aufgabe erstellt werden kann. 

Als Realisierer wird automatisch der eigene Benutzer eingetragen. Es kann aber jeder Crossfeed-Benutzer eingetragen werden. 

Als Aufgaben Text wird die Nachricht eingetragen, kann aber geändert werden.

In der Nachricht ist zu sehen, welchem Benutzer die Nachricht als Aufgabe zugeordnet wurde. Über das Aufgaben-Icon kann direkt in die Aufgaben verzweigt werden.  


Manuelle Aufgaben

Über den Eintrag „Aufgaben" in der linken Navigationsleiste lassen sich manuell neue Aufgaben anlegen.


Aufgaben für Abteilungen / Gruppen / Rollen

Aufgaben für Abteilungen / Gruppen / Rollen können ab oxaion open 5.1 aus BPM und in automatischen Aufgaben heraus genutzt werden.

Ist für eine Aktivität in BPM eine Abteilung hinterlegt, wird über die  Tabelle FRD ATN (in oxaion open!) eine Benutzergruppe für Dashboards (MN10490R) ermittelt, um (im Crossfeed!) eine zugehörige Rolle zu ermitteln.
Die resultierende Aufgabe in US00440 wird allen Nutzern angezeigt, die dieser Rolle / Gruppe zugehörig sind und mindestens die Aufgaben Ihrer Abteilung sehen dürfen (Workflow-Berechtigung).


Beispiel - Aufgabe für eine Abteilung / Benutzergruppe:
In einer Workflow-Aufgabe ist die Rolle EINKAUF hinterlegt.
Allen Nutzern, welche der Benutzer-Gruppe EINKAUF (oder in deren Hierarchie) im Programm "Benutzergruppen verwalten" (MN10490) zugeordnet sind, wird diese Aufgabe zugeordnet.
Dennoch handelt es sich um genau eine Aufgabe, die durch einen (beliebigen) Nutzer der Benutzergruppe zu bearbeiten ist.
Wird die Aufgabe von einem Nutzer freigegeben/gestartet, wird dieser Nutzer automatisch als Verantwortlicher Bearbeiter (=Realisierer) in die Aufgabe eingetragen. Wird die Aufgabe lediglich bearbeitet z.B. der Aufgabentext wird geändert, wird dieser Nutzer nicht als Realisierer eingetragen.


Bei den Aufgaben für Abteilungen gibt es folgende Punkte, die beachtet werden müssen:

  • Eine Aufgaben für Abteilungen kann nur aus einem BPM-Prozess oder aus Workflow Aufgaben (BI21610) heraus resultieren. Wird eine eine Aufgabe manuell aus den Aufgaben aus Crossfeed angelegt kann keine Abteilung hinterlegt werden.
  • In dem Programm Workflow Aufgaben (BI21610) werden die Workflow-Berechtigungen nicht berücksichtigt. 
  • Die Aufgabe für Abteilung wird solange bei jedem Mitglieder der Abteilung angezeigt, bis die Aufgaben erledigt/beendet ist, auch wenn ein anderer Nutzer als Realisierer eingetragen ist.



Automatische Aufgaben

Die automatischen Aufgaben beziehen sich immer auf ein Geschäftsobjekt und je nach Status diese Objektes wird automatisch eine Aufgabe erzeugt und auch als erledigt markiert.  

Über das Programm Automatische Aufgaben (OP30120) können die automatischen Aufgaben angelegt werden.



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