Aufgaben
In diesem Programm werden alle Aufgaben, aus den verbundenen oxaion-Systemen, aufgelistet.
Bei diesem Programm wurde sich an dem Programm Workflow: Aufgaben (BI21610) orientiert.
Im Kopfbereich der einzelnen Aufgabe sind folgende Informationen zu finden:
| Parameter | Beschreibung |
|---|---|
| Backend Name | Name des oxaion Systems, aus dem die Aufgaben/Termine synchronisiert werden sollen |
| Objekttyp im Quellsystem | Hier ist ersichtlich, woraus die Aufgabe erstellt wurde. Beispiel: Die Aufgabe wurde anhand eines BPM-Prozesses erstellt, dann steht in diesem Feld "BPM" drin |
| Primärschlüssel im Quellsystem | Der eindeutige Nummer der Aufgabe |
| Firma | In welcher Firma die Aufgabe angefallen ist |
Öffne Geschäftsobjekt
Hat die Aufgabe einen Bezug zu einem Geschäftsobjekt, kann dieses direkt über die Aufgabe geöffnet werden. Über das Kontextmenü der Aufgabe kann das Geschäftsobjekt geöffnet werden. Hat die Aufgabe keinen Bezug zu einem Geschäftsobjekt ist diese Funktion nicht aktiv.
Wird über die Aufgabe das Geschäftsobjekt aufgerufen, wird das entsprechende Programm geöffnet und direkt auf dem Satz aufgesetzt.
Öffne Aufgaben/Termine
Über das Kontextmenü einer Aufgabe kann über "Öffne Aufgaben/Termine" direkt in das Programm Aufgaben (BI21610) verzweigt werden.
Aufgaben filtern
Beim Öffnen des Programmes (US00440), wird automatisch der Standardfilter gesetzt, der die eigenen offenen Aufgaben angezeigt.
Offene Aufgaben
Aufgaben gelten dabei als offen, wenn
- sie nicht begonnen, begonnen und nicht beendet sind (Status > 0 und < 9) und
- das Startdatum oder Enddatum innerhalb der nächsten 14 Tage erreicht ist/wird
(Der Filter greift dabei auf die berechnete Spalte OFFEN zu, die in den Sichten definiert und bearbeitbar ist)
"Eigene" Aufgaben sind wie folgt definiert:
- der aktuelle Nutzer ist direkt als Verantwortlicher/Realisierer der Aufgabe eingetragen
- oder er ist Mitglied einer Benutzergruppe, welche als Verantwortliche für die Aufgabe hinterlegt ist (Aufgaben für Abteilungen)
Beispiel - Aufgabe für eine Abteilung / Benutzergruppe:
In einer Workflow-Aufgabe ist die Rolle EINKAUF hinterlegt.
Allen Nutzern, welche der Benutzer-Gruppe EINKAUF (oder in deren Hierarchie) im Programm "Benutzergruppen verwalten" (MN10490) zugeordnet sind, wird diese Aufgabe zugeordnet.
Dennoch handelt es sich um genau eine Aufgabe, die durch einen (beliebigen) Nutzer der Benutzergruppe zu bearbeiten ist.
Wird die Aufgabe von einem Nutzer freigegeben/gestartet, wird dieser Nutzer automatisch als Verantwortlicher Bearbeiter (=Realisierer) in die Aufgabe eingetragen.
Beim Filtern der Aufgaben greift automatisch die Workflow-Berechtigungen aus den Crossfeed-Benutzern (MN10400):
| Workflow-Berechtigung |
Steuert, welche Aufgaben ein Sachbearbeiter verwalten kann.
|
Kalender synchronisieren
Im programmspezifischen Menü gibt es die Funktion "Kalender synchronisieren". Über diese Funktion können Aufgaben und Termin aus allen Quellsystemen synchronisiert werden.
Dazu werden die Quellsysteme benachrichtigt, alle Aufgaben / Termine, welche dem Filter entsprechen, erneut an Crossfeed zu übertragen.
Mehr Informationen zum Synchronisieren von Aufgaben finden Sie unter Administration.
Da diese Funktion eine administrativen Charakter besitzt, sollte der Zugriff nur für Administratoren erlaubt sein, siehe Attribute verwalten (US65370), Transaktion: US00441-SYNC-KALENDER.
Der Filter für die zu übertragenden Daten kann wie folgt definiert werden:
| Parameter | Beschreibung |
|---|---|
| Backend Name | Name des oxaion Systems, aus dem die Aufgaben/Termine synchronisiert werden sollen |
| Firma | Sollen Aufgaben/Termine nur aus einer bestimmten Firma synchronisiert werden, muss hier eine Firma eingegeben werden |
| Sachbearbeiter | Hierüber kann gesteuert werden, ob Aufgaben/Termine nur von einem bestimmten Sachbearbeiter synchronisiert werden |
| Von Periode | Eingrenzung der Aufgaben/Termine über die Periode |
| Nur offene Aufgaben | Ist der Parameter aktiv, werden nur offene Aufgaben/Termine synchronisiert |
| Elemente löschen | Ist der Parameter aktiv, werden vor der Neuübertragung die Daten im Aufgaben im Crossfeed gelöscht, die dem Filter entsprechen. Anschließend werden diese Daten durch die Quellsysteme aktualisiert (oder nicht, falls nicht mehr im Quellsystem vorhanden). |
Felder
Aufgabe
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Art der Aufgabe | Die Aufgaben werden in der Tabelle
FRDTOD angelegt. Der in der Tabelle hinterlegte Text kann für die aktuelle Workflowposition überschrieben werden.
|
| Status der Aufgabe | Der Status der Aufgabe z.B. gibt an, ob die Aufgabe bereits begonnen wurde oder schon beendet ist. Weitere Stati können individuell definiert werden
|
| Besitzer | Die Sachbearbeiterkennzeichen können in den Anwendungsprogrammen über den List-Button angezeigt werden.
Richtige Angaben in diesem Feld sind im Hinblick auf Auskunft und statistische Aufbereitung wichtig. So sind manche Druckausgaben, zum Beispiel die Auftragsbestätigungen und die Rechnungen, nach Sachbearbeitern sortiert (nur im Stapelaufruf). Das Sachbearbeiterkennzeichen wird im Auftragskopf (Bestellkopf) und in den Auftragspositionen (Bestellpositionen) gespeichert. Die Auskunftsprogramme lassen in der Regel eine Eingrenzung nach Sachbearbeiter zu, sodass alle Abfragen entweder für einen oder für alle Sachbearbeiter gestartet werden können. Außerdem ist das Sachbearbeiterkennzeichen als Schlüssel in der Statistikdatei (ISTOPP) abgespeichert, und somit können alle Umsätze/Auftragseingänge (Bestellungen/Wareneingänge) pro Sachbearbeiter ausgewertet werden. Für den Verkauf gelten folgende Voraussetzungen: Das Sachbearbeiterkennzeichen wird, sofern vorhanden, aus dem Kundenstammsatz in den Auftrag übernommen. Ist im Kundenstamm keines vorhanden, so wird das beim Kennwort hinterlegte Sachbearbeiterkennzeichen eingetragen. Dieses kann im Auftrag so lange überschrieben werden, bis eine Auftragsposition erfasst ist. Änderungen danach wirken sich auf bereits erfasste Positionen in der Statistik nicht mehr aus. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses in der Kennwortdatei angelegt sein. |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Backend Name | Der Name des OXAION Systems gilt als eine eindeutige Kennzeichnung eines Oxaion-Systems im PK-Prozess. |
| Firma | Das System ist mehrmandantenfähig, d.h. es kann mit verschiedenen Firmen gearbeitet werden, sofern dies erforderlich ist. Die zulässigen Firmen sind im Firmenstamm hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden, wenn das Feld ein Eingabefeld ist. Über die Firmenberechtigungsdatei wird bestimmt, welche Sachbearbeiter mit welcher Firma arbeiten dürfen. Es können jedoch programmspezifische Einschränkungen vorliegen. Die Firmennummer darf alphanumerisch sein, jedoch keine Sonderzeichen enthalten. |