Personal- / Ressourcenstamm verwalten
In der Personal- und Ressourcenstammverwaltung können Informationen über die Angestellten einer Firma oder anderweitigen Ressourcen angelegt werden.
Personalstamm
Die Adresse des Angestellten wird über die Angabe einer Personenkontonummer aus dem Adressstamm ermittelt. Einige Angaben wie Name des Angestellten, Raumbezeichnung und Telefonverbindung werden zusätzlich in der Kennwortdatei gepflegt. Die Kennwortdatei enthält für jeden Angestellten, der Zugang zum EDV-System hat, einen Eintrag. Die Verbindung zur Kennwortdatei können Sie über das Sachbearbeiterkennzeichen herstellen.
Bei der Neuanlage eines Personalstammsatzes werden, bei der Angabe eines gültigen Sachbearbeiterkennzeichens, die Werte aus der Kennwortdatei übernommen. Somit müssen Sie diese nicht neu eingeben. Hier wird der Name des Angestellten, seine Lokation (Niederlassung, Raumnummer) und seine Telefonverbindung gepflegt. Die Adresse des Angestellten wird über die Personenkontonummer aus der Adressdatei bestimmt.
Bei der Neuanlage eines Personalstammsatzes werden über das Sachbearbeiterkennzeichen folgende Felder aus der Kennwortdatei übernommen, sofern diese nicht vorher explizit eingegeben wurden:
- Sachbearbeitername
- Personenkontonummer
- Raumbezeichnung/-nummer
- Niederlassung
- Dienststelle
- Telefonnummer
- Telefondurchwahl
- Telefaxnummer
Bei der Neuanlage eines Personalstammsatzes sind diese Eingaben Pflichteingaben.
| Lasche | Beschreibung |
|---|---|
| Datumsfelder | Hier werden Datumsfelder, die den Angestellten betreffen, wie Geburtsdatum, Eintrittsdatum, usw. gepflegt. Außerdem können Sie Felder verwalten, die eine gewisse Klassifizierung des Angestellten innerhalb der Belegschaft der Firma widerspiegeln, z.B. Personalstatus. Das Erfassungsdatum ist in dieser Maske nicht verwaltbar, sondern wird bei der Neuanlage eines Satzes automatisch fortgeschrieben. |
| Kostenstelle | Hier können Sie einem Angestellten eine Kostenstelle zuordnen und diverse Felder pflegen, die der Steuerung von Abrechnungen dienen (Gehaltsstufe, Steuerschlüssel, interner und externer Preis). Werden sowohl die Kostenstelle 1 als auch die Kostenstelle 2 angegeben, so ist darauf zu achten, dass das Gültigkeitsdatum von Kostenstelle 1 kleiner als das Gültigkeitsdatum von Kostenstelle 2 ist. |
| Firmenwagen, Kreditkarten | Hier finden Sie Angaben zum Firmenwagen und zu Kreditkarten des Angestellten. |
| Lohnarten, Stundensätze | Hier können Sie verschiedene Lohnarten (Schlüssel für Arbeitszeiten [Normalarbeitszeit, Überstunden etc.], Fahrzeit etc.) und die dazugehörenden Stundensätze des Angestellten angeben. Die angegebenen Lohnarten und Stundensätze dienen u.a. dazu, im oxaion-Modul SAS (Serviceabwicklung) die Dienstleistungsdaten zu ermitteln. Der Stundensatz, der zur Lohnart 1 angezeigt wird ist der externe Preis. |
Über das Funktionsmenü "Neue Schulung" kann in Syncos die Verwaltung der Schulungen geöffnet werden, um eine neue Schulung zu planen. Weitere Informationen sind unter Schulungsmanagement vorhanden.
Ressourcenstamm
Für die Anlage eines Ressourcenstamms ist kein Sachbearbeiterkennzeichen notwendig.
Neben der Bezeichnung ist der Nutzungsbeginn ein Pflichtfeld. Nutzungsbeginn und Nutzungsende definieren einen Zeitraum innerhalb dessen die Ressource zur Verfügung steht. Analog zum Personalstamm kann eine Ressource über die Freigabekennzeichen für den Service und die graphische Personaleinsatzplanung aktiviert werden.
Zuordnung
Hier können Sie einen Angestellten, bzw. eine Ressource einem Disponenten oder einer Dienststelle zuordnen.
Die Zuordnungen sollen die Struktur des technischen Außendienstes darstellen.
Verwendung dieses Programms
- US14090 Personal / Ressource
Felder
Allgemeines
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Bezeichnung | In diesem Feld wird der Name des Sachbearbeiters angegeben.
|
| Personenkonto | In diesem Feld wird die Adresse oder das Personenkonto angegeben, die bearbeitet werden soll. Erlaubt sind beliebige Kombinationen der Ziffern von "0" bis "9". Erfolgt im Feld "Filiale" keine Eingabe, wird, falls für die eingegebene Adresse mehrere Filialen vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Filialen" verzweigt. Existiert genau eine Filiale, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Erfolgt bei einem Personenkonto keine Angabe der "Kontenart", so wird, falls für die angegebene Adresse mehrere Kontenarten vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Kontenart" verzweigt. Existiert genau eine Kontenart, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Existiert das eingegebene Konto nicht, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Weitere Informationen zur Ermittlung der Nummer des Personenkontos finden sich unter PKNR_Detail. |
| Sachbearbeiter | Die Sachbearbeiterkennzeichen können in den Anwendungsprogrammen über den List-Button angezeigt werden.
Richtige Angaben in diesem Feld sind im Hinblick auf Auskunft und statistische Aufbereitung wichtig. So sind manche Druckausgaben, zum Beispiel die Auftragsbestätigungen und die Rechnungen, nach Sachbearbeitern sortiert (nur im Stapelaufruf). Das Sachbearbeiterkennzeichen wird im Auftragskopf (Bestellkopf) und in den Auftragspositionen (Bestellpositionen) gespeichert. Die Auskunftsprogramme lassen in der Regel eine Eingrenzung nach Sachbearbeiter zu, sodass alle Abfragen entweder für einen oder für alle Sachbearbeiter gestartet werden können. Außerdem ist das Sachbearbeiterkennzeichen als Schlüssel in der Statistikdatei (ISTOPP) abgespeichert, und somit können alle Umsätze/Auftragseingänge (Bestellungen/Wareneingänge) pro Sachbearbeiter ausgewertet werden. Für den Verkauf gelten folgende Voraussetzungen: Das Sachbearbeiterkennzeichen wird, sofern vorhanden, aus dem Kundenstammsatz in den Auftrag übernommen. Ist im Kundenstamm keines vorhanden, so wird das beim Kennwort hinterlegte Sachbearbeiterkennzeichen eingetragen. Dieses kann im Auftrag so lange überschrieben werden, bis eine Auftragsposition erfasst ist. Änderungen danach wirken sich auf bereits erfasste Positionen in der Statistik nicht mehr aus. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses in der Kennwortdatei angelegt sein. |
| Alpha-Matchcode | Dieses Feld dient zum Auffindung des Satzes über den Namen (Alpha-Matchcode). Der Alpha-Matchcode ist ein beschreibender Kurzbegriff, der keine Eindeutigkeit besitzen muss. |
| Raumbezeichnung/Nummer | Angabe einer Raumbezeichnung oder Raumnummer für den Sachbearbeiter. Das Feld hat keine besondere Struktur. Es können beliebige Bezeichnungen hinterlegt werden. (Eine Prüfung findet nicht statt.)
|
| Niederlassungsbezeichnung | Angabe einer Niederlassungsbezeichnung für den Sachbearbeiter. Das Feld hat keine besondere Struktur; es können beliebige Texte hinterlegt werden. (Eine Prüfung findet nicht statt.)
|
| Dienststelle | In diesem Feld wird die Dienststelle, der Arbeitsplatz oder die Arbeitsgruppe des Mitarbeiters angegeben. Die gültigen Werte werden in der Tabelle FRDDIE hinterlegt. SAS-Aufträge (Serviceabwicklung): Für Aufträge, die aus dem Anwendungsgebiet Service stammen, kann die Dienststelle zur Prüfung von Rapportbelegen (TGB-Verwaltung) genutzt werden. Damit kann die Erfassung auf bestimmte Personalnummern eingeschränkt werden. |
| Telefonnummer | In diesem Feld wird die Telefonnummer (inklusive Vorwahl) angegeben. Trennzeichen sind erlaubt. Als mögliches Trennzeichen für die Vorwahl könnte der Schrägstrich (Slash) dienen. Das Trennzeichen für die Durchwahl ist das Minuszeichen (-). Als Durchwahl für die Zentrale wird die 0 angenommen. Beispiel einer Telefonnummernangabe (die Nummer ist frei erfunden!): 07547/9384938-0 |
| Telefondurchwahl | Dieses Feld ergänzt die voranstehende Telefonnummer um eine Durchwahl.
|
| Telefaxnummer | In diesem Feld wird die Telefaxnummer (mit Vorwahl) angegeben.
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Datumsfelder
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Personalstatus | Der Personalstatus lässt eine Klassifizierung des Angestellten bezüglich seiner Tätigkeit oder seines Ranges innerhalb der Belegschaft der Firma zu. Die gültigen Stati sind in der Tabelle
FRDPST hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden.
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| Geburtsdatum | Dieses Feld enthält das Geburtsdatum des Mitarbeiters. Beim Abspeichern in die Datei wird dabei wie folgt verfahren:
|
| Eintrittsdatum | Datum, an dem das Beschäftigungsverhältnis zwischen dem Angestellten und der Firma beginnt. Beim Abspeichern in die Datei wird dabei wie folgt verfahren:
|
| Technisches Eintrittsdatum | Über dieses Feld kann ein vom "Eintrittsdatum" abweichender Eintrittstermin angegeben werden. z.B.
Beim Abspeichern in die Datei wird dabei wie folgt verfahren:
|
| Ende der Probezeit | Angabe des Datums, an dem die Probezeit endet.
|
| Austrittsdatum | In diesem Feld wird das Datum angegeben, an dem das Beschäftigungsverhältnis zwischen dem Angestellten und der Firma endet.
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| Gesperrt von | Falls der Personalstammsatz für einen gewissen Zeitraum gesperrt werden soll, so wird in diesem Feld das Datum angegeben, ab dem der Stammsatz gesperrt ist.
|
| Gesperrt bis | Falls der Personalstammsatz für einen gewissen Zeitraum gesperrt werden soll, so wird in diesem Feld das Datum angegeben, bis zu dem der Stammsatz gesperrt ist.
|
| Erfassungsdatum | Datum der erstmaligen Erfassung. Bei der Neuanlage einer Änderungsdokumentation wird als Default das Systemdatum eingestellt.
|
Kostenstellen
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Kostenstelle 1 | Der Geschäftsbereich ermöglicht es, in der Firmenstruktur eine weitere Gliederungsstufe unterhalb der Firmenebene abzubilden, die in allen Bereichen von Bedeutung ist. Insbesondere der getrennte Ausweis von Kosten und Erlösen einzelner Bereiche ist von besonderem Interesse. Dabei spielt die Verrechnung von Material und Dienstleistungen eine besondere Rolle, hier insbesondere das Problem der Bewertung. Der Begriff, mit dem oxaion diese Zusammenfassung durchführt, ist der Geschäftsbereich. Im Firmenstamm wird hinterlegt, ob mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird oder nicht. Wenn nicht mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird, ist das Feld auf keiner Maske ein Eingabe- oder Anzeigefeld. Die dazugehörige Tabelle ist FRD124 (Geschäftsbereiche). |
Die Kostenstelle ist eine Betriebseinheit, für die bestimmte Kosten anfallen. Die Kostenstelle gehört zu einem bestimmten Geschäftsbereich. Wenn die Kostenstelle nicht bekannt ist und es sich um ein Eingabefeld handelt, kann durch die Auswahlliste eine Liste der "Kostenstellen" angezeigt werden. | |
| Gültigkeitsdatum Kostenst. 1 | Angabe des Datums, ab dem eine Kostenstelle Gültigkeit besitzt. Dieses Datum wird relevant, wenn ein Wechsel der Kostenstelle stattfindet.
|
| Gehaltsstufe | Es wird auf die Tabelle FRDGST (Gehaltsstufe) zugegriffen, in der die Gehaltsstufen hinterlegt sind. |
| Steuerschlüssel | Hier wird ein gültiger Steuerschlüssel eingegeben, der über Steuerschlüssel (US15100) verwaltet werden kann. Folgende Steuerschlüssel müssen hierzu angelegt sein:
Falls es sich um ein Debitorenkonto handelt, werden nur Umsatzsteuerschlüssel angezeigt. |
| Interner Preis | In diesem Feld wird der Preis angegeben, der der Nettobuchung zugrunde liegt. Der Preis ist in Hauswährung anzugeben. |
| Externer Preis | In diesem Feld wird der Preis der Weiterverrechnung angegeben.
|
| Gültigkeitsjahr | Das Gültigkeitsjahr gibt an, für welches Jahr der Personalstammsatz gültig ist. Wird der Personalstamm als Grundlage für eine Lohn-/Gehaltsabrechnung verwendet, so ist der Stammsatz pro Jahr neu zu definieren.
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Firmenwagen, Kreditkarten
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Firmenwagen | Über dieses Feld wird gesteuert, ob der Angestellte bei seinen Dienstreisen einen Firmenwagen benutzt oder nicht.
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| Text Firmenwagen | Hier können nähere Angaben zum Firmenwagen hinterlegt werden (z.B. Typ, Kennzeichen).
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| Kilometersatz | Mit Hilfe dieses Schlüssels ist es möglich, bei der Reisekostenabrechnung Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kilometersätzen abzurechnen.
Wird kein Schlüssel erfasst, so können beim Buchen keine gefahrenen Kilometer erfasst werden. Es wird auf die oben angegebene Tabelle zugegriffen, in der die Schlüssel und die Kilometersätze hinterlegt sind. Falls es sich um ein Eingabefeld handelt, wird über den List-Button eine Liste der gültigen Werte angezeigt. |
| Kreditkarte 1 | Kennzeichen für eine Kreditkarte (bzw. Kreditkartengesellschaft). Die gültigen Kreditkarten sind in der Tabelle
FRDKRK hinterlegt. Wenn es sich um ein Eingabefeld handelt, können die gültigen Kennzeichen über den List-Button aufgelistet werden.
|
| Kreditkartennummer | In diesem Feld wird die Nummer der Kreditkarte angegeben.
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Lohnart, Stundensatz
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Bezirk | Unter diesem Kennzeichen kann eine geographische Zuordnung und damit Zusammenfassung von Kunden getroffen werden. Gültige Kennzeichen sind in der Tabelle
FRDBZR hinterlegt.
|
| Lohnart 1 | In diesem Feld wird eine Lohnart aus Lohnarten verwalten (US23100) angegeben. Die Lohnart bestimmt die Art der Tätigkeit und deren Wert. |
| Externer Preis | In diesem Feld wird der Preis der Weiterverrechnung angegeben.
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Zuordnung
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Außendienstleiter | Der Außendienstleiter ist der übergeordnete Betreuer von einem oder mehreren Bezirken, die jeweils von einem oder mehreren Richtmeistern betreut werden. Es wird keine Plausibilitätsprüfung gegen Bezirke und/oder Richtmeister durchgeführt. Die gültigen Werte sind in der Tabelle FRDAPL gepflegt. | ||||||||||||||||
| Disponent | Hier hinterlegen Sie Sachbearbeiter, der als Disponent für diesen Servicekunden zuständig ist. Die gültigen Werte werden in der Tabelle FRDRMR gepflegt. Ein Disponent kann mehreren Servicekunden zugewiesen sein und ist für die Einteilung der Servicetechniker zuständig. | ||||||||||||||||
| Freigabe Service | Das Kennzeichen bestimmt, ob eine Personal- Ressourcennummer im Modul Serviceabwicklung (SAS) ausgewählt werden darf.
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| Leitstand Personal/Ressourcen | Personen (und auch Ressourcen), die im Leitstand Personal und Ressourcen geführt werden sollen, müssen über das Kennzeichen die "Zulassung" dafür erhalten. | ||||||||||||||||
| Eintragungsart CalDAV/Exchange | Werden aus Kalender-Applikationen über die integrierte CalDAV- oder Exchange-Schnittstelle neue Kalender-Einträge (= Personaleinsätze) des Mitarbeiters nach oxaion übernommen, so wird über dieses Feld gesteuert, um welche Art von Einträgen es sich hierbei handelt. | ||||||||||||||||
| Personalgruppe | Über den List-Button oder die Funktion Matchcode Personalgruppe können bereits angelegte Personalgruppen zur Auswahl angezeigt werden. In der Auswahlmaske für Druckprogramme ist nur der List-Button aktiv. Bei Neuanlage einer Personalgruppe wird eine Nummer entweder maschinell unterstützt oder vom Benutzer gezielt vergeben. Über Tabelle Vorlaufdaten für Programm PA14000 (VRLP11) kann die Struktur der Nummer in zwei Bereiche definiert werden:
Bei der maschinellen Ermittlung wird mit dem ersten Bereich der gesamten alphanumerischen Nummer die nächste freie Nummer (zweiter Bereich) ermittelt, die sich mit dem alphanumerischen ersten Bereich zur gesamten Personalgruppe komplettiert.
Zuordnung in Arbeitsplatzstamm: Hinweis Werden bei der Tabelleneinstellung von obigem Beispiel in dem Bereich der Stellen 4-9 Zeichen ( PRS 1 1 ) eingegeben, interpretiert das System diese Eingaben als manuelle Nummernvergabe. | ||||||||||||||||
| Schichtmodell | Über Schichtmodelle werden die täglichen Arbeitszeiten einer Woche (Montag bis Sonntag) inklusive impliziten Pausen hinterlegt.
Hinweis: Es wird empfohlen, die Schichtmodelle stets korrekt zu pflegen. Änderungen der Arbeitszeiten und Pausen können dann einfach vorgenommen werden. In allen betroffenen Ressourcen werden die Kapazitäten erneut ermittelt. Wird kein Schichtmodell angegeben, so rechnet das System mit der Standardarbeitszeit aus dem Fabrikkalender. In diesem Fall müssen die Schichtlängen im Fabrikkalender gepflegt werden. | ||||||||||||||||
| Schichtkennung | Die Schichtkennung dient in Verbindung mit den Steuerparametern der Tabelle
FRDSCK der Schichtsteuerung bei Wechselschicht. Bei einer Person darf nur entweder ein Schichtmodell (wenn einschichtig) oder eine Schichtkennung hinterlegt werden.
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| Verfügbarkeitsgrad | Der Verfügbarkeitsgrad gibt an, wie viel Prozent der Kapazität tatsächlich zur Verfügung stehen (= Kapazitätsangebot). Somit können planbare Ausfallzeiten (z. B. für Wartung) berücksichtigt werden. Der Verfügbarkeitsgrad nimmt somit Einfluss bei der Berechnung des Kapazitätsangebots. Beispiele:
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| Leistungsgrad | Der Leistungsgrad gibt an, mit wie viel Prozent diese Kapazitätseinheit normalerweise arbeitet (Kapazitätsbedarf). Der Leistungsgrad wird bei der Kapazitätsrechnung berücksichtigt und wirkt auf den Kapazitätsbedarf, nicht aber auf das Kapazitätsangebot. Hinweis: Nur bei der Berechnung der Wochenkapazität für die Anzeige in den Stammdatenverwaltungsprogrammen wird der Leistungsgrad in das Kapazitätsangebot eingerechnet. | ||||||||||||||||
| Aufgabengrad | Der Aufgabengrad gibt an, welcher prozentuale Anteil der Arbeitszeit (im vorgesehenen Zeitraum) für eine vorgesehene Aufgabe aufgewendet werden soll. Der Aufgabengrad wirkt sich auf den Verfügbarkeitsfaktor aus. | ||||||||||||||||
| Ressourcenart | Die Ressourcenart dient der Spezifizierung von Stammsätzen im Leitstand. Die möglichen Einträge sind in Tabelle FRDRCA hinterlegt. Es ist in den Vorlaufwerten Mietgerätepark die Auswahl aller Ressourcenarten möglich, die für die Miete zugelassen sind (Selektionsdaten in der Tabelle FRDRCA). |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Personal/Ressource | In diesem Feld wird eine Nummer zur Identifikation der Ressource angegeben. Ressourcen können Personen (Ressourcenart "P") aber auch Produkte/Geräte sein. Die Art der Ressource kann über die Tabelle FRDRCA festgelegt werden. Die Ressourcenarten "P" für Personal und "H" für Planungshilfe (Mitarbeiter steht noch nicht fest) haben in oxaion eine feste Bedeutung. So kann für die Ressourcenart "H" im Leitstand Personal/Ressourcen kein Urlaub eingetragen werden. Mit der Erfassung der Seriennummer wird die Ressourcennummer automatisch angelegt, wenn die Kennzeichen "Mietgerät" und "Produktressource" gesetzt sind. Es wird dabei auf die Vorlaufwerte Mietobjekte zugegriffen. Bei einer maschinellen Anlage der Seriennummer bleibt die Ressourcennummer frei, wenn keine Regel für die automatische Anlage im Vorlaufwert existiert. Mit Hilfe der Ressourcennummer erfolgt die Einplanung im Leitstand. |
Datenschutzangaben
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Einwilligungserklärung | |
| Einwilligung erfolgt | Dieses Feld zeigt an, ob die betreffende Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach DSGVO eingewilligt hat. |
| Sachbearbeiter | Name des Sachbearbeiters, der die Einwilligung der betreffenden Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach DSGVO aufgenommen hat. |
| Einwilligungsdatum | Datum, an dem die betreffende Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach DSGVO eingewilligt hat. |
| Löschen | |
| Löschdatum nach DSGVO | Datum, zu dem die betreffende Person nach DSGVO als „gelöscht“ zu kennzeichnen ist bzw. gelöscht werden muss. |