Workflow: Aufgaben
Mit diesem Programm können Aufgaben als Positionen eines Workflows verwaltet werden. Workflows werden über die allgemeine Einstiegsprogramme oder über den jeweiligen Stammsatz bzw. Beleg aufgerufen und können sich auf verschiedene Belege oder Stammdaten beziehen. Je nach Workflow-Art aus FRDWFA (Workflowart) können unterschiedliche Strukturen der Positionsnummern festgelegt werden.
Auch kann direkt über die Senden An-Funktion in den Stammsatz oder Beleg verzweigt werden.
Außerdem kann eine lineare Abarbeitung festgelegt werden, d. h. wenn eine Aufgabe erledigt wurde (Status 9) wird die nachfolgende Aufgabe auf offen (Status 1) gesetzt
Ändern des Statuswertes
Der Status einer Aufgabe wird aus Tabelle FRD825 (Status der Aufgabe) ermittelt und darf nur die Funktion Status ändern verwaltet werden.
Aufgaben und Workflows
Eine ausführliche Beschreibung über die Funktion und das Einrichten von Workflows erhalten Sie hier: Aufgaben und Workflows
Selektion
Über die Selektion können Aufgaben zielorientiert zur Anzeige und zur weiteren Bearbeitung gebracht werden. So können bspw. alle Aufgaben eines Sachbearbeiters für die nächsten 14 Tage ermittelt werden.
Auch Aufgaben, die in Verzug geraten sind, können leicht pro Mitarbeiter oder Abteilung eingesehen werden.
Wird der Workflow über einen Stammsatz oder Beleg aufgerufen, so ist die Selektion bereits auf diesen Vorgang beschränkt.
PC-Ablage
Hinter einer Aufgabe kann ein Dokumente-Pfad definiert werden, in dem bspw. weitere Informationen oder Arbeitsergebnisse abgelegt oder direkt eine PC-Datei hinterlegt werden kann. Über das Kontextmenü auf das Feld kann der Inhalt mit Ausführen aufgerufen werden.
Aufruf von Funktionen/Kontextmenü
Funktionsmenü
Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Aufgabe kopieren | Löst den Kopiervorgang über Kopiervorlagen für das Objekt zur markierten Aufgabe aus. Dabei muss eine Kopiervorlage gewählt werden die zum Objekt kompatibel ist. |
| Text verwalten | Der Zusatztext zur Aufgabe wird angezeigt und kann verwaltet werden über. |
| Aufgabe erfassen | Eine neue manuell Aufgabe kann erfasst werden. |
Kontextmenü
Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Aufgabe erfassen | Eine neue manuell Aufgabe kann erfasst werden. |
| Neue Unterposition erfassen | Unter der gewählten Aufgabe wird eine neue Aufgabe erfasst. Die Positionsnummer wird vorgeschlagen. |
| Neue Position in Änderungsantrag | Dies ist eine spezielle Funktion von den Änderungsanträgen und wird unter Änderungsmanagement beschrieben. |
| Aufgabe ... | Die Aktionen sind oftmals über Berechtigungen eingeschränkt.
|
| Text verwalten | Der Zusatztext zur Aufgabe wird angezeigt und kann verwaltet werden |
| WORD-Dokument verwalten | Ist noch keine Word-Dokument zur Aufgabe vorhanden, wird ein neues angelegt, andernfalls das zugehordnete Dokument angezeigt. |
| Workflowübersicht | Zum Objekt zu dem die markierte Aufgabe zählt, wird über Workflow: Aufgaben (BI21610) als Fenster eine Übersicht aller Aufgaben dargestellt. |
| Aufgabe (-status) ... | Abhängig vom Status der Aufgabe und der Berechtigung können hier über den Schnellzugriff Aktionen ausgelöst werden. |
| Gültigkeit festlegen und bestätigen | Dies ist eine spezielle Funktion von den gelenkten Dokumenten und wird unter Gelenkte Dokumente beschrieben. |
| Report Änderungsantrag erzeugen | Dies ist eine spezielle Funktion von den Änderungsanträgen und wird unter Änderungsmanagement beschrieben. |
| Status ändern | Über Status der Aufgabe ändern (BI21621) wird der Status der Aufgabe verwaltet. |
| Statushistorie | Über Statushistorie Workflowposition (BI21607) lassen sich die einzelnen Veränderungen anzeigen. |
| Massenänderung Realisierer | Der Realisierer der Aufgabe kann hier auch über die Auswahl mehrerer Aufgaben verändert werden. |
Verwendung dieses Programms
- BI21509 Projekte
Felder
Aufgabeninformation I
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Positionsnummer | Die Positionsnummer dient zur logisch sinnvollen Anordnung der Workflowpositionen. Über entsprechende Einträge in FRDWFA (Workflowart) kann eine mehrstufige Positionsstruktur dargestellt werden. Beispiele:
Der Aufbau der Positionsnummer muss vor Aktivierung des Workflows festgelegt werden und kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Bei alphanumerischen Positionsnummern (bswp. A01) ist die Nummernvergabe der nächsten freien Positionsnummer (bspw. A01.1) nicht möglich. | ||||
| Status der Aufgabe | Der Status der Aufgabe z.B. gibt an, ob die Aufgabe bereits begonnen wurde oder schon beendet ist. Weitere Stati können individuell definiert werden
| ||||
| Art der Aufgabe | Die Aufgaben werden in der Tabelle
FRDTOD angelegt. Der in der Tabelle hinterlegte Text kann für die aktuelle Workflowposition überschrieben werden.
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| Text | Hier wird ein beschreibender Text (mit maximal 200 Stellen) angegeben.
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| Realisierer | Sachbearbeiterkennzeichen der zugeordneten Person für ein Objekt und eine Aufgabe.
Bei einer Kopiervorlage für Workflows kann für ausgewählte Bereiche auch ein Platzhalter wie z.B. "&&PRL" für Projektleiter aus dem Projektkopf eingetragen werden. Wird die Kopiervorlage für einen konkreten Beleg oder Vorgang verwendet, so ersetzt das Programm den korrekten Sachbearbeiter. Lesen Sie auch hier nach: Handbuch Workflow Wichtige Tabellen: FRDSFK Sachbearbeiter für Kopiervorlage | ||||
| Abteilung | Einer Abteilung kann eine organisatorische Einheit aus Dokumentations- und Berechtigungsgründen zugeordnet werden. Über den List-Button werden alle gültigen Werte angezeigt. Die Werte wurden in der Tabelle FRDATN (Abteilung) hinterlegt. | ||||
| Benutzer-Rolle | An dieser Stelle kann die Benutzer-Gruppen-ID (auch Rolle genannt) eingegeben werden. | ||||
| Verantwortlicher | Sachbearbeiterkennzeichen der verantwortlichen Person für ein Objekt und eine Aufgabe.
Bei einer Kopiervorlage für Workflows kann für ausgewählte Bereiche auch ein Platzhalter wie z.B. "&&PRL" für Projektleiter aus dem Projektkopf eingetragen werden. Wird die Kopiervorlage für einen konkreten Beleg oder Vorgang verwendet, so ersetzt das Programm den korrekten Sachbearbeiter. Lesen Sie auch hier nach: Handbuch Workflow Wichtige Tabellen: FRDSFK Sachbearbeiter für Kopiervorlage | ||||
| Priorität | In diesem Feld kann die Priorität einer Aktivität hinterlegt werden.
| ||||
| Start geplant am | Dieses Datum gibt an, wann mit der Realisierung des Entwicklungsobjektes begonnen werden kann. Dieses Feld hat keine steuernde Funktion. Der hinterlegte Termin für den geplanten Start wird automatisch auf das heutige Datum des einkopierten Workflows gesetzt, sobald ein beliebiges Datum in der Kopiervorlage angegeben wurde. Als Beispiel kann der "01.01.2020" angegeben werden. | ||||
| Ende geplant am | Dieses Datum gibt an, wann die Realisierung des Entwicklungsobjektes beendet sein sollte. Dieses Feld hat keine steuernde Funktion. Der hinterlegte Termin für das geplante Ende kann wie folgt automatisch ermittelt werden, sofern in der Kopiervorlage ein Datum angegeben wurde. Auf Basis der Differenz des angegeben Starts zu dem Ende wird in der Aufgabe ein Datum ermittelt. Als Beispiel: Start geplant am "01.01.2020" und Ende geplant am "08.01.2020" Dann wird in der angelegten Aufgabe das heutige Start-Datum gezogen und im Ende-Datum heute + 7 Tage ermittelt. | ||||
| Bearbeitung bis | Der zeitliche Rahmen einer Aufgabe wird durch die Felder "Start geplant am" und "Ende geplant am" vorgegeben. Während diesem Zeitraum kann eine Aufgabe mehrmals den Realiserer, mit einer verbundenen Statusänderung, wechseln. Hierdurch ergeben sich Teilschritte bis zu welchem die Bearbeitung (nächster Statuswechsel und Zuweisung eines anderen Realisierers) erfolgen soll. Diese sollte innerhalb dem vorgegebenen zeitlichen Rahmen sein. Eine Aufgabe wird überfällig, wenn der Termin "Bearbeitung bis" in der Vergangenheit liegt. Sollte der Termin "Bearbeitung bis" größer sein, wie das Datum "Ende geplant am", ist die komplette Aufgabe überfällig. |
Aufgabeninformation II
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Meilenstein | Das Kennzeichnen eines Workflows als Meilenstein hat nur Auswirkungen, wenn die Aufgabe in einem mehrstufigen Workflow eingebettet ist. Beim Beenden der Aufgabe erfolgt eine Prüfung innerhalb des gesamten mehrstufigen Workflows, ob noch andere offene Aufgaben existieren, die zeitlich vor der aktuellen Aufgabe liegen. Ist dies der Fall, erscheint eine Hinweismeldung. | ||||||||
| Infoposition | Eine Aufgabe kann als Infoposition gekennzeichnet werden. Eine Infoposition ist nicht als Aufgabe zu verstehen, die zwingend eine Bearbeitung erfordert, sondern kann dafür verwendet werden, weitergehende Informationen zu beschreiben (z.B. Informationen für Folgeaufgaben) oder im Zug eines mehrstufigen Workflows Aufgaben sinnvoll zu gruppieren. Z.B. könnte ein Workflow Preisanfrage bei Lieferanten folgendermaßen aufgebaut sein: Pos. 1 Einkaufspreise ermitteln (Infoposition) Pos. 1.1 Preise bei Lieferanten anfragen (Aufgabe) Pos. 1.2 Preise prüfen und einpflegen (Aufgabe) Pos. 2 Beschaffung (Infoposition) … Es erfolgt keine automatische Statusänderung der Infopositionen durch andere Workflowelemente. Da Infopositionen keine zu erledigenden Aufgaben im eigentlichen Sinn sind, werden sie nicht in die Crossfeed-Aufgaben übertragen. | ||||||||
| Vorgänger | Die Aufgabe kann erst erledigt werden, wenn die in diesem Feld genannte Aufgabe erledigt ist. Über die Tabelle FRDWFA (Parameter 11) kann gesteuert werden, ob die nachfolgenden Aufgaben automatisch freigegeben werden sollen, wenn eine Aufgabe erledigt gemeldet wird (vgl. hierzu Bedienerhilfe FRDWFA. Ist dieser Parameter gesetzt, dann werden alle Aufgaben gestartet, die die gerade erledigt gemeldete Aufgabe als Vorgänger haben. | ||||||||
| Start Aufgabe Ist | Der "Ist-Anfang" ist das Datum des tatsächlichen Beginns der Aufgabe. Zusammen mit "Plan-Anfang", "Plan-Ende" und "Ist-Ende" kann die terminliche Abwicklung der Aufgabe überwacht werden.
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| Ende Aufgabe Ist | Das "Ist-Ende" ist das Datum des tatsächlichen Endes der Aufgabe. Zusammen mit "Plan-Anfang", "Plan-Ende" und "Ist-Anfang" kann die terminliche Abwicklung der Aufgabe überwacht werden.
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| Planungshilfe Leitstand |
Hier wird die Personalnummer angezeigt, die in der Tabelle
FRDATF einer Abteilung als Planungshilfe zugeordnet ist. Diese Planungshilfe/Personalnummer wird bei der Übergabe einer Workflowposition, die zu einer Projekt-Dienstleistungsposition gehört, an den Leitstand Personal übertragen. Ist der Workflowposition zugeteilten Abteilung keine Planungshilfe zugeordnet, wird die Personalnummer des Realisierers an den Leitstand übertragen.
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| Überg. Pers.planung | Das Kennzeichen stellt den aktuellen Status der Übergabe an die Personaleinsatzplanung dar. Es sind folgende Ausprägungen möglich:
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| Projektposition | Die Positionsnummer dient zur logisch sinnvollen Anordnung der Projektpositionen. Über entsprechende Einträge in den Benutzeroptionen Projektmanagement bzw. im Projektkopf kann eine mehrstufige Projektstrukturtiefe dargestellt werden. Beispiele:
Der Aufbau der Positionsnummer muss vor der Erfassung von Projektpositionen festgelegt werden. Der Inhalt der Projektpositionsnummer kann während der Projektabwicklung geändert werden, um z.B. die geänderte Zuordnung einer Materialposition zu dokumentieren. | ||||||||
| Externe Artikelbezeichnung | Jeder Artikel kann mit einer externen Artikelbezeichnung beschrieben werden. Die externe Artikelbezeichnung wird auf externen Belegen gedruckt, die an Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner verschickt werden. Es ist möglich, die externe Artikelbezeichnung in Fremdsprachen zu verwalten. | ||||||||
| Datum Beschaffungsfreigabe geplant | Hier kann ein Datum eingegeben werden, an dem die Beschaffung spätestens freigegeben werden muss, damit die Position rechtzeitig beschafft werden kann.
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| Beschaffungsdatum | Das Beschaffungsdatum gibt an, bis zu welchem Termin ein Artikel zu beschaffen ist. Es muss immer vor dem Bedarfstermin liegen, zu dem der Artikel ausgeliefert werden soll. Bei einer (internen) Dienstleistungsposition im Projekt handelt es sich dabei um das geplante Ende der Dienstleistung. |
Weitere Informationen I
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Sachb. Neuanlage | Kennzeichen des Sachbearbeiters, der die erstmalige Erfassung vorgenommen hat.
Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird das Sachbearbeiterkennzeichen vom System automatisch eingestellt. |
| Erfassungsdatum | Datum der erstmaligen Erfassung. Bei der Neuanlage einer Änderungsdokumentation wird als Default das Systemdatum eingestellt.
|
| Name des Erfassers | Hier wird der Name des Sachbearbeiters eingetragen, der den Satz angelegt hat. Die Eintragung erfolgt automatisch beim Erfassen des Stammsatzes.
|
| Ltzt.Statusänderung | Dieses Datum wird bei jeder Statusänderung eines Datensatzes zusammen mit dem Sachbearbeiterkennzeichen bzw. Sachbearbeiternamen vom System automatisch vergeben.
|
| Name letzte Statusänderung | Hier wird der Name des Sachbearbeiters angegeben, der die letzte Statusänderung des Satzes vorgenommen hat. Die Eintragung erfolgt automatisch bei der Verwaltung des Stammsatzes.
|
| Dokumente-Pfad | Eingabe eines Netzwerkpfades.
|
| Dokumentenname Anzeige | Mit dem Anzeigename lässt sich dem Dokument ein vom Dateinamen abweichender Name vergeben. Insbesondere bei kryptischen Dateinamen ist dies sinnvoll. |
| Merkmal 1 | Hier kann ein Merkmal einer geplanten Aktivität hinterlegt werden.
|
| Physische Ablage | In diesem Feld kann eingegeben werden, an welcher Stelle die physischen Dokumente zu dieser Aufgabe aufbewahrt werden.
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| Lastenheft ID | im Zusammenhang mit der Medizintechnik enthält dieses Feld eigene und fremde ID-Nummern zu Lasten- und Pflichtenheften sowie zu Leistungskatalogen. Die Lasten- und Pflichtenheft ID, werden aus den mit dem Kunden vereinbarten Unterlagen entnommen. Die Leistungskatalog ID wird von oxaion vorgegeben. |
Weitere Informationen II
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Zuständige Stelle | In diesem Feld kann z.B. eine Behörde angegeben werden, die für die Genehmigung der Aufgabe zuständig ist.
|
| Projektunternummer | Angabe der Projektunternummer, die zur weiteren Aufschlüsselung eines Projektes dient.
|
| Realisierer 1 | An dieser Stelle kann einer der Realisierer einer geplanten Aktivität hinterlegt werden.
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| Anforderer | Wurde das zu beschaffende Material bzw. die Dienstleistung von einem Firmenmitarbeiter angefordert, so kann in diesem Feld das Sachbearbeiterkennzeichen angegeben werden, mit dem dieser Mitarbeiter im System geführt wird. Üblicherweise ist eine Angabe in diesem Feld verknüpft mit der Angabe einer Anforderungsnummer, unter der dieser Mitarbeiter eine Bedarfsmeldung (Anforderung) an die Einkaufsabteilung weitergegeben hat, damit diese das benötigte Material beschafft. |
| Anforderungsdatum | Dieses Feld enthält das Datum, an dem eine Material- oder Dienstleistungsanforderung erfolgte.
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| Kostenstelle | Der Geschäftsbereich ermöglicht es, in der Firmenstruktur eine weitere Gliederungsstufe unterhalb der Firmenebene abzubilden, die in allen Bereichen von Bedeutung ist. Insbesondere der getrennte Ausweis von Kosten und Erlösen einzelner Bereiche ist von besonderem Interesse. Dabei spielt die Verrechnung von Material und Dienstleistungen eine besondere Rolle, hier insbesondere das Problem der Bewertung. Der Begriff, mit dem oxaion diese Zusammenfassung durchführt, ist der Geschäftsbereich. Im Firmenstamm wird hinterlegt, ob mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird oder nicht. Wenn nicht mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird, ist das Feld auf keiner Maske ein Eingabe- oder Anzeigefeld. Die dazugehörige Tabelle ist FRD124 (Geschäftsbereiche). |
| Die Kostenstelle ist eine Betriebseinheit, für die bestimmte Kosten anfallen. Die Kostenstelle gehört zu einem bestimmten Geschäftsbereich. Wenn die Kostenstelle nicht bekannt ist und es sich um ein Eingabefeld handelt, kann durch die Auswahlliste eine Liste der "Kostenstellen" angezeigt werden. | |
| Beschreibung | Hier wird ein beschreibender Text (mit maximal 200 Stellen) angegeben.
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| Aufwand | Dieses Feld enthält den tatsächlichen Arbeitsaufwand einer Workflowposition in Personentagen. |
| Aufwand IST | Hier wird der tatsächliche Arbeitsaufwand für eine Workflowposition in Personentagen hinterlegt.
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| Referenz-Link | Bei Aufgaben zu Änderungsanträgen kann bei den Maßnahmen über dieses Feld eine Verlinkung zum jeweiligen Geschäftsobjekt vorgenommen werden. |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Dokument | Mit dem Anzeigename lässt sich dem Dokument ein vom Dateinamen abweichender Name vergeben. Insbesondere bei kryptischen Dateinamen ist dies sinnvoll. |